Mẫu biên bản xác minh tình trạng hoạt động của người nộp thuế tại địa chỉ đã đăng ký

1. Biên bản xác minh tình trạng hoạt động của người nộp thuế tại địa chỉ đã đăng ký là gì?

Biên bản xác minh tình trạng hoạt động của người nộp thuế tại địa chỉ đã đăng ký là mẫu văn bản được cơ quan có thẩm quyền dùng để ghi chép lại quá trình xác minh tình trạng hoạt động của người nộp thuế tại địa chỉ đã đăng ký

Biên bản xác minh tình trạng hoạt động của người nộp thuế tại địa chỉ đã đăng ký được người thực hiện việc xác minh tình trạng hoạt động của người nộp thuế tại địa chỉ đã đăng ký ghi lại quá trình làm việc của mình và là cơ sở để xử phạt đối với những người nộp thuế làm sai quy định của pháp luật.

2. Mẫu biên bản xác minh tình trạng hoạt động của người nộp thuế tại địa chỉ đã đăng ký:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

_______________

BIÊN BẢN

Xác minh tình trạng hoạt động của người nộp thuế tại địa chỉ đã đăng ký

Vào giờ, ngày tháng năm

Thành phần gồm:

-Đại diện chính quyền địa phương (nêu cụ thể tên và chức vụ của cán bộ tham gia):

+Ông (bà): …

+Ông (bà): …

-Đại diện cơ quan thuế (nêu cụ thể tên và chức vụ của cán bộ tham gia):

+Ông (bà): …

+Ông (bà): …

Lập Biên bản xác minh về tình trạng hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký của người nộp thuế như sau:

-Tên người nộp thuế ; Mã số thuế:

-Quyết định thành lập hoặc Giấy phép thành lập và hoạt động hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh: số….., cấp ngày … tháng … năm ….. cơ quan cấp …

-Đại diện theo pháp luật của người nộp thuế:

Chức vụ …; CMND/CCCD/Hộ chiếu số: …..; ngày cấp … Cơ quan cấp:….

-Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký thuế cấp ngày …. cơ quan cấp…

-Địa chỉ đã đăng ký:

Tại thời điểm xác minh tình trạng hoạt động kinh doanh của người nộp thuế tại địa chỉ đã đăng ký (số nhà…. , đường phố/xóm/ấp/thôn……. phường/xã/thị trấn , tỉnh, thành phố…..), Tổ công tác ghi nhận kết quả xác minh thực tế như sau: (ghi kết quả xác minh)

Đại diện cơ quan thuế

(Ký, ghi rõ họ tên)

Đại diện cơ quan ⁽²⁾

(Ký, ghi rõ họ tên)

Đại diện cơ quan ⁽²⁾

(Ký, ghi rõ họ tên)

Người nộp thuế cam kết có hoạt động kinh doanh tại địa chỉ đã đăng ký ⁽¹⁾

(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu – nếu có)

UBND phường/xã/thị trấn xác nhận nội
dung nêu tại biên bản này là đúng thực tế⁽²⁾

(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

3. Hướng dẫn soạn thảo mẫu biên bản xác minh tình trạng hoạt động của người nộp thuế tại địa chỉ đã đăng ký:

(1) Trường hợp người nộp thuế có hoạt động kinh doanh tại địa chỉ đã đăng ký: Người nộp thuế phải ký xác nhận vào Biên bản và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ thuế, yêu cầu của cơ quan thuế theo quy định của pháp luật.

(2) Trường hợp người nộp thuế không có hoạt động kinh doanh tại địa chỉ đã đăng ký: Cơ quan chính quyền địa phương xác nhận kết quả xác minh vào Biên bản để cơ quan thuế có căn cứ xử lý tiếp theo quy định.

4. Một số quy định về tình trạng hoạt động của người nộp thuế tại địa chỉ đã đăng ký:

4.1. Các trường hợp cần xác minh tình trạng hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký của người nộp thuế:

Cụ thể các trường hợp trong diện xác minh như sau:

Một là, quá thời hạn người nộp thuế không nộp hồ sơ khai thuế. Hết hạn nộp theo qui định, người nộp thuế chưa nộp hồ sơ khai thuế, báo cáo thuế, cơ quan thuế lập và gửi Thông báo yêu cầu nộp hồ sơ khai thuế, báo cáo thuế trong thời hạn 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày kết thúc thời hạn nộp hồ sơ khai thuế, báo cáo thuế. Trường hợp người nộp thuế thực hiện khai thuế điện tử, thông báo được gửi qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Sau 05 (năm) ngày làm việc kể từ thời Điểm cơ quan thuế gửi thông báo, người nộp thuế vẫn chưa nộp hồ sơ khai thuế, báo cáo thuế, cơ quan thuế tiếp tục gửi thông báo lần 2. Trường hợp người nộp thuế thực hiện khai thuế điện tử, thông báo được gửi qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, đồng thời, gửi cho người nộp thuế qua đường bưu chính theo địa chỉ đã đăng ký hoạt động. Sau 05 (năm) ngày làm việc kể từ thời Điểm gửi thông báo lần 2, người nộp thuế vẫn chưa nộp hồ sơ khai thuế, báo cáo thuế, cơ quan thuế thực hiện xác minh thực tế hoạt động của người nộp thuế tại địa chỉ đã đăng ký.

Hai là, người nộp thuế không nhận văn bản của cơ quan thuế gửi qua bưu điện (các văn bản của cơ quan thuế gửi cho người nộp thuế qua đường bưu điện nhưng bưu điện trả lại do không có người nhận hoặc do địa chỉ không tồn tại).

Ba là, Cơ quan thuế nhận được thông tin bằng văn bản do các tổ chức, cá nhân cung cấp về việc người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký,  cơ quan thuế thực hiện xác minh thực tế hoạt động của người nộp thuế tại địa chỉ đã đăng ký.

Bốn là, người nộp thuế đã làm thủ tục chuyển địa điểm tại cơ quan thuế nơi đi nhưng quá thời hạn theo quy định không đến làm thủ tục tại cơ quan thuế nơi đến theo quy định tại Thông tư số 95/2016/TT-BTC. Bộ phận đăng ký thuế tại cơ quan thuế nơi đến căn cứ hồ sơ chuyển địa điểm của cơ quan thuế chuyển đi và thời hạn quy định để lập Phiếu đề nghị giải quyết chuyển Bộ phận kiểm tra để thực hiện xác minh nếu người nộp thuế không làm thủ tục đăng ký thuế tại cơ quan thuế nơi đến.

Năm là, người nộp thuế không có thông tin phản hồi, không thực hiện các văn bản của cơ quan thuế. Sáu là, các trường hợp khác (nếu cần phải xác minh).

Cơ quan Thuế khuyến cáo người nộp thuế cần lưu ý, theo quy định của Luật doanh nghiệp, biển hiệu tên doanh nghiệp phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp theo các nội dung bắt buộc như: Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có); Tên cơ sở sản xuất kinh doanh theo đúng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; Địa chỉ, số điện thoại.

Biển hiệu chỉ được viết, đặt sát cổng, hoặc mặt trước của trụ sở hoặc nơi kinh doanh của tổ chức, cá nhân; mỗi cơ quan, tổ chức chỉ được viết, đặt một biển hiệu tại cổng; tại trụ sở hoặc nơi kinh doanh độc lập với tổ chức, cá nhân khác chỉ viết, đặt một biển hiệu ngang và không quá hai biển hiệu dọc.

4.2. Hậu quả đối với doanh nghiệp không hoạt động tại trụ sở đã đăng ký:

Việc doanh nghiệp hoạt động kinh doanh không đúng địa chỉ đã đăng kí thuế thì bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 185/2013/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 124/2015/NĐ-CP có quy định như sau:

Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với hành vi hoạt động kinh doanh không đúng địa điểm, trụ sở ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Phạt tiền gấp 2 lần mức tiền phạt đối với hành vi vi phạm trên trong trường hợp kinh doanh ngành, nghề thuộc danh mục ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện. Như vậy, doanh nghiệp kinh doanh có điều kiện sẽ bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng nếu hoạt động  kinh doanh không đúng địa điểm, trụ sở ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. 

Doanh nghiệp kinh doanh không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đối với hóa đơn xuất tại điểm kinh doanh không đăng ký 

Thông tư 219/2013/TT-BTC quy định, cơ sở kinh doanh không được tính khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào đối với các trường hợp:

-Hóa đơn không ghi hoặc ghi không đúng một trong các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán nên không xác định được người bán; trừ trường hợp cơ sở kinh doanh được kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ mua vào dưới hình thức ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác mà hóa đơn mang tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền.

Như vậy, đối với doanh nghiệp có địa chỉ trụ sở đang hoạt động không trùng với địa chỉ trụ sở đã đăng ký thì hóa đơn xuất tại địa chỉ trụ sở đang hoạt động sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.

Không được hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thuế thuế doanh nghiệp với những chi phí liên quan tới địa điểm kinh doanh không đăng ký kinh doanh

Thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp được tính như sau:

Thu nhập chịu thuế = Doanh thu – Chi phí được trừ + Các khoản thu nhập khác

Trừ các khoản chi không được trừ theo quy định pháp luật, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

– Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

– Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật

– Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Nếu doanh nghiệp không hoạt động tại trụ sở đăng ký, doanh nghiệp sẽ không được trừ các khoản trên khi tính thu nhập chịu thuế Doanh nghiệp. Các khoản chi phí trên thực tế là: Chi phí thuê/sửa chữa nhà, văn phòng; Chi phí tiền điện nước; Chi phí khác liên quan tới văn phòng.

Khi cơ quan thuế xác định là “người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”, sau một thời hạn nhất định, cơ quan thuế sẽ thực hiện đóng mã số thuế của doanh nghiệp. Doanh nghiệp bị đóng mã số thuế không được phép xuất hóa đơn, hóa đơn được xuất trong trường hợp này không có giá trị sử dụng.

Theo quy trình đặt in hóa đơn, doanh nghiệp phải nộp mẫu số 3.14 về việc đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Trong 5 ngày, cơ quan thuế quản lý trực tiếp sẽ xuống trụ sở doanh nghiệp để kiểm tra. Khi đó, doanh nghiệp sẽ phải chuẩn bị đầy đủ biển công ty, hồ sơ pháp lý của công ty, văn bản xác nhận quyền sử dụng hợp pháp địa chỉ trụ sở cũng như bàn ghế, sổ sách và các vật dụng khác liên quan chứng minh công ty có hoạt động. Nếu doanh nghiệp không có hoạt động thực tế tại địa điểm đăng ký thì  không được chấp thuận được in hóa đơn.

Như vậy, trong trường hợp kết quả xác minh là người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký thì cơ quan thuế phối hợp với chính quyền địa phương lập Biên bản xác minh tình trạng hoạt động của người nộp thuế. Cơ quan thuế ban hành Thông báo người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày ghi trên biên bản, đồng thời cập nhật trạng thái “Người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký” vào Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế.