Mẫu biên bản giao nhận tài sản cố định

1. Biên bản giao nhận tài sản cố định là gì?

Biên bản giao nhận tài sản cố định được sử dụng phổ biến ở hầu khắp các doanh nghiệp nhằm xác nhận việc giao nhận tài sản cố định sau khi hoàn thành xây dựng, mua xắm, sửa chữa tài sản trang thiết bị cố định khi được cấp, tặng cho hoặc viên trợ, nhận góp vốn,…được sử dụng ở các đơn vị khác nhau, biên bản được thực thi theo lệnh của quản lý cấp trên, theo hợp đồng hoặc biên bản góp vốn,

Biên bản giao nhận tài sản cố định là mẫu văn bản để căn cứ giao nhận tài sản cố định

Việc lập biên bản tài sản cố định nhằm mục đích xác nhận việc giao nhận tài sản cố định sau khi đã hoàn thành việc xây dựng , mua sắm hay được tặng , biếu , được viện trợ , tài sản cố định nước ngoài , … sau đó sử dụng chúng vào đơn vị hoặc tài sản cố định đã được bàn giao cho đơn vị theo yêu cầu của cấp trên và theo hợp đồng góp Vốn , …

Tuy nhiên , biên bản tài sản cố định sẽ không được sử dụng biên bản giao nhận tài sản cố định trong các trường hợp sau : tài sản cố định phát hiện thừa , thiếu khi kiểm kê , nhượng bán , thanh lý .

Biên bản giao nhận tài sản cố định được cho là căn cứ trong việc giao nhận tài sản và kế toán ghi số thẻ của tài sản cố định , số kế toán liên quan .

2. Mẫu biên bản giao nhận tài sản cố định chi tiết nhất:

Đơn vị: …

Bộ phận: …

BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

Ngày …..tháng …..năm ……

Số: …

Nợ: …

Có: ….

Căn cứ Quyết định số: …ngày …tháng …năm …của …

…về việc bàn giao TSCĐ…

Ban giao nhận TSCĐ gồm:

-Ông/Bà …chức vụ … Đại diện bên giao

-Ông/Bà …. Chức vụ …Đại diện bên nhận

-Ông/Bà …chức vụ …Đại diện …

Địa điểm giao nhận TSCĐ: ….

Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau:

DỤNG CỤ, PHỤ TÙNG KÈM THEO

Giám đốc bên nhận

(Ký, họ tên, đóng dấu)

Kế toán trưởng bên nhận

(Ký, họ tên)

Người nhận

(Ký, họ tên)

Người giao

(Ký, họ tên)

3. Hướng dẫn soạn thảo mẫu biên bản giao nhận tài sản cố định:

– Tên đơn vị , bộ phận sử dụng , số của biện bản được trình bày ở góc trên cùng bên trái của biên bản .

– Ban giao nhận tài sản : Đại diện bên giao , đại diện bên nhận và 1 số ủy viên được lập ra khi có tài sản mới đưa vào sử dụng hoặc phân bổ tài sản cho đơn vị khác .

– Địa điểm giao nhận tài sản cố định .

– Xác nhận việc giao nhận , bàn giao tài sản :

+ Tên , ký hiệu , quy cách cấp hạng và số hiệu TSCĐ

+ Nguồn gốc của TSCĐ : Nước sản xuất , năm sản xuất và năm bắt đầu đưa vào sử dụng , công suất của tài sản cố định .

+ Tính nguyên giá của tài sản cố định : giá mua , chi phí vận chuyển , chi phí chạy thử , nguyên giá TSCĐ , tài liệu kỹ thuật kèm theo …

– Bảng kê dụng cụ , phụ tùng kèm theo : Thống kê về số lượng , giá trị , đơn vị tính , tên , quy cách dụng cụ , phụ tùng kèm theo khi xác nhận bàn giao TSCĐ .

– Sau khi bàn giao xong , bên giao và bên nhận sẽ cùng ký vào biên bản giao nhận tài sản cố định .

4. Một số quy định về giao nhận tài sản cố định:

4.1. Tài sản cố định:

Tài sản cố định được quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC bao gồm tài sản hữu hình, tài sản vô hình, tài sản cố định thuê tài chính, tài sản cố định tương tự:

Thứ nhất, Tài sản cố định hữu hình là những tư liệu lao động chủ yếu có hình thái vật chất thỏa mãn các tiêu chuẩn của tài sản cố định hữu hình và tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu như nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải…

Thứ hai, Tài sản cố định vô hình là những tài sản không có hình thái vật chất và thể hiện một lượng giá trị đã được đầu tư thỏa mãn các tiêu chuẩn của tài sản cố định vô hình, tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh, như một số chi phí liên quan trực tiếp tới đất sử dụng; chi phí về quyền phát hành, bằng phát minh, bằng sáng chế, bản quyền tác giả…

Thứ ba, Tài sản cố định thuê tài chính: là những TSCĐ mà doanh nghiệp thuê của công ty cho thuê tài chính. Khi kết thúc thời hạn thuê, bên thuê được quyền lựa chọn mua lại tài sản thuê hoặc tiếp tục thuê theo các điều kiện đã thỏa thuận trong hợp đồng thuê tài chính. Tổng số tiền thuê một loại tài sản quy định tại hợp đồng thuê tài chính ít nhất phải tương đương với giá trị của tài sản đó tại thời điểm ký hợp đồng.

Mọi TSCĐ đi thuê nếu không thỏa mãn các quy định nêu trên được coi là tài sản cố định thuê hoạt động.

Thứ tư, Tài sản cố định tương tự: là TSCĐ có công dụng tương tự trong cùng một lĩnh vực kinh doanh và có giá trị tương đương.

Thứ năm, Nguyên giá tài sản cố định bao gồm:

-Nguyên giá tài sản cố định hữu hình là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có tài sản cố định hữu hình tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.

-Nguyên giá tài sản cố định vô hình là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có tài sản cố định vô hình tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào sử dụng theo dự tính.

Giá trị hợp lý của tài sản cố định: là giá trị tài sản có thể trao đổi giữa các bên có đầy đủ hiểu biết trong sự trao đổi ngang giá. Hao mòn tài sản cố định: là sự giảm dần giá trị sử dụng và giá trị của tài sản cố định do tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, do bào mòn của tự nhiên, do tiến bộ kỹ thuật… trong quá trình hoạt động của tài sản cố định. Giá trị hao mòn lũy kế của tài sản cố định: là tổng cộng giá trị hao mòn của tài sản cố định tính đến thời điểm báo cáo. Khấu hao tài sản cố định là việc tính toán và phân bổ một cách có hệ thống nguyên giá của tài sản cố định vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong thời gian trích khấu hao của tài sản cố định. Thời gian trích khấu hao TSCĐ là thời gian cần thiết mà doanh nghiệp thực hiện việc trích khấu hao TSCĐ để thu hồi vốn đầu tư TSCĐ.

Số khấu hao lũy kế của tài sản cố định: là tổng cộng số khấu hao đã trích vào chi phí sản xuất, kinh doanh qua các kỳ kinh doanh của tài sản cố định tính đến thời điểm báo cáo.

-Giá trị còn lại của tài sản cố định: là hiệu số giữa nguyên giá của TSCĐ và số khấu hao lũy kế (hoặc giá trị hao mòn lũy kế) của TSCĐ tính đến thời điểm báo cáo.

-Sửa chữa tài sản cố định: là việc duy tu, bảo dưỡng, thay thế sửa chữa những hư hỏng phát sinh trong quá trình hoạt động nhằm khôi phục lại năng lực hoạt động theo trạng thái hoạt động tiêu chuẩn ban đầu của tài sản cố định.

-Nâng cấp tài sản cố định: là hoạt động cải tạo, xây lắp, trang bị bổ sung thêm cho TSCĐ nhằm nâng cao công suất, chất lượng sản phẩm, tính năng tác dụng của TSCĐ so với mức ban đầu hoặc kéo dài thời gian sử dụng của TSCĐ; đưa vào áp dụng quy trình công nghệ sản xuất mới làm giảm chi phí hoạt động của TSCĐ so với trước.

4.2. Nguyên tắc quản lý tài sản cố định:

Thứ nhất, Nguyên tắc quản lý tài sản cố định:

-Mọi TSCĐ trong doanh nghiệp phải có bộ hồ sơ riêng (gồm biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng, hoá đơn mua TSCĐ và các chứng từ, giấy tờ khác có liên quan). Mỗi TSCĐ phải được phân loại, đánh số và có thẻ riêng, được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng ghi TSCĐ và được phản ánh trong sổ theo dõi TSCĐ.

-Mỗi TSCĐ phải được quản lý theo nguyên giá, số hao mòn luỹ kế và giá trị còn lại trên sổ sách kế toán:

Giá trị còn lại trên sổ kế toán của TSCĐ = Nguyên giá của tài sản cố định – Số hao mòn luỹ kế của TSCĐ

-Đối với những TSCĐ không cần dùng, chờ thanh lý nhưng chưa hết khấu hao, doanh nghiệp phải thực hiện quản lý, theo dõi, bảo quản theo quy định hiện hành và trích khấu hao theo quy định tại Thông tư này.

-Doanh nghiệp phải thực hiện việc quản lý đối với những tài sản cố định đã khấu hao hết nhưng vẫn tham gia vào hoạt động kinh doanh như những TSCĐ thông thường.

Thứ hai, về điều kiện hình thành tài sản doanh nghiệp

Căn cứ Khoản 1 Điều 3 Thông tư 45/2013/TT-BTC quy định như sau:

Tiêu chuẩn và nhận biết tài sản cố định thì tư liệu lao động là những tài sản hữu hình có kết cấu độc lập, hoặc là một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kết với nhau để cùng thực hiện một hay một số chức năng nhất định mà nếu thiếu bất kỳ một bộ phận nào thì cả hệ thống không thể hoạt động được, nếu thoả mãn đồng thời cả ba tiêu chuẩn dưới đây thì được coi là tài sản cố định:

-Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó;

-Có thời gian sử dụng trên 1 năm trở lên;

-Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách tin cậy và có giá trị từ 30.000.000 đồng (Ba mươi triệu đồng) trở lên.

Như vậy, trong trường hợp một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kết với nhau, trong đó mỗi bộ phận cấu thành có thời gian sử dụng khác nhau và nếu thiếu một bộ phận nào đó mà cả hệ thống vẫn thực hiện được chức năng hoạt động chính của nó nhưng do yêu cầu quản lý, sử dụng tài sản cố định đòi hỏi phải quản lý riêng từng bộ phận tài sản thì mỗi bộ phận tài sản đó nếu cùng thoả mãn đồng thời ba tiêu chuẩn của tài sản cố định được coi là một tài sản cố định hữu hình độc lập.

Cơ sơ pháp lý:

– Thông tư 45/2013/TT-BTC;