Biên bản kỷ luật được quy định trong Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Theo đó, chủ thể quản lý có quyền và trách nhiệm kịp thời lập biên bản, tiến hành hình thức kỷ luật đối với nhân viên vi phạm.
Mục lục bài viết
1. Kỷ luật là gì?
Kỷ luật là những quy tắc xử sự chung do một cơ quan, tổ chức đặt ra. Hình thức cũng như phương pháp kỷ luật sẽ được áp dụng nếu nhân viên vi phạm nội quy công ty. Do đó, nội quy yêu cầu tất cả các thành viên thuộc cơ quan, tổ chức đó phải tuân theo. Khi đồng ý làm việc, nhân viên phải tuân thủ nội quy, thể hiện ý nghĩa xây dựng tập thể vững mạnh.
Kỷ luật mang tính pháp lý hoặc không mang tính pháp lý. Tính pháp lý được áp dụng đối với các vi phạm được pháp luật quy định. Không mang tính pháp lý nếu các hình thức kỷ luật do công ty đặt ra và thừa nhận trong hoạt động quản lý doanh nghiệp.
Tính pháp lý, không mang tính pháp lý được hiểu như sau:
– Hình thức kỷ luật không mang tính pháp lý:
Đối với hoạt động tổ chức quản lý, điều hành của các tổ chức không phải thuộc Cơ quan Nhà nước. Khi đó, nội quy là những quy định cho các cá nhân trong tổ chức xây dựng và đảm bảo thực hiện. Nội quy bắt buộc họ phải thực hiện theo, trường hợp không tuân thủ những nội quy đó sẽ phải chịu hình thức kỷ luật tương ứng đã đặt ra từ trước.
– Hình thức kỷ luật mang tính pháp lý:
Cơ quan Nhà nước thực hiện các hoạt động quản lý, điều hành theo quy định về nhiệm vụ, quyền hạn luật quy định. Do đó các hình thức kỷ luật là những quy định mang tính chất bắt buộc các cán bộ, công chức, viên chức phải tuân thủ. Thể hiện tư tưởng, sự thống nhất và đoàn kết mang đến sức mạnh tập thể. Nếu không thực hiện sẽ bị xử lý kỷ luật, việc xử lý kỷ luật này sẽ mang tính pháp lý.
Bởi các chủ thể làm việc trong cơ quan nhà nước được bổ nhiệm, thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định. Pháp luật ràng buộc chặt chẽ hành vi, việc làm được và không được làm của họ. Các đối tượng này có thể bị xử lý tương ứng với biện pháp xử phạt vi phạm hành chính hoặc hình sự.
2. Biên bản kỷ luật tiếng Anh là gì?
Biên bản kỷ luật tiếng Anh là Disciplinary Minutes.
3. Có bắt buộc phải lập Biên bản xử lý kỷ luật nhân viên không?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, khi phát hiện người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật lao động tại thời điểm xảy ra hành vi vi phạm, người sử dụng lao động phải lập Biên bản vi phạm. Đây là trách nhiệm cũng là để đảm bảo quyền lợi cho người sử dụng lao động.
Biên bản xác lập, trình bày cụ thể và khách quan các hành vi và mức độ vi phạm kỷ luật. Qua đó cũng trở thành căn cứ xử lý vi phạm. Chủ thể có thẩm quyền tiến hành lập biên bản sau khi xác minh về hành vi vi phạm.
Trong thời hiệu xử lý kỷ luật lao động, người sử dụng lao động tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động. Để đảm bảo xác minh, thu thập các căn cứ chính minh vi phạm hiệu quả. Trong đó theo khoản 3 Điều 70 Nghị định 145/2020, nội dung cuộc họp xử lý kỷ luật lao động phải được lập thành biên bản, thông qua trước khi kết thúc cuộc họp và có chữ ký của người tham dự cuộc họp.
Thành phần tham dự cuộc họp phải có cả đại diện người sử dụng lao động, người vi phạm và đại diện người lao động. Nhằm đánh giá, trình bày cũng như kết luận khách quan đối với lỗi vi phạm.
Biên bản xử lý vi phạm kỷ luật thông thường gồm 03 phần:
– Thành phần tham dự: Gồm những ai? Giữ chức vụ gì? Thuộc phòng, ban nào?
Các đối tượng này có quyền, trách nhiệm tham gia và cho ý kiến. Đồng thời thể hiện sự khách quan, thẩm quyền của họ.
– Nội dung biên bản được trình bày như mẫu do nhà nước ban hành. Trong đó cơ bản gồm:
+ Thời gian, địa điểm xảy ra sự việc, hành vi vi phạm;
+ Diễn biến sự việc: Trình bày nội dung theo trình tự thời gian và không gian. Nhằm thể hiện chắc chắn trong tường trình, trong lập luận;
+ Bằng chứng, tang vật để kết luận, chứng minh vi phạm kỷ luật;
+ Thiệt hại của công ty hoặc mức độ nghiêm trọng, tính ảnh hưởng trực tiếp đến các quyền, lợi ích cơ bản khác;
+ Ý kiến người bị lập biên bản. Họ phải xác nhận, thể hiện thái độ và nguyện vọng dựa trên các thông tin quy kết vi phạm cho họ;
+ Hình thức xử phạt được đưa ra tương ứng với vi phạm thực hiện,…
– Thời gian kết thúc cuộc họp.
– Chữ ký của các bên có thẩm quyền và trách nhiệm tham gia, đóng góp ý kiến trong cuộc họp.
4. Mẫu Biên bản xử lý kỷ luật nhân viên phổ biến nhất:
| CÔNG TY ……… Số: …../…../BB-….. | Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ——-******——- ………, ngày ….. tháng ….. năm …… |
BIÊN BẢN XỬ LÝ VI PHẠM KỶ LUẬT
Biên bản xem xét xử lý vi phạm kỷ luật lao động đối với:
Ông/Bà: ………… Mã số nhân viên: ……….
Chức vụ/Chức danh: ………… Phòng ban/Bộ phận: ………….
Vào lúc: ….. giờ ….. phút, ngày ….. tháng ….. năm …..
Tại: Phòng họp Công ty …………
I. THÀNH PHẦN THAM DỰ:
– Đại diện Ban lãnh đạo:
Ông/Bà: ……….. Chức vụ: …………
– Đại diện nhân sự công ty:
Ông/Bà: ………
Chức vụ: ………… Phòng ban: …………
– Người bị lập biên bản:
Ông/Bà: ……….
Chức vụ: ……. Phòng ban: ………..
– Người làm chứng:
Ông/Bà: ………….
Chức vụ: …………. Phòng ban: ……..
II. NỘI DUNG:
– Thời gian, địa điểm xảy ra sự việc vi phạm: …………..
– Diễn biến sự việc: ………
– Bằng chứng, tang vật: ……………
– Thiệt hại của công ty: …………..
– Ý kiến của người bị lập biên bản: ……..
– Hình thức xử phạt của Ban lãnh đạo: ……….
– Ý kiến của người làm chứng và đại diện nhân sự công ty: ………….
Cuộc họp kết thúc vào hồi: ….. giờ ….. phút, ngày ….. tháng ….. năm …..
| Đại diện Ban lãnh đạo (Ký tên, ghi họ tên và đóng dấu)
| Người bị lập biên bản (Ký tên, ghi rõ họ tên)
|
| Đại diện nhân sự công ty (Ký tên, ghi rõ họ tên)
| Người làm chứng (Ký tên, ghi rõ họ tên)
|
5. Hướng dẫn lập Biên bản xử lý kỷ luật nhân viên:
Người lập biên bản thực hiện trình bày các thông tin theo nội dung của mẫu biên bản trên. Mẫu này đang được áp dụng trong hoạt động quản lý nhà nước. Các tổ chức, doanh nghiệp khi lập Biên bản xử lý kỷ luật cần thực hiện đúng theo mẫu này.
Biên bản xử lý vi phạm kỷ luật được lập ngay trong cuộc họp xử lý kỷ luật. Các nội dung và kết quả thảo luận, thống nhất trong cuộc họp được phản ánh vào biên bản. Do đó, khi ghi chép lại nội dung cuộc họp phải đảm bảo tính khách quan, chính xác. Cũng như các chủ thể phải được nghe, được đọc lại biên bản trước khi đặt bút ký.
– Về hình thức biên bản:
Cần trình bày rõ ràng, sạch sẽ, khoa học vào từng mục cần điền thông tin. Hạn chế tẩy xóa và đầy đủ nội dung, thành phần biên bản. Đảm bảo thông tin được phản ánh tương ứng với yêu cầu từng mục.
– Về nội dung biên bản:
+ Ở phần thành phần tham dự: Là các đối tượng có quyền hạn, trách nhiệm tham gia vào cuộc họp. Cần ghi đầy đủ, chính xác họ tên, chức vụ, vị trí làm việc của người tham dự cuộc họp. Các thông tin này làm căn cứ xác định đối tượng, trách nhiệm phản ánh, xác minh thông tin tương ứng của người họp.
+ Phần nội dung biên bản: Đây là phần chính của biên bản, trong đó cần trình bày rõ vi phạm một cách khách quan. Thực hiện cùng với các yêu cầu cung cấp thông tin như trong quy định nội dung cần có của biên bản. Lưu ý, không nên trình bày lan man, chỉ nên tập trung vào các nội dung chính, có liên quan đến hành vi vi phạm của nhân viên. Trình bày xúc tích, lập luận chặt chẽ, thể hiện một nghĩa đen duy nhất.
Ngoài ra, cần ghi rõ hình thức kỷ luật áp dụng với người có hành vi vi phạm. Là một trong các hình thức được doanh nghiệp áp dụng trong hoạt động quản lý, xử lý vi phạm. Bao gồm khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức, sa thải.
Biên bản kỷ luật nhân viên phải có đầy đủ chữ ký của những người tham dự. Đây là trách nhiệm của người tham gia, nêu ý kiến và duy trì cuộc họp. Trường hợp có người không ký vào biên bản thì người ghi biên bản nêu rõ họ tên, lý do không ký (nếu có) vào nội dung biên bản. Phải được cam kết nội dung, tính chính xác của biên bản thông qua chữ ký của các chủ thể này.
6. Quy trình xử lý kỷ luật lao động mới nhất:
Việc xử lý người lao động vi phạm kỷ luật lao động được thực hiện theo quy định tại Điều 70 Nghị định 145/2020 như sau:
Bước 1: Xác nhận hành vi vi phạm
Hành vi vi phạm có thể được phát hiện ngay khi thực hiện, hoặc sau khi hành vi thực hiện bị lộ.
Bước 2: Tổ chức họp xử lý kỷ luật lao động:
– Cuộc họp xử lý kỷ luật lao động sẽ do người sử dụng lao động thực hiện. Họ đảm bảo xác minh, căn cứ để ràng buộc trách nhiệm cũng như hình thức kỷ luật tương ứng cho người vi phạm.
Trong đó, cần phải thông báo, để có sự tham gia của các đối tượng sau trong cuộc họp:
+ Tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động vi phạm là thành viên;
+ Người lao động vi phạm kỷ luật lao động;
+ Người đại điện theo pháp luật của người lao động chưa đủ 15 tuổi.
Để đảm bảo các quyền lợi của họ được bảo vệ. Trình tự xác minh, xử lý vi phạm khách quan, hiệu quả nhất.
Bước 3: Ban hành quyết định xử lý kỷ luật
Thực hiện trong thời hiệu tại Điều 123 Bộ luật Lao động năm 2019. Quyết định có thể được ban hành bởi chủ thể giao kết hợp đồng lao động với người lao động hoặc người có thẩm quyền theo quy định pháp luật.
Bước 4: Thông báo công khai quyết định xử lý kỷ luật.
Căn cứ pháp lý:
– Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động.
