Mẫu biên bản giải trình áp dụng đối với trường hợp giải trình trực tiếp

1. Mẫu biên bản giải trình là gì?

– Mẫu biên bản giải trình là mẫu biên được lập ra để ghi chép lại toàn bộ vụ việc giải trình. Mẫu biên bản giải trình nêu rõ thông tin của người giải trình, bên tổ chức giải trình, phương pháp giải quyết..

–  Giải trình là việc cơ quan nhà nước cung cấp, giải thích, làm rõ các thông tin về thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao và trách nhiệm của mình trong việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn đó.

Mẫu biên bản giải trình được dùng để ghi chép toàn bộ vụ việc giả trình.

– Người yêu cầu giải trình là cơ quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền giải trình về những nội dung liên quan đến việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình.

– Người giải trình là người đứng đầu cơ quan nhà nước hoặc người được người đứng đầu cơ quan nhà nước ủy quyền thực hiện việc giải trình.

2. Mẫu biên bản giải trình:

Mẫu biên bản số 03, ban hành kèm theo Nghị định 118/2021/NĐ-CP quy định biên bản phiên giải trình trực tiếp như sau:

BIÊN BẢN

Phiên giải trình trực tiếp*

Căn cứ Điều 61 Luật Xử lý vi phạm hành chính (sửa đổi, bổ sung năm 2020);

Căn cứ Biên bản vi phạm hành chính số: …/BB-VPHC lập ngày…./…./…..;

Căn cứ văn bản yêu cầu được giải trình trực tiếp ngày …./…./….. của <ông(bà)/tổ chức> ^{(*) (2)}….;

Căn cứ văn bản ủy quyền cho người đại diện hợp pháp về việc tham gia phiên giải trình trực tiếp của <ông (bà)/tổ chức>^{(*) (2)} … (nếu có);

Căn cứ Thông báo số:  …/TB-⁽³⁾…. ngày…./…./….. của ⁽⁴⁾ ……… về việc tổ chức phiên giải trình trực tiếp,

Hôm nay, vào hồi…. giờ …. phút, ngày…./…./….., tại ⁽⁵⁾ ………

Chúng tôi gồm:

1. Người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính – Bên tổ chức phiên giải trình:

Họ và tên: ⁽⁶⁾ ………… Chức vụ: ……

Cơ quan: ……

2. <Cá nhân/Tổ chức>^(*) vi phạm – Bên giải trình;

<Họ và tên>^(*): .…… Giới tính: ………………..

Ngày, tháng, năm sinh: …./…./…..……… Quốc tịch: ……………….

Nghề nghiệp: ……

Nơi ở hiện tại: …

Số định danh cá nhân/CMND/Hộ chiếu: ……..;

ngày cấp: …./…./…..; nơi cấp: ……

<Tên của tổ chức>^(*): ……

Địa chỉ trụ sở chính: ……

Mã số doanh nghiệp: ….

Số GCN đăng ký đầu tư/doanh nghiệp hoặc GP thành lập/đăng ký hoạt động: …; ngày cấp: …./…./…..; nơi cấp: ……

Người đại diện theo pháp luật:⁽⁷⁾ ………… Giới tính: …………….

Chức danh: ⁽⁸⁾ ………

Nội dung phiên giải trình:

1. Ý kiến của người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính:

a) Về căn cứ pháp lý:……

b) Về các tình tiết, chứng cứ liên quan đến hành vi vi phạm:……

c) Về các hình thức xử phạt, biện pháp khắc phục hậu quả dự kiến áp dụng đối với hành vi vi phạm:……

2. Ý kiến của <cá nhân/người đại diện của tổ chức>^(*) vi phạm hoặc của người đại diện hợp pháp của <cá nhân/tổ chức>^(*) vi phạm:…….

3. Phiên giải trình kết thúc vào hồi…. giờ…. phút, ngày …./…./…..

Biên bản này gồm …. tờ, được lập thành …. bản có nội dung và giá trị như nhau; đã đọc lại cho những người có tên nêu trên cùng nghe, công nhận là đúng và cùng ký tên dưới đây; giao cho ông (bà) ⁽⁹⁾ ………… là <cá nhân/người đại diện của tổ chức>^(*) vi phạm hoặc người đại diện hợp pháp của <cá nhân/tổ chức>^(*) vi phạm 01 bản, 01 bản lưu hồ sơ.

<Trường hợp cá nhân/người đại diện của tổ chức vi phạm không ký biên bản phiên giải trình trực tiếp>

Lý do ông (bà) ⁽⁹⁾ ………… <cá nhân/người đại diện của tổ chức>^(*) vi phạm hoặc người đại diện hợp pháp của <cá nhân/tổ chức>^(*) vi phạm không ký biên bản: ……

<In ở mặt sau>^(**) Biên bản đã giao trực tiếp cho <cá nhân/người đại diện của tổ chức>^(*) vi phạm hoặc người đại diện hợp pháp của <cá nhân/tổ chức>^(*) vi phạm vào hồi…. giờ…. phút, ngày …./…./…..

3. Hướng dẫn soạn thảo:

Mẫu này được sử dụng để lập biên bản ghi lại nội dung phiên giải trình trực tiếp quy định tại khoản 3 Điều 61 Luật Xử lý vi phạm hành chính (sửa đổi, bổ sung năm 2020).

^(*) Lưu ý lựa chọn và ghi thông tin cho phù hợp với thực tế của vụ việc.

^(**) Áp dụng đối với trường hợp biên bản được giao trực tiếp cho cá nhân/người đại diện của tổ chức vi phạm hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân/tổ chức vi phạm.

⁽¹⁾ Ghi tên cơ quan của người có thẩm quyền ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính theo hướng dẫn về thể thức của Chính phủ.

⁽²⁾ Ghi họ và tên của cá nhân/tên của tổ chức vi phạm.

⁽³⁾ Ghi chữ viết tắt tên của cơ quan ban hành Thông báo theo hướng dẫn về thể thức của Chính phủ.

⁽⁴⁾ Ghi chức danh và tên cơ quan của người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính.

⁽⁵⁾ Ghi địa chỉ trụ sở cơ quan của người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính.

⁽⁶⁾ Ghi họ và tên của người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính hoặc họ và tên của người đại diện được người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính ủy quyền.

⁽⁷⁾ Ghi họ và tên của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp/người đứng đầu tổ chức không phải là doanh nghiệp.

⁽⁸⁾ Ghi chức danh của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp/người đứng đầu tổ chức không phải là doanh nghiệp.

⁽⁹⁾ Ghi họ và tên của cá nhân/người đại diện của tổ chức vi phạm hoặc họ và tên của người đại diện hợp pháp của cá nhân/tổ chức vi phạm.

4. Quy định của pháp luật về giải trình:

Căn cứ theo Điều 17 Nghị định 118/2021/NĐ-CP quy định về việc Giải trình như sau:

– Trường hợp cá nhân, tổ chức vi phạm không gửi văn bản giải trình cho người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính hoặc không gửi văn bản đề nghị gia hạn thời hạn giải trình trong thời hạn quy định tại khoản 2 Điều 61 Luật Xử lý vi phạm hành chính hoặc ghi rõ ý kiến trong biên bản vi phạm hành chính về việc không thực hiện quyền giải trình, thì người có thẩm quyền xử phạt ban hành quyết định xử phạt trong thời hạn quy định tại điểm a khoản 1 Điều 66 Luật Xử lý vi phạm hành chính.

Trường hợp cá nhân, tổ chức vi phạm có yêu cầu giải trình theo quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều 61 Luật Xử lý vi phạm hành chính, thì người có thẩm quyền xử phạt ban hành quyết định xử phạt trong thời hạn quy định tại các điểm b và c khoản 1 Điều 66 Luật Xử lý vi phạm hành chính.

– Cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính không yêu cầu giải trình nhưng trước khi hết thời hạn quy định tại các khoản 2 và 3 Điều 61 Luật Xử lý vi phạm hành chính lại có yêu cầu giải trình, thì người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính có trách nhiệm xem xét ý kiến giải trình của cá nhân, tổ chức vi phạm theo thủ tục quy định tại các khoản 2 và 3 Điều 61 Luật Xử lý vi phạm hành chính, trừ trường hợp phải áp dụng ngay biện pháp khắc phục hậu quả buộc tiêu hủy hàng hóa, vật phẩm gây hại cho sức khỏe con người, vật nuôi, cây trồng và môi trường, biện pháp khắc phục tình trạng ô nhiễm môi trường, lây lan dịch, bệnh đối với tang vật vi phạm hành chính là động vật, thực vật sống, hàng hóa, vật phẩm dễ hư hỏng, khó bảo quản hoặc tang vật, phương tiện vi phạm hành chính có nguy cơ hoặc có khả năng gây ô nhiễm môi trường, lây lan dịch, bệnh.

– Việc giải trình và xem xét ý kiến giải trình được thể hiện bằng văn bản và lưu trong hồ sơ xử phạt.

– Trường hợp khi lập biên vi phạm hành chính chưa xác định được người có thẩm quyền xử phạt, thì cá nhân, tổ chức vi phạm gửi văn bản giải trình đến người có thẩm quyền lập biên bản. Người có thẩm quyền lập biên bản chuyển hồ sơ vụ việc cùng văn bản giải trình cho người có thẩm quyền ngay khi xác định được thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính.