Mẫu công văn giải trình mất hóa đơn đầu vào mới nhất

1. Mẫu công văn giải trình mất hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn là một tài liệu thương mại được đóng dấu thời gian, ghi lại từng khoản mục và ghi lại giao dịch giữa người mua và người bán. Nếu hàng hóa hoặc dịch vụ được mua bằng tín dụng, hóa đơn thường chỉ định các điều khoản của thỏa thuận và cung cấp thông tin về các phương thức thanh toán có sẵn.

Các loại hóa đơn có thể bao gồm hóa đơn giấy, hóa đơn bán hàng, giấy ghi nợ, hóa đơn bán hàng hoặc hồ sơ điện tử trực tuyến.

Hóa đơn là tài liệu lưu giữ hồ sơ giao dịch giữa người mua và người bán, chẳng hạn như biên lai giấy từ cửa hàng hoặc hồ sơ trực tuyến từ nhà may điện tử. Hóa đơn là một yếu tố quan trọng của kiểm soát và kiểm toán nội bộ kế toán. Các khoản phí được ghi trên hóa đơn phải được sự chấp thuận của nhân viên quản lý có trách nhiệm. Hóa đơn thường phác thảo các điều khoản thanh toán, chi phí đơn vị, vận chuyển, xử lý và bất kỳ điều khoản nào khác được nêu trong quá trình giao dịch.

Những chứng từ giúp doanh nghiệp bảo vệ chi phí được khấu trừ thuế giá trị gia tăng và là bằng chứng chứng minh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trong kỳ được gọi chung là hóa đơn đầu vào. Chính vì tầm quan trọng của nó nên việc quản lý đơn đầu vào cần được kế toán chú trọng, kiểm tra và quản lý kỹ lưỡng tránh tình trạng làm mất và hư hỏng sẽ gây ra hậu quả rất nặng nề.

Hóa đơn phải ghi rõ đây là hóa đơn gì trên mặt của hóa đơn. Nó thường có một số nhận dạng duy nhất được gọi là số hóa đơn hữu ích cho việc tham khảo nội bộ và bên ngoài. Hóa đơn thường chứa thông tin liên hệ của người bán hoặc nhà cung cấp dịch vụ trong trường hợp có lỗi liên quan đến việc lập hóa đơn.

Các điều khoản thanh toán có thể được nêu trên hóa đơn, cũng như thông tin liên quan đến bất kỳ khoản chiết khấu nào, chi tiết thanh toán sớm hoặc phí tài chính được đánh giá cho các khoản thanh toán chậm. Nó cũng trình bày đơn giá của một mặt hàng, tổng số đơn vị đã mua, cước phí vận chuyển, bốc xếp, vận chuyển và các khoản thuế liên quan, và nó nêu tổng số tiền còn nợ.

Mẫu công văn giải trình mất hóa đơn đầu vào là mẫu văn bản của cá nhân trình bày về việc mất hóa đơn đầu vào hoặc là giải thích về một vấn đề nào đó khi có yêu cầu đối với những hóa đơn đầu vào của cơ quan có thầm quyền yêu cầu nhân viên quản lý những hóa đơn đó cần phải thực hiện việc giải trịnh đó. Văn bản do chủ doanh nghiệp ban hành gửi lên cơ quan Nhà nước có thẩm quyền để trình bày về các vấn đề liên quan đến việc mất hóa đơn. Những hóa đơn bị mất là những hóa đơn nào, lý do bị mất, … để cơ quan Nhà nước có thẩm quyền biết, và tiến thành thực hiện các thủ tục theo quy định của pháp luật, nhàm đảm bảo quyền và lợi ích tối ưu của chính doanh nghiệp đó.

Mẫu công văn giải trình mất hóa đơn đầu vào được sử dụng vào mục đích sau đây:

Mẫu công văn giải trình mất hóa đơn đầu vào được sử dụng để trình bày, giải thích về một vấn đề nào đó liên quan đến hóa đơn đầu vào khi có yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền. Theo quy định về việc mất hóa đơn đơn đầu vào, kể từ ngày 1/1/2022, đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính trong các trường hợp quy định tại Điều 26 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Đối với việc mà cá nhân làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đầu vào thì sẽ bị xử phạt với các mưc độ khác nhau từ cảnh cáo đến phạt tiền  với nội dung như sau:

Đối với  việc làm mất, cháy, hỏng hóa đơn sẽ bị phạt cảnh cáo trong các trường hợp sau đây:

– Trong quá trình sử dụng, đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ

– Lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn lập sau, xóa bỏ này.

Các hành vi mất hóa đơn theo như quy định sẽ bị phát tiển từ 3.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng và mucws phát sẽ được chia ra thành 3 mức khác nhau đối với những hành vi có tính chất khác nhau theo như quy định của luật định như sau:

– Theo như quy định tại Khoản 2 Điều 26 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn đối với trường hợp có các hành vi mất hóa đơn bị phát tiền từ  3.000.000 đến 5.000.000 đồng như sau:

“2. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.

Trường hợp người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận sự việc”.

– Theo như quy định tại Khoản 3 Điều 26 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn đối với trường hợp có các hành vi mất hóa đơn bị phát tiền từ  4.000.000 đến 8.000.000 đồng như sau:

“a) Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành, đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập;

b) Làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ;

Trường hợp người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận sự việc.

c) Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập nhưng chưa khai thuế;

Các bên liên quan phải lập biên bản ghi nhận việc mất, cháy, hỏng hóa đơn”.

– Theo như quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn đối với trường hợp có các hành vi mất hóa đơn bị phát tiền từ  5.000.000 đến 10.000.000 đồng như sau:  hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ, trừ trường hợp quy định tại các khoản 1, 2, 3 Điều này.”

– Theo như quy định tại Khoản 5 Điều 26 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn đối với trường hợp lỗi của bên thứ ba khi xảy ra mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ nhưng do lỗi của bên thứ ba:

– Nếu bên thứ ba thực hiện giao dịch với người bán thì người bán là đối tượng bị xử phạt;

– Nếu bên thứ ba thực hiện giao dịch với người mua thì người mua là đối tượng bị xử phạt.

Người bán hoặc người mua và bên thứ ba lập biên bản ghi nhận sự việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

2. Mẫu công văn giải trình mất hóa đơn đầu vào mới nhất

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

….., ngày……tháng……năm…….

CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH MẤT HÓA ĐƠN ĐẦU VÀO

Tên tổ chức, cá nhân làm mất hóa đơn:….

Mã số thuế:….

Địa chỉ:..

Giải trình về việc mất hóa đơn, như sau:

Lý do mất hoá đơn….

Nay đơn vị báo cáo với….

Để phối hợp truy tìm, ngăn chặn lợi dụng và thông báo số hóa đơn trên không còn giá trị sử dụng.

Đơn vị cam kết : Việc khai báo trên là đúng sự thật, nếu phát hiện khai sai đơn vị xin chịu trách
nhiệm trước pháp luật.

Thủ trưởng đơn vị hoặc chủ hộ kinh doanh.

Ký ghi rõ họ tên và đóng dấu (nếu có)

3. Hướng dẫn soạn thảo mẫu công văn giải trình mất hóa đơn đầu vào:

Mẫu công văn giải trình mất hóa đơn đầu vào về mặt hình thức cũng tương tự như một văn bản hành chính thông dụng, cho nên nó cũng cần phải đáp ứng được một số tiêu chí của văn bản hành chính thông dụng. Ngoài ra, nó còn phải cung cấp thêm một số vấn đề sau. Cụ thể:

– Phần mở đầu: Ngày, tháng, năm, lập mẫu Công văn; Công văn giải trình về vấn đề gì? Gửi tới cơ quan, tổ chức, cá nhân nào?…

Các thông tin của đối tượng làm Công văn giải trình (tên doanh nghiệp, thông tin người đại diện theo pháp luật gồm tên, chức vụ…, số điện thoại,…)

– Phần nội dung Công văn giải trình: Trong phần nội dung này ghi rõ doanh nghiệp giải trình về vấn đề gì, theo yêu cầu hay Công văn số bao nhiêu; trình bày nội dung giải trình và các tài liệu kèm theo (nếu có) để làm rõ nội dung cần giải trình

– Phần kết Công văn giải trình: Cam kết nội dung trình bày ở trên là đúng và chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật.

Cơ sở pháp lý:

– Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.

– Nghị định 102/2021/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Điều 26 Nghị định 125/2020/NĐ-CP;