Mẫu biên bản kiểm kê vật liệu trong kho của ngân hàng nhà nước

1. Mẫu biên bản kiểm kê vật liệu trong kho của ngân hàng nhà nước là gì?

Mẫu biên bản kiểm kê vật liệu trong kho của ngân hàng nhà nước là mẫu biên bản được lập ra để ghi chép về việc kiểm kê vật liệu trong kho của ngân hàng nhà nước

Mẫu biên bản kiểm kê vật liệu trong kho của ngân hàng nhà nước dùng để ghi chép lại vật liệu được kiểm kê trong kho của nhà nước

2. Biên bản kiểm kê vật liệu trong kho của ngân hàng nhà nước:

Tên biên bản: Biên bản kiểm kê vật liệu trong kho của ngân hàng nhà nước

Mẫu biên bản kiểm kê vật liệu trong kho của ngân hàng nhà nước

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

——-

Đơn vị: 

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————

BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT LIỆU TRONG KHO

Ngày … tháng … năm ….

Số: ……………

– Thời điểm kiểm kê ……… giờ ……… ngày …….. tháng ……. năm ……….

– Hội đồng kiểm kê gồm:

– Ông (bà) ………………. Chức vụ …………… Đại diện ………. Chủ tịch Hội đồng

– Ông (bà) ………………. Chức vụ ……………… Đại diện …………..….. Ủy viên

– Ông (bà) …………..….. Chức vụ …………….… Đại diện ………………. Ủy viên

– Đã kiểm kê những vật liệu dưới đây:

– Đã kiểm kê những vật liệu dưới đây:

STT

Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu

Mã số

Đơn vị tính

Đơn giá

Theo sổ sách

Theo kiểm kê

Chênh lệch

Phẩm chất

Số lượng

Thành tiền

Số lượng

Thành tiền

Thừa

Thiếu

Bình thường

Còn sử dụng được

Hỏng

Số lượng

Thành tiền

Số lượng

Thành tiền

A

B

C

D

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Cộng

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Ngày … tháng … năm …

Thủ trưởng đơn vị

(Ý kiến giải quyết số chênh lệch)

(Ký, họ tên, đóng dấu)

Trưởng phòng Hành chính

(Ký, họ tên)

Trưởng phòng Kế toán

(Ký, họ tên)

Kiểm soát viên

(Ký, họ tên)

Thủ kho

(Ký, họ tên)

Chủ tịch Hội đồng kiểm kê

(Ký, họ tên)

Người lập

(Ký, họ tên)

Ghi chú:

– Biên bản kiểm kê công cụ, dụng cụ trong kho (Phụ lục 19a); Biên bản kiểm kê vật liệu trong kho (Phụ lục 19b) được lập tại thời điểm kiểm kê kho; làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý công cụ, dụng cụ, vật liệu thừa, thiếu và ghi vào sổ kế toán.

– Mỗi kho được kiểm kê lập 01 bản riêng.

3. Hướng dẫn lập biên bản kiểm kê vật liệu trong kho nhà nước:

– Tên biên bản: Biên bản kiểm kê vật liệu trong kho nhà nước

– Thời gian kiểm kê: giờ..ngày..tháng..năm

– Hội đồng kiểm kê gồm những ai: ghi rõ họ tên, chức vụ và đại diện cho….

– Liệt kê vật liệu kiểm kê gồm những gì?

– Đại diện các đơn vị ký tên, có chức vụ nhà nước thì đóng dấu

4. Quy trình kiểm kê vật liệu trong kho:

Bước 1: Lên kế hoạch chi tiết

Người quản lý cần lên kế hoạch và phân chia công việc đến những người chịu trách nhiệm liên quan để dễ dàng thực và kiểm soát quy trình kiểm kê.

Đối với người chịu trách nhiệm: Quản lý kho, thủ kho, kế toán kho

Bảng kiểm kê cần đủ các danh mục gồm khu vực, mã hàng, tên hàng, số lượng thực tế, số lượng được báo cáo, ghi chú từ bộ phận kiểm đếm.

Bước 2: Tiến hành kiểm đếm

Tiến hành kiểm đếm toàn bộ khu vực chịu trách nhiệm tùy theo sự phân công của người quản lý, so sánh lượng hàng thực tế và được ghi trong sổ sách, cập nhật giá trị sử dụng những vật liệu còn trong kho. Nếu đủ nhân lực cần làm theo nguyên tắc 2 người cùng kiểm kê khu vực kho và ghi số liệu độc lập để tăng tính khách quan và chính xác nhất.

Lưu ý: cần thông báo thời gian và khu vực kiểm kê để tránh các đối tác hoặc bộ phận khác tiến hành xuất nhập hàng, gây nhầm lẫn, sai sót trong quá trình kiểm đếm.

Bước 3: Báo cáo kết quả kiểm đếm

Tiến hành so sánh kết quả kiếm đếm hàng hóa thực tế và kết quả được ghi trong sổ sách, nếu có sự chênh lệch cần lập tức báo cáo và giải trình. Sau đó cập nhật đúng kết quả số liệu sổ sách theo thực tế.

Bước 4: Tìm nguyên nhân gây ra sự chênh lệch

Sau khi đã lập biên bản kiểm kê, nhân viên sẽ tiến hành lưu trữ bản cứng kết quả và trình báo cáo bằng file lên cấp quản lý, các bên liên quan sẽ ký xác nhận để hoàn tất quy trình.

Tuy nhiên đối với các trường hợp bị sai lệch, người quản lý cần tìm hiểu nguyên do của sai sót để tiến hành cải thiện quy trình, đào tạo lại hoặc nếu phát hiện là do gian lận, mất cắp… sẽ có những biện pháp giải quyết kịp thời.

5. Một số quy định khác liên quan:

Phân loại vật liệu:

– Giấy trắng đặc biệt: là các loại giấy chuyên dùng để in các sản phẩm đặc biệt của Ngân hàng Nhà nước (Ví dụ: tiền, ngân phiếu thanh toán).

– Giấy tờ in quan trọng (còn gọi là ấn chỉ quan trọng): là các loại giấy tờ in có tính chất quan trọng nhưng chưa đưa ra sử dụng để thực hiện các nghiệp vụ liên quan (Ví dụ: lệnh phát hành, các loại séc, tín phiếu, trái phiếu, kỳ phiếu).

– Giấy tờ in thông thường: là các loại giấy tờ in không thuộc giấy tờ in quan trọng.

– Vật liệu văn phòng: là các loại vật liệu dùng cho công tác văn phòng (Ví dụ: bút, mực, cặp).

– Phụ tùng thay thế: là các loại phụ tùng dự trữ để thay thế cho máy móc thiết bị, phương tiện vận tải.

– Xăng, dầu và các loại nhiên liệu khác.

– Công cụ lao động chưa dùng: Các loại công cụ lao động chưa xuất dùng, còn đang bảo quản trong kho cũng được coi như một loại vật liệu để thuận tiện cho việc kiểm kê và theo dõi.

– Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu không thuộc các nhóm trên.

Đối với các loại phế liệu thu hồi từ quá trình sử dụng không xác định được giá trị, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước cũng phân loại vào “Vật liệu khác” và mở sổ theo dõi chặt chẽ để thanh lý hoặc sử dụng vào các nhu cầu khác của đơn vị (nếu có).

Để quản lý chặt chẽ các loại vật liệu, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước phân loại vật liệu chi tiết hơn theo từng thứ vật liệu (Ví dụ: giấy tờ in quan trọng phân loại thành: séc, lệnh phát hành…).

Tại sao cần kiểm đếm vật liệu trong kho ngân hàng nhà nước

– Việc thường xuyên kiểm kê vật liệu trong kho giúp doanh nghiệp nắm bắt được lượng sản phẩm, các mã sản phẩm có bị chênh lệch trên thực tế không? Vật liệu còn sử dụng được hay sắp quá hạn hoặc có khả năng trở nên lỗi thời… để có những biện pháp xử lý nhanh chóng, kịp thời.

– Giúp tiết giảm các chi phí lưu kho và chi phí nhân công, giải phóng không gian lưu trữ trong kho chứa.

– Phát hiện ra sai số giữa thực tế và sổ sách để có hướng điều chỉnh sự chênh lệch chính xác.

– Tối ưu hóa dòng vốn lưu động của doanh nghiệp vào các hoạt động khác. Doanh nghiệp nên đầu tư các loại pallet chứa hàng đối với sản phẩm có kích thước và khối lượng hàng lớn để dể dàng hơn cho việc sắp xếp và quản lý kho.

Các phương án kiểm kê vật liệu trong kho hiệu quả

Kiểm kê vật liệu trong kho theo ngày, tuần, tháng

Đây là phương pháp kiểm vật liệu trong kho mang lại kết quả chính xác nhất và được cập nhật liên tục nhằm đảm bảo xử lý các sai sót ngay khi được phát hiện. Phương pháp này phù hợp cho các sản phẩm có giá trị cao, máy móc, đơn vị lắp đặt… Giúp nhà quản lý dể dàng nhận biết sự thất thoát hoặc sai lệch hàng hóa và các mã sản phẩm đang có tình hình kinh doanh không hiệu quả để lên phương án xả hàng phù hợp.

Nhược điểm của kiểm kê vật liệu trong kho thường xuyên là tốn chi phí nhân sự và thời gian thực hiện, ngoài ra kế toán cũng gia tăng khối lượng xử lý công việc.

Kiểm kê vật liệu trong kho theo định kỳ

Kiểm kê vật liệu trong kho theo chu kỳ tháng, quý, năm hay tùy theo kế hoạch của kế hoạch Nhà nước. Đây là phương pháp mà Nhà nước thường sử dụng để kiểm kê số lượng hàng hóa lớn với đa dạng mã sản phẩm, giá trị sản phẩm không lớn và nhiều chủng loại sản phẩm.

Nhà quản lý sẽ không mất quá nhiều thời gian và công sức để kiểm đếm hàng hóa hàng ngày mà chỉ tiến hành kiểm kê vào thời gian dự tính, do đó sẽ tiết kiệm được nguồn lực. Mặc dù vậy cũng sẽ nảy sinh nhiều hạn chế, khi khả năng nắm bắt chính xác lượng hàng trong kho sẽ giảm đi đáng kể, khiến việc phát hiện sai sót và thất thoát trở nên khó kiểm soát

Ngoài ra còn các hình thức kiểm kê hàng hóa khác như kiểm kê theo mã hàng, theo nhóm hàng hoặc khi phát hiện ra sai sót trong khâu quản lý, xuất nhập hàng. Tùy theo kế hoạch và quy chuẩn riêng của Nhà nước mà sẽ áp dụng phương án tối ưu nhất trong quản lý hàng trong kho một cách hiệu quả.

Như vậy, quản lý vật liệu trong kho là hoạt động thường niên tối quan trọng để nhà nước  nắm được tình hình kinh doanh của mình. Qua đó có những kế hoạch và chính sách kinh doanh phù hợp trong tương lai.

Trên đây là bài viết tham khảo về mẫu biên bản kiểm kê vật liệu trong kho Nhà nước và một số phương pháp, quy trình thực hiện việc kiểm kê gửi đến bạn đọc!