Khi sử dụng xong một tài liệu thì các cá nhân thường có trách nhiệm bàn giao cho bên khác có thẩm quyền tiếp nhận để tiếp tục giải quyết công việc hoặc để lưu trữ, hoạt động bàn giao này phải được lập biên bản và được hai bên xác nhận.
Mục lục bài viết
1. Biên bản bàn giao văn thư là gì?
Bàn giao văn thư có thể được diễn ra trong nhiều trường hợp ví dụ cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, tổ chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình công tác cho đơn vị, Lưu trữ cơ quan theo quy chế của cơ quan, tổ chức.
Biên bản bàn giao văn thư là văn bản do cá nhân (tham gia buổi bàn giao) lập với nội dung cơ bản là ghi nhận toàn bộ quá trình, sự việc, loại hồ sơ, tài liệu được giao giữa bên giao và bên nhận.
Biên bản bàn giao văn thư được dùng làm căn cứ để chứng minh tính thực tế của sự kiện, việc ghi chép lại nội dung bàn giao nhằm xác định trách nhiệm của cá nhân trong việc sử dụng và quản lý hồ sơ, tài liệu, là căn cứ để đánh giá tính hợp pháp, hợp lý trong hoạt động công tác văn thư khi đây là mẫu văn bản được quy định tại nghị định 30/2020 của Chính phủ.
2. Mẫu biên bản bàn giao văn thư:
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
______
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
____________________
…, ngày …tháng … năm…
BIÊN BẢN
Bàn giao hồ sơ, tài liệu
________________
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ……… (Danh mục hồ sơ năm…, Kế hoạch thu thập tài liệu…),
Chúng tôi gồm:
BÊN GIAO: (tên cá nhân, đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu)
Ông (bà):………………..
Chức vụ công tác:…………….
BÊN NHẬN: (Lưu trữ cơ quan)
Ông (bà):…………….
Chức vụ công tác:……………..
Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung như sau :
1.Tên khối tài liệu giao nộp:…………..
2.Thời gian của hồ sơ, tài liệu:…………..
3.Số lượng tài liệu:
a)Đối với hồ sơ, tài liệu giấy
-Tổng số hộp (cặp):…………
-Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản):………….. Quy ra mét giá:………. mét.
b)Đối với hồ sơ, tài liệu điện tử
-Tổng số hồ sơ:
-Tổng số tệp tin trong hồ sơ:…………
4.Tình trạng tài liệu giao nộp:…………
5.Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo.
Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản./.
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO
(Ký và ghi rõ họ và tên)
ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN
(Ký và ghi rõ họ và tên)
3. Hướng dẫn soạn thảo chi tiết nhất mẫu biên bản bàn giao văn thư:
Ở phần trên cùng bên trái của mẫu biên bản, người lập biên bản ghi tên cơ quan, đơn vị, tổ chức và tên đơn vị chủ quản.
Tiếp đến, người lập biên bản ghi địa danh, ngày tháng năm , ví dụ: Hà Nội, ngày 27/5/…..
Ghi các thông tin giữa bên giao và bên nhận (bao gồm tên cá nhân, nếu là đơn vị thì ghi tên đại diện và chức vụ)
Ghi các thông tin về hồ sơ, tài liệu, bao gồm số lượng, tên, thời gian sử dụng tài liệu hồ sơ.
Cuối biên bản hai bên ký và ghi rõ họ tên.
5.Quy định về quản lý, sử dụng, bàn giao văn thư?
Văn thư được hiểu dưới góc độ là một hoạt động, một công tác là: “Công tác văn thư” bao gồm các công việc về soạn thảo, ký, ban hành văn bản; quản lý, lưu trữ văn bản và các tài liệu khác hình thành trong hoạt động quản lý, điều hành của Bộ; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật.
Nếu hiểu dưới góc độ nội dung, văn thư có thể được hiểu là các giấy tờ, tài liệu, hồ sơ liên quan đến hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư có ý nghĩa cực kỳ quan trọng, do đó việc quản lý phải đáp ứng những nguyên tắc, yêu cầu nhất định theo Điều 4, Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư như sau:
Nguyên tắc
Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.
Yêu cầu
– Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật: Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; đối với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị định này để quy định cho phù hợp; đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định này.
– Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
– Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn Bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
– Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.
– Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
– Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.
– Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại phụ lục VI Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan.
Bản chất của nguyên tắc và yêu cầu đã đặt ra một định hướng chung cho mọi hoạt động trong công tác văn thư. Đảm bảo việc quản lý được thống nhất, chặt chẽ và dễ dàng tìm kiểm, nắm bắt thông tin.
Bên cạnh việc đặt ra nguyên tắc, yêu cầu, thì quy định về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân cũng là điều hoàn toàn hợp lý trong mối tương quan giữa nội dung và thủ tục, cụ thể, tại Điều 6 Nghị định 30/2020 quy định:
– Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện đúng quy định về công tác văn thư; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.
– Cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện đúng quy định tại Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan.
– Văn thư cơ quan có nhiệm vụ
+ Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến.
+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.
+ Quản lý Sổ đăng ký văn bản.
+ Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; các loại con dấu khác theo quy định.
Trên cơ sở quy định chung, tại Điều 31, Nghị định 30/2020 quy định về trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
– Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
– Trách nhiệm của người đứng đầu bộ phận hành chính
+ Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với cơ quan, tổ chức cấp dưới.
+ Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ tại cơ quan, tổ chức.
– Trách nhiệm của đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức
+ Người đứng đầu đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.
+ Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
+ Đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan.
+ Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
+ Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, tổ chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình công tác cho đơn vị, Lưu trữ cơ quan theo quy chế của cơ quan, tổ chức.
Nếu như nguyên tắc, yêu cầu là định hướng chung, thì việc gắn trách nhiệm với các tổ chức, cá nhân là quá trình hiện thực hóa các định hướng đó, thực tế các hoạt động công tác văn thư có thực sự hiệu quả hay không phụ thuộc vào tính chất chuyên môn, tinh thần trách nhiệm của cá nhân, người đứng đầu cơ quan.
