Mẫu biên bản họp hội đồng đánh giá và xét giải vòng sơ khảo

1. Biên bản họp hội đồng đánh giá và xét giải vòng sơ khảo là gì?

Biên bản họp hội đồng đánh giá và xét giải vòng sơ khảo là văn bản ghi nhận nội dung sự kiện, diễn biến họp hội đồng đánh giá và kết quả xét giải vòng sơ khảo đối với đề tài tham gia xét giải thưởng sinh viên nghiên cứu khoa học.

Biên bản họp hội đồng đánh giá và xét giải vòng sơ khảo được dùng làm căn cứ để chứng minh tính hợp pháp, hợp lý trong hoạt động, là cơ sở để thể hiện kết quả xét giải, chứng minh kết quả là đúng đắn và khách quan.

2. Mẫu biên bản họp hội đồng đánh giá và xét giải vòng sơ khảo mới nhất:

Mẫu 13. Biên bản họp hội đồng đánh giá công trình/đề tài vòng sơ khảo (Kèm theo Thông tư số 45/2020/TT-BGDĐT ngày 11 tháng 11 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG ĐÁNH GIÁ VÀ XÉT GIẢI VÒNG SƠ KHẢO GIẢI THƯỞNG KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ DÀNH CHO GIẢNG VIÊN TRẺ/SINH VIÊN NĂM…

Lĩnh vực: …

Hội đồng…

1. Quyết định thành lập Hội đồng (số, ngày, tháng, năm):

2. Ngày họp:

3. Địa điểm:

4. Thành viên của Hội đồng: Tổng số:                    có mặt:                    vắng mặt:

5. Khách mời dự:

* Ý kiến nhận xét, đánh giá của Hội đồng:

Ghi chú:

a) Mỗi thành viên Hội đồng đánh giá công trình/đề tài theo thang điểm 100 (điểm đánh giá là số nguyên).

b) Kết quả đánh giá công trình/đề tài là điểm trung bình cộng của các thành viên Hội đồng có mặt tại phiên họp Hội đồng (điểm trung bình lấy 2 chữ số sau dấu phẩy).

c) Khung điểm xét giải: Công trình/đề tài đạt từ 85 điểm trở lên được chọn vào vòng chung khảo; từ 80 điểm đến dưới 85 điểm được xét giải ba; từ 70 điểm đến dưới 80 điểm được xét giải khuyến khích; công trình/đề tài không được xét giải nếu đạt dưới 70 điểm hoặc bị phát hiện hồ sơ không hợp lệ.

* Tổng hợp số giải thưởng Hội đồng đề nghị:

1. Công trình/đề tài được chọn vào vòng chung khảo (từ 85 điểm trở lên):…………đề tài, gồm:

– Mã số, Tên đề tài;

– …

2. Giải Ba (từ 80 điểm đến dưới 85 điểm):………….. đề tài, gồm:

– Mã số, Tên đề tài;

– …….

3. Giải Khuyến khích (từ 70 điểm đến dưới 80 điểm):………….. đề tài, gồm:

– Mã số, Tên đề tài;

– …..

4. Không đạt giải (dưới 70 điểm)): ………….. đề tài, gồm:

– Mã số, Tên đề tài;

– ……….

XÁC NHẬN CỦA BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TL. BỘ TRƯỞNG

VỤ TRƯỞNG VỤ KHOA HỌC, CÔNG NGHỆ VÀ MÔI TRƯỜNG

3. Hướng dẫn mẫu biên bản họp hội đồng đánh giá và xét giải vòng sơ khảo:

Mẫu biên bản họp hội đồng đánh giá và xét giải vòng sơ khảo được viết căn cứ vào diễn biến thực tế xảy ra, chỉ cần người lập biên bản tham gia và chứng kiến cuộc họp hội đồng đánh giá.

Các nội dung buộc phải bảo đảm trong một mẫu biên bản bao gồm: thời gian, địa điểm, quyết định thành lập hội đồng số; thành viên hội động, số có mặt, vắng mặt; chữ ký của chủ tịch hội đồng, thư ký ở cuối biên bản.

Riêng trong mẫu biên bản này, thư ký phải ghi các thông tin về đề tại dự xét giải, nhận xét, kết quả cuối cùng, và tổng hợp đề tài được giải.

4. Các vấn đề pháp lý về xét giải sơ khảo “Sinh viên nghiên cứu khoa học:

4.1. Quy trình đánh giá đề tài:

Giải thưởng “Sinh viên nghiên cứu khoa học” là giải thưởng uy tín, quy trình đánh giá đề tài phải trải trải qua 2 vòng nhằm đảm bảo được tính khách quan, chính xác và kỹ lưỡng để chọn ra những đề tài tốt nhất. Theo quy định tại Điều 11, Thông tư 45/2020/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành quy chế xét tặng giải thưởng “Sinh viên nghiên cứu khoa học” Đề tài tham gia xét Giải thưởng được đánh giá qua 02 vòng:

– Vòng sơ khảo:

Các cơ sở giáo dục đại học được Bộ Giáo dục và Đào tạo giao tổ chức tiếp nhận hồ sơ có nhiệm vụ:

+ Phối hợp với Vụ Khoa học Công nghệ và Môi trường, Bộ Giáo dục và Đào tạo tổ chức họp các hội đồng đánh giá và xét giải vòng sơ khảo (sau đây gọi tắt là hội đồng vòng sơ khảo).

+ Gửi về Vụ Khoa học Công nghệ và Môi trường, Bộ Giáo dục và Đào tạo: hồ sơ Giải thưởng theo quy định tại Điều 8 của Quy chế này, trong đó mỗi đề tài gửi 01 bản báo cáo tổng kết đề tài; kết quả đánh giá đề tài vòng sơ khảo. Đối với đề tài được chọn vào vòng chung khảo, mỗi đề tài gửi 09 bản báo cáo tổng kết đề tài.

– Vòng chung khảo:

+ Bộ Giáo dục và Đào tạo thông báo danh sách các đề tài được chọn vào vòng chung khảo trên trang thông tin điện tử của Bộ; hướng dẫn sinh viên chuẩn bị trình bày báo cáo tóm tắt đề tài; thành lập và tổ chức họp các hội đồng đánh giá và xét giải vòng chung khảo (sau đây gọi tắt là hội đồng vòng chung khảo).

+ Các cơ sở giáo dục đại học có đề tài được chọn vào vòng chung khảo có trách nhiệm thông báo và tạo điều kiện cho sinh viên chuẩn bị trình bày báo cáo tại phiên họp hội đồng vòng chung khảo; cử đại diện tham dự phiên họp hội đồng vòng chung khảo.

+ Sinh viên thực hiện đề tài được chọn vào vòng chung khảo chuẩn bị báo cáo tóm tắt kết quả nghiên cứu của đề tài để trình bày tại phiên họp hội đồng và trả lời câu hỏi của các thành viên hội đồng. Đối với đề tài có từ 02 sinh viên trở lên thực hiện, nhóm sinh viên phân công phối hợp trình bày báo cáo và minh chứng về sự tham gia thực hiện đề tài của từng thành viên trong nhóm nghiên cứu.

Như vậy, có thể thấy, sơ khảo và chung khảo vừa có tình phụ thuộc vừa có tính độc lập. Điều đó thể hiện ở việc không phải mọi đề tài đều được chọn vào vòng chung khảo, nhưng để được vào vòng chung khảo đề tài của sinh viên phải trải qua sự đánh giá của Hội đồng sơ khảo.

4.2. Hội đồng vòng sơ khảo:

Căn cứ theo Điều 12 Thông tư 45/2020/TT-BGDĐT quy định Hội đồng vòng sơ khảo như sau:

1. Thành phần Hội đồng: Hội đồng vòng sơ khảo do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo thành lập, có số lượng ít nhất 07 thành viên, gồm Chủ tịch; Phó Chủ tịch; 02 Ủy viên phản biện đối với mỗi công trình, đề tài; 01 Ủy viên thư ký khoa học (do Chủ tịch phân công tại phiên họp hội đồng) và các Ủy viên. Hội đồng có tối đa 02 thư ký hành chính giúp việc. Thành viên hội đồng vòng sơ khảo là các chuyên gia, cán bộ quản lý có trình độ chuyên môn và am hiểu về lĩnh vực khoa học và công nghệ của Giải thưởng. Người hướng dẫn sinh viên thực hiện đề tài tham gia xét Giải thưởng không tham gia hội đồng.

2. Nguyên tắc làm việc của hội đồng:

– Hội đồng làm việc theo nguyên tắc dân chủ, công bằng, khách quan, biểu quyết theo đa số bằng hình thức bỏ phiếu;

– Hội đồng chỉ xem xét những công trình, đề tài đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về hồ sơ Giải thưởng theo quy định;

– Phiên họp của hội đồng phải có mặt ít nhất 2/3 số thành viên, trong đó phải có mặt chủ tịch hoặc phó chủ tịch (trong trường hợp chủ tịch vắng mặt và được chủ tịch ủy quyền) và ít nhất 01 Ủy viên phản biện đối với mỗi công trình, đề tài. Thành viên hội đồng vắng mặt phải gửi nhận xét, đánh giá bằng văn bản trước khi phiên họp được tổ chức ít nhất 01 ngày;

– Thư ký khoa học ghi chép ý kiến chuyên môn của các thành viên và kết luận của hội đồng trong biên bản họp hội đồng và các văn bản liên quan của hội đồng;

–  Thư ký hành chính có trách nhiệm gửi tài liệu cuộc họp cho các thành viên ít nhất 07 ngày trước ngày họp hội đồng.\

3. Trách nhiệm của thành viên hội đồng:

– Gửi ý kiến nhận xét bằng văn bản đối với các công trình, đề tài được phân công phản biện tới thư ký khoa học của hội đồng tối thiểu 01 ngày trước phiên họp hội đồng;

– Đánh giá trung thực, khách quan và công bằng; chịu trách nhiệm cá nhân về kết quả đánh giá của mình và trách nhiệm tập thể về kết luận chung của hội đồng. Các thành viên hội đồng và thư ký hành chính của hội đồng có trách nhiệm giữ bí mật về các thông tin liên quan đến quá trình đánh giá và xét giải;

– Nghiên cứu, phân tích từng nội dung trong báo cáo tổng kết công trình, đề tài; nhận xét, đánh giá mặt mạnh, mặt yếu và đánh giá chung từng công trình, đề tài theo yêu cầu tại biểu mẫu quy định; viết nhận xét – đánh giá và luận giải cho việc đánh giá mỗi công trình, đề tài.

4. Trình tự, nội dung làm việc của hội đồng:

– Thư ký hành chính công bố quyết định thành lập hội đồng, giới thiệu thành phần hội đồng và các đại biểu tham dự;

– Đại diện Bộ Giáo dục và Đào tạo tham dự phiên họp hội đồng nêu các yêu cầu, nội dung chủ yếu về việc đánh giá và xét giải vòng sơ khảo;

–  Chủ tịch hội đồng thông qua chương trình làm việc, phân công thư ký khoa học. Hội đồng bầu ban kiểm phiếu gồm 03 người là thành viên của hội đồng, trong đó có 01 trưởng ban và 02 thành viên;

– Các thành viên hội đồng trình bày nhận xét, đánh giá từng công trình, đề tài và so sánh giữa các công trình, đề tài với nhau theo tiêu chí đánh giá công trình quy định tại khoản 1 Điều 13 và theo tiêu chí đánh giá đề tài quy định tại khoản 2 Điều 13 của Quy chế này;

– Thư ký khoa học đọc ý kiến nhận xét bằng văn bản của thành viên vắng mặt (nếu có) để hội đồng xem xét, tham khảo; thông báo danh mục công trình, đề tài đã được triển khai ứng dụng trong thực tiễn hoặc có công bố khoa học từ kết quả nghiên cứu của công trình, đề tài trên các tạp chí khoa học trong và ngoài nước;

–  Hội đồng thảo luận, đánh giá từng công trình, đề tài theo các tiêu chí đánh giá quy định;

– Hội đồng cho điểm độc lập từng công trình, đề tài vào phiếu đánh giá công trình/phiếu đánh giá đề tài. Phiếu đánh giá có đóng dấu treo của Bộ Giáo dục và Đào tạo và được phát tại phiên họp hội đồng;

– Ban kiểm phiếu tổng hợp kết quả bỏ phiếu đánh giá công trình, đề tài của các thành viên hội đồng theo mẫu Biên bản kiểm phiếu đánh giá công trình, đề tài;

–  Ban kiểm phiếu công bố công khai kết quả đánh giá từng công trình, đề tài. Hội đồng thông qua biên bản họp hội đồng vòng sơ khảo;

–  Thư ký khoa học hoàn thiện biên bản họp hội đồng, tổng hợp tài liệu phục vụ phiên họp hội đồng quy định tại khoản 6 Điều này và gửi cho Thường trực Ban Chỉ đạo Giải thưởng chậm nhất 03 ngày sau khi kết thúc phiên họp hội đồng cùng với báo cáo tổng kết của các công trình, đề tài được chọn vào vòng chung khảo.

5. Tài liệu phục vụ phiên họp hội đồng:

– Quyết định thành lập hội đồng kèm theo danh mục công trình, đề tài;

– Các báo cáo tổng kết công trình, đề tài;

–  Danh mục và minh chứng kèm theo các công bố khoa học từ kết quả nghiên cứu của công trình, đề tài (nếu có);

– Phiếu nhận xét công trình của thành viên hội đồng (Mẫu 07)/Phiếu nhận xét đề tài của thành viên hội đồng (Mẫu 09);

– Phiếu đánh giá công trình của thành viên hội đồng (Mẫu 08)/Phiếu đánh giá đề tài của thành viên hội đồng (Mẫu 10);

– Biên bản kiểm phiếu đánh giá công trình/đề tài vòng sơ khảo (Mẫu 11);

– Biên bản họp hội đồng đánh giá công trình/đề tài vòng sơ khảo (Mẫu 12).

4.3. Tiêu chí đánh giá và xét giải ở vòng sơ khảo:

Căn cứ theo Điều 13 Thông tư 45/2020/TT-BGDĐT quy định tiêu chí đánh giá và xét giải ở vòng sơ khảo như sau:

1. Thang điểm và tiêu chí đánh giá đối với công trình:

Thang điểm để đánh giá công trình là thang điểm 100 theo các tiêu chí sau:

– Giá trị về khoa học/công nghệ: Công trình có đóng góp mới vào sự phát triển, bổ sung tri thức mới, mở ra hướng nghiên cứu mới hoặc mở ra hướng nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới, khả thi; đóng góp mới về nhận thức, cách tiếp cận, phương pháp nghiên cứu, cơ sở lý luận, phân tích bản chất của sự vật hoặc có tính mới về học thuật, phương pháp, lý luận công nghệ, trực tiếp giải quyết được những vấn đề về công nghệ, sáng tạo ra công nghệ mới/giải pháp kỹ thuật mới, tạo ra sản phẩm mới, cải tiến kỹ thuật (điểm tối đa là 40);

– Giá trị về thực tiễn: Công trình có đóng góp quan trọng đối với sự phát triển của ngành, địa phương hoặc ngành giáo dục và đào tạo; có mức độ, thời gian, ảnh hưởng và phạm vi đóng góp cụ thể, rõ ràng, có tính ứng dụng hoặc có sản phẩm công nghệ được chuyển giao trong thực tiễn (điểm tối đa là 45);

–  Có sản phẩm công bố khoa học và công nghệ từ kết quả của đề tài (điểm tối đa là 15), cụ thể (chọn 01 trong các sản phẩm):

+ Bài báo được đăng trên các tạp chí khoa học trong nước được tính điểm của Hội đồng Giáo sư Nhà nước hoặc đăng trong kỷ yếu hội thảo, hội nghị quốc gia, quốc tế có phản biện và có mã số ISBN (điểm tối đa là 10);

+ Bài báo được đăng trên các tạp chí quốc tế uy tín (điểm tối đa là 15).

+ Sáng chế, giải pháp hữu ích, bản quyền tác giả, bản quyền tác phẩm,… đã được chứng nhận (điểm tối đa là 15).

2. Thang điểm và tiêu chí đánh giá đối với đề tài:

Thang điểm để đánh giá đề tài là thang điểm 100 theo các tiêu chí sau:

– Tổng quan tình hình nghiên cứu và luận giải sự cần thiết của vấn đề nghiên cứu (điểm tối đa là 10);

– Nội dung nghiên cứu (điểm tối đa là 20);

– Phương pháp nghiên cứu (điểm tối đa là 15);

– Kết quả nghiên cứu (điểm tối đa là 40);

-Hình thức trình bày báo cáo tổng kết đề tài (điểm tối đa là 05);

– Có công bố khoa học từ kết quả nghiên cứu của đề tài (điểm tối đa là 10), cụ thể (chọn 01 trong các sản phẩm):

+ Bài báo được đăng trên các tạp chí khoa học trong nước được tính điểm của Hội đồng Giáo sư Nhà nước hoặc đăng trong kỷ yếu hội thảo, hội nghị quốc gia, quốc tế có phản biện (điểm tối đa là 05);

+ Bài báo được đăng trên các tạp chí quốc tế uy tín (điểm tối đa là 10);

+ Sáng chế, giải pháp hữu ích, bản quyền tác giả, bản quyền tác phẩm,… đã được chứng nhận (điểm tối đa là 10).

3. Xét giải ở vòng sơ khảo:

–  Kết quả đánh giá công trình, đề tài ở vòng sơ khảo là điểm trung bình cộng của các thành viên hội đồng có mặt tại phiên họp hội đồng;

– Căn cứ kết quả đánh giá công trình, đề tài ở vòng sơ khảo, Hội đồng đề nghị Ban Chỉ đạo Giải thưởng xét giải ba, giải khuyến khích và các công trình, đề tài vào vòng chung khảo;

–  Điểm tối thiểu để được xét Giải thưởng là 70 điểm, trong đó:

+ Công trình, đề tài được chọn vào vòng chung khảo: Điểm trung bình đạt từ 85 đến 100 điểm;

+ Công trình, đề tài được xét giải ba: Điểm trung bình đạt từ 80 đến dưới 85 điểm;

+ Công trình, đề tài được xét giải khuyến khích: Điểm trung bình đạt từ 70 đến dưới 80 điểm;

– Công trình, đề tài không được xét giải nếu đạt dưới 70 điểm hoặc bị phát hiện hồ sơ không hợp lệ.