Hiện nay, cùng với sự phát triển kinh tế - xã hội, hội nhập quốc tế, đối với các cuộc họp có sự tham gia của cá nhân, tổ chức nước ngoài thì biên bản cuộc họp phải thể hiện bằng văn bản và biên bản cuộc họp thể hiện dưới hình thức bằng tiếng Anh hoặc song ngữ.
Mục lục bài viết
1. Mẫu biên bản cuộc họp bằng tiếng Anh:
SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence – Freedom – Happiness
…., date ….month …. year ….
MEETING MINUTES
About …..
1. Time, address, voting method.
Today, at … (hour) …. on (date / month/ year )…… at the headquarter of company …….
Address : ….
The meeting took place with the content : …
I. PARTICIPANTS:
1. Mr. … – owns … common shares accounted for….% charter capital of
the company.
2. Mrs. …– owns … common shares accounted for…% charter capital
of the company.
3. .… Pte., Ltd– owns … common shares accounted for …% charter capital
of the company – Representative is Mr. …
Chairman of the meeting: Mr. …
Secretary of the meeting: Ms. …
Absent: 0
Mr … declares the number of shareholders representing 100% the total
shares with voting rights, have eligible for organizing Meeting of Shareholders.
II. MEETING CONTENT:
…
III. VOTING :
– Total number of votes: …Promissory note
– Number of votes for approval: … votes, accounts …%
– Number of votes for disapproval: … votes, accounting for …%
IV. CONCLUSION OF THE MEETING:
…
The meeting ended at … hour …day…. month … year …, the meeting
content was approved by the attending members and signed the minutes.
The minutes is approved by the members and takes effect from the date of
signing./.
Absent: 0
Mr … declares the number of shareholders representing 100% the total
shares with voting rights, have eligible for organizing Meeting of Shareholders.
I. Meeting content: Absent: 0
Mr … declares the number of shareholders representing 100% the total
shares with voting rights, have eligible for organizing Meeting of Shareholders.
II. Meeting content:
…
III. Voting :
– Total number of votes: … Promissory note
– Number of votes for approval: … votes, accounts …%
– Number of votes for disapproval: … votes, accounting for …%
V. Conclusion of the meeting:
…
The meeting ended at … hour … day… month … year …, the meeting content was approved by the attending members and signed the minutes.
The minutes is approved by the members and takes effect from the date of signing./.
Absent: 0
Mr … declares the number of shareholders representing 100% the total shares with voting rights, have eligible for organizing Meeting of Shareholders.
1. Meeting content:
…
III. Voting :
– Total number of votes: … Promissory note
– Number of votes for approval: … votes, accounts …%
– Number of votes for disapproval: … votes, accounting for …%
VI. Conclusion of the meeting:
…
The meeting ended at … hour … day…month … year …, the meeting content was approved by the attending members and signed the minutes.
The minutes is approved by the members and takes effect from the date of signing./.
| SECRETARY (Sign, write full name) | PRESIDE (Sign, write full name) |
2. Mẫu biên bản cuộc họp song ngữ mới nhất:
SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Independence – Freedom – Happiness
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN HỌP
MEETING MINUTES
(V/v …. )
Hôm nay, lúc ….. ngày ,… tại văn phòng Công ty …. diễn ra cuộc họp với các nội dung sau:
Today, time …. dated … at ….. meetings with the following content :
1. Thành phần tham dự gồm / Participants included: …
2. Nội dung cuộc họp / Content of the meeting: …..
Cuộc họp kết thúc lúc …. ngày …..
The meeting ends at … date ….
| THƯ KÝ THE SECREATARY
| CHỦ TRÌ THE CHAIRMAN |
2. Hướng dẫn soạn thảo mẫu biên bản cuộc họp song ngữ:
Thứ nhất, Lời mở đầu (OPENING THE MEETING) là nội dung đầu tiên có trong các biên bản cuộc họp tiếng Việt/Tiếng anh và lời mở đầu hoặc lời chào người tham gia bằng cụm từ ngắn và bắt đầu cuộc họp, Cụ thể như:
– Chào buổi sáng/ chiều: Good morning/afternoon, everyone;
– Nếu tất cả mọi người đã có mặt, hãy bắt đầu cuộc họp: If we are all here, let’s.. . get started (OR) start the meeting. (OR). . . start;
Trong mọi cuộc họp, chúng ta sẽ có thể chú ý đến chủ thể tham gia và khi họ tới thì chúng ta phải tiến hành giới thiệu khách mời trước khi bắt đầu cuộc họp và việc sử dụng câu chào mừng và giới thiệu đại biểu (WELCOMING AND INTRODUCING PARTICIPANTS) là điều mà chúng ta nên sử dụng, ví dụ một số câu như:
– Hãy chào đón…..: Please join me in welcoming (name of participant);
– Hân hạnh được đón chào…….: It’s a pleasure to welcome (name of participant);
– Chúng ta vinh dự chào mừng….: We’re pleased to welcome (name of participant)
– Tôi muốn giới thiệu…..: I’d like to introduce (name of participant);
Trong quá trình diễn ra cuộc họp, nếu ai đó quan trọng vắng mặt, hãy cho mọi người biết điều đó, việc sử dụng
– Tôi vừa nhận được lời xin lỗi về sự vắng mặt của…..người đang ở….: I have received apologies for the absence of (name of participant), who is in (place);
– Tôi e là …..không thể dự với chúng ta hôm nay. Cô ấy đang ở….: I’m afraid.., (name of participant) can’t be with us today. She is in…
Việc giới thiệu về người tham gia vào cuộc họp, người chủ trì tiếp tục đưa ra mục đích chính của buổi họp là điều vô cùng quan trọng (STATING THE PRINCIPAL OBJECTIVES OF A MEETING):
– Chúng ta ở đây hôm nay để….: We’re here today to….;
– Mục đích củ chúng ta là…: Our aim is to …;
– Tôi triệu tập cuộc họp này để….: I’ve called this meeting in order to …;
– Cuối cuộc họp này, tôi muốn có….: By the end of this meeting, I’d like to have …;
Trong trường hợp đã tổ chức cuộc họp trước đó và nội dung cuộc họp trước đó có liên quan đến cuộc họp này, thì chúng ta cần nhắc lại nội dung cuộc họp trước đó, những nội dung đã được thảo luận, xin ý kiến để mọi người dễ theo dõi, trao đổi (READING THE MINUTES (NOTES) OF THE LAST MEETING):
– Đầu tiên, hãy xem lại bản báo cáo cuộc họp lần trước vào ngày….:First, let’s go over the report from the last meeting which was held on (date);
– Đây là bản ghi chép của cuộc họp lần trước ngày ….. tháng … năm… : Here are the minutes from our last meeting, which was on (date);
Kết thúc cuộc họp (END OF MEETING):
– Cuộc họp kết thúc vào lúc… .. giờ… .. ngày…. tháng… .. năm ……, nội dung cuộc họp đã được các thành viên dự họp thông qua và ký vào biên bản: The meeting ended at … .. hour … .. day…. month … .. year ……, the meeting content was approved by the attending members and signed the minutes.
– Biên bản được các thành viên thông qua và có hiệu lực kể từ ngày ký: The minutes is approved by the members and takes effect from the date of signing.
3. Mục đích lập biên bản cuộc họp song ngữ:
Biên bản cuộc họp được hiểu là văn bản quan trọng, trong đó ghi nhận ý kiến, quan điểm của thành viên tham gia cuộc họp về nội dung, chủ đề trong cuộc họp đối với một lĩnh vực nhất định như hợp tác kinh doanh, hợp tác đầu tư, mua bán hàng hóa,… Trong cuộc họp, thư ký chính là người ghi biên bản, thư ký có trách nhiệm điểm danh số người tham gia, số người vắng mặt và tiến hành ghi lại toàn bộ thông tin quan trọng theo diễn biến của cuộc họp.
Biên bản cuộc họp bằng tiếng Anh, song ngữ có vai trò quan trọng bởi:
Thứ nhất, biên bản cuộc họp chính là việc ghi chép những sự việc đã xảy ra, đang xảy ra trong cuộc họp. Các biên bản cuộc họp được xem tài liệu, về mặt pháp lý thì bản bản cuộc họp bằng tiếng Anh, song ngữ không có hiệu lực pháp lý, tuy nhiên các biên bản cuộc họp bằng tiếng Anh, song ngữ lại là căn cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra.
Thứ hai, nội dung tại cuộc họp bao gồm nội dung cơ bản như: những yêu cầu chỉ đạo của lãnh đạo, những ý kiến đóng góp, xây dựng của các cá nhân, đơn vị có liên quan,… Từ đó giúp doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân có liên quan có thể điều chỉnh, sắp xếp và giải quyết công việc hiệu quả, nhanh chóng và chính xác. Biên bản cuộc họp chính là cơ sở, căn cứ để tổ chức, doanh nghiệp đưa ra các quyết định hợp tác, chiến lược kinh doanh.
Thứ ba, biên bản cuộc họp bằng tiếng Anh, song ngữ được xem như là căn cứ để các cá nhân, đơn vị đã ký xác nhận trong biên bản có trách nhiệm và nghĩa thực hiện theo đúng nội dung trong biên và chuyển các cam kết của họ vào danh sách công việc phải thực hiện.
Thứ tư, biên bản cuộc họp sẽ giúp cho cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp căn cứ vào nội dung cuộc họp trước đó có liên quan để bàn luận, đưa ra những nhận xét, đánh giá, và là căn cứ, nội dung cho các chủ thể này có thể theo dõi và kiểm tra tính chính xác của công việc cần thực hiện.
Biên bản cuộc họp bằng tiếng Anh, song ngữ thì phụ thuộc vào mỗi tổ chức, doanh nghiệp hoặc mỗi nhóm thì nội dung biên bản cuộc họp khác nhau, tuy nhiên nhìn chung thường bao gồm các các nội dung cơ bản sau:
– Địa điểm, ngày giờ diễn ra buổi họp
– Tên cuộc họp;
– Mục đích của cuộc họp;
– Danh sách thành phần tham gia và thành phần vắng mặt nêu rõ lý do (nếu có);
– Nội dung của cuộc họp;
– Các quyết định được đưa ra;
– Ý kiến của các bên tham gia;
– Phân công việc sắp tới và phân công nhân sự đảm nhiệm chính và triển khai.
Do vậy, biên bản cuộc họp bằng tiếng Anh, song ngữ cần phải đảm bảo tính thống nhất về thời điểm, địa điểm, chủ thể, mục đích tổ chức cuộc họp,… và đặc biệt là những nội dung của cuộc họp. Biên bản cuộc họp có ý nghĩa nhằm nhắc nhở, mang tính xác thực những nội dung trước và sau khi diễn ra buổi họp.
