Đối với một cơ quan, tổ chức cấp dưới muốn mua sắm trang thiết bị thì không thể tự ý quyết định về việc mua sắm này mà cần phải thực hiện việc gửi công văn đề nghị lên cơ quan, tổ chức cấp trên để được chấp thuận. Vậy cách viết công văn đề nghị mua sắm trang thiết bị như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Mẫu công văn đề nghị mua sắm trang thiết bị là gì?
Nói một cách đơn giản, một phần thiết bị là một khoản đầu tư vốn mà một công ty đã mua để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể cho doanh nghiệp. Đây có thể là máy khoan trong xưởng máy hoặc máy nâng ô tô trong xưởng sửa chữa. Một số ví dụ khác bao gồm máy móc, dụng cụ cầm tay và điện, và / hoặc thiết bị kỹ thuật. Tất cả các tài sản này không được coi là tài sản lưu động vì bản chất là tài sản khó có thời hạn dài và khó bán hoặc chuyển đổi thành tiền mặt.
Làm thế nào để các công ty giải trình cho nó? Khi thiết bị được mua và đưa vào sử dụng, thiết bị đó sẽ được vốn hóa thay vì được chi phí ngay lập tức. Điều này có ý nghĩa vì đây được coi là những tài sản hữu hình, dài hạn mang lại lợi ích cho tổ chức trong một khoảng thời gian dài. Nguyên giá của tài sản sau đó được khấu hao theo thời gian sử dụng hữu ích của thiết bị.
Ví dụ: Giả sử một công ty lớn sở hữu một cơ sở lớn với một số tòa nhà và một bãi đậu xe lớn mà nhân viên sử dụng để đậu xe. Công ty lớn đến mức họ có một bộ phận cơ sở vật chất gồm một số nhân viên duy trì cơ sở vật chất tổng thể bao gồm cả bãi đậu xe. Để chuẩn bị cho mùa đông, người quản lý bộ phận cơ sở vật chất được yêu cầu mua ba máy thổi tuyết để đảm bảo nhân viên của mình có các công cụ cần thiết để dọn tuyết khỏi các bãi đậu xe của công ty.
Người quản lý cơ sở mua ba máy thổi tuyết với giá 3.000 đô la (1.000 đô la mỗi chiếc) và đưa chúng vào hoạt động. Ông ước tính máy thổi tuyết sẽ được sử dụng trong năm năm và tất cả các tài liệu hỗ trợ cho máy thổi tuyết được cung cấp cho bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán sẽ tích lũy tất cả các tài liệu hỗ trợ, và tạo một sổ nhật ký để tận dụng các máy thổi tuyết bằng cách ghi nợ vào tài khoản thiết bị và ghi có vào tài khoản tiền mặt.
Sau đó, bộ phận kế toán sẽ ghi sổ nhập chi phí khấu hao cần thiết mỗi tháng để phân bổ chi phí hợp lý trong thời gian sử dụng hữu ích của mỗi máy thổi tuyết. Chi phí khấu hao sẽ bằng $ 50 mỗi tháng, hoặc ($ 3,000 chi phí ÷ 5 năm) ÷ 12 tháng.
Như đã nói ở trên thì để một đơn vị cấp dưới được mua sắm trang thiết bị thì cần phải gửi công văn xin chấp thuận. Do đó, mẫu công văn đề nghị mua sắm trang thiết bị được xác định là một văn bản được các cơ quan, tổ chức lập ra dùng để đề nghị với cơ quan chủ quản cấp trền về vấn đề mua sắm thiết bị sử dụng vào hoạt động nào đó của cơ quan, tổ chức. Mẫu công văn này được biết đến là hình thức văn bản hành chính dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Công văn đề nghị mua sắm trang thiết bị được biết đến là một văn bản được dùng để gửi tới cơ quan có thẩm quyền nhằm mục đích đề nghị mua sắm thiết bị sử dụng vào hoạt động nào đó của cơ quan, tổ chức. Bởi vì công văn được xác định là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan Nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân.
Trong hoạt động hàng ngày thì các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp cũng phải soạn thảo và sử dụng công văn để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình. Để đảm bảo hoạt động của mình thì các các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp khi có nhu cầu đề nghị cơ quan, tổ chức mua sắm trang thiết bị có thể làm đơn đề nghị mua sắm trang thiết bị y tế.
Công văn đề nghị mua sắm trang thiết bị phải có nội dung được trình bày khoa học, rõ ràng, nội dung phải chính xác, có như vậy cấp trên, lãnh đạo mới nắm bắt được đúng nội dung yêu cầu để quyết định về việc có nên chấp thuận đề nghị mua sắm trang thiết bị hay không. Một trong những nội dung để việc đề ghị mua sắm trang thiết bị được chấp thuận thì đơn vị viết công văn đề nghị mua sắm trang thiết bị phải có lý do thuyết phục và trình bày cụ thể.
Trên thực tế, ngoài nội dung chuẩn chỉnh của một tờ công văn đề nghị mua sắm trang thiết bị để được xét duyệt thì còn cần có kèm theo các giấy tờ cần thiết chứng minh yêu cầu mua sắm trang thiết bị. Công văn đề nghị mua sắm trang thiết bị cần có sự xác nhận và chữ ký của người đại diện của cơ quan, tổ chức thì mới có hiệu lực.
Theo như quy định của pháp luật Việt nam hiện hành thì sau khi nhận được công văn đề nghị mua sắm trang thiết bị thì phía cơ quan nhận công văn đề nghị mua sắm trang thiết bị phải cử thanh tra xem xét tình hình thực tế tại mỗi đơn vị rồi mới xem có thể xét duyệt yêu cầu được không. Vì có khá nhiều tổ chức lợi dụng công văn đề nghị mua sắm trang thiết bị để nhằm thực hiện vào những mục đích không chính đáng, nhằm trục lợi cá nhân.
2. Mẫu công văn đề nghị mua sắm trang thiết bị mới nhất:
TÊN CƠ QUAN
Số: /V/v: Đề nghị mua sắm trang thiết bị
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
…, ngày … tháng … năm …
Kính gửi: …
Căn cứ quyết định số …../QĐ-… ngày … tháng … năm … của ….về việc ….
Căn cứ vào tình hình thực tế tại ….
Do nhu cầu cấp thiết cần hiện nay tại đơn vị xét thấy cần phải mua sắm thiết bị, cơ sở vật chất để phục vụ công tác …-… kính trình đến …. xin chủ trương mua sắm trang thiết bị năm … để tiến hành, thực hiện mua sắm thiết bị, cơ sở vật chất cụ thể như sau:
| STT | Trang thiết bị | Số lượng | Đơn vị tính | Đơn giá | Thành tiền |
| 1 | Máy tính để bàn | 10 | Chiếc | 15.000.000 đồng | 150.000.000 đồng |
| 2 | Ghế | 20 | Chiếc | 1000000 đồng | 20000000 đồng |
| … |
Rất mong sự xem xét chấp thuận của ….
TRƯỞNG PHÒNG
3. Hướng dẫn soạn thảo mẫu công văn đề nghị mua sắm trang thiết bị:
Trên thực tế, giai đoạn cần phải mua sắm các loại trang thiết bị hoặc tài sản là một trong những giai đoạn cần thiết để một doanh nghiệp thay thế các trang thiết bị đó đã quá cũ hoặc không thể sữa chữa được nữa. Bởi vì quá trình sản xuất của các cơ quan tổ chức không thể thiếu được các trang thiết bị này. Hay đơn giản chỉ là để phục vụ cho một cơ sở vật chất tại các văn phòng, trụ sở công ty hoặc doanh nghiệp.
Đồng thời thì việc đưa ra các đề nghị mua tài sản, trang thiết bị đều phải được xây dựng dựa trên sự tuân thủ theo đúng các kế hoạch và quy trình đã được đề ra trước đó của doanh nghiệp và tổ chức. Đồng thời những trang thiết bị được đề nghị mua sắm cần phải sử dụng đúng mục đích, không những thế mà những trang thiết bị này còn cần mang lại tính hiệu quả cao và đảm bảo được tài sản được bảo quản tốt, đáp ứng các yêu cầu vận hành tốt của các thiết bị máy móc, thuận tiện và phù hợp cho hoạt động sản xuất kinh doanh và làm việc của các cơ quan, tổ chức
Khi các cơ quan, tổ chức thực hiện hoạt động soạn thảo Công văn đề nghị mua sắm trang thiết cần trình bày đầy đủ quốc hiệu và tiêu ngữ vì công văn đề nghị mua sắm trang thiết là một trong những biểu mẫu hành chính tiêu biểu, thể hiện đúng pháp luật.
Công văn phải có đủ các phần sau đây:
– Quốc hiệu và tiêu ngữ.
– Địa danh và thời gian gửi công văn.
– Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn.
– Chủ thể nhận công văn (cơ quan hoặc cá nhân).
– Số và ký hiệu của công văn.
– Trích yếu nội dung.
– Nội dung công văn.
– Chữ ký, đóng dấu.
– Nơi gửi.
Đồng thời về phần mở đầu và phần nội dung của công văn cần bao gồm các nội dung như sau:
Phần mở đầu: Nêu lý do, tóm tắt mục đích viết Công văn
– Công văn hướng dẫn: hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cấp dưới.
–
Phần nội dung: Nêu cách giải quyết, nêu quan điểm, thái độ của cơ quan gửi Công văn. Trong nội dung công văn thường có 3 phần là:
– Viện dẫn vấn đề.
– Giải quyết vấn đề.
– Kết luận vấn đề.
