Trong một số trường hợp, khi con dấu của một số cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước hết giá trị sử dụng có thể được giữ lại để lưu trữ, phục vụ nghiên cứu lịch sử. Khi tiến hành bàn giao con dấu hết giá trị sử dụng này phải được tiến hành lập biên bản.
Mục lục bài viết
1. Biên bản bàn giao con dấu hết giá trị sử dụng là gì?
Biên bản bàn giao con dấu hết giá trị sử dụng là văn bản được lập ra để ghi nhận sự kiện bàn giao con dấu giữa cơ quan đăng ký mẫu con dấu và cơ quan lưu trữ lịch sử.
Biên bản bàn giao con dấu hết giá trị sử dụng được sử dụng làm căn cứ chứng minh sự kiện thực tế đã diễn ra, là chứng cứ quan trọng khi có tranh chấp về con dấu.
2. Mẫu biên bản bàn giao con dấu hết giá trị sử dụng mới nhất:
TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN ĐĂNG KÝ MẪU CON DẤU
——-
Số:…/BB-…(1)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————
BIÊN BẢN
Về việc bàn giao con dấu hết giá trị sử dụng
Căn cứ Quyết định số …/…/QĐ-TTg ngày …tháng … năm ….. của Thủ tướng Chính phủ về việc giữ lại con dấu hết giá trị sử dụng của một số cơ quan, tổ chức và chức danh nhà nước để lưu trữ, phục vụ nghiên cứu lịch sử;
Hôm nay, vào .. .giờ … phút, ngày … tháng … năm … tại .. .(2),
Chúng tôi gồm:
1. Bên giao: … (cơ quan đăng ký mẫu con dấu), đại diện là:
Ông/ Bà: …
Chức vụ: …
2. Bên nhận: … (lưu trữ lịch sử), đại diện là:
Ông/Bà: …
Chức vụ: …
Hai bên thống nhất bàn giao con dấu hết giá trị sử dụng của các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước để lưu trữ và phục vụ nghiên cứu lịch sử theo danh mục cụ thể như sau:
TT | Tên cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu | Số lượng | Chất liệu | Mẫu dấu | Giấy chứng nhận THCD (ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm) | Ghi chú |
| 1 | ||||||
| 2 | ||||||
| Tổng số |
Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản./.
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO
(Ký tên, đóng dấu)
ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN
(Ký tên, đóng dấu)
3. Hướng dẫn biên bản bàn giao con dấu hết giá trị sử dụng:
(1) Chữ viết tắt tên cơ quan đăng ký mẫu con dấu
(2) Địa chỉ trụ sở cơ quan Lưu trữ lịch sử
Người lập biên bản phải mô tả đầy đủ các đặc điểm của con dấu.
4. Các vấn đề pháp lý về con dấu hết giá trị sử dụng:
Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước.
Con dấu hết giá trị sử dụng quy định trong Quyết định này là con dấu ướt của các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước được giữ lại khi cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước đổi tên, chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc kết thúc nhiệm vụ.
Dấu ướt là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin, hình thức, kích thước theo quy định, khi sử dụng con dấu dùng chất liệu mực để đóng lên văn bản, giấy tờ sẽ in nội dung thông tin trên bề mặt con dấu.
Điều kiện sử dụng con dấu
– Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.
– Việc sử dụng con dấu có hình Quốc huy phải được quy định tại luật, pháp lệnh, nghị định hoặc quyết định của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
– Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ và giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu theo quy định của pháp luật thì được phép sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi.
– Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
Trường hợp cần thiết phải sử dụng thêm con dấu như con dấu đã cấp (dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi), thực hiện theo quy định sau đây:
+ Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng thêm dấu ướt phải được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền;
+ Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước tự quyết định việc sử dụng thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi;
+ Tổ chức kinh tế tự quyết định việc sử dụng thêm con dấu.
Nguyên tắc quản lý con dấu hết giá trị sử dụng của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước được giữ lại để lưu trữ, phục vụ nghiên cứu lịch sử:
– Việc giữ lại con dấu hết giá trị sử dụng của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý con dấu.
– Việc quản lý và cung cấp con dấu hết giá trị sử dụng để nghiên cứu lịch sử được thực hiện tại trụ sở cơ quan Lưu trữ lịch sử và phải đảm bảo an toàn, đúng mục đích.
Con dấu hết giá trị sử dụng của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước được giữ lại để lưu trữ, phục vụ nghiên cứu lịch sử: Con dấu hết giá trị sử dụng của các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sau đây được giữ lại để lưu trữ, phục vụ nghiên cứu lịch sử:
– Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ, Tổng thư ký Quốc hội.
– Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng bầu cử Quốc gia, Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội, Văn phòng Quốc hội, Kiểm toán nhà nước, Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
– Chính phủ, các bộ; cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; các Tổng cục (trừ các Tổng cục thuộc Bộ Quốc phòng).
– Văn phòng Chủ tịch nước.
– Tòa án nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân cấp cao, Tòa án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Tòa án nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tương đương.
– Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Viện kiểm sát nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tương đương.
– Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp.
Trách nhiệm của cơ quan đăng ký mẫu con dấu và Lưu trữ lịch sử trong việc quản lý con dấu hết giá trị sử dụng của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước:
– Trách nhiệm của cơ quan đăng ký mẫu con dấu
+ Thu hồi con dấu hết giá trị sử dụng của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước tại Điều 4 Quyết định này theo quy định.
+ Thông báo, bàn giao con dấu hết giá trị sử dụng cho Lưu trữ lịch sử tại cơ quan Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày thu hồi con dấu. Việc bàn giao con dấu hết giá trị sử dụng được lập thành Biên bản bàn giao (theo mẫu tại Phụ lục kèm theo Quyết định này).
– Trách nhiệm của Lưu trữ lịch sử
+ Tiếp nhận con dấu hết giá trị sử dụng từ cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
+ Vệ sinh, bảo quản an toàn con dấu hết giá trị sử dụng.
+ Thống kê, xây dựng cơ sở dữ liệu về con dấu hết giá trị sử dụng.
+ Cung cấp con dấu hết giá trị sử dụng phục vụ nghiên cứu lịch sử tại Phòng đọc của Lưu trữ lịch sử theo quy định và thống kê, giao, nhận bằng sổ sách đầy đủ.
Thẩm quyền quản lý và cho phép cung cấp con dấu hết giá trị sử dụng của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước để nghiên cứu lịch sử:
– Lưu trữ lịch sử ở trung ương quản lý con dấu hết giá trị sử dụng của các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước ở trung ương. Lưu trữ lịch sử ở cấp tỉnh quản lý con dấu hết giá trị sử dụng của các cơ quan, tổ chức ở địa phương.
– Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử ở trung ương và cấp tỉnh cho phép cung cấp con dấu hết giá trị sử dụng của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước bảo quản tại Lưu trữ lịch sử do mình quản lý.
Trình tự xét duyệt cung cấp con dấu hết giá trị sử dụng của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước để nghiên cứu lịch sử:
– Cơ quan, tổ chức có nhu cầu nghiên cứu về con dấu hết giá trị sử dụng của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước phải có văn bản gửi Lưu trữ lịch sử, trong đó nêu rõ thời gian, mục đích và nội dung nghiên cứu. Cá nhân có nhu cầu nghiên cứu về con dấu hết giá trị sử dụng tại Lưu trữ lịch sử phải có một trong những giấy tờ sau: thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu. Người đại diện cơ quan, tổ chức và cá nhân khi đến nghiên cứu con dấu hết giá trị sử dụng thực hiện đăng ký yêu cầu nghiên cứu theo quy định tại Phòng đọc của Lưu trữ lịch sử.
– Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử xét duyệt yêu cầu nghiên cứu của cơ quan, tổ chức, cá nhân và quyết định cho phép cung cấp con dấu hết giá trị sử dụng. Thời hạn xét duyệt và thông báo kết quả xét duyệt là 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận yêu cầu.
