Mẫu biên bản kiểm kê ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng (11/2020/NG-LS)

1. Mẫu biên bản kiểm kê ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng là gì?

Theo quy định của pháp luật hiện hành, ta có thể hiểu ấn phẩm trắng lãnh sự sẽ được cấp cho các cơ quan trong nước bao gồm gồm hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, thị thực (dán, rời), màng bảo vệ ảnh và giấy tờ có giá trị xuất nhập cảnh khác theo quy định của pháp luật Việt Nam. Trong quá trình sử dụng cũng như lưu trữ không khỏi dẫn đến các loại giấy tờ này bị hư hỏng. Chính vì vậy, việc kiểm kê lại các loại ấn phẩm trắng lãnh sự là cần thiết. Mẫu biên bản kiểm kê ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng được lập ra trong hoàn cảnh đó và được sử dụng phổ biến trong thực tiễn.

Mẫu số 11/2020/NG-LS: Biên bản kiểm kê ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng là mẫu biên bản được lập ra nhằm mục đích để ghi chép về việc kiểm kê ấn phẩm trắng lãnh sự đã bị hỏng. Mẫu nêu rõ nội dung của biên bản, thông tin thành phần ban kiểm kê, thông tin về các ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng, thông tin tình trạng ấn phẩm, số lượng ấn phẩm bị hỏng, sai quy cách,… Mẫu được ban hành theo Thông tư 02/2020/TT-BNG của Bộ Ngoại giao về việc tổ chức giải quyết công tác lãnh sự.

2. Mẫu biên bản kiểm kê ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng:

Mẫu số 11/2020/NG-LS

(Tên cơ quan đại diện/

Sở Ngoại vụ TP.Hồ Chí Minh)

Số: /

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————

….., ngày…tháng…năm 20…

BIÊN BẢN KIỂM KÊ ẤN PHẨM TRẮNG LÃNH SỰ HỎNG

Hôm nay ngày … tháng … năm 20… (tên cơ quan đại diện/Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh) thành lập ban kiểm kê ấn phẩm trắng lãnh sự bị hỏng/sai quy cách, thành phần gồm có:

1- Ông/bà …, Đại sứ/Tổng Lãnh Sự/Giám đốc Sở Ngoại vụ1,

2- Ông/bà …, Tham tán/Bí thư, Trưởng phòng/phụ trách lãnh sự,

3- Ông/bà …, Tham tán/Bí thư, Cán bộ quản lý kho ấn phẩm trắng

Để kiểm kê số ấn phẩm trắng hỏng/sai quy cách trong … tháng của năm .. cụ thể như sau:

STT	Loại ấn phẩm2	Tình trạng ấn phẩm3	Số lượng4	Ký hiệu và số seri ấn phẩm5

Toàn bộ số ấn phẩm trắng trên đã được niêm phong trước mặt chúng tôi để chuyển về Cục Lãnh sự.

Biên bản này được lập thành 4 bản 6 để: gửi Cục Lãnh sự (1), lưu tại Văn phòng Đại sứ quán (1), Phòng Lãnh sự Đại sứ quán (1) và Kho ấn phẩm trắng (1).

Đại sứ/ Tổng Lãnh sự/Tham tán Công sứ/

Giám đốc Sở Ngoại vụ

(ký tên, đóng dấu)⁷

Trưởng phòng/Phụ trách lãnh sự

(ký tên)

Cán bộ quản lý kho ấn phẩm trắng
(ký tên)

3. Hướng dẫn soạn thảo mẫu biên bản kiểm kê ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng:

1 Đối với Báo cáo của Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh;

2 Ghi rõ loại ấn phẩm như: hộ chiếu ngoại giao, công vụ, phổ thông, thị thực, giấy thông hành…;

3 Ghi rõ là sai quy cách, viết sai, ép hỏng, dán ảnh hỏng, bị rách…;

4 Ghi số lượng ấn phẩm bị hỏng;

5 Ghi số hiệu như ký hiệu của hộ chiếu, thị thực… và ghi theo thứ tự từ thấp đến cao;

6 Trường hợp đơn vị báo cáo là Sở Ngoại vụ TP Hồ Chí Minh thì lập thành 2 Bản gửi Cục Lãnh sự và lưu tại Phòng Lãnh sự Sở Ngoại vụ;

7 Nếu biên bản kiểm kê ấn phẩm trắng hỏng có nhiều trang phải đóng dấu giáp lai giữa các trang.

4. Một số quy định về ấn phẩm trắng lãnh sự:

Theo quy định của pháp luật, ta có thể hiểu ấn phẩm trắng lãnh sự là các loại giấy tờ, vật phẩm, tài liệu được sản xuất, in ấn dưới dạng phôi nhằm mục đích để sử dụng trong một phần hoặc toàn bộ các quy trình cấp giấy tờ lãnh sự cụ thể như:

– Thứ nhất: hộ chiếu (ngoại giao, công vụ, phổ thông), màng bảo vệ ảnh và giấy tờ có giá trị xuất nhập cảnh khác theo quy định của pháp luật.

– Thứ hai: thị thực (dán, rời).

– Thứ ba: Giấy miễn thị thực (dán, rời).

– Thứ tư: tem AB.

– Thứ năm: bản chính Giấy Khai sinh, bản chính Giấy chứng nhận kết hôn và các phôi khác theo quy định của pháp luật.

Theo Điều 10 Thông tư 02/2020/TT-BNG của Bộ Ngoại giao đã đưa ra quy định về chế độ quản lý, sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự, như sau:

– Ấn phẩm trắng lãnh sự sẽ được quản lý, bảo vệ giống như tài liệu mật.

– Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Người đứng đầu Cơ quan đại diện sẽ có trách nhiệm tổ chức việc lưu trữ, sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự nhằm mục đích đảm bảo việc lưu trữ ấn phẩm trắng lãnh sự phải tuân thủ các quy định, quy trình về quản lý, cấp phát giấy tờ lãnh sự, an ninh và an toàn.

– Đối với các ấn phẩm trắng lãnh sự không đáp ứng đủ tiêu chuẩn để cấp, hỏng do lồi kỹ thuật khi cấp (gọi chung là ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng), sử dụng cần được đóng dấu “Hủy” và xử lý theo quy định tại Điều 13 của Thông tư 02/2020/TT-BNG của Bộ Ngoại giao.

– Đối với ấn phẩm trắng lãnh sự loại dán (thị thực dán, Giấy miễn thị thực loại dán, tem AB) đã bị hỏng do lỗi kỹ thuật của Cơ quan đại diện đã dán vào hộ chiếu và không bóc ra được, cơ quan thực hiện sẽ thực hiện đóng dấu “Hủy” vào ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng, cấp ấn phẩm thay thế miễn thu phí. Bản chụp ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng, ấn phẩm thay thế cùng trang nhân thân hộ chiếu của đương sự được gửi về Cục Lãnh sự theo quy định tại Khoản 2 Điều 13 của Thông tư 02/2020/TT-BNG của Bộ Ngoại giao.

Đây là nội dung quan trọng tại Thông tư 02/2020/TT-BNG do Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành ngày 14/02/2020 hướng dẫn việc tổ chức giải quyết công tác lãnh sự. Việc quản lý, sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự cần đảm bảo an toàn và cần được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền bảo vệ giống như một loại tài liệu mật.

Theo Điều 13 Thông tư 02/2020/TT-BNG của Bộ Ngoại giao có quy định về xử lý ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng với nội dung như sau:

– Việc xử lý ấn phẩm trắng lãnh sự không đáp ứng đủ tiêu chuẩn để cấp, hỏng do lỗi kỹ thuật khi cấp, sử dụng tại Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh được quy định cụ thể như sau:

+ Cơ quan được nêu cụ thể tại Điều 1 Thông tư 02/2020/TT-BNG của Bộ Ngoại giao sẽ lập Ban kiểm kê gồm đại diện Lãnh đạo đơn vị, Phòng chức năng liên quan và cán bộ quản lý ấn phẩm trắng lãnh sự. Ban kiểm kê có trách nhiệm kiểm tra toàn bộ số ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng, lập Biên bản kiểm kê ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng theo mẫu số 11/2020/NG-LS.

+ Cục Lãnh sự tổng hợp số ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng phát sinh tại đơn vị mình; sau đó thực hiện việc tiếp nhận và kiểm tra số ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng do Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh chuyển, đối chiếu với Biên bản kiểm kê ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng và Báo cáo sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự cùng kỳ, lập biên bản xác nhận và tiến hành huy số ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng theo quy định của pháp luật hiện hành.

– Việc xử lý ấn phẩm trắng lãnh sự không đủ tiêu chuẩn để cấp, hỏng do lỗi kỹ thuật khi cấp, sử dụng tại Cơ quan đại diện được quy định với nội dung như sau:

+ Cơ quan đại diện lập Ban kiểm kê gồm các chủ thể là: Người đứng đầu hoặc cấp phó đứng đầu Cơ quan đại diện, Trưởng phòng hoặc cán bộ phụ trách lãnh sự, cán bộ quản lý ấn phẩm trắng lãnh sự. Ban kiểm kê sẽ có trách nhiệm trực tiếp kiểm tra toàn bộ số ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng, lập Biên bản kiểm kê ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng theo mẫu số 11/2020/NG-LS, niêm phong và gửi kèm theo Biên bản ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng về Cục Lãnh sự.

+ Cục Lãnh sự sẽ tiếp nhận và kiểm tra số ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng do Cơ quan đại diện gửi về, thực hiện đối chiếu với Biên bản kiểm kê ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng và Báo cáo sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự cùng kỳ, lập biên bản xác nhận và tiến hành hủy số ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng theo quy định của pháp luật.

– Cần lưu ý rằng, đối với việc xử lý ấn phẩm trắng hỏng được thực hiện định kỳ trong thời gian là sáu tháng hoặc hàng Quý và chỉ xử lý đối với các ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng phát sinh trong kỳ Báo cáo sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự.

Việc pháp luật đưa ra quy định đối với quy trình xử lý ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng có những vai trò to lớn. Nhằm mục đích đảm bảo cho quá trình xử lý ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng được diễn ra chính xác, đúng trình tự pháp luật và đóng góp ý nghĩa quan trọng trong hoạt động quản lý của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền đối với ấn phẩm trắng lãnh sự.