Mẫu biên bản kiểm phiếu họp thôn, tổ dân phố mới nhất

1. Biên bản kiểm phiếu họp thôn, tổ dân phố là gì?

Quy trình bỏ phiếu để quyết định những vấn đề chung liên quan đến lợi ích của cộng đồng. Việc biểu quyết có thể được thực hiện thông qua nhiều hình thức khác nhau, tùy thuộc vào tính chất và mức độ phức tạp của vấn đề cần được quyết định.

Đối với những vấn đề đơn giản, việc biểu quyết thường được tiến hành bằng hình thức giơ tay – một phương thức trực tiếp và nhanh chóng. Tuy nhiên, khi đối mặt với những vấn đề phức tạp, có tính nhạy cảm hoặc ảnh hưởng lớn đến cộng đồng, việc bỏ phiếu kín được áp dụng nhằm đảm bảo tính khách quan, công bằng và bình đẳng trong quá trình ra quyết định.

Trong mọi trường hợp bỏ phiếu, quá trình kiểm phiếu và công bố kết quả đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Để đảm bảo tính minh bạch và lưu giữ thông tin một cách chính xác, việc lập biên bản kiểm phiếu là một yêu cầu bắt buộc. Biên bản này không chỉ ghi nhận kết quả cuối cùng mà còn là văn bản pháp lý quan trọng, làm cơ sở cho việc thực hiện các quyết định được thông qua và giải quyết các vấn đề phát sinh sau này trong đời sống cộng đồng thôn, tổ dân phố.

Biên bản kiểm phiếu cuộc họp thôn, tổ dân phố là văn bản hành chính quan trọng, được sử dụng để ghi chép và lưu trữ một cách chính thức toàn bộ quá trình lấy ý kiến, bỏ phiếu và kết quả biểu quyết diễn ra trong phạm vi cộng đồng dân cư của thôn và tổ dân phố. Đây là tài liệu có giá trị pháp lý, phản ánh tiếng nói và quyết định tập thể của người dân.

Theo quy định mới nhất tại Nghị định 59/2023/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 14 tháng 8 năm 2023, mẫu biên bản kiểm phiếu được quy định một cách chi tiết và rõ ràng. Cụ thể, biên bản phải bắt đầu bằng phần thông tin hành chính cơ bản, bao gồm

+ Quốc hiệu và tiêu ngữ;

+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành biên bản;

+ Địa danh và ngày, tháng, năm lập biên bản;

+ Tên loại và trích dẫn nội dung của biên bản;

+ Thời gian mở đầu cuộc họp;

+ Thành phần Ban kiểu phiếu; hộ gia đình chứng kiến kiểm phiếu;

+ Kết quả kiếm phiếu;

+ Thời gian kết thúc cuộc họp;

+ Chữ ký xác nhận của các bên tham gia cuộc họp.

 2. Mẫu biên bản kiểm phiếu họp thôn, tổ dân phố mới nhất:

Trong nỗ lực hoàn thiện và chuẩn hóa quy trình thực hiện dân chủ ở cơ sở, Việc lấy ý kiến người dân là một quy trình quan trọng được thực hiện theo đúng quy định chặt chẽ của pháp luật, đặc biệt được quy định cụ thể tại khoản 6 Điều 4 Nghị định 59/2023/NĐ-CP. Trong quá trình này, vai trò của Tổ phát phiếu là vô cùng quan trọng, họ là những người trực tiếp đến từng hộ gia đình để thực hiện nhiệm vụ phát phiếu lấy ý kiến. Để đảm bảo tính thống nhất và hiệu quả trong quá trình thu thập ý kiến, mỗi phiếu được phát ra đều có quy định rõ ràng về thời hạn thu phiếu.

Sau khi kết thúc thời hạn thu phiếu theo quy định, Tổ phát phiếu sẽ tiến hành công tác kiểm phiếu một cách nghiêm túc và tỉ mỉ. Việc kiểm phiếu được thực hiện theo đúng quy trình và kết quả được ghi nhận chính thức thông qua việc lập biên bản kiểm phiếu theo mẫu số 04, một mẫu biểu được quy định cụ thể trong Nghị định 59/2023/NĐ-CP. Quy trình này không chỉ thể hiện tính minh bạch, dân chủ trong việc lấy ý kiến của người dân mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tổng hợp và xử lý thông tin được diễn ra một cách hiệu quả và chính xác.

Có thể thấy, toàn bộ quy trình từ phát phiếu đến kiểm phiếu đều được thực hiện một cách bài bản và chuyên nghiệp, tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật. Điều này không chỉ đảm bảo tính pháp lý của quá trình lấy ý kiến mà còn thể hiện sự tôn trọng đối với ý kiến đóng góp của người dân, góp phần xây dựng một quy trình dân chủ, công khai và minh bạch trong việc thu thập ý kiến người dân.

Nghị định 59/2023/NĐ-CP được ban hành ngày 14 tháng 8 năm 2023 đã đưa ra mẫu biên bản kiểm phiếu họp thôn và tổ dân phố chuẩn mới tại Phụ lục mẫu 02. Việc ban hành mẫu biên bản thống nhất này có ý nghĩa quan trọng trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kiểm phiếu tại các cuộc họp thôn và tổ dân phố.

Mẫu biên bản mới được thiết kế nhằm đáp ứng hai mục tiêu chính: Thứ nhất, đảm bảo quá trình kiểm phiếu diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn thông qua việc chuẩn hóa các nội dung cần ghi chép. Thứ hai, tăng cường tính minh bạch và công khai của kết quả kiểm phiếu, góp phần xây dựng niềm tin trong cộng đồng dân cư và đảm bảo quyền được thông tin của người dân về các quyết định quan trọng tại địa phương.

3. Hoạt động bầu cử và kiểm phiếu họp thôn và tổ dân phố:

Hoạt động bầu cử và kiểm phiếu trong các cuộc họp thôn và tổ dân phố đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và phát triển bộ máy quản lý cấp cơ sở. Đây là hoạt động diễn ra thường xuyên nhằm tái cơ cấu bộ máy quản lý, đồng thời tạo điều kiện để người dân tham gia đóng góp ý kiến và lựa chọn những người phù hợp cho các vị trí lãnh đạo khác nhau trong cộng đồng. Thông qua việc bỏ phiếu lấy ý kiến, tiếng nói của người dân được thể hiện một cách dân chủ và công bằng.

Trong quá trình tổ chức các cuộc họp, việc bầu chọn các vị trí như Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố, thành viên Ban Giám sát đầu tư của cộng đồng, và thành viên Ban Thanh tra nhân dân được thực hiện theo quy trình chặt chẽ. Ban công tác Mặt trận ở thôn, tổ dân phố có trách nhiệm giới thiệu danh sách người ứng cử sau khi đã thống nhất với cấp ủy chi bộ. Đồng thời, người dân tham dự cuộc họp cũng có quyền tự ứng cử hoặc đề cử những người đủ tiêu chuẩn và điều kiện tham gia.

Sau phần thảo luận, người chủ trì cuộc họp sẽ tổng hợp các ý kiến và đề xuất phương án biểu quyết. Có hai hình thức biểu quyết được áp dụng là giơ tay hoặc bỏ phiếu kín, việc lựa chọn phương thức này phải được trên 50% đại diện hộ gia đình tham dự đồng ý. Đối với hình thức giơ tay, kết quả được kiểm đếm ngay tại chỗ và ghi vào biên bản cuộc họp. Trong trường hợp bỏ phiếu kín, một Ban kiểm phiếu gồm 2 đến 5 người sẽ được thành lập thông qua biểu quyết của đại diện các hộ gia đình.

Quy trình kiểm phiếu được thực hiện một cách minh bạch và có sự giám sát chặt chẽ. Một điểm mới đáng chú ý là việc mời 02 hộ gia đình tham dự cuộc họp chứng kiến quá trình kiểm phiếu. Sự tham gia này giúp đảm bảo tính chính xác và công bằng, tránh những sai sót hoặc gian lận có thể xảy ra trong quá trình kiểm phiếu.

Kết quả kiểm phiếu được công bố công khai tại cuộc họp bởi Trưởng ban Kiểm phiếu. Biên bản kiểm phiếu được lập thành 03 bản và gửi kèm theo Quyết định của cộng đồng dân cư đến các cơ quan liên quan gồm Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp xã, và một bản lưu tại thôn, tổ dân phố. Biên bản kiểm phiếu đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính pháp lý và minh bạch của quá trình bầu cử, đồng thời là cơ sở để lưu trữ và theo dõi kết quả bầu cử một cách chính xác và đáng tin cậy.

4. Hướng dẫn cách ghi biên bản kiểm phiếu họp thôn và tổ dân phố:

Việc ghi biên bản kiểm phiếu trong các cuộc họp thôn và tổ dân phố là một công việc đòi hỏi sự cẩn trọng và chính xác cao. Mặc dù đã có mẫu biên bản được Nhà nước ban hành sẵn, người ghi biên bản vẫn cần tuân thủ một quy trình chặt chẽ để đảm bảo tính pháp lý và độ tin cậy của văn bản.

Giai đoạn đầu tiên của quá trình ghi biên bản diễn ra trước khi tiến hành kiểm phiếu. Trong giai đoạn này, người ghi biên bản có trách nhiệm ghi chép đầy đủ các thông tin cơ bản như thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp. Đặc biệt, cần nêu rõ nội dung của biên bản kiểm phiếu đang được thực hiện về vấn đề gì. Một phần không thể thiếu trong giai đoạn này là việc ghi nhận đầy đủ họ và tên của các thành viên trong Ban kiểm phiếu cũng như đại diện hộ gia đình được mời tham gia chứng kiến quá trình kiểm phiếu.

Trong suốt quá trình kiểm phiếu diễn ra, người ghi biên bản phải theo dõi sát sao và ghi chép một cách chi tiết, cẩn thận. Điều này đòi hỏi sự tập trung cao độ để đảm bảo mọi kết quả được ghi nhận một cách chính xác và trung thực nhất. Không được bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào trong quá trình này.

Khi việc kiểm phiếu kết thúc, người ghi biên bản sẽ tổng hợp và điền đầy đủ kết quả vào biên bản kiểm phiếu. Trước khi chuyển biên bản cho các bên liên quan ký xác nhận, người ghi biên bản cần thực hiện việc rà soát lại toàn bộ thông tin một lần nữa để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ. Sau đó, biên bản sẽ được chuyển cho Trưởng ban kiểm phiếu, các thành viên ban kiểm phiếu và đại diện hộ gia đình đã chứng kiến để họ xem xét nội dung và ký xác nhận. Việc ký tên phải được thực hiện với đầy đủ họ tên, thể hiện sự đồng thuận của các bên về tính hợp lệ của các thông tin được ghi trong biên bản.

Văn bản pháp luật đã sử dụng trong bài viết này: 

Nghị định 59/2023/NĐ-CP

THAM KHẢO THÊM:

• Mẫu biên bản kiểm phiếu mới và chuẩn nhất
• Mẫu biên bản kiểm phiếu bầu cử chi ủy chi bộ mới nhất
• Mẫu biên bản kiểm phiếu bầu cử chi đoàn chi tiết nhất hiện nay