Mẫu biên bản kiểm kê tài sản và hướng dẫn viết mới

1. Biên bản kiểm kê tài sản là gì?

Biên bản kiểm kê tài sản là văn bản được lập ra khi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kiểm kê tài sản của doanh nghiệp.

Biên bản kiểm kê tài sản được dùng để ghi nhận lại hoạt động kiểm kê tài sản. Trong biên bản thể hiện các nội dung như thông tin thành phần kiểm tra, thông tin về số lượng, chất lượng và giá trị tài sản của doanh nghiệp (vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa có ở kho của công ty, doanh nghiệp) tại thời điểm kiểm kê

2. Mẫu biên bản kiểm kê tài sản và hướng dẫn soạn thảo:

Mẫu biên bản kiểm kê tài sản được ban hành tại mẫu số 05- TSCĐ Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính và trong Mẫu số 05 – VT ban hành theo Thông tư số: 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Mẫu biên bản như sau:

Mẫu số 05-TSCĐ: Biên bản kiểm kê tài sản cố định theo thông tư 133

Đơn vị: ….

Bộ phận: …..

( ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận sử dụng)

Mẫu số 05 – TSCĐ

(Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)

BIÊN BẢN KIỂM KÊ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

Thời điểm kiểm kê ……giờ…….ngày……tháng…..năm…..(ghi rõ giờ, ngày, tháng, năm thực hiện kiểm kê)

Ban kiểm kê gồm:

– Ông/Bà ……Chức vụ …..Đại diện …. Trưởng ban (ghi tên và chức vụ và đại diện cho cơ quan)

– Ông/Bà ….. Chức vụ ….. Đại diện …….. Ủy viên

– Ông/Bà ……. Chức vụ ….. Đại diện ….. Ủy viên

Đã kiểm kê TSCĐ, kết quả như sau:

STT

Tên TSCĐ

Mã số

Nơi sử dụng

Theo sổ kế toán

Theo kiểm kê

Chênh lệch

Ghi chú

Số lượng

Nguyên giá

Giá trị còn lại

Số lượng

Nguyên giá

Giá trị còn lại

Số lượng

Nguyên giá

Giá trị còn lại

A

B

C

D

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Cộng

x

x

x

x

x

x

( Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính của từng loại vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa được kiểm kê tại kho.

Cột 1: Ghi đơn giá của từng thứ vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (tùy theo quy định của đơn vị để ghi đơn giá cho phù hợp). Cột 2, 3: Ghi số lượng, số tiền của từng thứ vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa theo sổ kế toán. Cột 4, 5: Ghi số lượng, số tiền của từng thứ vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa theo kết quả kiểm kê.

Nếu thừa so với sổ kế toán (cột 2, 3) ghi vào cột 6, 7, nếu thiếu ghi vào cột 8, 9.

Số lượng vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa thực tế kiểm kê sẽ được phân loại theo phẩm chất: Tốt 100% ghi vào cột 10; kém phẩm chất ghi vào cột 11; mất phẩm chất ghi vào cột 12.)

Ngày….tháng….năm…

Giám đốc

(Ghi ý kiến giải quyết số chênh lệch)

(Ký, họ tên, đóng dấu)

Kế toán trưởng

(Ký, họ tên)

Trưởng Ban kiểm kê

(Ký, họ tên)

3. Nguyên tắc kiểm kê tài sản theo quy định tại Thông tư 133/2016/TT- BTC:

Tại thông tư số 133/2016/TT- BTC quy định về nguyên tắc kế toán đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa như sau:

Nguyên tắc kế toán tiền

Kế toán phải mở sổ kế toán ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất các loại tiền và tính ra số tồn tại quỹ và từng tài khoản ở Ngân hàng tại mọi thời điểm để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.

Nguyên tắc kế toán hàng tồn kho (Điều 22)

Nhóm tài khoản hàng tồn kho được dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động hàng tồn kho của doanh nghiệp (nếu doanh nghiệp thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên) hoặc được dùng để phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ kế toán của doanh nghiệp (nếu doanh nghiệp thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).

Hàng tồn kho của doanh nghiệp là những tài sản được mua vào để sản xuất hoặc để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường, gồm:

– Hàng mua đang đi trên đường;

– Nguyên liệu, vật liệu;

– Công cụ, dụng cụ;

– Sản phẩm dở dang;

– Thành phẩm;

– Hàng hóa;

– Hàng gửi bán.

Các loại sản phẩm, hàng hóa, vật tư, tài sản nhận giữ hộ, nhận ký gửi, nhận ủy thác xuất nhập khẩu, nhận gia công… không thuộc quyền sở hữu và kiểm soát của doanh nghiệp thì không được phản ánh là hàng tồn kho.

Kế toán hàng tồn kho phải được thực hiện theo quy định của Chuẩn mực kế toán “Hàng tồn kho” khi xác định giá gốc hàng tồn kho, phương pháp tính giá trị hàng tồn kho, xác định giá trị thuần có thể thực hiện được, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và ghi nhận chi phí.

Nguyên tắc xác định giá gốc hàng tồn kho được quy định cụ thể cho từng loại vật tư, hàng hóa, theo nguồn hình thành và thời điểm tính giá.

Các khoản thuế không được hoàn lại được tính vào giá trị hàng tồn kho như: Thuế GTGT đầu vào của hàng tồn kho không được khấu trừ, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhập khẩu, thuế bảo vệ môi trường phải nộp khi mua hàng tồn kho.

– Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá nhận được sau khi mua hàng tồn kho (kể cả khoản vi phạm hợp đồng kinh tế) phải được phân bổ cho số hàng tồn kho trong kho, hàng đã bán, đã sử dụng cho sản xuất kinh doanh, xây dựng cơ bản để hạch toán cho phù hợp:

+ Nếu hàng tồn kho còn tồn trong kho ghi giảm giá trị hàng tồn kho;

+ Nếu hàng tồn kho đã bán thì ghi giảm giá vốn hàng bán;

+ Nếu hàng tồn kho đã sử dụng cho hoạt động xây dựng cơ bản thì ghi giảm chi phí xây dựng cơ bản.

– Khoản chiết khấu thanh toán khi mua hàng tồn kho được hạch toán vào doanh thu hoạt động tài chính.

Nguyên tắc kế toán tài sản cố định, bất động sản đầu tư và chi phí đầu tư xây dựng cơ bản dở dang (Điều 30)

Tài sản cố định, bất động sản đầu tư và chi phí đầu tư xây dựng cơ bản dở dang phải được theo dõi, quyết toán, quản lý và sử dụng theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.

Kế toán phải theo dõi chi tiết nguồn hình thành TSCĐ để phân bổ hao mòn một cách phù hợp theo nguyên tắc: Đối với TSCĐ hình thành từ nguồn vốn vay hoặc vốn chủ sở hữu phục vụ cho sản xuất, kinh doanh thì hao mòn được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh; Đối với TSCĐ hình thành từ các Quỹ phúc lợi, Quỹ phát triển khoa học và công nghệ thì hao mòn được ghi giảm các quỹ đó.

Kế toán phân loại TSCĐ và BĐSĐT theo mục đích sử dụng. Trường hợp một tài sản được sử dụng cho nhiều mục đích, ví dụ một tòa nhà hỗn hợp vừa dùng để làm văn phòng làm việc vừa để cho thuê và một phần để bán thì kế toán phải thực hiện ước tính giá trị hợp lý của từng bộ phận để ghi nhận một cách phù hợp với mục đích sử dụng.

– Trường hợp một bộ phận trọng yếu của tài sản được sử dụng cho một mục đích cụ thể nào đó khác với mục đích sử dụng của các bộ phận còn lại thì kế toán căn cứ vào mức độ trọng yếu có thể phân loại toàn bộ tài sản theo bộ phận trọng yếu đó;

– Trường hợp có sự thay đổi về chức năng sử dụng của các bộ phận của tài sản thì kế toán được tái phân loại tài sản theo mục đích sử dụng theo quy định về từng tài sản có liên quan.

– Tài sản cố định là những tư liệu lao động được biểu hiện dưới hình thái vật chất hoặc phi vật chất, có đủ tiêu chuẩn TSCĐ theo qui định (Trừ trường hợp có qui định riêng đối với 1 số tài sản đặc thù).

Tài sản cố định hữu hình là những tài sản có hình thái vật chất do doanh nghiệp nắm giữ để sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc hoạt động khác phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ hữu hình.

Những tài sản hữu hình có kết cấu độc lập hoặc nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kết với nhau thành một hệ thống để cùng thực hiện một hay một số chức năng nhất định, nếu thiếu bất kỳ một bộ phận nào trong đó thì cả hệ thống không thể hoạt động được, nếu thỏa mãn đồng thời cả bốn tiêu chuẩn dưới đây thì được coi là tài sản cố định: Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó; Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách tin cậy; Có thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên; Có giá trị theo quy định hiện hành.

Trường hợp một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kết với nhau, trong đó mỗi bộ phận cấu thành có thời gian sử dụng khác nhau và nếu thiếu một bộ phận nào đó mà cả hệ thống vẫn thực hiện được chức năng hoạt động chính của nó nhưng do yêu cầu quản lý, sử dụng tài sản cố định đòi hỏi phải quản lý riêng từng bộ phận tài sản và mỗi bộ phận tài sản đó nếu cùng thỏa mãn đồng thời bốn tiêu chuẩn của tài sản cố định thì được coi là một tài sản cố định hữu hình độc lập.

Đối với súc vật làm việc hoặc cho sản phẩm, nếu từng con súc vật thỏa mãn đồng thời bốn tiêu chuẩn của tài sản cố định đều được coi là một tài sản cố định hữu hình.

Đối với vườn cây lâu năm, nếu từng mảnh vườn cây, hoặc cây thỏa mãn đồng thời bốn tiêu chuẩn của tài sản cố định thì cũng được coi là một tài sản cố định hữu hình.

+ TSCĐ vô hình là những tài sản không có hình thái vật chất nhưng xác định được giá trị, do doanh nghiệp nắm giữ sử dụng trong sản xuất, kinh doanh, cung cấp dịch vụ hoặc cho các đối tượng khác thuê và phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ vô hình.

Khi một tài sản vô hình được thỏa mãn đồng thời 4 tiêu chuẩn quy định tại điểm a nêu trên thì được coi là TSCĐVH.

+  TSCĐ thuê tài chính

Thuê tài chính: Là hình thức thuê tài sản mà bên cho thuê có sự chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu tài sản cho bên thuê. Quyền sở hữu tài sản có thể chuyển giao vào cuối thời hạn thuê.

Các trường hợp thường dẫn đến hợp đồng thuê tài chính là: Bên cho thuê chuyển giao quyền sở hữu tài sản cho bên thuê khi hết thời hạn thuê; Tại thời điểm khởi đầu thuê tài sản, bên thuê có quyền lựa chọn mua lại tài sản thuê với mức giá ước tính thấp hơn giá trị hợp lý vào cuối thời hạn thuê; Thời hạn thuê tài sản tối thiểu phải chiếm phần lớn thời gian sử dụng kinh tế của tài sản cho dù không có sự chuyển giao quyền sở hữu; Tại thời điểm khởi đầu thuê tài sản, giá trị hiện tại của khoản thanh toán tiền thuê tối thiểu chiếm phần lớn (tương đương) giá trị hợp lý của tài sản thuê; Tài sản thuê thuộc loại chuyên dùng mà chỉ có bên thuê có khả năng sử dụng không cần có sự thay đổi, sửa chữa lớn nào. (Điều 31)