Thông thường, mỗi kỳ các cơ quan, đơn vị phải báo cáo công tác văn thư, lưu trữ trong năm qua. Việc thực hiện báo cáo công việc này đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý và định hướng nhiệm vụ cho năm tiếp theo của tổ chức đó. Vậy báo cáo công tác văn thư, lưu trữ gồm những gì? Cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé
Mục lục bài viết
1. Công tác văn thư lưu trữ là gì?
1.1. Khái niệm công tác văn thư lưu trữ?
Công tác văn thư bao gồm việc quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý trong
Theo đó, công tác văn thư lưu trữ là công việc của người làm công tác lưu trữ, là công việc lưu trữ, sắp xếp, sử dụng và khai thác tài liệu một cách khoa học.
Tài liệu lưu trữ là tài liệu đó, trường hợp không có bản chính thì thay thế bản chính bằng bản sao hợp pháp. Kho lưu trữ đó là tài liệu; Phim tài liệu; tài liệu điện tử và cho sự phát triển của tài liệu lưu trữ.
1.2. Mục đích của công tác lưu trữ văn thư:
Công tác văn thư, lưu trữ bảo đảm thông tin bằng văn bản được phục vụ kịp thời cho lãnh đạo, quản lý, điều hành, thực hiện chức năng, nhiệm vụ và ảnh hưởng trực tiếp đến giải quyết công việc đến chất lượng, hiệu quả công việc hàng ngày của mỗi cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư bao gồm các nội dung như: quản lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập biên bản… Theo đó là việc tiếp nhận, đăng ký và giao nhận văn bản. văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản đi thuộc trách nhiệm của văn thư; việc chỉ đạo, phân phối, xử lý văn bản đến, ký phát hành văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu cơ quan, tổ chức; Soạn thảo văn bản, lập biên bản là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được phân công giải quyết công việc… Như vậy, có thể thấy rằng mỗi cá nhân, từ người đứng đầu đến cán bộ, nhân viên trong cơ quan, các tổ chức có liên quan đến việc thực hiện các nội dung của công tác văn thư, chịu trách nhiệm về công việc được giao và khẳng định công tác văn thư không phải là công việc của riêng người văn thư.
1.3. Vai trò của công tác văn thư:
Thứ nhất, công tác văn thư góp phần quan trọng bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội. đồng thời cung cấp thông tin từ nhiều năm trước, căn cứ, bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan.
Thứ hai, giúp cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu quả công việc, xử lý nhanh, đáp ứng yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Văn bản trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, viên chức, người lao động kiểm tra, rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt mục tiêu quản lý, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả công việc.
Thứ ba, tạo công cụ kiểm soát hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật. Góp phần lưu giữ căn cứ, chứng cứ về hoạt động của cơ quan, phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra, giám sát. Ngoài ra, việc thực hiện công tác lưu trữ còn góp phần bảo vệ bí mật các thông tin liên quan đến cơ quan, tổ chức.
Với vai trò quan trọng như vậy, việc thực hiện báo cáo công tác văn thư lưu trữ luôn được các đơn vị, công ty quan tâm và thực hiện thường xuyên.
2. Mẫu báo cáo công tác văn thư, lưu trữ mới nhất:
| UBND HUYỆN KHOÁI CHÂU TRƯỜNG TIỂU HỌC MINH KHAI Số: 01xx | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Điện Biên, ngày … tháng … năm 20… |
BÁO CÁO
Công tác văn thư, lưu trữ
I. KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1. Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các quy định về công tác văn thư, lưu trữ
– Triển khai, tập huấn các văn bản quy phạm pháp luật, sổ tay nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ:
+ Hiệu trưởng và nhân viên văn thư được tham gia lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, công tác lưu trữ năm 20… theo giấy mời số xx do UBND huyện tổ chức;
– Tổ chức các lớp tập huấn cho CB – GV – CNV:
+ Nhà trường tổ chức tập huấn (trực tuyến) cho 100% CB – GV – NV về kỹ năng soạn thảo văn bản theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về công tác văn thư.
2. Xây dựng và ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ
– Bố trí kinh phí cho công tác lưu trữ của đơn vị trong năm 20… theo quy định tại điều 36 của Luật Lưu trữ.
3. Công tác tổ chức, cán bộ:
– Số lượng cán bộ làm công tác văn thư: 01 (giáo viên kiêm nhiệm0
– Số lượng cán bộ là công tác lưu trữ: Trình độ: 0 Chuyên ngành: 0
4. Công tác văn thư
a) Soạn thảo, ban hành văn bản hành chính theo Nghị định số 30/2020/NĐ-Cp của Chính phủ.
b) Quản lý văn bản đến, văn bản đi:
+ Số văn bản đến: từ số 01 ngày 01/04/20… đến ngày 31/09/20….
+ Số lượng văn bản đi:
Báo cáo: từ số 01 ngày …/…/20… đến số 19 ngày …/…/20…;
Kế hoạch: từ số 01 ngày …/…/20… đến số 50 ngày …/…/20…;
Báo cáo: từ ngày …/…/20… đến ngày …/…/20…. Có 19 số văn bản;
Quyết định: từ số 01 ngày …/…/20… đến số 49 ngày …/…/20…
Hợp đồng: từ số 01 ngày …/…/20…. đến số 19 ngày …/…/20….
– Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
Hồ sơ được mã hóa và lưu trữ theo quy định về kiểm tra chất lượng tại Thông tư số 19/2018/TT-BGĐT;
c) Tiếp nhận, xử lý, ban hành, quản lý văn bản và lập hồ sơ điện tử;
d) Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật, bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư lưu trữ:
Việc quản lý và sử dụng con dấu thực hiện theo Nghị định
Hồ sơ do nhà trường cấp đúng quy định và đúng thẩm quyền, nộp đúng thời gian quy định;
Hồ sơ của các bộ phận và giáo viên nộp về văn phòng sau khi hoàn thành công việc;
Hồ sơ cán bộ, viên chức được lưu trữ tại văn phòng, được bổ sung thông tin hàng năm theo quy định.
5. Công tác lưu trữ
a) Tập hợp hồ sơ, tài liệu: Lập danh mục 17 loại hồ sơ
– Tổng số hồ sơ, tài liệu đơn vị thu thập và lưu trữ: 05 hộp tương ứng với 5 tiêu chuẩn kiểm định chất lượng giáo dục;
b) Công tác đính chính; số hóa hồ sơ, tài liệu; hủy tài liệu hết giá trị
c) Bảo quản hồ sơ, tài liệu; bố trí và sử dụng kho lưu trữ
– Diện tích phòng, văn phòng lưu trữ: 10 m2
– Trang thiết bị bảo quản tài liệu trong kho:
+ Giá để ủi: 02; thường xuyên vệ sinh kho, tài liệu lưu trữ;
đ) Khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ: mục lục hồ sơ, sổ quản lý, khai thác và phục vụ tài liệu lưu trữ; tìm kiếm.
đ) Thống kê tài liệu lưu trữ.
6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ
a) Triển khai, sử dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp: Ban hành quy chế lưu văn bản chung không sử dụng phần mềm;
b) Lưu trữ văn bản điện tử: Lưu trữ bản mềm trên máy chủ của đơn vị.
– Xây dựng kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ năm 20…: Kế hoạch số xx ngày … tháng … 20… kế hoạch công tác lưu trữ năm 20….
– Xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong các hoạt động của nhà trường; Danh mục hồ sơ của đơn vị theo Quyết định số xx/QĐ-TTHMK ngày …/…/20… về việc ban hành “Danh mục hồ sơ hiện hành của Trường Tiểu học Minh Khai” năm 20. …
– Xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu; Nội quy phòng cháy chữa cháy; Nội quy ra vào kho; …
– Đẩy mạnh ứng dụng khoa học, kỹ thuật và công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.
7. Công tác sử dụng dịch vụ lưu trữ; từ tháng … năm 20…. đến hết tháng … năm 20….
Nhà trường không sử dụng dịch vụ lưu trữ.
8. Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo:
Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ theo yêu cầu.
II. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ
1. Ưu điểm;
Nhà trường thực hiện sử dụng, bảo quản con dấu theo đúng quy định tại
Văn bản ban hành theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP nagyf 05/3/2020 của chính phủ về công tác văn thư.
2. Hạn chế:
Nhân viên văn thư kiêm nhiệm, không chuyên trách nên việc soạn thảo văn bản còn nhiều lỗi về thể thức, chưa hệ thống hóa, chưa logic:
3. Nguyên nhân
Không có chuyên môn văn thư.
4. Kiến nghị, đề xuất:
Đề xuất với cấp trên bổ sung nhân viên văn thư làm việc tại nhà trường.
III. PHƯƠNG HƯỚNG, NHIỆM VỤ TRONG THỜI GIAN TỚI
Trên cơ sở các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ của ngành và của Phòng Nội vụ huyện, nhà trường đã thực hiện tốt các nhiệm vụ trọng tâm sau:
– Xây dựng kế hoạch triển khai công tác lưu trữ đến năm 2023.
– Nhà trường sử dụng và bảo quản con dấu theo quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 Nghị định về sử dụng con dấu;
– Các bộ phận, cán bộ, viên chức chuẩn bị hồ sơ công tác năm 2023 trình Trường;
– Lập danh sách hồ sơ công việc; Xây dựng bảng thời gian bảo quản tài liệu.
– Quản lý văn bản đến, văn bản đi theo hướng dẫn tại Nghị định số 30/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ.
– Thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo, tổng hợp, thống kê về công tác văn thư, lưu trữ theo
| Nơi nhận: – Phòng Nội vụ huyện Khoái Châu (đển b/c); – Lưu: VT. | HIỆU TRƯỞNG (Đã ký) |
3. Hướng dẫn viết báo cáo tổng kết công tác văn thư, lưu trữ mới nhất:
Thông thường vào dịp cuối năm, các đơn vị, tổ chức, cơ quan, trường học phải lập báo cáo công tác lưu trữ nhằm tổng kết một năm đã qua và đề ra những nhiệm vụ trọng tâm của công tác. tài liệu lưu trữ trong năm mới. Theo đó, trong báo cáo công tác lưu trữ cần đảm bảo đầy đủ các nội dung sau:
Cũng giống như các mẫu báo cáo khác, mẫu báo cáo công tác lưu trữ 20… cũng bao gồm ba phần: mở đầu, thân bài và kết luận.
– Đối với phần mở đầu: người soạn thảo mẫu báo cáo cần ghi quốc hiệu, tiêu ngữ; tổ chức của cơ quan thực hiện; ghi rõ ngày, tháng lập báo cáo, tiêu đề báo cáo với các nội dung: Báo cáo kết quả công tác văn thư, lưu trữ năm 20… và phương hướng nhiệm vụ, công tác. . 20….
– Về nội dung, người biên tập báo cáo cần đảm bảo các nội dung cơ bản sau:
Tổng kết 20 năm thực hiện…;
Phương hướng, nhiệm vụ trọng tâm năm 20….
Về tổng kết công tác năm 20…, gồm các nội dung sau:
+ Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ, cụ thể:
Triển khai, tổ chức thực hiện các văn bản của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Ban Bí thư Nhà nước và các cấp;
Tổ chức hội nghị cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị; phổ biến bằng các hình thức tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng;
Nâng cao tinh thần trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức trong công tác văn thư, lưu trữ.
+ Việc xây dựng, ban hành các văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ, cụ thể:
Các cơ quan, đơn vị xây dựng và ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư ở các sở, ngành, địa phương,
Ban hành quy chế hoạt động về công tác văn thư, lưu trữ, danh mục tài liệu nộp lưu và bảng thời hạn bảo quản phù hợp với cơ quan, tổ chức.
+ Tổ chức cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ, ví dụ:
Sở Nội vụ đã phân công 01 công chức quản lý văn thư, lưu trữ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ;
Cán bộ được bổ nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ đều có đủ năng lực, trình độ chuyên môn phù hợp;
Nhân viên văn thư đã được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ.
+ Những kết quả đạt được trong thực hiện nghiệp vụ văn thư, có thể liệt kê những kết quả trên:
Bảo đảm đúng thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản theo quy định của pháp luật;
Quản lý văn bản đi, văn bản đến: quản lý tập trung, thống nhất tại Văn phòng cơ quan theo quy trình và quản lý bằng cơ sở dữ liệu trên hệ thống hồ sơ công việc; chuyển phát tài liệu đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, chính xác,…;
Công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đã có nhiều chuyển biến tích cực, tuy nhiên vẫn còn một số cơ quan, đơn vị chưa thực hiện được việc thu thập tài liệu tại các phòng chuyên môn. .. ;
Quản lý, sử dụng con dấu và phương tiện lưu trữ bí mật theo quy định của pháp luật;
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư,…
+ Có thể trình bày những kết quả đạt được trong việc thực hiện công tác lưu trữ trên các nội dung sau:
Bố trí kho lưu trữ bảo quản tài liệu;
Thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ;
Số tài liệu điều chỉnh, tồn kho chưa giải quyết;
Thu thập và giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
+ Ngoài ra có thể kể đến các chi phí cho công tác văn thư, lưu trữ.
+ Đánh giá chung về kết quả công tác văn thư, lưu trữ trong năm qua, cụ thể:
Thuận lợi: Trong những năm 20…, công tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng tiếp tục được sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của cấp trên; Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ có chuyển biến tích cực; Hiệu quả hoạt động của nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ngày càng đi vào nền nếp và được sử dụng một cách khoa học; …
Hạn chế: Nhận thức của một số lãnh đạo đơn vị về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ chưa đầy đủ, chưa thực sự quan tâm đúng mức đến công tác này; Việc đầu tư cơ sở vật chất cho kho lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu; Kinh phí đầu tư trang thiết bị chuyên dụng chưa đáp ứng yêu cầu; …
Đề xuất, kiến nghị: Hàng năm mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; Rà soát, bổ sung chính sách, chế độ đãi ngộ đối với người làm công tác văn thư, lưu trữ; …
Về phương hướng, nhiệm vụ trọng tâm năm 2023, có thể nêu một số nội dung sau:
+ Tiếp tục quán triệt, tổ chức, thực hiện nghiêm túc các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;
+ Tiếp tục khảo sát tình hình tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan;
+ Hoàn thiện hệ thống quản lý văn bản điện tử theo quy định;
+ Thực hiện nghiêm túc công tác bảo mật trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
Như vậy, thông tin yêu cầu báo cáo trong thực hiện công tác lưu trữ thường được gọi là thống kê một loạt tài liệu, hồ sơ đầy đủ và đánh giá kết quả đạt được, cũng như kết quả đạt được. phương hướng, nhiệm vụ công tác lưu trữ trong năm mới. Tùy từng cơ quan, đơn vị, trường học sẽ điều chỉnh những nội dung cơ bản cho phù hợp với tình hình của từng nơi.
