Mẫu biên bản phiên giải trình trực tiếp và hướng dẫn soạn thảo chi tiết

1. Biên bản phiên giải trình trực tiếp là gì?

Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn quy định Mẫu số 02/BB về biên bản phiên giải trình trực tiếp, trong đó:

– Vi phạm hành chính về thuế là hành vi có lỗi do tổ chức, cá nhân thực hiện vi phạm quy định của pháp luật về quản lý thuế, pháp luật về thuế và các khoản thu khác (tiền sử dụng đất; tiền thuê đất, thuê mặt nước; tiền cấp quyền khai thác khoáng sản; tiền cấp quyền khai thác tài nguyên nước; lợi nhuận sau thuế còn lại sau khi trích lập các quỹ của doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ; cổ tức, lợi nhuận được chia cho phần vốn nhà nước đầu tư tại công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên) mà không phải là tội phạm và theo quy định của pháp luật phải bị xử phạt vi phạm hành chính.

– Vi phạm hành chính về hóa đơn là hành vi có lỗi do tổ chức, cá nhân thực hiện vi phạm quy định của pháp luật về hóa đơn mà không phải là tội phạm và theo quy định của pháp luật phải bị xử phạt vi phạm hành chính.

Khi tổ chức, cá nhân vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn thì phải giải trình, có thể thông qua văn bản hoặc giải trình trực tiếp tại phiên họp. Theo đó, giải trình trực tiếp là trường hợp cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính phải gửi văn bản yêu cầu được giải trình trực tiếp đến người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính. Cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính, người đại diện hợp pháp của họ có quyền tham gia phiên giải trình và đưa ra ý kiến, chứng cứ để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.

Biên bản phiên giải trình trực tiếp là văn bản ghi lại những sự kiện diễn ra trong phiên giải trình trực tiếp liên quan đến vi phạm hành chính như các bên tham gia phiên giải trình, nội dung phiên giải trình,…làm căn cứ cho người có thẩm quyền ra quyết định xử phạt hành chính sau đó.

Biên bản phiên giải trình trực tiếp được sử dụng để người có thẩm quyền căn cứ vào đó có thể đưa ra quyết định xử phạt hành chính chính xác, đúng đắn, phù hợp và tương xứng với tính chất, mức độ của hành vi vi phạm. Phiên giải trình trực tiếp cũng là cơ hội để các cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính có thể trình bày, đưa ra lý do thuyết phục về lỗi vi phạm của mình nhằm chứng minh mình hoàn toàn tuân thủ đúng, không có vi phạm hay chỉ đơn giản là để giảm nhẹ mức xử phạt cho  mình.

2. Mẫu biên bản phiên giải trình trực tiếp:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————

BIÊN BẢN

Phiên giải trình trực tiếp

– Căn cứ Luật Xử lý vi phạm hành chính ngày 20 tháng 6 năm 2012;

– Căn cứ Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019;

– Căn cứ Nghị định số …/…../NĐ-CP ngày … tháng … năm …. của Chính phủ quy định về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn;

– Căn cứ Biên bản vi phạm hành chính số …/BB-VPHC lập hồi … giờ …phút, ngày…… tháng…… năm…… tại……;

– Căn cứ văn bản yêu cầu được giải trình trực tiếp ngày…. tháng… năm…. của <ông (bà)/tổ chức>^[3]

– Căn cứ văn bản ủy quyền cho người đại diện hợp pháp về việc tham gia phiên giải trình của <ông (bà)/tổ chức>^[3] (nếu có);

– Căn cứ Thông báo số…………ngày….tháng….năm…………của……về việc tổ chức phiên giải trình trực tiếp;

Hôm nay, hồi……giờ……phút, ngày…… tháng……năm ……tại……..

Chúng tôi gồm:

I. Bên tổ chức phiên giải trình:

1. Ông (bà): …… Chức vụ: …Đơn vị:……

2 Ông (bà): …… Chức vụ: ……Đơn vị:…….

II. Bên giải trình:

<Họ và tên cá nhân vi phạm>:………. Giới tính: …………

Ngày, tháng, năm sinh: …../…../…… Quốc tịch: ………..

Nghề nghiệp:…………

Nơi ở hiện tại:……….

Số định danh cá nhân/CMND/Hộ chiếu:…….. ;
ngày cấp:…./…./……. ; nơi cấp: ………

Mã số thuế (nếu có):……..

<Tên tổ chức vi phạm>:……..

Địa chỉ trụ sở chính:………

Số GCN đăng ký đầu tư/doanh nghiệp hoặc GP thành lập/đăng ký hoạt động:………

Ngày cấp:…./…./……; nơi cấp:………..

Mã số thuế:………..

Người đại diện theo pháp luật:^[4]…………. Giới tính: …………

Chức danh:………

Nội dung phiên họp giải trình như sau:

1. Ý kiến của người có thẩm quyền xử phạt:

– Về căn cứ pháp lý:……….

– Về các tình tiết, chứng cứ liên quan đến hành vi vi phạm:…………

– Về hình thức xử phạt, biện pháp khắc phục hậu quả dự kiến áp dụng đối với hành vi vi phạm:…………….

2. Ý kiến của cá nhân/tổ chức vi phạm, người đại diện hợp pháp của cá nhân/tổ chức vi phạm:……..

Phiên giải trình kết thúc vào hồi……giờ…. phút, ngày…. tháng……năm ……….

Biên bản gồm……trang, được lập thành …… bản có nội dung và có giá trị như nhau; đã được đọc cho những người có tên trên cùng nghe, công nhận là đúng, cùng ký tên dưới đây; lưu trong hồ sơ và đã giao cho bên giải trình 01 bản.

ĐẠI DIỆN BÊN GIẢI TRÌNH

(Ký, ghi rõ họ tên)

ĐẠI DIỆN BÊN TỔ CHỨC GIẢI TRÌNH

(Ký, ghi rõ chức vụ, họ tên)

NGƯỜI GHI BIÊN BẢN

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ nếu có)

3. Hướng dẫn soạn thảo biên bản phiên giải trình trực tiếp:

[1] Ghi tên theo hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư;

Theo đó, thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính:

a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

c) Số, ký hiệu của văn bản.

d) Địa danh và thời gian ban hành văn bản.

đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

e) Nội dung văn bản.

g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

h) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

i) Nơi nhận.

Ngoài các thành phần chính quy định ở trên, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác:

a) Phụ lục.

b) Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.

c) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.

d) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.

Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản. Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này. Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II Nghị định này. Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Nghị định này.

[2] Ghi tên cơ quan của người có thẩm quyền lập biên bản;

[3] Ghi họ và tên của cá nhân/tên của tổ chức vi phạm;

[4] Ghi họ và tên của người đại diện theo pháp luật nêu là công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty cổ phần; ghi họ và tên của chủ doanh nghiệp nếu là doanh nghiệp tư nhân; ghi họ và tên của người đứng đầu tổ chức không phải là doanh nghiệp.

4. Thủ tục giải trình trực tiếp:

– Luật xử lý vi phạm hành chính 2012 quy định: Đối với hành vi vi phạm hành chính mà pháp luật quy định áp dụng hình thức xử phạt tước quyền sử dụng giấy phép, chứng chỉ hành nghề có thời hạn hoặc đình chỉ hoạt động có thời hạn hoặc áp dụng mức phạt tiền tối đa của khung tiền phạt đối với hành vi đó từ 15.000.000 đồng trở lên đối với cá nhân, từ 30.000.000 đồng trở lên đối với tổ chức thì cá nhân, tổ chức vi phạm có quyền giải trình trực tiếp hoặc bằng văn bản với người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính.

– Đối với trường hợp giải trình trực tiếp, cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính phải gửi văn bản yêu cầu được giải trình trực tiếp đến người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính.

– Người có thẩm quyền xử phạt phải thông báo bằng văn bản cho người vi phạm về thời gian và địa điểm tổ chức phiên giải trình trực tiếp trong thời hạn 05 ngày, kể từ ngày nhận được yêu cầu của người vi phạm.

– Người có thẩm quyền xử phạt tổ chức phiên giải trình trực tiếp và có trách nhiệm nêu căn cứ pháp lý và tình tiết, chứng cứ liên quan đến hành vi vi phạm hành chính, hình thức xử phạt, biện pháp khắc phục hậu quả dự kiến áp dụng đối với hành vi vi phạm. Cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính, người đại diện hợp pháp của họ có quyền tham gia phiên giải trình và đưa ra ý kiến, chứng cứ để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.

– Việc giải trình trực tiếp được lập thành biên bản và phải có chữ ký của các bên liên quan; trường hợp biên bản gồm nhiều tờ thì các bên phải ký vào từng tờ biên bản. Biên bản này phải được lưu trong hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính và giao cho cá nhân, tổ chức vi phạm hoặc người đại diện hợp pháp của họ 01 bản.

– Người có thẩm quyền xử phạt có trách nhiệm xem xét ý kiến giải trình của cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính trước khi ra quyết định xử phạt.