Mẫu biên bản kiểm phiếu biểu quyết tại đại hội đồng cổ đông

1. Biên bản kiểm phiếu biểu quyết tại đại hội đồng cổ đông là gì?

Biên bản kiểm phiếu biểu quyết tại Đại hội cổ đông là mẫu biên bản dùng trong Đại hội đồng cổ đông khi đã hoàn thành xong kiểm phiếu biểu quyết. Trong biên bản phải đảm bảo được nội dung của hoạt động kiểm phiếu và phải công khai  kết quả kiểm phiếu tại Đại hội đồng cổ đông cho những cổ đông tham dự được biết.

Mục đích của biên bản kiểm phiếu biểu quyết tại đại hội đồng cổ đông:

Biên bản kiểm phiếu biểu quyết Đại hội đồng cổ đông là văn bản ghi chép lại những thông tin như báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh năm, phân phối lợi nhuận năm, báo cáo Ban Kiểm soát, thù lao Ban Kiểm soát, thù lao hội đồng quản trị…

2. Mẫu biên bản kiểm phiếu biểu quyết tại đại hội đồng cổ đông:

CÔNG TY ……….

————–

Số: ……

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

——————–

….., ngày ….. tháng ……. năm …….

BIÊN BẢN KIỂM PHIẾU BIỂU QUYẾT TẠI ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM …..

Hôm nay, vào lúc …. giờ ……,ngày ….. tháng …….. năm …… tại ………… Ban kiểm phiếu gồm có các ông, bà có tên sau:

1- Ông /Bà……..: Trưởng ban …….

2- Ông/Bà………: Thành viên ……

3- Ông /Bà……: Thành viên ….

Đã tiến hành kiểm phiếu biểu quyết các nội dung của Đại hội, kết quả như sau:

1- Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh năm ……

Kết quả biểu quyết:

– Tổng số cổ phần tham gia biểu quyết: ……….CP, trong đó.

– Số phiếu tán thành:……..CP, chiếm tỉ lệ ……% (tỉ lệ qui định 65%)

– Số phiếu không tán thành: ……. CP

– Số phiếu không có ý kiến: ….. CP.

– Số phiếu không hợp lệ: …. CP

Kết luận:

2- Phân phối lợi nhuận năm ……..

Kết quả biểu quyết:

– Tổng số cổ phần tham gia biểu quyết: ………. CP, trong đó:

– Số phiếu tán thành:………… CP, chiếm tỉ lệ ……….% (Tỉ lệ qui định 65%)

– Số phiếu không tán thành: ……….. CP.

– Số phiếu không có ý kiến: ….. CP.

Số phiếu không hợp lệ: …. CP

Kết luận: ……………………

3- Kế hoạch năm …..

Kết quả biểu quyết:

– Tổng số cổ phần tham gia biểu quyết: ……….CP, trong đó;

– Số phiếu tán thành:……..CP, chiếm tỉ lệ ……% (tỉ lệ qui định 65%)

– Số phiếu không tán thành: ……. CP.

– Số phiếu không có ý kiến: ….. CP.

– Số phiếu không hợp lệ: …. CP

Kết luận:

4- Báo cáo hoạt dộng của HĐQT

Kết quả biểu quyết:

– Tổng số cổ phần tham gia biểu quyết: ……….CP, trong đó:

– Số phiếu tán thành:……..CP, chiếm tỉ lệ ……% (tỉ lệ qui định 65%).

– Số phiếu không tán thành: ……. CP.

– Số phiếu không có ý kiến: ….. CP.

– Số phiếu không hợp lệ: …. CP.

Kết luận:

5- Báo cáo Ban Kiểm soát.

Kết quả biểu quyết:

– Tổng số cổ phần tham gia biểu quyết: ……….CP, trong đó:

– Số phiếu tán thành:……..CP, chiếm tỉ lệ ……% (tỉ lệ qui định 65%).

– Số phiếu không tán thành: ……. CP.

– Số phiếu không có ý kiến: ….. CP.

Số phiếu không hợp lệ: …. CP

Kết luận:

6- Ủy quyền cho HĐQT lựa chọn đơn vị kiểm toán năm 2010

Kết quả biểu quyết:

– Tổng số cổ phần tham gia biểu quyết: ……….CP, trong đó:

– Số phiếu tán thành:……..CP, chiếm tỉ lệ ……% (tỉ lệ qui định 65%).

– Số phiếu không tán thành: ……. CP.

– Số phiếu không có ý kiến: ….. CP.

– Số phiếu không hợp lệ: …. CP

Kết luận:

7- Thù lao HĐQT.

Kết quả biểu quyết:

– Tổng số cổ phần tham gia biểu quyết: ……….CP, trong đó:

– Số phiếu tán thành:……..CP, chiếm tỉ lệ ……% (tỉ lệ qui định 65%).

– Số phiếu không tán thành: ……. CP.

– Số phiếu không có ý kiến: ….. CP.

– Số phiếu không hợp lệ: …. CP

Kết luận:

8- Thù lao Ban Kiểm soát:

Kết quả biểu quyết:

– Tổng số cổ phần tham gia biểu quyết: ……….CP, trong đó:

– Số phiếu tán thành:……..CP, chiếm tỉ lệ ……% (tỉ lệ qui định 65%).

– Số phiếu không tán thành: ……. CP.

– Số phiếu không có ý kiến: ….. CP.

– Số phiếu không hợp lệ: …. CP

Kết luận:

Biên bản kiểm phiếu biểu quyết cuộc họp ĐHĐCĐ năm ……. được lập xong lúc ….. giờ …… phút cùng ngày và đã thông qua trước Đại hội

Đại hội nhất trí 100%, không có ý kiến khác.

3. Hướng dẫn viết biên bản kiểm phiếu biểu quyết tại đại hội đồng cổ đông:

– Người lập biên bản phải ghi cụ thể thành viên của Ban kiểm phiếu gồm những ai và chức vụ là gì.

– Phần nội dung báo cáo sẽ là kết quả kiểm phiếu biểu quyết trong những nội dung như: như báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh năm, phân phối lợi nhuận năm, báo cáo Ban Kiểm soát, thù lao Ban Kiểm soát, thù lao hội đồng quản trị, kế hoạch năm, báo cáo hoạt động của hội đồng quản trị,..

– Cuối biên bản kiểm phiếu biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông là thời gian kết thức và sự nhất trí 100% của các cổ đông.

4. Đại hội đồng Cổ đông:

 Đại hội đồng cổ đông gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần.

Quyết định triệu tập Đại hội đồng cổ đông

– Khi tiến hành triệu tập Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị ra quyết định triệu tập Đại hội đồng cổ đông. Trong trường hợp Hội đồng quản trị không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định thì Ban kiểm soát sẽ thay thế Hội đồng quản trị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông. Còn trường hợp Ban kiểm soát không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định thì cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu trên 10%  có quyền thay thế Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông.

– Công ty sẽ công bố thông tin về việc chốt danh sách cổ đông có quyền tham dự họp Đại hội đồng cổ đông tối thiếu năm (05) ngày trước ngày chốt danh sách.

– Danh sách cổ đông có quyền tham gia Đại hội đồng cổ đông được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của Công ty. Và danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập khi có quyết định triệu tập Đại hội đồng cổ đông và phải lập xong chậm nhất ba mươi ngày trước ngày khai mạc họp Đại hội đồng cổ đông.

 Căn cứ vào quy định của Luật Doanh Nghiệp thì Đại hội đồng cổ đông có quyền và nghĩa vụ sau đây:

+ Thông qua định hướng phát triển của công ty;

+ Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán; quyết định mức cổ tức hằng năm của từng loại cổ phần;

+ Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên;

+ Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định một tỷ lệ hoặc một giá trị khác;

+ Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty;

+ Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;

+ Quyết định mua lại trên 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại;

+ Xem xét, xử lý vi phạm của thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên gây thiệt hại cho công ty và cổ đông công ty;

+ Quyết định tổ chức lại, giải thể công ty;

+ Quyết định ngân sách hoặc tổng mức thù lao, thưởng và lợi ích khác cho Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát;

+ Phê duyệt quy chế quản trị nội bộ; quy chế hoạt động Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát;

+ Phê duyệt danh sách công ty kiểm toán độc lập; quyết định công ty kiểm toán độc lập thực hiện kiểm tra hoạt động của công ty, bãi miễn kiểm toán viên độc lập khi xét thấy cần thiết;

+ Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty.

Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài và phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

+ Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;

+ Thời gian và địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông;

+ Chương trình và nội dung cuộc họp;

+ Họ, tên chủ tọa và thư ký;

+ Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp;

+ Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng;

+ Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;

+ Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng;

+ Họ, tên, chữ ký của chủ tọa và thư ký.

Trường hợp chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp thì biên bản này có hiệu lực nếu được tất cả thành viên khác của Hội đồng quản trị tham dự họp ký và có đầy đủ nội dung theo quy định tại khoản này. Biên bản họp ghi rõ việc chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp.

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp. Chủ tọa và thư ký cuộc họp hoặc người khác ký tên trong biên bản họp phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung biên bản. Đồng thời, biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp; việc gửi biên bản kiểm phiếu có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty.