Mẫu biên bản đối chiếu công nợ bằng tiếng Anh và song ngữ

1. Mẫu biên bản đối chiếu công nợ bằng tiếng Anh:

Name of your company                                                Socialist Republic of Vietnam

                                                                                Independence – Freedom – Happiness

                                                                                            Place, day….month…..year…..

CONFIRMATION OF PUBLIC DEBT

     No: ……

Based on the commercial contract number ………., Was signed on …….between:

Buyer:………

Address:………

Phone number: ………

Represent: ………

Position: ………

Seller: ………

Address:………

Phone number: ………

Represent: ………

Position: ………

Based on the payment terms of the contract:

Payment in advance ……… the day after signing the contract.

Payment ……… remaining of the contract before delivery.

Today, …at ………., We would like to confirm that we received 50% prepayment for this contract on ……for the amount of ………

The remaining payment of the contract will be notified by us when the goods have been prepared.

Our company deeply thanks for the cooperation from your company in the past.

                                                                                                        Director of the company

2. Mẫu biên bản đối chiếu công nợ bằng song ngữ:

Tên công ty (name of your company)             CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

                                                                                      Socialist Republic of Vietnam                            

                                                                                          Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

                                                                                 Independence – Freedom – Happiness

                                                                                                      Nơi, ngày…tháng…năm…

                                                                                                    Place, day….month…..year…..

BIÊN BẢN XÁC NHẬN CÔNG NỢ

CONFIRMATION OF PUBLIC DEBT

     No: ………

Căn cứ vào hợp đồng thương mại số…….., được ký ngày …………giữa:

Based on the commercial contract number ……., Was signed on ………between:

Người mua/ Buyer:………

Địa chỉ/ Address:………

Điện thoại/Phone number: ………

Đại diện/ Represent: ………

Chức vụ/ Position: ………

Người bán/ Seller: …………

Địa chỉ/ Address:………

Điện thoại/Phone number: ……

Đại diện/ Represent: ………

Chức vụ/ Position: …………

Căn cứ vào điều khoản thanh toán của hợp đồng:

Based on the payment terms of the contract:

– Thanh toán trước…… ngày sau ký hợp đồng/ Payment in advance …… the day after signing the contract.

-Thanh toán……còn lại của hợp đồng trước khi giao/ Payment …… remaining of the contract before delivery.

Hôm nay, ngày ……tại……., chúng tôi xin xác nhận rằng chúng tôi đã nhận được …….. thanh toán trước cho hợp đồng này vào ……, với số tiền là……

Today, ……at ……., We would like to confirm that we received ……prepayment for this contract on ….for the amount of ……

Phần thanh toán còn lại của hợp đồng sẽ được chúng tôi thông báo khi hàng hóa đã chuẩn bị xong.

The remaining payment of the contract will be notified by us when the goods have been prepared.

Công ty chúng tôi vô cùng cảm ơn sự hợp tác từ Quý Công ty trong thời gian qua.

Our company deeply thanks for the cooperation from your company in the past.

                                                                      Giám đốc công ty/ Director of the company

3. Biên bản đối chiếu công nợ:

– Biên bản đối chiếu công nợ là văn bản hoặc các hình thức khác tương đương, được các bên tham gia xác lập nhằm làm căn cứ để kiểm tra tình trạng thanh toán nghĩa vụ tài chính của các bên. Hay nói cách khác, biên bản đối chiếu công nợ là căn cứ pháp lý xác lập nghĩa vụ tài chính giữa các bên tham gia giao dịch thương mại với nhau. Nó có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty, doanh nghiệp đồng thời liên quan đến các hoạt động kê khai thuế với cơ quan nhà nước. Khi thực hiện hợp đồng kinh doanh thương mại, các bên không thể tránh khỏi việc rơi vào tình trạng công nợ. Công nợ này được xem là khoản chi trả bắt buộc, các bên tham gia hợp đồng, giao dịch bắt buộc phải có nghĩa vụ cùng nhau thực hiện. Cùng với đó, biên bản đối chiếu công nợ giúp công ty, doanh nghiệp có thể nắm bắt tình hình các khoản nợ trong kỳ hạn thực hiện nghĩa vụ, đồng thời phân loại các nhóm khoản nợ. Từ đó, đưa ra biện pháp xử lý công nợ đến bước xử lý theo quy định pháp luật điều chỉnh. Bởi trong thực tế, khi các bên liên danh với nhau thực hiện hoạt động thương mại bất kỳ, rất dễ xảy ra tình trạng trốn tránh nghĩa vụ trả nợ hoặc một trong hai bên đẩy số nợ cao hơn so với thực tế nhằm phục vụ cho lợi ích riêng của bên mình. Điều này ảnh hưởng đến quyền lợi của bên còn lại trong giao dịch, vi phạm quy định của pháp luật về giao kết hợp đồng thương mại. Biên bản đối chiếu công nợ là văn bản có giá trị pháp lý để các bên đối chiếu các khoản nợ trong thực tế với nhau một cách minh bạch, tránh trường hợp vi phạm phạm xảy ra. 

– Công nợ là khoản phát sinh không thể tránh khi các bên giao kết hợp đồng với nhau. Trong bất kỳ một loại hợp đồng hay hình thức giao dịch này đều phát  sinh công nợ. Đối chiếu công nợ được xem là nghĩa vụ pháp lý liên quan đến giao dịch, thỏa thuận hợp đồng mà các bên phải tuân thủ thực hiện. Về nguyên tắc, giá trị pháp lý của biên bản đối chiếu công nợ được thể hiện cụ thể qua các điều kiện chính sau:

+ Thứ nhất, biên bán đối chiếu công nợ phải đáp ứng điều kiện về chủ thể đối chiếu công nợ theo quy định của pháp luật;

+ Thứ hai, nội dung của biên bản đối chiếu công nợ không được trái các  quy định pháp luật, không trái các giá trị đạo đức xã hội. Hay nói cách khác, nội dung của biên bản đó phải tuân thủ theo các quy định chung của pháp luật về giao kết hợp đồng, bao gồm việc đảm bảo đầy đủ quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia. 

– Thứ ba, khi thực hiện giao kết hợp đồng, các bên tự do thỏa thuận các nguyên tắc về việc bảo đảm quyền và nghĩa vụ của các bên tham giá. Biên bản đối chiếu công nợ cũng vậy. Biên bản đối chiếu công nợ được tạo lập trên nguyên tắc đối chiếu công nợ giữa các bên hoàn toàn trên tinh thần tự nguyện, độc lập ý chí và công bằng, tôn trọng lẫn nhau. Điều này đảm bảo tính chủ quan, công bằng trong việc giao kết hợp đồng giữa các chủ thể tham gia. 

– Đối chiếu công nợ là việc dựa vào biên bản đối chiếu công nợ nhằm so sánh các khoản nợ của doanh nghiệp. Việc đối chiếu này dựa trên số liệu được giao kết trên hợp đồng và thực tiễn khi thực hiện các giao dịch. Để có thể đối chiếu công nợ một cách cặn kẽ và chuẩn xác nhất, các bên tham gia cần phải đưa ra được những số liệu nhất định trên thực tế, từ đó đối chiếu với số liệu trên danh sách để xem chúng có khớp với nhau hay không.

– Đối chiếu công nợ là hoạt động cần thiết, các doanh nghiệp, công ty bắt buộc phải thực hiện để bảo vệ quyền lợi cho chính mình. Như đã phân tích, đối chiếu công nợ để xác lập nghĩa vụ trả nợ của các bên đối với các khoản nợ chung phát sinh trong giao dịch. Đối chiếu công nợ mang đến lợi ích rất lớn đối với các bên tham gia trong hợp đồng thương mại, hợp đồng dịch vụ. Cụ thể:

+ Bất kỳ giao dịch nhằm tạo lập nguồn lợi kinh tế đều phát sinh ra những khoản nợ nhất định. Nợ ở đây có thể là nợ thuê cơ sở sản xuất, nợ nguyên vật liệu, nợ vốn,…Những khoản nợ này được xem là nợ chung của các chủ thể tham gia trong bất kỳ một giao dịch. Đã là nợ chung, các bên bắt buộc phải tuân thủ nghĩa vụ trả nợ. Biên bản đối chiếu công nợ giúp các bên cùng đối chiếu về những khoản nợ chung, từ đó chịu trách nhiệm hoàn trả các khoản nợ đó theo quy định của pháp luật.

+ Biên bản đối chiếu công nợ giúp các bên tham gia hợp đồng có trách nhiệm với khoản nợ của mình. Thực tế, có rất nhiều trường hợp một trong các bên tham gia không trung thực trong quá trình đưa ra số liệu về nợ. Điều này ảnh hưởng đến quyền lợi của bên còn lại trong việc thực hiện trả nợ chung. Tuy nhiên, biên bản đối chiếu công nợ sẽ được xem là căn cứ pháp lý để đối chiếu số liệu công nợ giữa các chủ thể tham gia trong hợp đồng. Bảo vệ chặt chẽ quyền lợi của các bên một cách tối đa nhất, tránh trường hợp rủi ro có thể xảy ra.

Ví dụ: Công ty TNHH Minh Anh và Công ty TNHH một thành viên Hữu Minh giao kết hợp đồng hợp tác kinh doanh các mặt hàng may mặc với nhau. Theo đó, Công ty TNHH Minh Anh sẽ chịu trách nhiệm tìm kiếm nguồn vật liệu là vải vóc, thuốc nhuộm; Công ty TNHH một thành viên Hữu Minh có trách nhiệm tìm kiếm nguồn đầu tư trang thiết bị may mặc. Khi tìm kiếm các nguồn đầu tư này, các bên phải vay mượn một khoản nợ nhất định. Tuy nhiên, trên thực tế, Công ty TNHH Minh Anh chỉ nợ nguồn vốn nhập vải là 7 tỷ đồng, nhưng lại đưa vào công nợ chung là 9 tỷ đồng. Trong quá trình làm biên bản đối chiếu công nợ, Công ty TNHH một thành viên Hữu Minh đã phát hiện ra hành vi gian dối, thiếu trung thực của công ty Minh Anh. Hành vi của công ty Minh Anh bị phát giác. Công ty này sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật vì vi phạm nghĩa vụ trong việc giao kết hợp đồng; đồng thời phối hợp với công ty Hữu Minh chi trả các khoản nợ chung của hai bên. 

Có thể thấy, biên bản xác lập công nợ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với việc xác lập quyền và nghĩa vụ của các bên trong việc xác lập, tham gia hợp đồng. Điều này tạo nên tính minh bạch, công khai trong sự thỏa thuận, giao kết hợp đồng dịch vụ, thương mại bất kỳ.