Trang thiết bị văn phòng là những trang thiết bị, máy móc sử dụng phục vụ cho công việc của nhân viên văn phòng. Tuy nhiên, qua thời gian sử dụng sẽ có những máy móc bị hỏng, không hoạt động được và cần phải kiểm tra toàn bộ trang thiết bị hư hỏng nhằm có phương án khắc phục kịp thời.
Mục lục bài viết
1. Biên bản kiểm tra tình trạng hư hỏng của trang thiết bị là gì?
Mẫu biên bản kiểm tra tình trạng hư hỏng của trang thiết bị là mẫu biên bản được lập ra để ghi chép lại việc kiểm tra tình trạng hư hỏng của trang thiết bị của phòng học, doanh nghiệp. Mẫu biên bản nêu rõ tên trang thiết bị, vị trí kiểm tra, họ tên người sử dụng, kết quả kiểm tra trang thiết bị, hướng khắc phục. Mẫu biên bản kiểm tra tình trạng hư hỏng của trang thiết bị máy móc vật tư khi lập cần được trình bày khoa học rõ ràng, chi tiết để người đi kiểm tra đánh giá nắm được đúng tình trạng hư hỏng của các loại thiết bị.
Về cơ bản trong quá trình lập mẫu biên bản kiểm tra tình trạng hư hỏng của các thiết bị máy móc vật tư cần đảm bảo có những nội dung như tên trang thiết bị, họ tên người sử dụng, kết quả kiểm tra và hướng khắc phục.
Biên bản kiểm tra tình trạng hư hỏng của trang thiết bị vật tưlà mẫu biên bản được sử dụng phổ biến rộng rãi trong cơ quan, xí nghiệp, trường học… để đánh giá kiểm tra tình trạng các thiết bị, phát hiện nhanh chóng kịp thời tình trạng hư hỏng của trang thiết bị để có hướng khắc phục.
2. Mẫu biên bản kiểm tra tình trạng hư hỏng của trang thiết bị:
Mẫu số 1:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————
BIÊN BẢN KIỂM TRA (1) TÌNH TRẠNG HƯ HỎNG CỦA TRANG THIẾT BỊ
Tên trang thiết bị (2): …….
Tại (3) ………. Nhà: …….
Họ và tên người sử dụng: ……Đơn vị: …..
Kết quả kiểm tra (4): …….
Hướng khắc phục (5): ……..
Biên bản này lập thành 02 bản và lưu tại phòng quản trị.
………………, ngày…tháng….năm….
ĐẠI DIỆN PHÒNG QUẢN TRỊ
(Ký, ghi rõ họ tên)
NGƯỜI SỬ DỤNG
(Ký, ghi rõ họ tên)
NGƯỜI KIỂM TRA
(Ký, ghi rõ họ tên)
Mẫu số 2:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————
BIÊN BẢN KIỂM TRA TRANG THIẾT BỊ HƯ HỎNG
Thời gian: ……
Địa điểm: ……
Cùng tiến hành kiểm tra tài sản, trang thiết bị hư hỏng, kết quả cụ thể như sau:
- Tình trạng tài sản, thiết bị:
| TT | Tài sản, trang thiết bị kiểm tra (ghi rõ tên, loại, năm và nơi SX, các ký hiệu model) | Tình trạng hư hỏng | Ý kiến đề xuất của bộ phận kỹ thuật (sửa chữa, thay thế, thanh lý) | ||
| 2. Phần dự kiến ngân sách (đối với tài sản, TTB cần sửa chữa, thay thế) | |||||
| TT | Nội dung, diễn giải | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền | |
……..Ngày ……..tháng……..năm…………
ĐẠI DIỆN PHÒNG QUẢN TRỊ
(Ký, ghi rõ họ tên)
NGƯỜI SỬ DỤNG
(Ký, ghi rõ họ tên)
NGƯỜI KIỂM TRA
(Ký, ghi rõ họ tên)
3. Hướng dẫn soạn thảo biên bản kiểm tra tình trạng hư hỏng của trang thiết bị:
Biên bản kiểm tra an toàn thực phẩm trường học là văn bản hành chính vì thế các cá nhân khi viết phải trình bày khoa học, rõ ràng, có nội dung quốc hiệu và tiêu ngữ đầy đủ.
(1): Biên bản này được lập với các trường hợp sau:
– Việc sửa chữa đòi hỏi thay thế linh kiện, phụ tùng có giá trị trên 01 triệu đồng.
– Phải thuê đơn vị ngoài cơ quan để sửa chữa trang thiết bị.
– Việc sửa chữa trang thiết bị có độ phức tạp cao và cần nhiều thời gian.
(2): Ghi tên trang thiết bị được kiểm tra
(3): Ghi số phòng, tầng hoặc vị trí đặt thiết bị được kiểm tra.
(4): Người kiểm tra ghi cụ thể kết quả kiểm tra (hỏng cái gì, mức độ hư hỏng….)
(5): Người kiểm tra ghi đề xuất hướng khắc phục
– Sau khi biên bản lập xong văn phòng bộ ghi ý kiến về việc khắc phục (đồng ý/không đồng ý cho mua linh kiện, phụ tùng để thay thế; đồng ý/không đồng ý thuê bên ngoài sửa chữa)
4. Kỹ năng quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng:
Thứ nhất, yêu cầu về quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng
Trang thiết bị văn phòng là một trong các yếu tố quan trọng bảo đảm năng suất, chất lượng của công tác văn phòng, đồng thời cũng là một trong các yếu tố giúp cho cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển như hiện nay, các tiến bộ đó đã được ứng dụng rộng rãi trong công tác văn phòng, đặc biệt là việc ứng dụng tiến bộ công nghệ thông tin vào quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng.
Trang thiết bị văn phòng gồm trang thiết bị được giao cho từng cán bộ, công chức sử dụng (bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính, máy ghi âm…) và các trang thiết bị làm việc sử dụng chung trong đơn vị (máy photocopy, máy điện thoại dùng chung, máy fax…)
Một là, Yêu cầu chung về quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng
Yêu cầu về quản lý:
– Phải phù hợp với kế hoạch phát triển của cơ quan, đơn vị;
– Phải được xác định cụ thể, chi tiết từ chủ thể đến đối tượng quản lý;
– Phải gắn với trách nhiệm của cá nhân quản lý;
Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm:
Bố trí, điều chuyển trang thiết bị văn phòng trong nội bộ đơn vị; bố trí, phân công người quản lý sử dụng, theo dõi các trang thiết bị văn phòng dùng chung, lập sổ sách, lưu giữ các hồ sơ biên bản giao nhận trang thiết bị và theo dõi toàn bộ trang thiết bị văn phòng của đơn vị;
– Phải đáp ứng yêu cầu công khai.
Yêu cầu khi sử dụng
Trang thiết bị phải được sử dụng đúng tiêu chuẩn, định mức và đúng mục đích. Không tự ý đổi, trao đổi, cho, tặng, biếu trang thiết bị văn phòng của cơ quan; điều chuyển trang thiết bị văn phòng giữa các đơn vị, cá nhân khi chưa được phép của người có thẩm quyền.
Hai là, Yêu cầu đối với người sử dụng
Người sử dụng có trách nhiệm:
– Bảo quản, giữ gìn và sử dụng trang thiết bị lâu bền, tiết kiệm, hiệu quả;
– Thông báo kịp thời về tình trạng hư hỏng của trang thiết bị được giao và đề nghị Văn phòng (Phòng Hành chính – Quản trị) sửa chữa;
– Báo cáo Thủ trưởng đơn vị khi xảy ra mất mát hoặc các biến động, thay đổi liên quan đến trang thiết bị được giao;
– Bảo quản tem kiểm kê dán trên thiết bị trong quá trình sử dụng và bàn giao bằng biên bản các trang thiết bị được giao khi chuyển công tác, nghỉ hưu.
Thứ hai, tổ chức, quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng
Một là, Tổ chức quản lý trang thiết bị
Trang thiết bị văn phòng trong cơ quan nhà nước được tổ chức quản lý theo các khâu
a) Quản lý quá trình hình thành trang thiết bị
Khi cơ quan, đơn vị được thành lập, có chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy sẽ được cấp một số tài sản ban đầu nhất định, trong đó có trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng như: máy tính, máy in, máy photocopy,…
Những trang thiết bị này được quản lý theo quy chế do cơ quan xây dựng trên cơ sở chế độ của Nhà nước và đặc thù hoạt động của cơ quan, tổ chức. Ngoài ra, hàng năm cơ quan còn được mua sắm bổ sung xuất phát từ nhu cầu sử dụng thực tế và thực hiện thông qua kế hoạch hàng năm
b) Quản lý quá trình khai thác, sử dụng, bảo quản trang thiết bị
– Giao các trang thiết bị cho các đơn vị và cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, khai thác, sử dụng và bảo quản
– Xây dựng và ban hành nội quy, quy chế sử dụng tài sản công
– Có sự kiểm kê đột xuất và định kỳ đối với trang thiết bị trong cơ quan, qua đó đánh giá số lượng, chất lượng các trang thiết bị
– Thường xuyên kiểm tra quá trình sử dụng, bảo quản các trang thiết bị
– Xử lý các trường hợp rủi ro xảy ra có liên quan đến trang thiết bị văn phòng trong cơ quan, tổ chức.
c) Kết thúc quá trình sử dụng trang thiết bị
Trang thiết bị hết kỳ sử dụng, đã khấu hao hết hoặc đổi mới kỹ thuật được tiến hành thanh lý. Quá trình thanh lý phải tuân thủ quy định của pháp luật:
– Thành lập ban thanh lý
– Căn cứ vào đặc điểm kỹ thuật, giá trị của các trang thiết bị để lựa chọn phương thức thanh lý phù hợp (bán đấu giá, quy định giá). Dù hình thức nào thì cũng phải được công bố và thực hiện công khai. Đồng thời phải tuân thủ nghiêm ngặt chế độ quản lý tài chính.
Hai là, Tổ chức sử dụng trang thiết bị
Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là thành phần “cách mạng” trong công cuộc hiện đại hóa văn phòng, trang thiết bị hiện nay ngày càng được cải tiến, sáng chế với nhiều chủng loại hết sức đa dạng, phong phú và giá thành rẻ.
Các phương tiện kỹ thuật làm văn bản như máy đánh chữ, máy tính tạo ra những khả năng, những thuận lợi rất to lớn trong các khâu soạn thảo văn bản, lưu trữ, hệ thống hóa và tra tìm các dữ liệu.
Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn bản như fax và cao hơn nữa là Internet…cùng các thiết bị viễn thông được sử dụng rộng rãi giúp cho việc nối mạng thông tin cục bộ, toàn quốc gia và toàn cầu được dễ dàng, thuận lợi. Các vật dụng thông thường trong văn phòng từ bút viết, bìa cặp, ghim kẹp đến các giá kệ hồ sơ…ngày càng tiện dụng với hình thức mẫu mã đẹp, giá cả thích hợp.
Tuy nhiên, trang thiết bị cũng như môi trường văn phòng được cải thiện phần lớn nhờ con người đưa vào ứng dụng rộng rãi trong hoạt động văn phòng. Do đó khâu tổ chức sử dụng trang thiết bị cũng cần được quan tâm, cụ thể:
– Đào tạo người sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật. Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm vụ công tác được giao.
– Xây dựng kế hoạch, theo dõi giám sát việc mua sắm và tình hình bảo quản, sử dụng trang thiết bị
– Giám sát, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị do các đơn vị, cá nhân được giao quản lý và sử dụng.
– Thực hiện chế độ khấu hao trang thiết bị vật tư theo qui định của Nhà nước. Đề xuất việc thanh lý, xử lý trang thiết bị hư hỏng hoặc không dùng đến để đảm bảo việc sử dụng có hiệu quả.
– Tổ chức sử dụng đáp ứng yêu cầu của cơ quan, đơn vị:
+ Sử dụng đúng mục đích;
+ Bảo quản theo yêu cầu;
+ Bảo dưỡng theo định kỳ;
+ Thay thế, sửa chữa khi cần thiết.
Tóm lại, với sự phát triển của công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật, văn phòng sẽ được phát triển theo hướng hiện đại đòi hỏi những người làm công tác văn phòng ngoài kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn phải liên tục được đào tạo lại các kỹ năng, kỹ xảo của công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo các trang thiết bị hiện đại để phân tích, xử lý thông tin một cách khoa học.
