Mẫu biên bản họp ba bên

1. Mẫu biên bản làm việc ba bên là gì?

Biên bản là một loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra. Biên bản làm việc ghi chép lại những sự việc đã hoặc đang xảy ra trong quá trình trao đổi, họp bàn giữa hai hay nhiều người với nhau. Biên bản này không có hiệu lực pháp lý mà chủ yếu được dùng để làm căn cứ chứng minh các sự việc đã diễn ra. Với biên bản đã được ghi lại và ký kết, khi xem lại biên bản, người đọc có thể nắm bắt được toàn bộ tình hình của buổi làm việc đã diễn ra.

Đặc điểm của biên bản làm việc ba bên:

Niên bản nói chung và biên bản làm việc ba bên nói riêng cần phải đảm bảo sự chính xác về mặt số liệu, sự kiện, nội dung biên bản phải được ghi chép trung thực, đầy đủ không mang tính chủ quan. Biên bản phải chặt chẽ cả về hình thức lẫn nội dung, thông tin của biên bản có độ tin cậy cao trường hợp các bên làm việc nếu có tang vật, chứng cứ, các phụ lục diễn giải phải giữ kèm biên bản. Những người có trách nhiệm ký chứng nhận biên bản, biên bản phải được đọc cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa lại cho khách quan và ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm. Khi các bên đã ký kết vào biên bản thì biên bản sẽ không thể sửa chữa về cả mặt nội dung và hình thức.

Biên bản bao gồm các nội dung cơ bản sau:

Quốc hiệu và tiêu ngữ là thành phần bắt buộc về hình thức phải có đối với biên bản;

Tên biên bản thể hiện tóm tắt nội dung biên bản;

Thông tin chủ thể các bên tham gia biên bản, thông tin chủ thể thể hiện thông tin các bên làm việc;

Nội dung làm việc mà các bên đã trao đổi với nhau trong buổi làm việc, những điều mà các bên đã thỏa thuận;

Hiệu lực của biên bản được các bên thỏa thuận với nhau;

Chữ ký của các bên tham gia biên bản là bắt buộc, nếu không có chữ ký của các bên, biên bản được coi như chưa hoàn thành.

Biên bản làm việc ba bên được các bên lập ra nhằm mục đích ghi chép lại diễn biến của buổi làm việc với đầy đủ những diễn biến, ý kiến nêu ra, thỏa thuận và kết quả của buổi làm việc để phục vụ cho một số thủ tục như: kiểm tra các hoạt động, kiểm tra vi phạm, ban hành quy chế mới trong tổ chức, doanh nghiệp; thay đổi một số nội dung đang thực hiện… và còn là căn cứ trách nhiệm của các bên sau này khi hiện thực hóa thỏa thuận đã đạt được trong buổi làm việc đó.

2. Mẫu biên bản làm việc ba bên:

2.2. Mẫu 1:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do-Hạnh phúc

——————–

BIÊN BẢN LÀM VIỆC

(v/v Thỏa thuận (1)………..)

Hôm nay, ngày …. tháng ….. năm 20…., tại trụ sở Công ty cổ phần đầu tư xây dựng …………., Chúng tôi gồm có:

BÊN A: CÔNG TY (2)……………

Đại diện bởi: Ông ………………………………. Chức vụ: Giám đốc

Địa chỉ: Số ……., phường……….….., quận…….……, thành phố ……………….

Mã số thuế: ……………………

và

BÊN B: (2)

CMTND số: ….. Cấp ngày: …../………./20…..

Địa chỉ TT: ……

Chỗ ở hiện tại: ……..

2. Ông: ………

CMTND số: ………. Cấp ngày: …../…../20…………

Địa chỉ TT: …………

Chỗ ở hiện tại: …………

Nội dung làm việc hai bên thống nhất cụ thể như sau:

Hai bên thống nhất các nội dung sau: (3)

1…….

2……..

3………

Hai Bên cùng thống nhất phương thức thanh toán kể trên và cam kết không khiếu nại, khiếu kiện.

Biên bản làm việc thanh lý này có hiệu lực kể từ ngày ký, bao gồm 02 trang và được lập thành 04 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 02 bản làm căn cứ thực hiện.

ĐẠI DIỆN BÊN A (4)

…………

ĐẠI DIỆN BÊN B

…………..

2.2. Mẫu 2:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

***********

BIÊN BẢN LÀM VIỆC

(Số: ……………….)

Hôm nay, vào lúc ….. giờ …… phút, ngày …… tháng …… năm ……. , tại văn phòng Công ty ……..

Địa chỉ: ….……..……..

Chúng tôi gồm:

BÊN A:…………….Địa chỉ: …………

Điện thoại:………….Fax: ……

Đại diện: ……

Mã số thuế: ……

Số tài khoản: ……..

Hoặc:: ………..

BÊN B: …………

Địa chỉ: ………..

Điện thoại:………..… Fax: ………….

Đại diện: ………….

NỘI DUNG LÀM VIỆC

Nội dung làm việc cụ thể

……..

Kết Luận:

……..

Buổi làm việc kết thúc vào lúc ……….. giờ …….. phút cùng ngày.

Biên bản này gồm 02 (hai) trang, được lập thành 02 bản có giá trị như nhau.

Biên bản này đã được đọc lại cho mọi người tham gia họp làm việc cùng nghe và đồng ý ký xác nhận.

(Đại điện các bên ký, ghi rõ họ tên)

BÊN A

BÊN B

2.3. Mẫu 3:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————————-

BIÊN BẢN LÀM VIỆC

Hôm nay, hồi ……. giờ ……… ngày ……… tháng ………. năm ……….

Tại ………..

Chúng tôi gồm:

1/ ……………. Chức vụ: ………… Đơn vị ………..

2/ ………………………. Chức vụ: …………… Đơn vị ……….

Đã làm việc với:

1/ Ông (bà): …………. Năm sinh …….. Quốc tịch ……..

Nghề nghiệp:……

Địa chỉ:…………..

Giấy CMND/Hộ chiếu số:….. Ngày cấp ……………… Nơi cấp ……..

2/ Ông (bà): …………. Năm sinh ……….. Quốc tịch ……..

Nghề nghiệp ……….

Giấy CMND/Hộ chiếu số: ………. Ngày cấp …….. Nơi cấp …..

Nội dung làm việc:

………………

Biên bản kết thúc vào hồi ……… giờ ……… ngày ……… tháng ……… năm ………

Biên bản được lập thành………bản; mỗi bản gồm ………. tờ; có nội dung và giá trị như nhau. Đã giao cho ………….01 bản.

Sau khi đọc biên bản, những người có mặt đồng ý về nội dung biên bản và cùng ký vào biên bản.

Ý kiến bổ sung khác (nếu có):

………..

NGƯỜI THAM GIA LÀM VIỆC

(Ký, ghi rõ họ tên)

NGƯỜI LẬP BIÊN BẢN

(Ký, ghi rõ họ tên)

3. Những lưu ý liên quan đến biên bản làm việc ba bên:

Biên bản được lập ra phải đảm bảo giá trị pháp lý, do đó người viết biên bản phải lưu ý về cả nội dung và hình thức soạn thảo biên bản, đảm bảo giá trị của biên bản:

– Nội dung và phạm vi làm việc của biên bản làm việc ba bên phải hợp pháp, không trái quy định của pháp luật, không thỏa thuận, trao đổi các ngành nghề bị pháp luật cấm.

– Đối với các vấn đề trọng tâm cần ghi chú đầy đủ, chính xác và chi tiết. Lời nói của đại diện các bên thì cần ghi lại nguyên văn để những người không tham gia có thể hiểu trọn vấn đề và dễ dàng thực hiện.

– Biên bản cần được xác định và ghi rõ vấn đề đã được thống nhất và thông qua; thời gian, thời điểm thực hiện thỏa thuận, nếu không buổi làm việc sẽ trở nên vô nghĩa và không một ai chịu trách nhiệm thực hiện.

– Hiệu lực của biên bản phát sinh khi có chữ ký của người đại diện hợp pháp của mỗi bên hoặc từng người tham gia buổi làm việc hoặc đại diện hợp pháp của người đó. Chữ ký này ghi nhận các bên, các thành phần tham gia đã xác nhận kết quả làm việc và đây sẽ là một trong những căn cứ ràng buộc trách nhiệm giữa các bên.

Ví dụ: Buổi làm việc giữa hai đối tác kinh doanh với nhau thì cần thiết phải có chữ ký của Giám đốc/Tổng Giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật. Trường hợp người tham gia làm việc là người được ủy quyền thì phải có giấy ủy quyền của người đại diện hợp pháp và được ghi vào nội dung biên bản.

Buổi làm việc giữa người sử dụng lao động và tập thể lao động trong doanh nghiệp thì về phía người sử dụng lao động phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền; về phía người lao động phải có chữ ký của đại diện tập thể lao động hoặc tổ trưởng các tổ sản xuất…

4. Hướng dẫn soạn thảo biên bản:

(1) Tên biên bản phải ngắn gọn, nêu bật được nội dung chính của buổi làm việc.

Ví dụ: – Biên bản về việc kiểm tra hoạt động kinh doanh;

– Về việc xây dựng nhà ăn xã hội hóa;

– Về việc thay đổi phương thức vận chuyển hàng hóa

……

(2) Ghi đầy đủ thông tin của tất cả những thành phần tham gia làm việc.

Trường hợp buổi làm việc diễn ra giữa các đối tác với nhau, có thể chi tiết thêm thông tin về người đại diện, chức vụ, địa chỉ, nghề nghiệp, Số CMND hoặc số hộ chiếu, số điện thoại liên hệ.

Trường hợp buổi làm việc giữa người sử dụng lao động và người lao động thì biên bản làm việc ghi họ tên, chức vụ người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và người đại diện của tập thể lao động, tổ trưởng các tổ sản xuất,…

(3) Nội dung làm việc nên ghi chi tiết theo trình tự diễn biến thời gian của buổi làm việc. Các nội dung quan trọng phải được trình bày rõ ràng, dễ hiểu.

Nếu buổi làm việc có đưa ra nhiều phương án để giải quyết vấn đề thì các phương án này đều phải được ghi vào biên bản, và đương nhiên, không thể thiếu phương án được các bên thống nhất quyết định thực hiện.

Ngoài ra, không được bỏ qua các ý kiến đóng góp, xây dựng của các cá nhân có liên quan tham gia buổi làm việc.

(4) Biên bản làm việc phải có đầy đủ chữ ký của các bên tham gia. Trường hợp cá nhân, thành phần không đồng ý với phương án giải quyết và không ký vào biên bản thì người viết biên bản cũng phải ghi và nêu rõ lý do.