Mẫu báo cáo tăng giảm nguồn vốn dự trữ vật tư, hàng hóa

1. Mẫu báo cáo tăng giảm nguồn vốn dự trữ vật tư, hàng hóa:

Đơn vị báo cáo: …

BÁO CÁO TĂNG GIẢM NGUỒN VỐN DỰ TRỮ VẬT TƯ HÀNG HOÁ

Quý: … Năm: …

Loại lương thực: …

Số thứ tự	Diễn giải	Mã số	Kỳ báo cáo		Luỹ kế từ đầu năm
			Lượng	Tiền	Lượng	Tiền
1	2	3	4	5	6	7
1	I / Tồn kho đầu năm	10
2	II / Tồn kho đầu kỳ	20
3	III / Nhập	30
4	1 – Mua	31
5	2 – Điều chuyển trong ngành	32
6	3 – Điều chuyển nội bộ đơn vị	33
7	4 – Thu nợ vay	34
8	5 – Thu đổi hàng	35
9	6 – Dôi thừa	36
10	7 – Nhập khác	37
11	IV / Xuất	40
12	1 – Bán	41
13	2 – Điều chuyển trong ngành	42
14	3 – Điều chuyển nội bộ đơn vị	43
15	4 – Cho vay	44
16	5 – Xuất đổi hàng	45
17	6 – Xuất gia công chế biến	46
18	7 – Xuất hao hụt	47
19	8 – Xuất khác	48
20	V/Tồn kho cuối kỳ	50

…., ngày … tháng … năm …

Người lập biểu (Chữ ký, họ tên)

Phụ trách kế toán (Chữ ký, họ tên)

Thủ trưởng đơn vị (Chữ ký, họ tên, đóng dấu)

2. Tại sao doanh nghiệp cần phải dự trữ vật tư, hàng hóa?

Vật tư được xem là một trong những thành phần vô cùng quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh thương mại, một sản phẩm có giá trị tốt hay không hoàn toàn bị ảnh hưởng rất lớn bởi các yếu tố vật tư. Còn đối với hàng hóa, hàng hóa được xem là sản phẩm tạo ra từ lao động, hàng hóa có khả năng thỏa mãn những nhu cầu cơ bản của con người, hàng hóa có thể đi vào tiêu dùng thông qua hoạt động trao đổi và mua bán. Một đồ vật muốn trở thành hàng hóa thì cần phải đáp ứng được các điều kiện cơ bản, cụ thể bao gồm: hữu dụng đối với người sử dụng, đồ vật đó phải có giá trị kinh tế và được tạo ra từ sức lao động của con người, có thể đưa vào quá trình trao đổi và mua bán. 

Hiện nay, chưa có văn bản quy phạm pháp luật nào đưa ra khái niệm cụ thể về vấn đề tăng hoặc giảm nguồn vốn dự trữ vật tư, hàng hóa. Tuy nhiên trên thực tế, hoạt động dự trữ vật tư và hàng hóa tại các doanh nghiệp diễn ra vô cùng phổ biến. Dự trữ hàng hóa được hình thành từ khi nhập hàng hóa về kho cho đến khi cung cấp hàng hóa ra thị trường cho khách hàng. Dự trữ hàng hóa trong các doanh nghiệp hình thành do quan hệ cung cầu, quan hệ giá cả và tính cạnh tranh trên thị trường, hoạt động dự trữ vật tư và hàng hóa cũng được hình thành xuất phát từ yêu cầu xử lí mâu thuẫn giữa sản xuất và tiêu dùng nhằm mục đích đảm bảo cho quá trình lưu thông hàng hóa được diễn ra một cách liên tục.

Nhìn chung, hoạt động dự trữ vật tư và hàng hóa tại các doanh nghiệp diễn ra vô cùng phổ biến. Có thể kể đến một số lý do khiến cho các doanh nghiệp, công ty cần phải dự trữ vật tư, hàng hóa như sau:

– Trước sự biến động khó lường của thị trường, nhu cầu của người tiêu dùng cũng không được ổn định, hoạt động dự trữ vật tư và hàng hóa được xem là một trong những hoạt động vô cùng cần thiết của các công ty. Hoạt động dự trữ vật tư và hàng hóa hướng tới mục tiêu đáp ứng được nhu cầu sử dụng tăng lên đột xuất của khách hàng;

– Doanh nghiệp sản xuất cần phải lưu trữ nguyên liệu đầu vào, doanh nghiệp dự trữ vật tư và hàng hóa trong kho đủ để duy trì cho quá trình sản xuất một cách liên tục, hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy ra khi các nhà cung ứng gặp nhiều vấn đề khách quan, trở ngại;

– Hoạt động dự trữ vật tư và hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Quá trình dự trữ vật tư và hàng hóa trong các doanh nghiệp hướng tới mục tiêu đảm bảo tính ổn định trong quá trình lưu thông hàng hóa, doanh nghiệp luôn luôn có hàng hóa bán ra liên tục cho khách hàng, hạn chế tối đa trường hợp bị hết hàng trong quá trình sản xuất cung ứng. Đồng thời, hoạt động này còn giúp cho các doanh nghiệp thương mại có thời gian đổi mới chính sách nguồn hàng dự trữ, tìm kiếm lợi nhuận và mở rộng kinh doanh, thúc đẩy nhanh chóng quá trình tái sản xuất và tiết kiệm các chi phí có liên quan, giúp tăng khả năng cạnh tranh lành mạnh trên thị trường kinh doanh;

– Thực hiện những nhiệm vụ chính trị xã hội của doanh nghiệp, dự trữ vật tư và hàng hóa đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình thực hiện chính sách điều tiết vĩ mô của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, từ đó khai thác tối đa các cơ hội thị trường và giảm thiểu các rủi ro không đáng có trong quá trình kinh doanh.

3. Phương pháp quản lý hàng dự trữ hiệu quả tại doanh nghiệp: 

Có thể kể đến một số phương pháp quản lý hàng dự trữ hiệu quả tại các doanh nghiệp như sau:

Thứ nhất, cần phải sắp xếp vị trí kho hàng một cách thông minh. Hiện nay có nhiều cách sắp xếp hàng hóa thông dụng khác nhau, tuy nhiên có thể kể đến hai cách thức cơ bản đó là sắp xếp cố định và sắp xếp vị trí linh hoạt. Quá trình sắp xếp vị trí kho hàng thông minh sẽ giúp cho các công ty và doanh nghiệp thuận lợi hơn trong hoạt động quản lý các loại vật tư và hàng hóa, từ đó hạn chế tối đa tình trạng bị thất thoát hàng hóa hoặc nhầm lẫn hàng hóa trong quá trình dự trữ.

Thứ hai, mã hóa các loại vật tư và hàng hóa. Mã hóa các loại vật tư và hàng hóa để quản lý kho một cách hiệu quả hơn là phương pháp được rất nhiều doanh nghiệp đang sử dụng trên thực tế. Ưu điểm của phương pháp mã hóa vật tư, hàng hóa là giúp cho quá trình quản lý trở nên dễ dàng, hạn chế tối đa tình trạng trung lập tên hàng hóa, hạn chế sai sót trong quá trình xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Tùy thuộc vào mức độ quản lý thông tin, thói quen của người tiêu dùng và cơ chế kiểm soát việc sử dụng mã, mỗi công ty sẽ tạo nên một bộ mã hóa khoa học khác nhau sao cho đảm bảo tính logic và dễ hiểu. 

Thứ ba, ứng dụng khoa học công nghệ thông tin trong quá trình dự trữ vật tư và hàng hóa. Thực tế cho thấy, hầu hết các phương pháp quản lý hàng truyền thống hoặc thủ công đều rất tốn thời gian và cần rất nhiều nhân sự để có thể thực hiện. Đôi khi các phương pháp truyền thống còn có thể xảy ra sai sót khiến cho các số liệu trở nên không chính xác. Vì vậy, ứng dụng khoa học kĩ thuật và công nghệ thông tin vào quá trình dự trữ vật tư và hàng hóa trong thời đại công nghệ hiện nay là vô cùng cần thiết.

Thứ tư, phương pháp lập mức tồn kho cho mỗi loại sản phẩm. Để đảm bảo cho quá trình sản xuất và mua bán hàng hóa không bị gián đoạn do sự thiếu hụt và tồn động quá nhiều, các doanh nghiệp và công ty cần phải thiết lập mức tồn kho tối thiểu và mức tồn kho tối đa cho mỗi loại hàng hóa, vật tư. Mức tồn kho tối thiểu là số lượng hàng tồn kho ít nhất cần phải có trong kho để có thể đáp ứng kịp thời trong quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm bên ngoài thị trường. Mức tồn kho tối thiểu sẽ giúp cho các doanh nghiệp dễ dàng đối mặt với tình trạng nhu cầu tăng đột biến của thị trường. Đây cũng được coi là mức tồn kho lý tưởng mà các doanh nghiệp hướng tới. Mức tồn kho tối đa là số lượng hàng tồn kho nhiều nhất mà các doanh nghiệp và công ty có thể dự trữ, tránh trường hợp sản xuất quá nhiều, hàng hóa tồn động nhiều hơn so với nhu cầu trên thị trường.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Văn bản hợp nhất 07/VBHN-VPQH 2022 Luật Doanh nghiệp.

THAM KHẢO THÊM:

• Biên bản giao nhận hàng hóa, xác nhận khối lượng vật tư, hàng hóa
• Mẫu phiếu đề xuất mua trang thiết bị, vật tư
• Vật tư tiêu hao là gì? Danh mục các loại vật tư tiêu hao và định mức cụ thể?