Mẫu công văn gia hạn thanh toán, gia hạn thêm thời gian

1. Mẫu công văn gia hạn thanh toán, gia hạn thêm thời gian là gì?

Nghĩa vụ thanh toán trong hoạt động hợp đồng là không thể tách rời. Soạn thảo thư yêu cầu gia hạn thanh toán không nên là lựa chọn đầu tiên khi thực hiện nghĩa vụ này. Tuy nhiên, trong một số trường hợp do sự kiện khách quan không thể thanh toán đúng hạn thì cần phải thỏa thuận và thông báo cho bên kia để kéo dài thời hạn thanh toán.

Giấy gia hạn thanh toán cần thể hiện rõ 3 nội dung: thời hạn thanh toán hiện tại, lý do xin gia hạn thanh toán và thời điểm thực hiện nghĩa vụ thanh toán mới.

1.1. Bản chất của công văn:

Mẫu công văn xin gia hạn thời gian trả nợ là văn bản đề nghị cơ quan có thẩm quyền (có thể là cá nhân hoặc tổ chức) cho phép người soạn thảo gia hạn thời gian trả nợ. Cơ sở để viết và làm cho nó hợp lý và được chấp nhận dựa trên một số lý do chính đáng.

1.2. Mục đích của công văn:

Nhiều văn bản tiếng Việt có một điểm đặc biệt giúp quá trình nhận dạng văn bản và sử dụng chúng dễ dàng hơn. Đó là sự thống nhất về chức năng mục đích của văn bản trong lời kêu gọi. Vì vậy, chỉ cần đặt tên cho một văn bản nào đó là có thể xác định rõ nội dung mà văn bản muốn biểu đạt.

Với đặc điểm và quy định như vậy, sẽ không khó để chúng ta tìm ra mục đích xin gia hạn khoản vay. Đúng như tên gọi, văn bản dự thảo cần cung cấp nội dung chính là đề nghị xin gia hạn thanh toán một khoản nợ mà doanh nghiệp/cá nhân đang nợ đơn vị, doanh nghiệp khác.

Mục đích này xuất phát từ nguyên nhân cá nhân/doanh nghiệp chưa thực hiện được nghĩa vụ trả nợ đúng hạn cho cá nhân/doanh nghiệp khác. Như vậy, cũng có thể khẳng định thể loại văn học này có một vai trò vô cùng quan trọng. Vai trò đó được thực hiện như thế nào? Bạn càng hiểu rõ bản chất và vai trò của mình, bạn càng có thể yêu cầu gia hạn thanh toán tốt hơn.

1.3. Vai trò của công văn:

Thật vậy, mẫu thư này thể hiện rõ vai trò quan trọng của nó trong mối quan hệ giữa các bên. Trước hết, đây là cách tốt nhất để bên trả tiền thể hiện sự chân thành của mình trong điều kiện không thể trả nợ đúng hạn theo kỳ hạn đã thỏa thuận. Chính sự chân thành, nhã nhặn này sẽ tạo nền tảng cho mối quan hệ hợp tác bền vững, lâu dài hơn, đối tác sẽ cảm thấy hài lòng về cách cư xử của người chi trả và có thể chấp nhận. để mở rộng hơn nữa.

Ở một góc nhìn và đánh giá khác, mẫu công văn xin gia hạn còn là bằng chứng xác thực thông tin giữa các bên liên quan. Điều đó cũng có nghĩa là nó xác lập rõ ràng mong muốn của người có nghĩa vụ về việc gia hạn thanh toán khoản nợ. Bởi nếu không có văn bản chính thức này, rõ ràng sẽ không có bất kỳ trao đổi, thỏa thuận mới nào giữa hai bên.

Người được trả tiền chỉ dựa vào các quy tắc và thỏa thuận thanh toán phù hợp để nhận được tiền khi trên thực tế, người có nghĩa vụ không có khả năng thanh toán đúng hạn. Điều này dễ dẫn đến những tranh chấp, mâu thuẫn nghiêm trọng và bên “mất tích” có thể phải bồi thường do không tuân thủ các thỏa thuận và nguyên tắc.

Tất nhiên, trong quan hệ đối tác có thỏa thuận thanh toán, không ai muốn phải soạn thảo hoặc nhận được công văn đề nghị gia hạn thanh toán, nhưng không phải lúc nào mọi việc cũng suôn sẻ và đúng quy định. những gì đã được lên kế hoạch. Trong quá trình hoạt động, sẽ có lúc khó khăn phát sinh khiến doanh nghiệp bị thâm hụt ngân sách, không thể thực hiện đúng nghĩa vụ thanh toán cho chủ đầu tư đúng thời hạn đã thỏa thuận. Nếu thư này được chấp nhận, có nghĩa là bên đưa ra đề nghị sẽ có đủ thời gian để chuẩn bị tài chính và thanh toán phù hợp.

Do đó, việc thông báo và xin tiền một cách chân thành là vô cùng cần thiết. Đó vừa là thủ tục giải quyết công việc, vừa là thành ý, là cách ứng xử cao thượng cần có để tiếp tục duy trì và xây dựng mối quan hệ hài hòa giữa các bên.

2. Mẫu công văn gia hạn thanh toán, gia hạn thêm thời gian:

2.1. Mẫu số 1:

CÔNG VĂN GIA HẠN THANH TOÁN

(V/v Đề nghị gia hạn thanh toán đối với …)

Hôm nay, ngày… tháng…. năm….., Phòng/Ban/Công ty/……. chúng tôi làm công văn này để kính đề nghị Quý công ty xem xét gia hạn thực hiện nghĩa vụ thanh toán trong Hợp đồng…. ký kết giữa…….. và Quý công ty vào ngày…./…../……. từ ngày…./…./……. đến ……..

Với lý do sau:……

(Bạn trình bày lý do dùng để thuyết phục chủ thể có thẩm quyền về việc đề nghị gia hạn thời gian thực hiện nghĩa vụ thanh toán đã thỏa thuận trong hợp đồng mà bạn đưa ra là hợp lý và hợp pháp, có lợi ích cho cả hai bên, thể hiện thiện chí thanh toán của bên đề nghị)

Phòng/Ban/Công ty… chúng tôi làm công văn……… kính gửi tới Quý công ty/Phòng/Ban/… để thông báo với Quý công ty/Phòng/Ban/… sự việc trên. Kính đề nghị Quý công ty/Phòng/Ban/… xem xét và đồng ý cho chúng tôi gia hạn thời gian thực hiện nghĩa vụ thanh toán theo điểm… Khoản…. Điều…… Hợp đồng…….. trong thời gian………. để đảm bảo…… (bạn đưa ra lợi ích mà các bên có thể đạt được nếu việc gia hạn thanh toán được chấp nhận)

Trân trọng ./.

2.2. Mẫu số 2:

CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ GIA HẠN HỢP ĐỒNG KINH TẾ

Kính gửi: Công ty TNHH KCF

Căn cứ theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam;

Căn cứ theo Hợp đồng kinh tế số 01/HĐKT đã ký kết ngày 15 tháng 04 năm 2022 giữa Công ty Cổ phần ABC và Công ty TNHH KCF;

Căn cứ theo nhu cầu thực tế của hai bên.

Công ty Cổ phần ABC xin thông báo Hợp đồng kinh tế giữa hai bên sẽ hết hiệu lực từ ngày 15 tháng 04 năm 2023.

Lý do: Hợp đồng kinh tế số 01/HĐKT là hợp đồng có thời hạn và kết thúc vào ngày 15 tháng 04 năm 2023. Do nhu cầu hoạt động của Công ty Cổ phần ABC, sau khi hết thời hạn của Hợp đồng kinh tế số 01/HĐKT ký ngày 15 tháng 04 năm 2022, chúng tôi có nhu cầu muốn tiếp tục sử dụng dịch của công ty, cụ thể như sau:

1. Công ty TNHH KCF tiếp tục hỗ trợ, cung cấp thủy sản cho Công ty Cổ phần ABC để xuất khẩu sang Mỹ.

2. Công ty Cổ phần ABC tiếp tục hỗ trợ nghiên cứu phát triển chất lượng của thủy sản nhập khẩu của công ty TNHH KCF

Quyền và nghĩa vụ của mỗi bên được quy định trong hợp đồng kinh tế số 01/HĐKT.

Nay chúng tôi kính đề nghị Qúy Công ty TNHH KCF đồng ý tiếp tục thực hiện Hợp đồng số 01/HĐKT sau khi hết hạn hợp đồng kể từ ngày 15 tháng 04 năm 2023.

GIÁM ĐỐC CÔNG TY 

(Ký và ghi rõ họ tên)

A

3. Hướng dẫn cách soạn thảo công văn xin gia hạn thanh toán:

3.1. Nội dung chính trong công văn gia hạn thanh toán:

Yêu cầu gia hạn thanh toán của bạn phải bao gồm các thông tin cơ bản sau:

– Thông tin rõ ràng, đầy đủ của bên bảo lãnh và bên mở rộng

– Nội dung chính của bức thư

– Thời hạn thanh toán theo thỏa thuận

– Lý do đề nghị gia hạn thanh toán

-Thời gian hoàn thành thanh toán theo đề nghị gia hạn

3.2. Cách xây dựng nội dung chi tiết:

Đầu tiên, đảm bảo thư gia hạn thanh toán được trình bày theo định dạng chuẩn. Vì vậy, những yếu tố không thể thiếu trong đơn này bao gồm Quốc hiệu – tiêu đề được in bên lề phải của khổ giấy, thông tin công ty, đơn vị và số công văn của doanh nghiệp xin gia hạn được viết theo chiều ngang và lệch về bên trái.

Ngay dưới Bộ luật quốc gia, bạn ghi rõ địa điểm và thời gian soạn thảo công văn. Sau đó, tên công văn được viết chính giữa theo mẫu in sẵn, đóng dấu giáp lai và gạch bỏ phần nội dung chính của văn bản ngay dưới tên công văn.

Mẫu này sẽ đảm bảo tính hợp lệ của văn bản, đồng thời giúp cho việc triển khai các nội dung tiếp theo được thuận lợi hơn.

Nội dung chính bắt đầu từ cách bạn đặt vấn đề. Để đặt vấn đề hiệu quả, bạn nên đề xuất ngay mong muốn được gia hạn thanh toán, nhắc nhở các chi tiết trong hợp đồng đã ký kết và nội dung thỏa thuận về thời hạn thanh toán trước đó.

Tiếp theo, bạn sẽ nêu một lý do thuyết phục. Các lý do đưa ra phải hợp lý, hợp pháp, có lợi cho cả hai bên và thể hiện rõ thiện chí của bạn. Thiện chí được lan truyền khắp văn bản, qua từng từ bạn sử dụng. Do đó, hãy cố gắng đưa vào những từ đắt giá, trang trọng và khiêm tốn như “respect”, “regards”, “consideration”, “regards”,… Cuối cùng, hãy thể hiện bản thân về mong muốn được đối tác chấp nhận đề nghị này.