Kiểm kê quỹ tiền mặt được thực hiện nhằm xác nhận tiền bằng VNĐ tồn quỹ thực tế và số thừa, thiếu so với số quỹ trên cơ sở đó tăng cường quản lý quỹ và làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán số chênh lệch. Khi tiến hành kiểm kê quỹ cần lập thành biên bản kiểm kê quỹ.
Mục lục bài viết
1. Mẫu biên bản kiểm kê quỹ là gì?
Mẫu biên bản kiểm kê quỹ là mẫu biên bản được lập ra khi tiến hành kiểm kê quỹ dùng cho tiền VNĐ. Mẫu biên bản nêu rõ nội dung kiểm kê quỹ, thành phần tham gia kiểm kê quỹ…
Mẫu biên bản kiểm kê quỹ được dùng để ghi chép lai quá trình kiểm kê quỹ. Bảng kiểm kê quỹ dùng cho tiền VNĐ là văn bản do doanh nghiệp lập để đối chiếu chênh lệch về số lượng sổ sách và số lượng thực tế của quỹ tiền mặt là Việt Nam đồng của doanh nghiệp đó.
2. Mẫu biên bản kiểm kê quỹ:
Đơn vị: ………. Mẫu số 08a – TT
(Ban hành theo
Bộ phận: …….
BẢNG KIỂM KÊ QUỸ
(Dùng cho VNĐ)
Số:…………
Hôm nay, vào …….giờ……..ngày……..tháng……..năm……..
Chúng tôi gồm:
– Ông/Bà: ………….. đại diện kế toán (1)
– Ông/Bà: ………….. đại diện thủ quỹ (2)
– Ông/Bà: …………. đại diện ……..
Cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt kết quả như sau: (3)
| STT | Diễn giải | Số lượng | Số tiền |
| A | B | 1 | 2 |
| I | Số dư theo sổ quỹ: | x | ………………… |
| II | Số kiểm kê thực tế | x | ………………… |
| 1 | Trong đó: Loại | ||
| 2 | – Loại | ………………… | ………………… |
| 3 | – Loại | ………………… | ………………… |
| 4 | – Loại | ………………… | ………………… |
| 5 | – … | ………………… | ………………… |
| III | Chênh lệch (III = I – II) | x | ………………… |
– Lý do: + Thừa:…………(4)
+ Thiếu:…..
– Kết luận sau khi kiểm kê quỹ:………….(5)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Thủ quỹ
(Ký, họ tên
Người chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ
(Ký, họ tên)
3. Hướng dẫn lập biên bản kiểm kê quỹ:
(1): Điền tên người đại diện kế toán
(2): Điền tên người đại diện thủ quỹ
(3): Điền thông tin kiểm kê quỹ
(4): Điền lý do ( thừa, thiếu).
(5): Điền kết luận
4. Quy định về kiểm kê tiền mặt, giấy tờ có giá:
– Đối với tiền mặt:
+ Hàng ngày, khi hết giờ giao dịch, Trưởng ban Quản lý kho, thành viên Ban Quản lý kho là kế toán trưởng phải thực hiện kiểm kê tồn quỹ tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý thực tế đến cuối ngày.
+ Đối với bó, túi, gói còn nguyên niêm phong phải trực tiếp kiểm tra, xem xét việc đóng bó và niêm phong. Đối với thếp lẻ, tờ lẻ, miếng lẻ thì phải kiểm đếm từng tờ, miếng. Kiểm đếm xong, người kiểm đếm phải đóng bó, niêm phong đúng quy định. Nếu xét thấy cần thiết, có thể mở một số bó hoặc tất cả các bó để kiểm đếm lại theo từng; tờ, miếng.
+ Đối chiếu số liệu thực tế đã kiểm kê với số dư trên sổ quỹ, sổ kế toán; nếu có chênh lệch giữa thực tế với sổ sách thì phải tìm nguyên nhân và xử lý theo đúng quy định.
+ Kiểm kê xong, trưởng ban Quản lý kho, thành viên Ban Quản lý kho là kế toán trưởng, thủ quỹ phải ký trên sổ quỹ, sổ kế toán và sổ kiểm quỹ.
+ Trưởng ban Quản lý kho có thể huy động một số công chức giúp việc thực hiện kiểm kê.
– Đối với giấy tờ có giá:
+ Hàng ngày, khi hết giờ giao dịch, kế toán bàn, thủ quỹ bàn phải đối chiếu có sự kiểm soát của thành viên Ban Quản lý kho là kế toán trưởng, đảm bảo số giấy tờ có giá còn lại cuối ngày khớp đúng với số tồn đầu ngày cộng với số nhận trong ngày (nếu có) trừ đi số đã sử dụng trong ngày; tổng số tiền thu được của các loại mệnh giá phải khớp đúng với số liệu trên sổ kế toán và sổ quỹ.
+ Sau khi đối chiếu đảm bảo khớp đúng, thủ quỹ bàn, kế toán bàn và thành viên Ban Quản lý kho là kế toán trưởng ký vào Sổ theo dõi tình hình sử dụng giấy tờ có giá.
– Đối với tài sản quý: Nếu có phát sinh nhập, xuất thì Ban Quản lý kho kiểm kê, đối chiếu số tồn thực tế với sổ sách đảm bảo khớp đúng đồng thời ký tên trên sổ theo dõi tài sản quý.
* Kiểm kê định kỳ, đột xuất kho tiền
– Kiểm kê, đảo kho định kỳ kho tiền được thực hiện cuối giờ ngày làm việc của ngày làm việc cuối cùng của tất cả các tháng trong năm.
– Kiểm kê đột xuất được tiến hành trong các trường hợp:
+ Khi thay đổi thành viên Ban Quản lý kho tiền, khi thực hiện ủy quyền;
+ Khi có nghi vấn kẻ gian đột nhập kho, quỹ;
+ Khi có sai lệch về tài sản, số liệu kho quỹ;
+ Khi có quyết định của Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc Kho bạc Nhà nước cấp trên.
* Thành phần Ban Quản lý kho tiền tại Kho bạc Nhà nước các cấp
– Tại Kho bạc Nhà nước: Vụ trưởng Vụ Kho quỹ là Trưởng ban; Kế toán trưởng Sở Giao dịch (gọi tắt là kế toán trưởng) và thủ kho là thành viên.
– Tại Kho bạc Nhà nước tỉnh: Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh là Trưởng ban; Trưởng phòng Kế toán nhà nước – Kế toán trưởng (gọi tắt là kế toán trưởng) và thủ kho là thành viên.
– Tại Kho bạc Nhà nước huyện: Giám đốc Kho bạc Nhà nước huyện là Trưởng ban; Kế toán trưởng và thủ kho là thành viên.
– Việc thành lập Ban Quản lý kho tiền do thủ trưởng đơn vị có kho tiền quyết định bằng văn bản.
– Căn cứ điều kiện cụ thể của Phòng Giao dịch, Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh quyết định thành lập Ban Quản lý kho hoặc Ban Quản lý quỹ.
* Trách nhiệm của Trưởng ban Quản lý kho tiền
– Chịu trách nhiệm tổ chức quản lý, đảm bảo an toàn, bí mật tiền mặt, giấy tờ có giá và các loại tài sản khác bảo quản trong kho tiền.
– Trang bị những phương tiện, thiết bị đảm bảo an toàn kho quỹ theo quy định.
– Chỉ đạo áp dụng các biện pháp cần thiết chống mất mát, nhầm lẫn, đề phòng trộm cướp, cháy nổ, lụt bão, ẩm mốc, mối mọt, chuột, gián và nguyên nhân khác, đảm bảo chất lượng tiền, tài sản bảo quản trong kho.
– Quản lý và sử dụng chìa khóa một ổ khóa thuộc lớp ngoài cánh cửa kho tiền.
– Trực tiếp mở, khóa cửa kho tiền; cùng vào, ra với các thành viên Ban Quản lý kho tiền để giám sát việc xuất, nhập, bảo quản tiền, giấy tờ có giá, tài sản quý trong kho tiền.
– Trực tiếp tham gia kiểm quỹ, kiểm kê kho tiền theo quy định; xác định nguyên nhân thừa, thiếu tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý trong kho quỹ.
* Trách nhiệm của thành viên Ban Quản lý kho tiền là kế toán trưởng
– Chịu trách nhiệm quản lý, giám sát việc xuất, nhập tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý và bảo quản tài sản trong kho tiền.
– Tổ chức hạch toán kế toán về tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý tại đơn vị mình theo chế độ kế toán Kho bạc Nhà nước; hướng dẫn, kiểm tra việc mở và ghi chép sổ sách kho quỹ.
– Quản lý và sử dụng chìa khóa một ổ khóa thuộc lớp ngoài cánh cửa kho tiền.
– Trực tiếp mở, khóa cửa kho tiền; cùng vào, ra với các thành viên Ban quản lý kho tiền.
– Trực tiếp tham gia kiểm quỹ, kiểm kê kho tiền theo quy định.
– Kiểm tra, đối chiếu số liệu thực tế kiểm kê với số liệu trên sổ kế toán và sổ kho quỹ đảm bảo các số liệu khớp đúng.
– Kiểm soát việc tuân thủ các quy định về quản lý an toàn kho quỹ; phát hiện và báo cáo kịp thời những sai sót có thể dẫn tới mất an toàn tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý.
* Trách nhiệm của thành viên Ban Quản lý kho tiền là thủ kho
– Chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn tuyệt đối tiền mặt, giấy tờ có giá và các loại tài sản được bảo quản trong kho.
– Thực hiện xuất, nhập tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý chính xác, kịp thời theo đúng chứng từ hợp pháp, hợp lệ.
– Quản lý và sử dụng chìa khóa một ổ khóa thuộc lớp trong cánh cửa kho tiền; chìa khóa một ổ khóa cánh cửa ngoài kho tiền (nếu cánh cửa ngoài có ba ổ khóa); các chìa khóa của ổ khóa gian kho trong kho tiền; hòm sắt, két sắt, tủ lưới đặt trong kho tiền; chìa khóa phòng đệm kho tiền, chìa khóa két sắt trên xe ô tô chuyên dùng (nếu có).
– Trực tiếp mở. khóa cửa kho tiền; cùng vào, ra với các thành viên Ban quản lý kho
– Sắp xếp các loại tiền, tài sản trong kho gọn gàng, ngăn nắp khoa học và đảm bảo vệ sinh kho.
– Đề xuất áp dụng các biện pháp cần thiết để đảm bảo chất lượng tiền mặt, giấy tờ có giá, các loại tài sản bảo quản trong kho.
– Mở các loại sổ nghiệp vụ theo quy định; ghi chép, bảo quản sổ nghiệp vụ và các giấy tờ có liên quan đầy đủ, rõ ràng, chính xác.
– Đối chiếu số liệu nhập, xuất, tồn kho tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý trên thẻ kho và các sổ nghiệp vụ của mình với sổ kế toán.
– Chứng kiến và phục vụ việc kiểm tra, kiểm kê kho tiền.
– Kiểm tra lần cuối về sự an toàn của kho trước khi ra khỏi kho.
* Nguyên tắc xử lý thừa, thiếu
– Thừa tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý:
+ Thừa tiền mặt do tiền lẻ phát sinh trong giao dịch, cuối tháng kế toán lập
+ Thừa tiền mặt chưa rõ nguyên nhân, kế toán lập phiếu thu, hạch toán số tiền này vào tài khoản thừa, thiếu chờ xử lý; thừa giấy tờ có giá, tài sản quý chưa rõ nguyên nhân, kế toán lập phiếu thu, hạch toán số thừa vào tài khoản ngoại bảng chờ xử lý.
– Thiếu, mất tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý:
+ Thiếu tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý trong bó, túi nguyên niêm phong của Kho bạc thì công chức có tên ký trên niêm phong chịu trách nhiệm bồi hoàn.
+ Thiếu tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý do công chức nào quản lý thì công chức đó chịu trách nhiệm bồi hoàn.
+ Không được lấy số tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý thừa bù trừ cho số tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý thiếu (chỉ được bù trừ của bó thừa cho bó thiếu nếu trên niêm phong ghi tên của cùng một người đã kiểm đếm, đóng gói trong cùng một ngày).
