Trong mỗi buổi họp, buổi meeting hay trong các buổi gặp mặt, gặp gỡ giữa các đối tác thì không thể thiếu biên bản làm việc. Bởi lẽ biên bản làm việc là văn bản không thể thiếu trong cuộc họp, làm việc giữa hai bên đối tác hay khách hàng của công ty.
Mục lục bài viết
1. Mẫu biên bản làm việc là gì?
–
– Biên bản làm việc ghi chép lại những sự việc đã hoặc đang xảy ra trong quá trình trao đổi, họp bàn giữa hai hay nhiều người với nhau. Biên bản này không có hiệu lực pháp lý mà chủ yếu được dùng để làm căn cứ chứng minh các sự việc đã diễn ra. Khi xem lại biên bản, người đọc có thể nắm bắt được toàn bộ tình hình của buổi làm việc đã diễn ra.
– Biên bản làm việc được lập ra nhằm mục đích ghi chép lại diễn biến của buổi làm việc với đầy đủ những diễn biến, ý kiến nêu ra, thỏa thuận và kết quả của buổi làm việc để phục vụ cho một số thủ tục như: ban hành quy chế mới trong tổ chức, doanh nghiệp; thay đổi một số nội dung đang thực hiện… và còn là căn cứ trách nhiệm của các bên sau này khi hiện thực hóa thỏa thuận đã đạt được trong buổi làm việc đó.
– Biên bản làm việc là loại văn bản không thể thiếu trong mỗi buổi làm việc của doanh nghiệp hay những buổi gặp gỡ, trao đổi giữa các đối tác với nhau.
– Tại các buổi làm việc, trao đổi, giải quyết vấn đề, biên bản làm việc là công cụ phổ biến nhất ghi lại nội dung cũng như quá trình làm việc giữa các bên, các thành phần tham gia.
– Biên bản làm việc ghi chép lại những sự việc đã hoặc đang xảy ra trong quá trình trao đổi, họp bàn giữa hai hay nhiều người với nhau. Biên bản này không có hiệu lực pháp lý mà chủ yếu được dùng để làm căn cứ chứng minh các sự việc đã diễn ra. Khi xem lại biên bản, người đọc có thể nắm bắt được toàn bộ tình hình của buổi làm việc đã diễn ra.
– Các số liệu, sự kiện, sự việc trình bày trong biên bản làm việc phải cụ thể, chính xác: nêu rõ thời gian, thời điểm thực hiện thỏa thuận…
– Nội dung biên bản trình bày mạch lạc, rõ ràng, có trọng điểm theo trình tự diễn biến của buổi làm việc.
– Ngôn ngữ sử dụng phải dễ hiểu, súc tích, ngắn gọn.
– Người lập biên bản phải ghi phép thông tin khách quan, trung thực, không đánh giá chủ quan hay đưa cảm xúc cá nhân vào biên bản.
– Phải có chữ ký của người đại diện mỗi bên hoặc từng người tham gia buổi làm việc – để có căn cứ ràng buộc trách nhiệm giữa các bên.
– Tuân thủ các nguyên tắc về nội dung và hình thức của mẫu biên bản làm việc.
– Vào cuối buổi làm việc, người chịu trách nhiệm lập sẽ đọc biên bản làm việc lên để mọi người tham gia cùng nghe và xác nhận lại thông tin.
2. Mẫu biên bản làm việc:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
(1)……, ngày…… tháng …… năm ……
BIÊN BẢN LÀM VIỆC
Về việc (2)…
Hôm nay, vào hồi ………… giờ ……… ngày ……… tháng ………. năm ……….
Tại…….(3)
1. Thành phần tham dự (4)
Ông/bà: ……… Chức vụ:…….
Bộ phận: ……….
Ông/bà: ………. Chức vụ:…….
Bộ phận: ………
Ông/bà: ……… Chức vụ:…….
Bộ phận: ……..
2. Nội dung làm việc (5): ….
Biên bản kết thúc vào hồi ……… giờ ……… ngày ….. tháng…… năm ……… Nội dung làm việc được các thành viên thông qua và cùng ký vào biên bản. (6)
Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký, bao gồm …… trang và được lập thành ……. bản có nội dung và giá trị như nhau, mỗi bên giữ …… bản và gửi tới các cá nhận, tổ chức có liên quan làm căn cứ thực hiện./.
NGƯỜI THAM GIA LÀM VIỆC
(Ký, ghi rõ họ tên)
NGƯỜI LẬP BIÊN BẢN
(Ký, ghi rõ họ tên)
3. Hướng dẫn soạn thảo:
(1) : Điền ngày, tháng, năm lập biên bản
(2) : Điền tên biên bản
(3): Điền ngày, tháng, năm, địa điểm tiến hành lập biên bản
(4): Điền thành phần tham dự bao gồm tên, chức vụ, bộ phận làm việc của những người tham dự
(5): Điền nội dung làm việc
(6): Điền ngày, tháng, năm kết thúc biên bản làm việc, sau đó các bên ký vào cuối văn bản ( người tham gia làm việc, người lập biên bản ký và ghi rõ họ tên)
Yêu cầu của biên bản làm việc
Biên bản làm việc được sử dụng khi một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cần trình bày lại nội dung làm việc hay thỏa thuận giải quyết một vấn đề đã được thông qua cần có sự ký nhận của những người tham gia.
Chính vì vậy, một biên bản làm việc phải đáp ứng được một số yêu cầu dưới đây:
– Sự việc, sự kiện, các số liệu phải chính xác, cụ thể, chi tiết;
– Người lập biên bản phải ghi chép đầy đủ, trung thực, khách quan, không đưa cảm xúc cá nhân và đánh giá chủ quan vào biên bản;
– Nội dung rõ ràng, mạch lạc, có trọng điểm;
– Thông tin chặt chẽ, logic, theo trình tự diễn biến của buổi làm việc;
– Ngôn từ súc tích, ngắn gọn, dễ hiểu, không dùng từ nhiều nghĩa gây hiểu lầm cho người đọc;
– Tuân thủ về nội dung và hình thức.
Nội dung của biên bản bao gồm những phần sau:
Với mẫu biên bản được dùng nhiều nhất hiện nay, nội dung chính gồm:
– Thời gian, địa điểm ghi lại sự việc
– Thành phần tham dự
– Nội dung làm việc
– Thời gian kết thúc buổi làm việc
– Thông tin về số trang, số bản
– Chữ ký của các bên
Lưu ý khi viết biên bản làm việc
Để đảm bảo giá trị cho biên bản làm việc, người viết biên bản phải lưu ý những vấn đề dưới đây:
– Nội dung và phạm vi làm việc phải hợp pháp, không trái quy định của pháp luật, không thỏa thuận, trao đổi các ngành nghề bị pháp luật cấm
– Cần ghi chú đầy đủ, chính xác và chi tiết, nhất là các vấn đề trọng tâm. Nếu lời nói của đại diện các bên thì cần ghi lại nguyên văn để những người không tham gia có thể hiểu trọn vấn đề và dễ dàng thực hiện.
– Nên xác định và ghi rõ vấn đề đã được thống nhất và thông qua; thời gian, thời điểm thực hiện thỏa thuận, nếu không buổi làm việc sẽ trở nên vô nghĩa và không một ai chịu trách nhiệm thực hiện.
– Biên bản làm việc phải có chữ ký của người đại diện hợp pháp của mỗi bên hoặc từng người tham gia buổi làm việc hoặc đại diện hợp pháp của người đó. Chữ ký này ghi nhận các bên, các thành phần tham gia đã xác nhận kết quả làm việc và đây sẽ là một trong những căn cứ ràng buộc trách nhiệm giữa các bên.
Các thuộc tính quan trọng của biên bản bao gồm:
– Thứ nhất, tính xác thực: Cần có thể xác định và tốt nhất là chứng minh quá trình tạo ra biên bản và ai là người tạo được ủy quyền của nó
– Thứ hai, tính hoàn thiện: Hồ sơ phải chứa tất cả các nội dung cần thiết để đóng vai trò là bằng chứng của giao dịch mà nó đang ghi lại. Điều này không có nghĩa là một biên bản phải chứa mọi thứ mà nó liên quan; chỉ đơn giản là nó được hoàn thành theo cách riêng của nó
– Thứ ba , độ tin cậy: Điều quan trọng là nội dung của hồ sơ có thể được dựa trên như một đại diện chính xác của giao dịch mà nó đang ghi lại
– Thứ tư, tính cố định: Sau khi được tuyên bố là một biên bản, nội dung của nó sẽ không còn bị thay đổi hoặc thay đổi theo bất kỳ cách nào. Theo cách này, giá trị bằng chứng của nó được bảo tồn (bằng cách đảm bảo rằng nội dung của một biên bản vẫn chính xác như lúc tạo).
Vai trò của một biên bản chuẩn, chính xác:
– Tất cả mọi điều được thể hiện trong biên bản đều được chấp nhận là bằng chứng . Một biên bản tốt biểu hiện thiện chí từ phía bạn và tôn trọng luật pháp. Nó thể hiện kiến thức của bạn về luật pháp và các giới hạn mà nó đặt cả vào hành vi của bạn và của chính phủ. Không chỉ vậy đó còn là tự chứng thực để có thể dễ dàng được chấp nhận làm bằng chứng tại bất kỳ
– Biên bản quy định khả năng của bất kỳ loại cố ý bất chấp nghĩa vụ pháp lý đã biết. Lý do là tất cả các tội phạm thuế đều có “ý chí” là điều kiện tiên quyết. Nó được sắp xếp theo cách mà thông tin liên quan đến đối thủ của bạn không thể tách rời khỏi thông tin giúp đối thủ của bạn mà không làm mất hiệu lực cả hai.
