Hàng tháng, đơn vị sử dụng lao động không chỉ phải trả tiền lương cho người lao động mà còn phải đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động theo quy định của pháp luật. Vậy khi muốn nhận sổ bảo hiểm xã hội thì người lao động cần phải làm những thủ tục gì?
Mục lục bài viết
1. Mẫu biên bản giao nhận sổ bảo hiểm xã hội là gì?
Mẫu biên bản giao nhận sổ bảo hiểm xã hội là mẫu biên bản do các bên lập ra trong đó có một bên là bên giao bảo hiểm xã hội, một bên là bên nhận sổ bảo hiểm xã hội.
Mẫu biên bản giao nhận sổ bảo hiểm xã hội là mẫu biên bản xác nhận về việc bàn giao sổ bảo hiểm giữa bên giao và bên nhận, bao gồm bên giao đã giao bao nhiêu cuốn sổ, tình trạng sổ còn nguyên vẹn hay không.
2. Mẫu biên bản giao nhận sổ bảo hiểm xã hội:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
———————————
BIÊN BẢN BÀN GIAO SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI CỦA NGƯỜI LAO ĐỘNG
Hôm nay, ngày……/……/….tại ………., chúng tôi gồm:(1)
Bên A (bên trả sổ bảo hiểm xã hội): Trung tâm Dịch vụ việc làm ……….(2)
Đại diện:………(3)
Chức vụ:……..(4)
Địa chỉ:………..(5)
Bên B (bên nhận sổ bảo hiểm xã hội): Bảo hiểm xã hội tỉnh/thành phố ……..(6)
Đại diện:…..(7)
Chức vụ:………(8)
Địa chỉ:………..(9)
Bên A đã bàn giao sổ bảo hiểm xã hội cho bên B với số lượng ………. quyển (danh sách kèm theo) (*). Sau khi nhận bàn giao, Bên B đã kiểm tra lại sổ và không thấy bị hư hỏng hoặc sửa chữa, tẩy xóa; sổ được bảo quản đúng hiện trạng.
Biên bản bàn giao sổ bảo hiểm xã hội được lập thành 02 (hai) bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 (một) bản.
NGƯỜI ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)
NGƯỜI ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)
Ghi chú:
(*) Danh sách kèm theo, bao gồm một số nội dung cơ bản sau: họ tên, số sổ, ngày cấp, nơi cấp,…
3. Hướng dẫn soạn thảo:
(1): Điền ngày, tháng, năm, địa điểm lập biên bản
(2): Điền tên bên trả sổ bảo hiểm
(3): Điền tên người đại diện bên trả bảo hiểm
(4): Điền chức vụ của người đại diện
(5): Điền địa chỉ của bên trả bảo hiểm
(6): Điền bên nhận sổ bảo hiểm
(7) : Điền đại diện bên nhận sổ bảo hiểm
(8): Điền chức vụ của người đại diện
(9): Điền địa chỉ của bên nhận
4. Những quy định của pháp luật về chế độ bảo hiểm:
Trình tự nhận sổ bảo hiểm xã hội
Bước 1: Đơn vị sử dụng lao động tập hợp sổ BHXH của người lao động trong đơn vị gửi cơ quan bảo hiểm xã hội
Bước 2:
Cơ quan BHXH nhận sổ nhập; đối chiếu số liệu và in mẫu 03 trả lại cho đơn vị sử dụng lao động. Đơn vị nhận hồ sơ qua đường điện tử hoặc bản giấy từ cơ quan BHXH quản lý bao gồm:
– Phiếu đối chiếu quá trình đóng đóng BHXH Mẫu số 03;
– Danh sách giao nhận sổ BHXH Mẫu số 01
Bước 3:
Thực hiện việc đối chiếu rà soát giữa sổ BHXH và mẫu số 03 như sau:
– Thông tin nhân thân: Nếu thông tin thân nhân sai sót đơn vị làm điều chỉnh theo Mẫu số 02 và kèm theo các giấy tờ như: Giấy khai sinh, CMTND/thẻ căn cước/hộ chiếu photo công chứng; nếu là đảng viên thì cung cấp thêm
– Thời gian tham gia BHXH, BHTN: là khoảng thời gian tham gia đóng BHXH, BHTN căn cứ trên Từ tháng – Đến tháng ghi trên sổ BHXH của NLĐ.
Lưu ý: Trước năm 2015 về trước, đơn vị dưới 10 NLĐ không thuộc đối tượng đóng BHTN.
– Cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề nghiệp, công việc, tên đơn vị: là thông tin chức vụ, chức danh, công việc, nghề nghiệp của đơn vị.
– Tiền lương, thâm niên nghề, phụ cấp đóng BHXH, BHTN: Theo tiền lương, phụ cấp đóng BHXH; BHTN của NLĐ từng giai đoạn.
Trường hợp thiếu hoặc sai thông tin đơn vị điều chỉnh theo Mẫu số 02
– Nơi làm việc: địa danh nơi làm việc của NLĐ; là căn cứ tính vùng lương và mức lương tối thiểu vùng.
Sau khi thực hiện đối chiếu xong Mẫu số 03 của toàn bộ NLĐ; đơn vị thực hiện chuyển NLĐ kiểm tra và ký nhận đồng ý bàn giao sổ BHXH cho cơ quan BHXH trên Mẫu số 01.
Bước 4: Đơn vị nộp lại cho cơ quan BHXH
– Danh sách giao nhận sổ BHXH mẫu 01
– Sổ BHXH
– Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ mẫu 02 kèm theo các giấy tờ điều chỉnh (nếu có)
– Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH mẫu 03
Bước 5: Cơ quan BHXH in sổ trả lại cho đơn vị sử dụng lao động để trả sổ cho từng người lao động
Lưu ý:
– Đơn vị phối hợp với cơ quan BHXH trong việc rà soát sổ BHXH. Cơ quan BHXH thực hiện việc kiểm tra đối chiếu lại Mẫu số 02 và Mẫu số 03 in; cấp lại sổ BHXH cho đơn vị theo mẫu mới.
– Đối với đơn vị còn nợ đọng tiền BHXH, BHTN thì in tờ rời sổ BHXH, xác nhận thời gian đến năm đơn vị đã đóng đủ.
Đối với người lao động có từ 02 số sổ BHXH trở lên có thời gian đóng trùng nhau thì ghi quá trình đóng theo thời gian tham gia BHXH, BHTN phát sinh trước, thời gian đóng trùng ghi trên sổ BHXH mới thì được hoàn trả cho NLĐ không bao gồm lãi.
Tham gia bảo hiểm thất nghiệp theo Điều 3
– Người sử dụng lao động phải lập và nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm thất nghiệp của người lao động cho tổ chức bảo hiểm xã hội trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày
– Trường hợp người lao động giao kết nhiều hợp đồng lao động đều thuộc đối tượng bắt buộc tham gia bảo hiểm thất nghiệp và đang tham gia bảo hiểm thất nghiệp theo hợp đồng lao động có hiệu lực đầu tiên thì khi chấm dứt hoặc thay đổi hợp đồng lao động đang tham gia bảo hiểm thất nghiệp dẫn đến người lao động không thuộc đối tượng bắt buộc tham gia bảo hiểm thất nghiệp thì người sử dụng lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm thất nghiệp của hợp đồng lao động kế tiếp theo quy định của pháp luật lao động phải lập và nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm thất nghiệp của người lao động cho tổ chức bảo hiểm xã hội trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động chấm dứt hoặc thay đổi hợp đồng lao động nêu trên. Hồ sơ tham gia bảo hiểm thất nghiệp của người lao động trong trường hợp nêu trên nộp cùng với hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc của người lao động.
– Trường hợp trước ngày 01/01/2015 người sử dụng lao động đã giao kết hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng với người lao động và đang thực hiện hợp đồng lao động này, tính đến ngày 01/01/2015 thời hạn hợp đồng lao động nêu trên còn ít nhất 03 tháng trở lên thì người sử dụng lao động phải tham gia bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động kể từ ngày 01/01/2015 trở đi.
Đóng bảo hiểm thất nghiệp theo Điều 4 Nghị định 28/2015/NĐ- CP quy định:
– Người lao động đóng bảo hiểm thất nghiệp theo chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định mà mức tiền lương tháng của người lao động cao hơn hai mươi tháng lương tối thiểu vùng thì người sử dụng lao động và người lao động phải đóng bảo hiểm thất nghiệp theo mức tiền lương bằng hai mươi tháng lương tối thiểu vùng từ ngày 01/01/2015 trở đi.
– Trình tự, thủ tục đóng bảo hiểm thất nghiệp thực hiện theo hướng dẫn của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp (Điều 168 Bộ luật lao động)
– Người sử dụng lao động, người lao động phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; người lao động được hưởng các chế độ theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp.
Khuyến khích người sử dụng lao động, người lao động tham gia các hình thức bảo hiểm khác đối với người lao động.
– Trong thời gian người lao động nghỉ việc hưởng chế độ bảo hiểm xã hội thì người sử dụng lao động không phải trả lương cho người lao động, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận khác.
– Đối với người lao động không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp thì người sử dụng lao động có trách nhiệm chi trả thêm cùng lúc với kỳ trả lương một khoản tiền cho người lao động tương đương với mức người sử dụng lao động đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động
– Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:
+ Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động;
+ Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;
+ Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;
+ Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.
– Tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, trợ cấp thôi việc và các quyền lợi khác của người lao động theo thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động được ưu tiên thanh toán trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị chấm dứt hoạt động, bị giải thể, phá sản.
– Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:
+ Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;
+ Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.
