Giấy đề nghị thanh toán là loại giấy tờ sử dụng khi cá nhân muốn cơ quan, tổ chức thanh toán tiền khi đã chi nhưng chưa được thanh toán hoặc tạm ứng. Khi cần thanh toán tạm ứng, ứng trước đối với Kho bạc Nhà nước thì cần lập mẫu đề nghị thanh toán tạm ứng, ứng trước.
Mục lục bài viết
1. Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, ứng trước là gì?
Mẫu đề nghị thanh toán là loại giấy tờ quan trọng, sử dụng khi cá nhân muốn cơ quan, hay tổ chức thanh toán tiền khi đã chi hoặc chưa được thanh toán hoặc tạm ứng. Mẫu đề nghị thanh toán là mẫu giấy thường được sử dụng khi người đề nghị thanh toán đã chi một khoản tiền nào đó cho việc phục vụ các công việc của đơn vị, tổ chức. Mục đích của mẫu giấy đề nghị này là để tổng hợp hết các khoản đã chi và những chứng từ kèm theo đó để làm thủ tục thanh toán. Mẫu C2-03/NS Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, ứng trước được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền lập ra và có những vai trò, ý nghĩa riêng.
Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, ứng trước được lập ra để yêu cầu, đề nghị Kho bạc Nhà nước Thanh toán số tiền đã tạm ứng, ứng trước. Mẫu nêu rõ thông tin đơn vị, tài khoản tại KBNN, nội dung đề nghị tạm ứng,… Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, ứng trước được ban hành kèm theo Nghị định 11/2020/NĐ-CP của Chính Phủ về thủ tục hành chính lĩnh vực Kho bạc Nhà nước.
2. Mẫu giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, ứng trước:
Mẫu số 05a
Ký hiệu: C2-03/NS
Số: ……………….
Năm NS: …………
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TẠM ỨNG
Tạm ứng sang thực chi □ Ứng trước chưa đủ ĐKTT sang ứng trước đủ ĐKTT □
Đơn vị:…….
Tài khoản: Tại KBNN:…….
Tên CTMT, DA:……….
Mã CTMT, DA: ………
Căn cứ số dư Tạm ứng □/Ứng trước □ đến ngày / / Đề nghị Kho bạc Nhà nước Thanh toán số tiền đã Tạm ứng □ /Ứng trước chưa đủ ĐKTT □ thành Thực chi □/ứng trước đủ ĐKTT □ theo chi tiết sau:
| STT | Mã NDKT | Mã chương | Mã ngành KT | Mã nguồn NSNN | Số dư tạm ứng | Số đề nghị thanh toán | Số KBNN duyệt thanh toán |
| Tổng cộng | |||||||
Tổng số đề nghị thanh toán ghi bằng chữ:
Ngày…… tháng …. năm….
Kế toán trưởng
(Ký, ghi họ tên)
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi họ tên, đóng dấu)
————————————————————————————————————————–
PHẦN KHO BẠC NHÀ NƯỚC GHI
Đồng ý thanh toán tổng số tiền ghi bằng chữ …………………………
Ngày …. tháng …. năm ………
Kế toán Kế toán trưởng Giám đốc
PHẦN KBNN GHI
Nợ TK:
Có TK:
Mã ĐBHC:
3. Hướng dẫn soạn thảo giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, ứng trước:
– Phần mở đầu:
+ Thông tin và ký hiệu của giấy đề nghị.
+ Tên biên bản cụ thể là giấy đề nghị thanh toán tạm ứng.
– Phần nội dung chính của biên bản:
+ Thông tin đơn vị đề nghị thanh toán tạm ứng.
+ Thông tin tài khoản KBNN.
+ Nội dung đề nghị thanh toán tạm ứng.
+ Tổng số đề nghị thanh toán.
– Phần cuối biên bản:
+ Thời gian và địa điểm lập đề nghị thanh toán tạm ứng.
+ Ký và ghi rõ họ tên của kế toán trưởng.
+ Ký và ghi rõ họ tên của thủ trưởng đơn vị.
+ Phần kho bạc nhà nước ghi.
4. Tạm ứng và thanh toán tạm ứng đối với khoản chi NSNN:
Tạm ứng và thanh toán tạm ứng có nội dung như sau:
– Tạm ứng áp dụng đối với khoản chi NSNN của đơn vị sử dụng ngân sách chưa có đủ điều kiện thực hiện việc thanh toán trực tiếp từ KBNN.
– Nội dung tạm ứng: theo quy định của hợp đồng (đối với trường hợp thực hiện theo hợp đồng) và theo đề nghị của đơn vị sử dụng ngân sách (đối với trường hợp không có hợp đồng hoặc hợp đồng có giá trị không vượt quá 50 triệu đồng).
2. Mức tạm ứng:
a) Đối với những khoản chi có giá trị hợp đồng trên 50 triệu đồng, mức tạm ứng theo quy định tại hợp đồng đã ký kết của đơn vị sử dụng NSNN và nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Đơn vị sử dụng ngân sách được tạm ứng vốn một lần hoặc nhiều lần cho một hợp đồng nhưng tối đa không vượt quá 50% giá trị hợp đồng tại thời điểm ký kết và không vượt quá dự toán năm được cấp có thẩm quyền phê duyệt cho khoản chi đó, trừ trường hợp sau:
– Thanh toán hàng hóa nhập khẩu, thiết bị chuyên dùng do đơn vị sử dụng ngân sách phải nhập khẩu trực tiếp từ nước ngoài (hoặc thông qua một đơn vị nhập khẩu ủy thác) phải mở L/C tại ngân hàng và trong hợp đồng nhà cung cấp yêu cầu phải tạm ứng lớn hơn nhưng không vượt quá dự toán năm được cấp có thẩm quyền phê duyệt cho khoản chi đó.
– Các trường hợp đặc thù khác có hướng dẫn riêng của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, việc tạm ứng được thực hiện trong phạm vi dự toán được giao, theo hợp đồng ký kết giữa đơn vị sử dụng ngân sách và nhà cung cấp và theo quyết định của cấp có thẩm quyền.
b) Đối với những khoản chi không có hợp đồng và những khoản chi có giá trị hợp đồng không vượt quá 50 triệu đồng: Mức tạm ứng theo đề nghị của đơn vị sử dụng ngân sách và trong phạm vi dự toán được giao. Đơn vị sử dụng ngân sách chịu trách nhiệm về mức đề nghị tạm ứng theo đúng quy định.
3. Thanh toán tạm ứng: Đơn vị sử dụng ngân sách phải thực hiện thanh toán tạm ứng với KBNN nơi giao dịch ngay sau khi khoản chi tạm ứng đã hoàn thành có đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán; cụ thể như sau:
a) Đối với các khoản chi không có hợp đồng hoặc khoản chi không phải gửi Hợp đồng đến KBNN, đơn vị sử dụng ngân sách phải thanh toán tạm ứng chậm nhất với KBNN vào ngày cuối cùng tháng kế tiếp tháng tạm ứng.
b) Đối với các khoản chi phải gửi Hợp đồng đến KBNN (trường hợp hợp đồng có giá trị trên 50 triệu đồng), đơn vị sử dụng ngân sách thanh toán tạm ứng bắt đầu ngay từ lần thanh toán khối lượng hoàn thành đầu tiên của Hợp đồng, mức thanh toán tạm ứng từng lần do đơn vị sử dụng ngân sách thống nhất với nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ và quy định cụ thể trong Hợp đồng, đảm bảo thanh toán hết khi giá trị thanh toán (bao gồm cả tạm ứng và thanh toán khối lượng hoàn thành) đạt 80% giá trị hợp đồng.
c) Khi thanh toán tạm ứng, đơn vị sử dụng ngân sách có trách nhiệm gửi đến KBNN giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (trong đó kê khai rõ nội dung đề nghị thanh toán tạm ứng đảm bảo phù hợp với nội dung đã đề nghị tạm ứng tại Giấy rút dự toán/Ủy nhiệm chi số, ngày, tháng, năm); Trường hợp giấy đề nghị thanh toán tạm ứng của đơn vị sử dụng ngân sách không thể hiện được hết nội dung thanh toán tạm ứng, đơn vị kê khai trên bảng kê nội dung thanh toán/tạm ứng (đối với những khoản chi không có hợp đồng hoặc những khoản chi có hợp đồng với giá trị không quá 50 triệu đồng); Các hồ sơ, chứng từ tương ứng có liên quan theo quy định;
– Trường hợp đủ điều kiện quy định, KBNN thực hiện thanh toán tạm ứng cho đơn vị sử dụng ngân sách, cụ thể:
+ Nếu số tiền đề nghị thanh toán lớn hơn số đã tạm ứng: Căn cứ vào Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng của đơn vị (đã được KBNN kiểm soát và chấp nhận thanh toán), KBNN làm thủ tục chuyển từ tạm ứng sang thanh toán (số tiền đã tạm ứng); đồng thời, đơn vị lập thêm giấy rút dự toán NSNN/Ủy nhiệm chi gửi KBNN để thanh toán cho đơn vị số chênh lệch giữa số tiền KBNN chấp nhận thanh toán và số tiền đã tạm ứng.
+ Nếu số tiền đề nghị thanh toán nhỏ hơn số tiền đã tạm ứng: căn cứ hồ sơ đề nghị thanh toán tạm ứng của đơn vị (đã được KBNN kiểm soát và chấp nhận thanh toán), KBNN làm thủ tục chuyển từ tạm ứng sang thanh toán (bằng số tiền KBNN chấp nhận thanh toán tạm ứng), số tiền chênh lệch sẽ được theo dõi để thu hồi hoặc thanh toán vào lần thanh toán sau.
+ Nếu số tiền đề nghị thanh toán bằng số tiền đã tạm ứng: căn cứ hồ sơ đề nghị thanh toán tạm ứng của đơn vị (đã được KBNN kiểm soát và chấp nhận thanh toán), KBNN làm thủ tục chuyển từ tạm ứng sang thanh toán (bằng số tiền KBNN chấp nhận thanh toán tạm ứng).
– Tất cả các khoản đã tạm ứng (kể cả tạm ứng bằng tiền mặt và bằng chuyển khoản) để chi theo dự toán NSNN đến hết thời gian chỉnh lý quyết toán chưa đủ hồ sơ, thủ tục thanh toán được xử lý theo quy định.
4. Bảo lãnh tạm ứng vốn:
Đối với các hợp đồng có thỏa thuận về bảo lãnh tạm ứng trong điều khoản của hợp đồng:
a) Trước khi KBNN thực hiện việc tạm ứng hợp đồng cho đơn vị sử dụng ngân sách để tạm ứng vốn cho nhà thầu hoặc nhà cung cấp, đơn vị sử dụng ngân sách gửi đến KBNN bảo lãnh tạm ứng của nhà thầu hoặc nhà cung cấp với giá trị tương đương khoản tiền tạm ứng.
b) Giá trị của bảo lãnh tạm ứng hợp đồng sẽ được giảm trừ tương ứng với giá trị tiền tạm ứng đã thu hồi qua mỗi lần thanh toán giữa đơn vị sử dụng ngân sách và nhà thầu hoặc nhà cung cấp. Đơn vị sử dụng ngân sách đảm bảo và chịu trách nhiệm giá trị của bảo lãnh tạm ứng của nhà thầu hoặc nhà cung cấp tương ứng với số dư tiền tạm ứng còn lại;
c) Hết thời gian bảo lãnh tạm ứng đơn vị phải yêu cầu nhà thầu hoặc nhà cung cấp gia hạn bảo lãnh tạm ứng gửi KBNN, đảm bảo thời gian có hiệu lực của bảo lãnh tạm ứng hợp đồng phải được kéo dài cho đến khi đơn vị sử dụng ngân sách đã thu hồi hết số tiền tạm ứng.”
Như vậy, nguyên tắc tạm ứng được quy định như sau:
– Tạm ứng áp dụng đối với khoản chi NSNN của đơn vị sử dụng ngân sách chưa có đủ điều kiện thực hiện việc thanh toán trực tiếp từ KBNN.
– Nội dung tạm ứng phải theo quy định của hợp đồng (đối với trường hợp thực hiện theo hợp đồng) và tuân theo đề nghị của đơn vị sử dụng ngân sách (đối với trường hợp không có hợp đồng hoặc hợp đồng có giá trị không vượt quá 50 triệu đồng).
Theo quy định tại khoản 3 Điều 7 của Thông tư, ta nhận thấy chậm nhất vào ngày cuối cùng tháng kế tiếp tháng tạm ứng, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước phải thực hiện thanh toán tạm ứng với Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch toàn bộ khoản chi đã tạm ứng tháng trước đó. Nếu số tiền đề nghị thanh toán nhỏ hơn số tiền đã tạm ứng, số tiền chưa thanh toán tạm ứng sẽ được theo dõi để thu hồi tạm ứng nộp vào ngân sách nhà nước.
Như vậy, đơn vị sử dụng ngân sách không được chờ đến khi đủ hóa đơn chứng từ của khoản tiền đã tạm ứng mới mang ra Kho bạc Nhà nước đề nghị thanh toán tạm ứng. Đơn vị phải lập hồ sơ thanh toán tạm ứng (đối với các khoản chi đã đủ điều kiện thanh toán) và hồ sơ thu hồi;
