Mẫu biên bản bàn giao thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ

1. Biên bản bàn giao thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ là gì?

Hoạt động đo đạc và bản đồ là việc đo đạc các đối tượng địa lý; xây dựng, vận hành công trình hạ tầng đo đạc, cơ sở dữ liệu địa lý; thành lập bản đồ, sản xuất sản phẩm đo đạc và bản đồ khác. Hoạt động đo đạc và bản đồ bao gồm hoạt động đo đạc và bản đồ cơ bản và hoạt động đo đạc và bản đồ chuyên ngành. Mẫu biên bản bàn giao thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành để nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác quản lý Nhà nước về đo đạc và bản đồ, thúc đẩy phát triển hạ tầng dữ liệu không gian địa lý quốc gia.

Thông tin, dữ liệu đo đạc và bản đồ cơ bản là nền tảng để phát triển các sản phẩm đo đạc và bản đồ chuyên ngành.

Mẫu biên bản bàn giao thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ là mẫu biên bản được lập ra để ghi chép về việc bàn giao thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ. Mẫu nêu rõ thông tin của bên giao, bên nhận, thông tin dữ liệu, sản phẩm,… Mẫu được ban hành theo Nghị định 27/2019/NĐ-CP của Chính phủ.

2. Mẫu biên bản bàn giao thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————

BIÊN BẢN BÀN GIAO THÔNG TIN, DỮ LIỆU, SẢN PHẨM ĐO ĐẠC VÀ BẢN ĐỒ

Hôm nay, ngày … tháng … năm ……

Tại: …… (trụ sở đơn vị tiếp nhận), chúng tôi gồm:……

BÊN GIAO:

Đại diện là ông (bà):,,,,,,

Chức vụ:,,,,

BÊN NHẬN:

Đại diện là ông (bà):,,,,

Chức vụ:,,,,

Đã thực hiện việc giao – nhận thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ của dự án (đề án) ……., cụ thể như sau:

STT	Danh mục thông tin, dữ liệu, sản phẩm	Đơn vị tính	Số lượng	Ghi chú

Biên bản này được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản, có giá trị như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO

(Chức vụ, ký, họ tên, đóng dấu)

ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN

(Chức vụ, ký, họ tên, đóng dấu)

3. Hướng dẫn soạn thảo biên bản bàn giao thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ:

– Phần mở đầu:

+ Ghi đầy đủ các thông tin bao gồm Quốc hiệu, tiêu ngữ.

+ Tên biên bản cụ thể là bản thỏa bàn giao thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ.

+ Các thông tin liên quan tới thời gian và địa điểm lập biên bản.

– Phần nội dung chính của biên bản:

+ Thông tin cơ bản của bên giao.

+ Thông tin cơ bản của bên nhận.

+ Nội dung giao nhận thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ.

– Phần cuối biên bản:

+ Biên bản được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản có giá trị pháp lý như nhau.

+ Ký và ghi rõ họ tên của đại diện bên giao.

+ Ký và ghi rõ họ tên của đại diện bên nhận.

4. Một số quy định của pháp luật về thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ:

Lưu trữ thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ được quy định tại Điều 18 Nghị định 27/2019/NĐ-CP hướng dẫn Luật Đo đạc và bản đồ, (có hiệu lực 01/05/2019), theo đó:

“1. Thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ thực hiện bằng ngân sách nhà nước phải được chủ đầu tư dự án, đề án giao nộp để lưu trữ theo quy định. Thời hạn giao nộp không quá 30 ngày kể từ ngày thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ được nghiệm thu cấp chủ đầu tư.

2. Thông tin, dữ liệu, sản phẩm của hoạt động đo đạc và bản đồ cơ bản giao nộp 01 bộ dữ liệu số và 01 bộ gốc in trên giấy để lưu trữ tại cơ quan quản lý chuyên ngành về đo đạc và bản đồ thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường bao gồm:

– Đề án, dự án, thiết kế kỹ thuật – dự toán; báo cáo tổng kết hoàn thành đề án, dự án, thiết kế kỹ thuật – dự toán;

– Thông tin, dữ liệu về hệ thống các điểm gốc đo đạc quốc gia, các mạng lưới đo đạc quốc gia bao gồm sơ đồ mạng lưới, ghi chú điểm, sổ đo, thành quả tính toán bình sai, biên bản bàn giao mốc đo đạc tại thực địa;

– Dữ liệu ảnh hàng không, dữ liệu ảnh viễn thám phục vụ hoạt động đo đạc và bản đồ cơ bản bao gồm dữ liệu ảnh gốc, dữ liệu định vị ảnh, dữ liệu ảnh đã xử lý;

– Dữ liệu nền địa lý quốc gia gồm dữ liệu nền địa lý quốc gia kèm theo siêu dữ liệu, dữ liệu độ cao, dữ liệu tăng dày khống chế ảnh;

– Dữ liệu, sản phẩm bản đồ địa hình quốc gia gồm bản đồ địa hình quốc gia gốc dạng số kèm lý lịch bản đồ, sản phẩm bản đồ được xuất bản;

– Dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ về biên giới quốc gia gồm Hiệp ước về hoạch định biên giới trên đất liền kèm theo bản đồ hoạch định biên giới, Nghị định thư về phân giới, cắm mốc trên đất liền kèm bộ bản đồ biên giới quốc gia; hồ sơ về phân giới, cắm mốc; Hiệp định về phân định ranh giới trên biển; bộ bản đồ chuẩn biên giới quốc gia;

– Dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ về địa giới hành chính gồm hồ sơ kèm theo bản đồ địa giới hành chính các cấp;

– Dữ liệu, danh mục địa danh gồm danh mục địa danh dạng số và in trên giấy;

– Thông tin, dữ liệu, sản phẩm khác theo quy định của đề án, dự án, thiết kế kỹ thuật – dự toán về đo đạc và bản đồ cơ bản được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

3. Thông tin, dữ liệu, sản phẩm của hoạt động đo đạc và bản đồ chuyên ngành giao nộp để lưu trữ tại cơ quan quản lý chuyên ngành về đo đạc và bản đồ thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường bao gồm:

– Thông tin, dữ liệu, sản phẩm thành lập bản đồ hành chính gồm thông tin, dữ liệu thành lập bản đồ hành chính Việt Nam, bản đồ hành chính cấp tỉnh, bản đồ hành chính cấp huyện;

– Thông tin, dữ liệu liên quan đến dữ liệu địa hình, thủy văn, giao thông, dân cư, phủ thực vật, địa danh do các bộ, cơ quan ngang bộ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cập nhật trong quá trình sử dụng dữ liệu nền địa lý quốc gia, bản đồ địa hình quốc gia.

4. Danh mục thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ cơ bản giao nộp để lưu trữ tại cơ quan chuyên môn về tài nguyên và môi trường thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, bao gồm danh mục quy định tại các điểm a, c, d, đ và i khoản 2 Điều này thuộc phạm vi quản lý của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

5. Danh mục thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ chuyên ngành giao nộp để lưu trữ tại cơ quan, tổ chức lưu trữ thuộc các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quy định.

6. Thông tin, dữ liệu, sản phẩm giao nộp để lưu trữ phải được Thủ trưởng cơ quan chủ đầu tư, Thủ trưởng đơn vị thi công hoặc nhà thầu, Thủ trưởng đơn vị kiểm tra chất lượng sản phẩm và các cấp có thẩm quyền khác theo quy định của pháp luật có liên quan ký tên, đóng dấu xác nhận.

7. Việc giao nộp thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ vào lưu trữ quy định như sau:

– Cơ quan, tổ chức giao nộp thông báo cho cơ quan, tổ chức lưu trữ về việc giao nộp thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ;

– Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo, cơ quan, tổ chức lưu trữ có trách nhiệm tiếp nhận và lập biên bản bàn giao theo Mẫu số 06 Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này.

8. Cơ quan, tổ chức lưu trữ có trách nhiệm tổ chức việc lưu trữ thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ theo quy định của pháp luật về lưu trữ, đảm bảo đủ cơ sở vật chất, phương tiện, thiết bị phục vụ việc lưu trữ, bảo quản an toàn, thuận tiện cho việc khai thác, sử dụng.

9. Thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ cơ bản được lưu trữ lịch sử bao gồm các dữ liệu quy định tại các điểm b, d, đ, e, g và điểm h khoản 2 Điều này; Thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ chuyên ngành được lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật có liên quan.

10. Thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ là tài sản công thuộc lưu trữ cơ quan được tiêu hủy khi đã lưu trữ ít nhất là 10 năm, đã có thông tin, dữ liệu, sản phẩm mới thay thế và không còn giá trị sử dụng.”

Tiêu hủy thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ được quy đinh tại điều 18 Nghị định 27/2019/NĐ-CP hướng dẫn Luật Đo đạc và bản đồ, (có hiệu lực 01/05/2019), theo đó:

“1. Việc tiêu hủy thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ thuộc lưu trữ cơ quan quy định như sau:

a) Hàng năm cơ quan, tổ chức lưu trữ thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ lập danh mục thông tin, dữ liệu, sản phẩm hết giá trị sử dụng đề nghị tiêu hủy, gửi cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp (cấp cục, cấp sở hoặc tương đương);

b) Cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp lập tờ trình kèm theo danh mục thông tin, dữ liệu, sản phẩm hết giá trị sử dụng gửi cơ quan chủ quản (bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) đề nghị tiêu hủy;

c) Sau khi nhận được ý kiến chấp thuận của cơ quan chủ quản (bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) về việc tiêu hủy thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ, cơ quan quản lý cấp cục, cấp sở hoặc tương đương thành lập Hội đồng tiêu hủy thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ.

2. Hồ sơ tiêu hủy thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ đã hết giá trị sử dụng bao gồm:

– Văn bản đề nghị tiêu hủy của cơ quan, tổ chức lưu trữ có tài liệu hết giá trị sử dụng;

– Tờ trình đề nghị tiêu hủy thông tin, dữ liệu, sản phẩm hết giá trị sử dụng của cơ quan quản lý cấp cục, cấp sở hoặc tương đương;

– Văn bản chấp thuận về việc tiêu hủy của cơ quan chủ quản;

– Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ;

– Biên bản xác định giá trị thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ của Hội đồng tiêu hủy thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ;

– Văn bản đề nghị thẩm định của cơ quan quản lý thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ hết giá trị gửi cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ hết giá trị cần tiêu hủy theo quy định của pháp luật về lưu trữ;

– Văn bản thẩm định của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ;

– Quyết định tiêu hủy thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ hết giá trị của cơ quan quản lý cấp cục, cấp sở hoặc tương đương;

– Biên bản bàn giao thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ để tiêu hủy;

– Biên bản tiêu hủy thông tin, dữ liệu, sản phẩm đo đạc và bản đồ hết giá trị.”