Khi tổ chức một buổi đối thoại định kỳ thì diễn biến của buổi đối thoại đó bắt buộc phải được ghi thành biên bản. Vậy, mẫu biên bản đối thoại định kỳ tại nơi làm việc như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Mẫu biên bản đối thoại định kỳ tại nơi làm việc:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
…, ngày … tháng … năm ….
BIÊN BẢN
ĐỐI THOẠI ĐỊNH KỲ TẠI NƠI LÀM VIỆC
LẦN THỨ ….. NĂM 20…
Căn cứ
Căn cứ quyết định số:…/QĐ-QCDC, ngày …/…/20…của Tổng giám đốc Công ty … về việc ban hành Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc.
– Hôm nay, ngày … tháng …năm 20…vào lúc…giờ…phút.
– Địa điểm: Tại: …
Công ty …đã tổ chức : ĐỐI THOẠI ĐỊNH KỲ LẦN THỨ … NĂM 20…
Các thành phần có mặt tại cuộc họp gồm:
- Đại diện Công ty, gồm:
Ông/Bà … – [Điền chức vụ của người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền] – Chủ trì cuộc họp.
Ông/Bà … – Chức vụ:…; và
Ông/Bà … – Chức vụ…
- Đại diện tập thể người lao động của Công ty, gồm:
Ông/Bà … – Chức vụ:…;
Ông/Bà … – Chức vụ:…; và
Ông/Bà … – Chức vụ:…
- Thư ký cuộc họp:
Ông/Bà … – Chức vụ:…
NỘI DUNG ĐỐI THOẠI:
- Nội dung đối thoại phía Công Ty đưa ra: …
- Nội dung đối thoại phía đại diện đối thoại của đại diện người lao động đưa ra: …
KẾT QUẢ ĐỐI THOẠI
Sau khi trao đổi, đối thoại thẳng thắn, dân chủ, đúng trình tự, nội dung theo quy định pháp luật và Quy chế dân chủ của Công ty, hai bên đã thống nhất các nội dung đối thoại, cụ thể như sau:
- Những nội dung hai bên đã thống nhất:
[Ghi nội dung đã thống nhất].
Biện pháp và kế hoạch thực hiện: …
- Những nội dung các bên còn có nhiều ý kiến khác nhau:
[Ghi nội dung chưa thống nhất].
Cách thức giải quyết: …
Hội nghị đối thoại kết thúc vào lúc …giờ … phút, cùng ngày.
Biên bản này được lập thành 04 (bốn) bản gốc bằng tiếng Việt và có giá trị như nhau, mỗi bên tham gia đối thoại giữ 01 (một) bản, 01 (một) bản niêm yết thông báo trong nội bộ Công ty, 01 (một) bản lưu tại Phòng Nhân sự./.
Ký xác nhận của các bên
| Thay mặt và đại diện Công ty | Tổ chức đại diện người lao động |
DANH SÁCH NGƯỜI LAO ĐỘNG THAM GIA ĐỐI THOẠI
| STT | Họ và tên | Chức vụ |
| 1 | Ông/Bà … | |
| 2 | Ông/Bà … | |
| 3 | Ông/Bà … | |
| 4 | Ông/Bà … | |
| 5 | Ông/Bà … |
2. Hướng dẫn viết mẫu biên bản đối thoại định kỳ tại nơi làm việc:
Mục đích của việc đối thoại là giải quyết các vấn đề liên quan trực tiếp đến quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên. Đối thoại định kỳ tại nơi làm việc được tổ chức ít nhất 01 năm một lần. Tại buổi đối thoại người sử dụng lao động với người lao động hoặc đại diện tập thể người lao động với người sử dụng lao động trực tiếp trao đổi với nhau nhằm chia sẻ thông tin, tăng cường sự hiểu biết giữa người sử dụng lao động và người lao động để đảm bảo việc thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc.
Hơn thế nữa theo quy định của pháp luật hiện hành thì diễn biến đối thoại phải được ghi thành biên bản và có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của người sử dụng lao động hoặc người được ủy quyền và chữ ký của người đại diện từng tổ chức đại diện người lao động và của người đại diện cho nhóm đại diện đối thoại của người lao động. Do đó, khi lập biên bản đối thoại định kỳ tại nơi làm việc bạn cần lưu ý những thông tin sau:
– Biên bản đối thoại định kỳ tại nơi làm việc cũng gồm có các thông tin về quốc hiệu tiêu ngữ, thời gian địa điểm diễn ra cuộc họp, thành phần tham gia, nội dung cuộc họp và chữ ký các bên. Ở những phần nội dung cơ bản này, người lập biên bản phải ghi một cách chính xác, rõ ràng các thông tin và tránh tẩy xóa nhiều.
– Đối với phần thông tin về các thành phần tham dự thì bạn cần điền chính xác thông tin của những người đó theo bằng danh sách mà họ đã đăng ký từ ban đầu. Ghi hết phần thông tin của các thành phần tham dự phía bên người sử dụng lao động rồi mới ghi thông tin của những người tham dự phía bên người lao động. Tránh ghi lộn xộn, nhầm thông tin của các bên. Ghi theo hướng như vậy sau này khi xác định thành phần sẽ dễ hơn.
– Về phần nội dung thông tin đối thoại: Đây là phần quan trọng nhất của một biên bản đối thoại. Bạn cần ghi nội dung một cách chính xác, ngắn gọn và dễ hiểu. Ở phần này đòi hỏi người ghi biên bản phải có khả năng nghe và tóm tắt được nội dung, tránh ghi dài dòng, lan man không tập trung vào nội dung chính của buổi đối thoại dẫn tới người đọc không nắm được nội dung biên bản. Cần nghiên cứu trước nội dung của buổi đối thoại là gì, sau đó phải xác định được những nội dung đã được thống nhất và nội dung chưa được thống nhất, thông qua.
Và phần cuối cùng đó là phần chữ ký của các bên. Một biên bản đối thoại định kỳ phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của người sử dụng lao động hoặc người được ủy quyền và chữ ký của người đại diện từng tổ chức đại diện người lao động và của người đại diện cho nhóm đại diện đối thoại của người lao động.
3. Quy định của pháp luật về tổ chức đối thoại định kỳ nơi làm việc:
Thứ nhất, một buổi đối thoại định kỳ nơi làm việc luôn phải đảm bảo các thành phần tham gia đối thoại theo quy định của pháp luật.
Cụ thể,căn cứ theo quy định tại Điều 38 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, ta có thể xác định được các thành phần tham gia đối thoại định kỳ bao gồm những người như sau:
– Về phía người sử dụng lao động: Phía người sử dụng lao động phải cử ra đảm bảo ít nhất 03 người để tham gia buổi họp đối thoại định kỳ. Trong đó có người đại diện theo pháp luật của người sử dụng lao động và quy định trong quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc.
– Về phía người lao động:
+ Đối với người lao động trong các doanh nghiệp sử dụng dưới 50 người lao động thì phải đảm bảo ít nhất 03 người tham gia
+ Đối với người lao động trong các doanh nghiệp sử dụng từ 50 – dưới 150 người lao động thì phải đảm bảo ít nhất 04 đến 08 người tham gia
+ Đối với người lao động trong các doanh nghiệp sử dụng từ 150 – dưới 300 người lao động thì phải đảm bảo ít nhất 09 đến 13 người tham gia
+ Đối với người lao động trong các doanh nghiệp sử dụng từ 300 – dưới 500 người lao động thì phải đảm bảo ít nhất 14 đến 18 người tham gia
+ Đối với người lao động trong các doanh nghiệp sử dụng từ 500 – dưới 1.000 người lao động thì phải đảm bảo ít nhất 19 đến 23 người tham gia
+ Đối với người lao động trong các doanh nghiệp sử dụng từ 1.000 người lao động trở lên thì phải đảm bảo ít nhất 24 người tham gia
– Tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở và nhóm đại diện đối thoại của người lao động xác định số lượng đại diện tham gia đối thoại tương ứng theo tỷ lệ thành viên của tổ chức và nhóm mình . Danh sách các thành viên tham gia đối thoại được thực hiện định kỳ ít nhất 02 năm/lần và công bố công khai tại nơi làm việc.
Ngoài ra, hai bên có thể thống mất mời tất cả người lao động hoặc một số người lao động liên quan cùng tham gia đối thoại, bảo đảm có sự tham gia của đại diện lao động nữ khi đối thoại về các nội dung liên quan đến quyền, lợi ích của lao động nữ.
Thứ hai, việc tổ chức đối thoại định kỳ tại nơi làm việc cũng cần tuân theo một quy trình nhất định. Theo quy định tại điều 39 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, việc đối thoại định kỳ tại nơi làm việc được thực hiện theo quy trình sau:
Bước 1: Chuẩn bị đối thoại
Người sử dụng thông qua việc phát phiếu hỏi, nghe phản ánh của đoàn viên, người lao động, họp công đoàn tổ, bộ phận để tập hợp ý kiến để tổ chức lấy ý kiến của người lao động về những nội dung cần đưa ra đối thoại và quyết định lựa chọn hình thức đối thoại.
Sau đó người sử dụng lao động lựa chọn nội dung đối thoại, và phân công nhiệm vụ cho từng thành viên tham gia đối thoại như: chuẩn bị ý kiến, lập luận, tài liệu liên quan…
Thống nhất về thời gian, địa điểm, cách thức tổ chức đối thoại định kỳ phù hợp với điều kiện thực tế và theo quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc.
Bước 2: Gửi nội dung đối thoại cho các bên tham gia
Các bên có trách nhiệm gửi nội dung đối thoại cho bên còn lại tham gia đối thoại, chậm nhất 05 ngày làm việc trước ngày bắt đầu tổ chức đối thoại định kỳ.
Bước 3: Tiến hành đối thoại định kỳ tại nơi làm việc
Việc đối thoại định kỳ chỉ được tiến hành khi có sự tham gia của:
Bên người sử dụng lao động: Có người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền;
Bên người lao động: Có trên 70% tổng số thành viên đại diện.
Diễn biến đối thoại phải được ghi thành biên bản và có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của người sử dụng lao động hoặc người được ủy quyền và chữ ký của người đại diện từng tổ chức đại diện người lao động (nếu có) và của người đại diện cho nhóm đại diện đối thoại của người lao động (nếu có).
Bước 4: Thông báo công khai kết quả đối thoại
Người sử dụng lao động phải công bố công khai tại nơi làm việc những nội dung chính của đối thoại;Tổ chức đại diện người lao động, nhóm đại diện đối thoại của người lao động phổ biến những nội dung chính của đối thoại đến người lao động chậm nhất 03 ngày làm việc kể từ khi kết thúc đối thoại.
Như vậy, có thể thấy, biên bản đối thoại định kỳ tại nơi làm việc là một loại biên bản bắt buộc phải có trong buổi đối thoại định kỳ, vì vậy người lập biên bản phải hết sức lưu ý những quy định của pháp luật đối với loại biên bản này để tránh những sai sót không đáng có.
Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động.
