Bên tổng thầu và bên nhận thầu sẽ lập biên bản để ghi lại quá trình làm việc khi có một dự án đầu tư nhất định. Vậy biên bản làm việc của bên tổng thầu và bên nhận thầu là gì? Nội dung Biên bản làm việc của bên tổng thầu và bên nhận thầu được thể hiện như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Biên bản làm việc của bên tổng thầu và bên nhận thầu là gì?
Căn cứ vào Luật Đấu thầu 2013, dưới đây là một số khái niệm liên quan đến hoạt động đấu thầu:
Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu để ký kết và thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp; lựa chọn nhà đầu tư để ký kết và thực hiện hợp đồng dự án đầu tư theo hình thức đối tác công tư, dự án đầu tư có sử dụng đất trên cơ sở bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế.
Nhà thầu chính là nhà thầu chịu trách nhiệm tham dự thầu, đứng tên dự thầu và trực tiếp ký, thực hiện hợp đồng nếu được lựa chọn. Nhà thầu chính có thể là nhà thầu độc lập hoặc thành viên của nhà thầu liên danh.
Nhà thầu phụ là nhà thầu tham gia thực hiện gói thầu theo hợp đồng được ký với nhà thầu chính. Nhà thầu phụ đặc biệt là nhà thầu phụ thực hiện công việc quan trọng của gói thầu do nhà thầu chính đề xuất trong hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất trên cơ sở yêu cầu ghi trong hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu.
Nhà thầu nước ngoài là tổ chức được thành lập theo pháp luật nước ngoài hoặc cá nhân mang quốc tịch nước ngoài tham dự thầu tại Việt Nam.
Nhà thầu trong nước là tổ chức được thành lập theo pháp luật Việt Nam hoặc cá nhân mang quốc tịch Việt Nam tham dự thầu.
Mẫu biên bản làm việc của bên tổng thầu và bên nhận thầu là văn bản ghi chép lại những thông tin về các bên tham gia tiến hành lập biên bản, nội dung biên bản, thời gian và địa điểm lập biên bản…Mẫu biên bản làm việc của bên tổng thầu và bên nhận thầu phải được công khai, minh bạch giữa các bên và được sao chép thành nhiều bản để tiện cho việc lưu trữ, theo dõi tiến độ làm việc của các bên.
2. Mẫu biên bản làm việc của bên tổng thầu và bên nhận thầu:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
———————-
Địa danh, ngày…tháng…năm…
BIÊN BẢN LÀM VIỆC
Căn cứ vào tình hình thực tế của dự án .. …, huyện …….., tỉnh … của Công ty cổ phần đầu tư xây dựng …
Căn cứ nhu cầu và khả năng của hai bên.
Hôm nay, ngày …. tháng …. năm 20…… tại Văn phòng Công ty cổ phần đầu tư xây dựng …………. chúng tôi gồm:
Bên tổng thầu: (Sau đây gọi là bên A).
Tên giao dịch: …
Đại diện là: Ông ……….. Chức vụ: Giám đốc.
Địa chỉ: …
Điện thoại: …
Mã số thuế: ……
Tài khoản: ……. tại Ngân hàng ……
Bên nhận thầu: (Sau đây gọi là bên B).…..
Đại diện là: Ông ………… Chức vụ: Chủ tịch HĐQT.
Địa chỉ: ……
Điện thoại: …. Fax: ………
Email: ……
Tài khoản: …….. tại Ngân hàng ………
MST: …
Bên tổng thầu và bên nhận thầu được gọi riêng là bên và gọi chung là các bên.
HAI BÊN ĐÃ BÀN BẠC VÀ THỐNG NHẤT NỘI DUNG SAU:
Ví dụ:
1. Bên B: Công ty CP đầu tư xây dựng và thương mại …….. nhất trí nhận ký hợp đồng thi công công trình: “Cải tạo, nâng cấp các tuyến đường giao thông xã …., huyện …., tỉnh ….”.Công trình này hiện đang làm thủ tục để chuẩn bị đấu thầu.
Nếu được trúng thầu, bên B sẽ trả tiền bảo lãnh thực hiện hợp đồng cho bên A số tiền là: …….000.000.000đ (….. tỷ đồng chẵn) theo lộ trình như sau:
+ Bên B thực hiện đặt cọc cho bên A số tiền là: ……0.000.000đ ( ….. trăm triệu đồng chẵn), để bên A lo các thủ tục cho đến khi bên B ký được hợp đồng thi công, thời gian đặt cọc: Chậm nhất, Ngày ….. tháng ….. năm 201…. bên B chuyển tiền vào tài khoản của bên A).
+ Sau khi trúng thầu ký hợp đồng với Chủ đầu tư xong, bên B chuyển trả bên A số tiền …..0.000.000đ (…..trăm triệu đồng chẵn).
+ Sau khi nhận được tiền tạm ứng bên B thanh toán nốt …000.000.000đ (….. tỷ đồng) còn lại cho bên A.
2. Bên A: .:
Bên A đồng ý nhận đảm bảo cho bên B trúng thầu và ký
Giá trị khối lượng xây lắp công trình khoảng ………. tỷ đồng.
3. Trách nhiệm của các bên:
Trách nhiệm của bên A:
Bên A có nghĩa vụ thực hiện đúng cam kết với các nội dung mà hai bên đã thoả thuận .Bên A có trách nhiệm hoàn trả số tiền đặt cọc trên cho bên B nếu dự án trên không thực hiện được.
Trách nhiệm của bên B:
Bên B có trách nhiệm thực hiện các nội dung trong biên bản này đối với bên A. Thi công công trình đảm bảo yêu cầu về tiến độ và kỹ thuật.
4. Trường hợp không thực hiện thỏa thuận:
Trong vòng 30 ngày kể từ ngày bên B nộp khoản tiền đặt cọc nếu bên A không thực hiện được cam kết thì bên A phải hoàn trả lại bên B số tiền trên Thời gian hoàn trả không quá 30 ngày.
Nếu bên A vẫn thực hiện dự án nhưng lại giao cho đơn vị khác làm Tổng thầu thì bên A phải bồi thường cho bên B số tiền bằng 15% giá trị tổng dự án trên trong vòng 60 ngày kể từ khi giao cho đơn vị khác.
5. Điều khoản chung:
5.1: Hai bên cam kết thực hiện đúng những điều đã nêu trong biên bản , Nếu bên nào sai, bên đó phải chịu trách nhiệm trước pháp luật. Biên bản này chỉ có giá trị khi bên A nhận được số tiền đặt cọc trên từ bên B theo đúng nội dung đã cam kết.
5.2 Biên bản này có hiệu lực kể từ ngày ký và tự động hết hiệu lực nếu các bên đã thực hiện xong trách nhiệm và nghĩa vụ như đã cam kết tại các điều khoản trên hoặc có sự thoả thuận chấm dứt của hai bên. Biên bản được lập thành 02 bản mỗi bên giữ 01 bản./.
Đại diện bên A
(Ký và ghi rõ họ tên)
Đại diện bên B
(Ký và ghi rõ họ tên)
3. Hướng dẫn viết biên bản làm việc của bên tổng thầu và bên nhận thầu:
Phần nội dung của của biên bản làm việc của bên tổng thầu và bên nhận thầu yêu cầu hai bên phải cung cấp đầy đủ chính xác, chi tiết nhất những thông tin sau đây: những thông tin về các bên tham gia tiến hành lập biên bản, nội dung biên bản, thời gian và địa điểm lập biên bản…Cuối biên bản làm việc của bên tổng thầu và bên nhận thầu thì các bên sẽ tiến hành ký, ghi rõ họ tên.
4. Những quy định của về hoạt động đấu thầu:
Căn cứ vào những quy định của Luật Đấu thầu 2013 ta có thể thấy như sau:
4.1. Tư cách hợp lệ của nhà thầu, nhà đầu tư:
+ Nhà thầu, nhà đầu tư là tổ chức có tư cách hợp lệ khi đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:
– Có đăng ký thành lập, hoạt động do cơ quan có thẩm quyền của nước mà nhà thầu, nhà đầu tư đang hoạt động cấp;
– Hạch toán tài chính độc lập;
– Không đang trong quá trình giải thể; không bị kết luận đang lâm vào tình trạng phá sản hoặc nợ không có khả năng chi trả theo quy định của pháp luật;
– Đã đăng ký trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia;
– Bảo đảm cạnh tranh trong đấu thầu theo quy định tại Điều 6 của Luật này;
– Không đang trong thời gian bị cấm tham dự thầu;
– Có tên trong danh sách ngắn đối với trường hợp đã lựa chọn được danh sách ngắn;
– Phải liên danh với nhà thầu trong nước hoặc sử dụng nhà thầu phụ trong nước đối với nhà thầu nước ngoài khi tham dự thầu quốc tế tại Việt Nam, trừ trường hợp nhà thầu trong nước không đủ năng lực tham gia vào bất kỳ phần công việc nào của gói thầu.
+ Nhà thầu, nhà đầu tư là cá nhân có tư cách hợp lệ khi đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:
– Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định pháp luật của nước mà cá nhân đó là công dân;
– Có chứng chỉ chuyên môn phù hợp theo quy định của pháp luật;
– Đăng ký hoạt động hợp pháp theo quy định của pháp luật;
– Không đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự;
– Không đang trong thời gian bị cấm tham dự thầu.
Ta có thể thấy, nhà thầu, nhà đầu tư có tư cách hợp lệ được tham dự thầu với tư cách độc lập hoặc liên danh; trường hợp liên danh phải có
4.2. Việc bảo đảm cạnh tranh trong đấu thầu được quy định cụ thể tại Điều 6, Luật Đấu thầu 2013:
“1. Nhà thầu nộp hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự sơ tuyển phải độc lập về pháp lý và độc lập về tài chính với các nhà thầu tư vấn lập hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển; đánh giá hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự sơ tuyển; thẩm định kết quả mời quan tâm, kết quả sơ tuyển.
2. Nhà thầu tham dự thầu phải độc lập về pháp lý và độc lập về tài chính với các bên sau đây:
a) Chủ đầu tư, bên mời thầu;
b) Các nhà thầu tư vấn lập, thẩm tra, thẩm định hồ sơ thiết kế, dự toán; lập, thẩm định hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu; đánh giá hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất; thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu gói thầu đó;
c) Các nhà thầu khác cùng tham dự thầu trong một gói thầu đối với đấu thầu hạn chế.
3. Nhà thầu tư vấn giám sát thực hiện hợp đồng phải độc lập về pháp lý và độc lập về tài chính với nhà thầu thực hiện hợp đồng, nhà thầu tư vấn kiểm định gói thầu đó.
4. Nhà đầu tư tham dự thầu phải độc lập về pháp lý và độc lập về tài chính với các bên sau đây:
a) Nhà thầu tư vấn đấu thầu đối với dự án đầu tư theo hình thức đối tác công tư, dự án đầu tư có sử dụng đất cho đến ngày ký kết hợp đồng dự án;
b) Nhà thầu tư vấn thẩm định dự án đầu tư theo hình thức đối tác công tư, dự án đầu tư có sử dụng đất cho đến ngày ký kết hợp đồng dự án;
c) Cơ quan nhà nước có thẩm quyền, bên mời thầu.”
Để đảm bảo việc cạnh tranh lành mạnh giữa các nhà thầu thì nhà thầu phải nộp hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự sơ tuyển phải độc lập về pháp lý và độc lập về tài chính với các nhà thầu tư vấn lập hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển; đánh giá hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự sơ tuyển; thẩm định kết quả mời quan tâm, kết quả sơ tuyển. Đồng thời, sẽ có do những người có thẩm quyền xem xét và thẩm định những nhà thầu.
