Biên bản làm việc là văn bản không thể thiếu trong cuộc họp, làm việc giữa hai bên đối tác hay khách hàng của công ty. Biên bản làm việc ghi lại thời gian, địa điểm và những nội dung được đề cập đến trong buổi làm việc giữa các bên.
Mục lục bài viết
1. Biên bản làm việc được hiểu như thế nào?
Biên bản là văn bản hành chính thông dụng được ban hành để ghi nhận sự kiện thực tế xảy ra (ghi chép lại một sự việc, hành động diễn ra hoặc miêu tả diễn biến, ghi lại các ý kiến, các kết luận, quyết định của hội nghị) làm cơ sở giúp các chủ thể quản lý giải quyết công việc đảm bảo tính chặt chẽ về thủ tục.
Phân loại biên bản bao gồm:
– Biên bản vụ việc (ghi nhận sự kiện thực tế xảy ra có giá trị chứng cứ để chủ thể có thẩm quyền áp dụng pháp luật);
– Biên bản hội nghị (được lập trong các cuộc họp, hội nghị, đại hội của cơ quan, của ngành… có vai trò ghi nhận toàn bộ diễn biến hội nghị.
Mục đích sử dụng biên bản làm việc:
– Biên bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra làm chứng cứ minh chứng cho các sự kiện thực tế đã xảy ra làm căn cứ để các bên có liên quan giải quyết sự việc.
– Biên bản mô tả lại các tình tiết khách quan nhằm cung cấp các thông tin để làm cơ sở cho các quyết định quản lý của các cơ quan, cá nhân…
2. Biên bản làm việc với khách hàng :
CƠ QUAN/ĐƠN VỊ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
————– Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
————————-
Số: ……./BB-LAMVIEC
BIÊN BẢN LÀM VIỆC
Hôm nay, vào lúc………..giờ………phút; ngày………….tháng………….năm………
Tại……… Chúng tôi gồm:
1/……….Chức vụ:…………..Đơn vị…….
2/……….Chức vụ:…………..Đơn vị…….
Đã làm việc với:
1/Ông (bà):………….Năm sinh…………Quốc tịch…..
Nghề nghiệp……
Địa chỉ: ……
Giấy CMND/Hộ chiếu số:…….Ngày cấp………Nơi cấp……
2/ Ông (bà):………..Năm sinh………..Quốc tịch……
Nghề nghiệp…….
Địa chỉ: ……
Giấy CMND/Hộ chiếu số:……….Ngày cấp……..Nơi cấp……
Nội dung làm việc:….
Biên bản kết thúc vào…….giờ….. phút; ngày………tháng……….năm……
Biên bản được lập thành……..bản; mỗi bản gồm……….tờ; có nội dung và giá trị như nhau. Đã giao cho……….. 01 bản.
Sau khi đọc biên bản, những người có mặt đồng ý về nội dung biên bản và cùng ký vào biên bản.
Ý kiến bổ sung khác (nếu có)
…….
NGƯỜI THAM GIA LÀM VIỆC NGƯỜI LẬP BIÊN BẢN
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
3. Biên bản làm việc giữa hai bên – Mẫu số 01:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
***********
BIÊN BẢN LÀM VIỆC
(Số: ……/……/BBLV)
Hôm nay, vào lúc ….. giờ …… phút, ngày …… tháng …… năm ……. , tại văn phòng Công ty ……..
Địa chỉ: ….
Chúng tôi gồm:
BÊN A : …………….Địa chỉ : …………
Điện thoại :………….Fax : ……
Đại diện : …
Mã số thuế : …
Số tài khoản : …
Hoặc: : …
BÊN B: …
Địa chỉ: …
Điện thoại:…… Fax : ……
Đại diện: ……
NỘI DUNG LÀM VIỆC
Nội dung làm việc cụ thể
……..
Kết Luận:
……..
Buổi làm việc kết thúc vào lúc ……….. giờ …….. phút cùng ngày.
Biên bản này gồm 02 (hai) trang, được lập thành 02 bản có giá trị như nhau.
Biên bản này đã được đọc lại cho mọi người tham gia họp làm việc cùng nghe và đồng ý ký xác nhận.
(Đại điện các bên ký, ghi rõ họ tên)
BÊN A BÊN B
4. Mẫu biên bản làm việc – Mẫu số 02:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
………, ngày…… tháng …… năm ……
BIÊN BẢN LÀM VIỆC
Về việc (1)………
Hôm nay, vào hồi ………… giờ ……… ngày ……… tháng ………. năm ……….
Tại….
1. Thành phần tham dự (2):
1) Ông/bà: …………. Chức vụ:…………
Bộ phận: ………
2) Ông/bà: ……………. Chức vụ:………..
Bộ phận: …….
3) Ông/bà: …………… Chức vụ:……….
Bộ phận: ……….
Nội dung làm việc (3):…….
Biên bản kết thúc vào hồi ……… giờ ……… ngày ….. tháng…… năm ……… Nội dung làm việc được các thành viên thông qua và cùng ký vào biên bản.
Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký, bao gồm …… trang và được lập thành ……. bản có nội dung và giá trị như nhau, mỗi bên giữ …… bản và gửi tới các cá nhận, tổ chức có liên quan làm căn cứ thực hiện./.
| NGƯỜI THAM GIA LÀM VIỆC (4) (Ký, ghi rõ họ tên) | NGƯỜI LẬP BIÊN BẢN (Ký, ghi rõ họ tên) |
5. Mẫu biên bản làm việc – Mẫu số 03:
| CÔNG TY ………….. Số: ……. | CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc —————————- |
BIÊN BẢN LÀM VIỆC
Hôm nay, hồi ……. giờ ……… ngày ……… tháng ………. năm ……….
Tại …………
Chúng tôi gồm:
1/ ……… Chứcvụ: ………… Đơn vị …..
2/ ………. Chức vụ: …….. Đơn vị …………
Đã làm việc với:
1/ Ông (bà): ………. CMND/CCCD số …..
Địa chỉ: ………
CCCD/Hộ chiếu số:…………….. Ngày cấp ……………… Nơi cấp ………………….
2/ Ông (bà): ………….. CMND/CCCD số ……….
Địa chỉ …….
Nội dung làm việc:……..
Biên bản kết thúc vào hồi ……… giờ ……… ngày ……… tháng ……… năm ………
Biên bản được lập thành………bản; mỗi bản gồm …… tờ; có nội dung và giá trị như nhau. Đã giao cho mỗi bên …. bản.
Sau khi đọc biên bản, những người có mặt đồng ý về nội dung biên bản và cùng ký vào biên bản.
| ĐẠI DIỆN BÊN THAM GIA LÀM VIỆC (Ký, ghi rõ họ tên) | NGƯỜI LẬP BIÊN BẢN (Ký, ghi rõ họ tên) |
6. Cách soạn thảo biên bản chuẩn:
a) Trong biên bản phải có các yếu tố cơ bản sau:
– Quốc hiệu và tiêu ngữ.
– Tên văn bản và trích yếu nội dung.
– Ngày… tháng… năm… giờ… (ghi rất cụ thể thời gian giờ phút lập biên bản).
– Thành phần tham dự (kiểm tra, xác nhận sự kiện thực tế dự hội họp…..)
– Nội dung (sự kiện thực tế diễn ra)
– Phần kết thúc (ghi rõ thời gian và lý do)
– Thủ tục ký xác nhận.
b) Yêu cầu của biên bản:
– Số liệu, sự kiện chính xác, cụ thể;
– Ghi chép trung thực, đầy đủ, khách quan, không ghi theo ý kiến chủ quan;
– Nội dung biên bản có trọng tâm, trọng điểm, ngắn gọn nhưng phải xúc tích
– Các bên tham gia ký và ghi rõ họ tên tại cuối biên bản để làm bằng chứng các bên đã xác nhận kết quả làm việc và làm căn cứ để thực hiện và ràng buộc trách nhiệm giữa các bên. Cụ thể như trường hợp sau đây:
+ Theo quy định tại
+ Buổi làm việc giữa hai đối tác kinh doanh với nhau thì cần thiết phải có chữ ký của Tổng Giám đốc/Giám đốc hoặc là cá nhân khác là người đại diện theo pháp luật, còn đối với các trường hợp người tham gia làm việc là người được ủy quyền thì phải có giấy ủy quyền của người đại diện hợp pháp và được ghi vào nội dung biên bản.
