Cấn trừ công nợ là thuật ngữ được sử dụng trong hoạt động doanh nghiệp. Trong đó, biên bản được lập nhằm xác nhận trong nghĩa vụ của các bên thực hiện giao dịch. Cùng tìm hiểu mẫu biên bản được lập bằng tiếng Anh, mẫu biên bản song ngữ.
Mục lục bài viết
1. Cấn trừ công nợ được hiểu như thế nào?
Cấn trừ công nợ là biên bản được sử dụng phổ biến trong hoạt động giao dịch của các doanh nghiệp. Nhằm ghi nhận giá trị thanh toán sau khi bù trừ công nợ trong doanh nghiệp hiện nay.
Theo đó cấn trừ công nợ hay còn gọi là bù trừ công nợ, đây là mẫu biên bản ghi chép lại việc bù trừ của công nợ tại doanh nghiệp thể hiện đầy đủ những thông tin giữa hai đơn vị giao dịch. Các hoạt động thanh toán được thực hiện sau khi tính toán các nghĩa vụ thực tế. Bên thứ ba nhận cấn trừ bởi họ có nghĩa vụ thanh toán liên quan trong một giao dịch khác. Các bên vẫn đảm bảo thực hiện đúng giá trị nghĩa vụ của mình thông qua cách thức cấn trừ công nợ.
Trường hợp nào cần biên bản cấn trừ công nợ?
+ Khi hai đơn vị thực hiện giao dịch mua bán bất kỳ một loại hàng hóa nào cho nhau. Trong đó, một chủ thể vừa là người bán đồng thời là người mua thì họ sẽ lập biên bản này để cấn trừ nợ cho nhau. Các nghĩa vụ thanh toán được cấn trừ, để xác định nghĩa vụ thanh toán cuối cùng qua phần chênh lệch.
– Như vậy, biên bản cấn trừ công nợ này sẽ là căn cứ để có thể thực hiện giải trình với cơ quan thuế ở thời điểm sau này. Biên bản được hai bên trong quan hệ giao dịch xác lập. Các chủ thể có trách nhiệm liên quan trong hoạt động quản lý của nhà nước.
Khi đó, hồ sơ để thanh tóa bù trừ công nợ gồm:
+ Bảng công nợ thể hiện nội dung cụ thể về việc đã thanh toán và phần chưa thanh toán. Qua đó xác định khoản nợ thực tế với khách hàng.
+ Hợp đồng kinh tế: Trong đó có ghi nhận rõ về phương thức thanh toán ra sao? Để xác định cách thức phù hợp giúp các bên tiến hành tính giá trị thanh toán. Cũng như xác định cách thức được cấn trừ công nợ trong hoạt động thanh toán nghĩa vụ tương ứng của các bên.
Trường hợp không có thông tin này cần phải ký thêm
+
+ Thanh lý hợp đồng.
+ Bản đối chiếu công nợ có xác nhận của các bên. Để xác định giá trị công nợ thực tế, cách tính toán công khai, minh bạch.
+ Hóa đơn về giá trị gia tăng (hoặc hóa đơn bán hàng thông thường).
+ Chứng từ đã được thanh toán trước đó của hai bên gồm: giấy báo nợ, phiếu chi,…. Xác định giá trị của phần nghĩa vụ đã được đảm bảo thực hiện. Có căn cứ xác định giá trị của phần nghĩa vụ chưa được thực hiện.
+ Biên bản bù trừ công nợ. Biên bản được thực hiện và ký kết giữa các bên.
+ Chứng từ về thanh toán không dùng bằng tiền mặt của phần chênh lệch khi đã hoàn tất việc bù trừ công nợ.
2. Thuật ngữ tiếng Anh:
Biên bản cấn trừ công nợ tiếng Anh là The record of debt clearing.
3. Mẫu biên bản cấn trừ công nợ song ngữ:
Sau đây là một mẫu biên bản cấn trừ công nợ bằng tiếng Anh mời quý vị tham khảo trong mục sau:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Independent – Freedom – Happiness
——***——
…., Ngày/Date …../…../…..
BIÊN BẢN CẤN TRỪ CÔNG NỢ
ANNEX OF SALE CONTRACT
Số/No.: …………..
Biên bản này được ký kết giữa các bên:
This is signed between:
BÊN A/PARTY A: …..
Địa chỉ/Address: …..
Đại diện/ Represented by: …… – Giám đốc/Director
Dưới đây gọi là bên bán / Hereinafter called: the seller
BÊN B/PARTY B: ………..
Địa chỉ/Address: ……
Đại diện/ Represented by: ……….. – Giám đốc/Director
Dưới đây gọi là bên mua / Hereinafter called: the buyer
BÊN C/PARTYC: ………
Địa chỉ/Address: ……..
Đại diện/ Represented by: …….. – Giám đốc/Director
Dưới đây gọi là bên được ủy quyền thanh toán / Hereinafter called: the assigned personal partnership payer
Bên A , Bên B , Bên C cùng ký vào bản xác nhận công nợ với nội dung như sau:
This comes into effect the first annex of the signed contract between Part A, Party B and Party C on the following terms and conditions:
I. GIÁ TRỊ THỰC HIỆN / IMPLEMENTATION VALUE
Hợp đồng số …….. ngày …../…../…… trị giá là ……… đồng. Trong đó, tổng cộng trị giá thực hiện đối với bảng xác nhận công nợ này là ……. đồng (Viết bằng chữ : ……… đồng).
The sale contract of ……… dated …….. with value: ………. dong. Total implementation value in this annex is ……. dong ( Say Vietnam dong: ………. dong).
II. THANH TOÁN / PAYMENT TERMS
Bên C đồng ý cấn trừ công nợ mà Bên B chưa thanh toán cho Bên A , tổng số tiền là …………. đồng.
Party C agree to complement amounts ………. dong to Party A which Party B has not paid for Party A yet.
III. THOẢ THUẬN CHUNG / GENERAL TERMS
– Biên bản này là một phần không thể thiếu của hợp đồng số ……….., ngày …../…../…… Các điều khoản và điều kiện kèm theo hợp đồng nói trên, nhưng không được đề cập trong Phụ lục này vẫn còn hiệu lực cho đến ngày hết hạn.
– This Annex is an indispensable part of the signed Sale contract of …………, dated …../…../…… Other terms and conditions attached to the said contract, but not mentioned in this Annex still remain validity until the expiration day.
– Biên bản này được lập thành 03 (ba) bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 (một) bản, và có hiệu lực từ ngày ký.
– This annex is made in 03 (three) copies of equal value, each hold 01 (one) copy, and comes into effect since the signing date.
| Đại diện Bên A For and on behalf of Party A (Ký, họ tên và đóng dấu) (Sign, full name and stamp) | Đại diện Bên B For and on behalf of Party B (Ký, họ tên và đóng dấu) (Sign, full name and stamp) | Đại diện Bên C For and on behalf of Party C (Ký, họ tên và đóng dấu) (Sign, full name and stamp) |
4. Mẫu biên bản cấn trừ công nợ tiếng Anh:
Sau đây là mẫu biên bản cấn trừ công nợ tiếng Anh với nội dung chuẩn mà bạn có thể tham khảo khi cần thực hiện cho công việc của mình:
SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independent – Freedom – Happiness
——***——
……, Date …../…../…..
ANNEX OF SALE CONTRACT
No.: …….
This is signed between:
PARTY A: ……..
Address: ….
Represented by: ……. – Director
Hereinafter called: the seller
PARTY B: ……
Address: ……
Represented by: …… – Director
Hereinafter called: the buyer
PARTYC: …..
Address: …..
Represented by: ………. – Director
Hereinafter called: the assigned personal partnership payer
This comes into effect the first annex of the signed contract between Part A, Party B and Party C on the following terms and conditions:
I. IMPLEMENTATION VALUE
The sale contract of ……… dated ……… with value: ……… dong. Total implementation value in this annex is ……. dong ( Say Vietnam dong: ……. dong).
II. PAYMENT TERMS
Party C agree to complement amounts …….. dong to Party A which Party B has not paid for Party A yet.
III. GENERAL TERMS
– This Annex is an indispensable part of the signed Sale contract of ……., dated …../…../…… Other terms and conditions attached to the said contract, but not mentioned in this Annex still remain validity until the expiration day.
– This annex is made in 03 (three) copies of equal value, each hold 01 (one) copy, and comes into effect since the signing date.
| For and on behalf of Party A (Sign, full name and stamp) | For and on behalf of Party B (Sign, full name and stamp) | For and on behalf of Party C (Sign, full name and stamp) |
5. Hướng dẫn viết?
Mẫu biên bản cấn trừ công nợ bằng tiếng Anh có nội dung chuẩn gồm những thông tin sau:
– Quốc hiệu và tiêu ngữ:
Các loại văn bản hành chính phải có quốc hiệu và tiêu ngữ ở phần đầu văn bản. Thể hiện ý nghĩa chỉnh chủ, theo các yêu cầu về hình thức và bố cục chung. Biên bản cấn trừ công nợ tiếng Anh hay song ngữ cũng không thể thiếu.
Quốc hiệu và tiêu ngữ được viết song ngữ Việt – Anh và căn chỉnh lề giữa cân đối trên văn bản. Tùy thuộc vào văn bản căn lề để lựa chọn phông chữ, cỡ chữ cân đối.
+ Địa danh, thời gian thực hiện xác lập biên bản của các bên. Qua đó để xác định thông tin liên quan đến ngày lập biên bản trong tổ chức quản lý, giải trình hoạt động. Thời gian này có ý nghĩa xâu chuỗi với các sự kiện, các giao dịch thực tế của các bên.
– Thông tin các bên:
Đây là thông tin không thể thiếu để xác định chủ thể liên quan. Các thông tin xác định trụ sở, hoạt động của tổ chức cũng như cách thức liên hệ.
Các bên liên quan đến việc lập biên bản cấn trừ công nợ trong việc thực hiện hợp đồng mua bán,
Các chủ thể có quyền lợi, trách nhiệm liên quan trong biên bản bao gồm:
+ Bên bán.
+ Bên mua.
+ Bên được ủy quyền thanh toán hay còn gọi là Bên nhân cấn trừ công nợ thanh toán thay.
– Các điều khoản thoả thuận:
Tuỳ theo công nợ cụ thể giữa các bên mà biên bản sẽ được lập với những điều khoản cụ thể liên quan. Như:
+ Về số nợ được cấn trừ.
+ Bên nhận cấn trừ công nợ thanh toán thay.
+ Thời hạn thanh toán,…
Qua đó cung cấp thông tin cách thức thực hiện cấn trừ nợ. Cũng qua đó ràng buộc quyền lợi, trách nhiệm, nghĩa vụ liên quan cho các chủ thể. Bên nhận cấn trừ công nợ sẽ phải thực hiện thanh toán thay các nghĩa vụ nợ tương ứng. Các bên xác định phần nghĩa vụ thực tế cho nhau cũng như cách thức giải quyết hợp đồng giao dịch nói chung.
– Chữ ký xác nhận của các bên:
Cuối biên bản cấn trừ công nợ, các bên liên quan sẽ ký xác nhận để thể hiện sự đồng ý về tính chính xác của văn bản và xác nhận tính hiệu lực của biên bản cấn trừ công nợ. Qua đó cũng xác nhận chủ thể chịu trách nhiệm ràng buộc trong hoạt động quản lý nhà nước. Các chủ thể này chịu trách nhiệm giải trình trước cơ quan thuế khi xác định nghĩa vụ thuế tương ứng trong hoạt động doanh nghiệp.
