Mẫu công văn giải trình BHXH và kinh nghiệm viết giải trình

1. Công văn giải trình BHXH là gì?

Mẫu công văn giải trình bảo hiểm xã hội được tiến hành trong hoạt động của doanh nghiệp. Là mẫu công văn mà các doanh nghiệp thường xuyên phải làm. Trong giải trình với các cơ quan có thẩm quyền trong hoạt động thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm của cơ quan mình. Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật.

Tiến hành khi cơ quan BHXH thực hiện thanh tra, kiểm tra. Từ đó phát hiện thấy dấu hiệu bất thường tại doanh nghiệp. Và thể hiện trong yêu cầu các giải trình phù hợp của doanh nghiệp. Mang đến cung cấp thông tin hiệu quả về các sự kiện cũng như thời gian đảm bảo. Phản ánh hợp lý với các nguyên nhân và hướng giải quyết gắn với các quy định của pháp luật hiện hành.

Các giải trình được thực hiện với nguyên nhân cụ thể như: Số người tham gia bảo hiểm không bằng số người lao động. Và yêu cầu giải trình về vấn đề này. Gắn với các thể hiện trên sổ sách kế toán, báo cáo thuế và quyết toán thuế TNCN. Nhằm mang đến các thông tin chính xác và thống nhất. Cũng như mang đến các quyền lợi và nghĩa vụ cho các chủ thể theo quy định pháp luật hiện hành.

Việc giải trình phải được thực hiện với các văn bản cho nhu cầu cụ thể. Và các mẫu giải trình có sẵn được sử dụng để đảm bảo triển khai thông tin đầy đủ, hệ thống và hiệu quả nhất. Trong tiến hành giải trình, cần đảm bảo với kinh nghiệm viết. Mang đến thông tin cung cấp đầy đủ, ngắn gọn và đảm bảo chính xác. Các mục đích thực hiện được xác định riêng đối với từng trường hợp giải trình khác nhau. Trong đó:

– Với công văn giải trình chênh lệch bảo hiểm xã hội:

Khi có yêu cầu của cơ quan BHXH về giải trình chênh lệch, doanh nghiệp phải thực hiện giải trình. Hướng đến các giải thích đối với chênh lệch giữa số người lao động đóng bảo hiểm xã hội và số người lao động thực tế tại doanh nghiệp. Điều này dẫn đến tình trạng quyết toán thuế thu nhập cá nhân các năm bị chênh lệch. Có thể kể đến nguyên nhân đối với lao động chưa đủ điều kiện đóng BHXH. Họ có thể là các lao động bán thời gian, thử việc,…

– Với công văn giải trình truy thu bảo hiểm xã hội:

Truy thu với số tiền phải đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp. Với các trường hợp trốn đóng, đóng không đủ số người thuộc diện bắt buộc tham gia đóng, đóng không đủ số tiền phải đóng theo quy định, chiếm dụng tiền đóng bảo hiểm xã hội, tiền hưởng bảo hiểm xã hội.

Tiến hành với các trường hợp doanh nghiệp có thêm lao động nhưng chưa báo tăng lao động. Họ đã làm việc nhiều tháng hay đã kỹ kết hợp đồng lao động. Doanh nghiệp phải tiến hành truy thu và giải trình truy thu.

– Với công văn giải trình chậm nộp bảo hiểm xã hội:

Hành vi này diễn ra với doanh nghiệp khi chưa thực hiện nghĩa vụ. Trong quá trình thanh tra, kiểm tra doanh nghiệp, cơ quan BHXH có thẩm quyền sẽ yêu cầu doanh nghiệp phải giải trình. Trong mẫu về giải trình dưới đây với các thông tin cung cấp về lý do chậm đóng, nguyên nhân chậm đóng và thông tin kèm theo về các trường hợp chậm đóng.

– Với công văn giải trình tham gia BHXH chậm (trễ):

Công việc của doanh nghiệp phải giải thích lý do vì sao chậm trễ việc đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội. Xảy ra với hoạt động của doanh nghiệp nhưng chưa tham gia BHXH cho nhân viên theo quy định. Thông thường sẽ gặp phải ở các doanh nghiệp mới đi vào hoạt động, còn nhiều bỡ ngỡ và chưa có nhiều kinh nghiệm về các thủ tục về bảo hiểm xã hội. Hoặc trường hợp của người lao động mới đã phát sinh hợp đồng lao động nhưng chậm trễ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động đó tại đơn vị mình.

2. Mẫu công văn giải trình chênh lệch bảo hiểm xã hội:

CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH

(V/v: Số người đóng bảo hiểm không bằng số người lao động thực tế tại Doanh nghiệp)

Kính gửi: BẢO HIỂM XÃ HỘI QUẬN/HUYỆN…………

– Tên Doanh nghiệp: CÔNG TY ….

– Người đại diện theo pháp luật: ……            Chức vụ: Giám đốc

– Địa chỉ trụ sở chính: …….. – Tỉnh/ TP. ……

– Điện thoại: ……                           ; Fax: ……

– Mã số thuế: ……

Ngày 09/11/2018 Công ty chúng tôi có nhận được Công văn số ………. của Bảo hiểm xã hội Quận/Huyện ..; Trong công văn yêu cầu Công ty chúng tôi giải trình về số người lao động hiện đang tham gia bảo hiểm không bằng số người trên hồ sơ khai thuế, báo cáo thuế và quyết toán thuế TNCN.

Công ty chúng tôi xin giải trình về việc này như sau:

– Hiện tại Công ty chúng tôi có số người lao động là người ký hợp đồng thử việc;

– Có người là cộng tác viên;

– Có người là lao động thời vụ;

– Có người nhận khoán (Việc này có thể bỏ);

– Có người lao động đã nghỉ hưu;

– Có người lao động không muốn đóng bảo hiểm và xin trả thẳng vào lương;

– ………

Do vậy:

– Những người thử việc thì Công ty chúng tôi sẽ báo tăng bảo hiểm cho họ sau khi người lao động qua thời gian thử việc.

– Những người là cộng tác viên, lao động thời vụ thì Công ty cũng có chính sách đãi ngộ và lương thưởng phù hợp với Hợp đồng lao động và phù hợp với luật hiện hành.

– Những người đã nghỉ hưu và những người không muốn đóng bảo hiểm thì Công ty đã trả phần bảo hiểm vào lương cho người lao động. Những trường hợp này đã có thể hiện trong hợp đồng lao động.

Công ty xin làm Biên bản giải trình này. Nếu cơ quan bảo hiểm cần thêm hồ sơ nào thì Công ty sẽ cung cấp đầy đủ.

Trân trọng cám ơn!

3. Mẫu công văn giải trình truy thu bảo hiểm xã hội:

CÔNG VĂN

(V/v: Giải trình truy thu bảo hiểm xã hội)

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội Việt Nam

Căn cứ Quyết định số:…./QĐ- ……

Căn cứ……

Dựa trên tình hình thống kê và kết quả thực hiện việc truy thu bảo hiểm xã hội trên địa bàn tỉnh…… trong giai đoạn……, cơ quan bảo hiểm xã hội tỉnh………. Giải trình về việc truy thu bảo hiểm xã hội đối với …… như sau:

1. Đối tượng truy thu: ……

2. Số tiền truy thu: …

3. Lý do tiến hành truy thu:…

4. Hồ sơ truy thu:…

5. Trách nhiệm của cơ quan đối với việc truy thu…..

Nơi nhận:                                                                                                       BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH …..

4. Mẫu công văn giải trình chậm nộp bảo hiểm xã hội:

CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội……

– Tên đơn vị:……

– Mã số quản lý:………

– Địa chỉ:……

Nội dung:

+ Báo tăng mức lương đóng BHXH của ……. năm

+ Báo tăng lao động thai sản tháng……

Lý do:

Kế toán của công ty nghỉ thai sản, công ty chưa tuyển được người thay thế nên việc báo cáo bị chậm trễ

Đề nghị cơ quan bảo hiểm xã hội xem xét, giải quyết theo quy định.

Tên đơn vị:……

Mã số: ……

DANH SÁCH ĐỀ NGHỊ

(Kèm theo công văn số: ………ngày tháng năm …..)

5. Mẫu công văn giải trình tham gia BHXH chậm (trễ):

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————————

……, Ngày ….. tháng…..năm…..

CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH

(Về việc: Chậm đăng ký Bảo hiểm xã hội theo quy định)

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội ……

Tên đơn vị: Công ty………

Địa chỉ: ……

Điện thoại:…

Giấy phép đăng ký kinh doanh:……

Căn cứ vào thông báo số …./BHXH, Ngày …….. về việc : Đóng bảo hiểm xã hội, BHYT, BHTN, BHTN cho người lao động.

Công ty nhận được thông báo và gửi công văn này lên cơ quan bảo hiễm xã hội…… để trình bày về lý do chậm đăng ký BHXH, BHYT cho người lao động theo quy định của luật bảo hiểm:

Do doanh nghiệp mới đi vào hoạt động chưa được lâu, nguồn lao động của doanh nghiệp chưa được ổn định các vị trí, bỏ việc giữa chừng khiến cho doanh nghiệp khó xác định được nguồn lao động tham gia đóng BHXH.

Đề nghị cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ:

– Đăng ký lần đầu từ tháng ……

– Truy đóng cho NLĐ thuộc đối tượng tham gia BHXH, BHYT bắt buộc theo đúng quy định:

– Số người: …. Lao động

– Số tiền: ……… VND/Người/Tháng      Bằng chữ: ……

Chúng tôi cam kết chịu trách nhiệm về tính chính xác của những nội dung trên.

                                                                                                               Giám đốc

6. Công văn giải trình không đóng bảo hiểm xã hội:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
———————-

……. ngày ….. tháng ….. năm 2018

CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH

(V/v: Số người đóng bảo hiểm không bằng số người lao động thực tế tại Doanh nghiệp)

Kính gửi: BẢO HIỂM XÃ HỘI QUẬN/HUYỆN………

– Tên Doanh nghiệp: CÔNG TY ….

– Người đại diện theo pháp luật: ………….             Chức vụ: Giám đốc

– Địa chỉ trụ sở chính: ……….. – Tỉnh/ TP. ……

– Điện thoại: ………                       ; Fax: ………

– Mã số thuế: ………

Ngày 09/11/2018 Công ty chúng tôi có nhận được Công văn số ……….của Bảo hiểm xã hội Quận/Huyện ..; Trong công văn yêu cầu Công ty chúng tôi giải trình về số người lao động hiện đang tham gia bảo hiểm không bằng số người trên hồ sơ khai thuế, báo cáo thuế và quyết toán thuế TNCN.

Công ty chúng tôi xin giải trình về việc này như sau:

– Hiện tại Công ty chúng tôi có số người lao động là người ký hợp đồng thử việc;

– Có người là cộng tác viên;

– Có người là lao động thời vụ;

– Có người nhận khoán (Việc này có thể bỏ);

– Có người lao động đã nghỉ hưu;

– Có người lao động không muốn đóng bảo hiểm và xin trả thẳng vào lương;

– ………….

Do vậy:

– Những người thử việc thì Công ty chúng tôi sẽ báo tăng bảo hiểm cho họ sau khi người lao động qua thời gian thử việc.

– Những người là cộng tác viên, lao động thời vụ thì Công ty cũng có chính sách đãi ngộ và lương thưởng phù hợp với Hợp đồng lao động và phù hợp với luật hiện hành.

– Những người đã nghỉ hưu và những người không muốn đóng bảo hiểm thì Công ty đã trả phần bảo hiểm vào lương cho người lao động. Những trường hợp này đã có thể hiện trong hợp đồng lao động.

Công ty xin làm Biên bản giải trình này. Nếu cơ quan bảo hiểm cần thêm hồ sơ nào thì Công ty sẽ cung cấp đầy đủ.

Trân trọng cám ơn!

7. Kinh nghiệm giải trình bảo hiểm xã hội:

Với các trường hợp với nguyên nhân cụ thể, doanh nghiệp phải sử dụng mẫu giải trình tương ứng. Từ đó phản ánh các nguyên nhân, cách khắc phục và cam kết. Điều đó đảm bảo cho giải trình và cam kết tuân thủ quy định của pháp luật hiện hành. Và mang đến các thông tin kịp thời để đảm bảo thực hiện nghĩa vụ đúng đủ, kịp thời trong thời gian tới.

Việc giải trình phải được tiến hành trong thời gian quy định. Bên cạnh giấy giải trình là các giấy tờ kèm theo. Chứng minh và cung cấp đầy đủ để cơ quan có thẩm quyền xem xét và đánh giá tính chính xác. Từ đó nhanh chóng giải quyết được các trường hợp chưa hoàn thành nghĩa vụ trên thực tế.

Khi giải trình với cơ quan bảo hiểm xã hội có thẩm quyền, doanh nghiệp cần chuẩn bị những loại giấy tờ sau:

– Hợp đồng lao động, Sơ yếu lý lịch của người lao động đang làm việc tại công ty. Thông tin cung cấp về người lao động với đầy đủ điều kiện tham gia bảo hiểm xã hội.

– Đăng ký thang bảng lương, đăng ký sử dụng lao động với phòng Lao động Thương Binh và Xã hội. Gắn với quyền lợi được hưởng của người lao động. Từ đó mà xác định với người lao động có đủ điều kiện được công ty tham gia BHXH.

– Báo cáo tình hình sử dụng lao động;

– Hệ thống bảng lương;

– Bảng chấm công, bảng thanh toán lương;

– Quyết toán thuế thu nhập cá nhân của doanh nghiệp.

– Bản photo sổ Bảo hiểm Xã hội của người lao động;

– Khai trình sử dụng lao động;

– Danh sách trả lương;

– Hồ sơ đăng ký tham gia đóng và đã đóng Bảo hiểm Xã hội. Cung cấp thông tin của các lao động đang được hưởng quyền lợi. Từ đó kéo theo trả lời về người lao động trong doanh nghiệp đả đảm bảo được tham gia BHXH đầy đủ theo quy định hay chưa.

– Quyết định của doanh nghiệp đối với người lao động.

Các giấy tờ cung cấp thông tin chính xác và hiệu quả nhất. Cũng như phản ánh đúng ý nghĩa của công tác giải trình. Đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, đánh giá đối với hoạt động của doanh nghiệp. Cũng như hạn chế các ảnh hưởng nếu hoạt động giải trình diễn ra mất nhiều thời gian trên thực tế.