Pháp luật trọng tài thương mại Việt Nam cũng nằm trong xu hướng chung đó, khi cho phép các tổ chức trọng tài nước ngoài được phép thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện và được thực hiện các quyền, nghĩa vụ mà nhà nước ta trao cho, trong đó có nghĩa vụ phải báo cáo hằng năm về tổ chức và hoạt động trọng tài thương mại tới cơ quan có thẩm quyền.
Mục lục bài viết
1. Báo cáo hàng năm của chi nhánh tổ chức trọng tài nước ngoài là gì?
Nghiên cứu xoay quanh về tổ chức trọng tài nước ngoài, chi nhánh/văn phòng đại diện của tổ chức trong tài nước ngoài, có thể hiểu các chủ thể này như sau:
– Tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam là tổ chức trọng tài được thành lập hợp theo quy định của pháp luật nước nơi tổ chức trọng tại đăng ký hoạt động và chịu sự quản lý (hay còn gọi là nước mà tổ chức trọng tài có quốc tịch); đáp ứng điều kiện: “tôn trọng Hiến pháp và pháp luật của Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam” và được phép hoạt động tại Việt Nam theo quy định của Luật trọng tài thương mại.
– Chi nhánh/văn phòng đại diện của tổ chức trọng tài là hình thức hoạt động của tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam được pháp luật ghi nhận, trong đó chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của Tổ chức trọng tài nước ngoài, được thành lập và thực hiện hoạt động trọng tài tại Việt Nam theo quy định của Luật trọng tài thương mại, còn văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của Tổ chức trọng tài nước ngoài được thành lập và tìm kiếm, thúc đẩy cơ hội hoạt động trọng tài tại Việt Nam theo quy định của Luật trọng tài thương mại.
Để nhận diện chi nhánh, văn phòng đại diện, trong yêu cầu đặt tên, chi nhánh/văn phòng đại diện phải chú ý: “Tên Chi nhánh của Tổ chức trọng tài nước ngoài phải bao gồm cụm từ “Chi nhánh” và tên của Tổ chức trọng tài nước ngoài/ Tên của Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài phải bao gồm cụm từ “Văn phòng đại diện” và tên của Tổ chức trọng tài nước ngoài.”
Hoạt động của chi nhánh/văn phòng đại diện chỉ được xem là hợp pháp khi được cấp giấy phép thành lập và Giấy đăng ký hoạt động, theo đó ” Tổ chức trọng tài nước ngoài muốn thành lập Chi nhánh, Văn phòng đại diện tại Việt Nam phải có hồ sơ đề nghị thành lập Chi nhánh, Văn phòng đại diện gửi Bộ Tư pháp. Trong thời hạn 45 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ và lệ phí, Bộ Tư pháp xem xét cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh, Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản.
Giấy phép thành lập Chi nhánh, Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài có hiệu lực kể từ ngày ký.”
Đối với giấy đăng ký hoạt động: “Trong thời hạn 60 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy phép thành lập, Chi nhánh của Tổ chức trọng tài nước ngoài phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đặt trụ sở Chi nhánh. Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ và lệ phí, Sở Tư pháp cấp Giấy đăng ký hoạt động cho Chi nhánh. Chi nhánh được hoạt động kể từ ngày được cấp Giấy đăng ký hoạt động.”
Báo cáo hằng năm của chi nhánh/văn phòng đại diện tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam là văn bản do chi nhánh/văn phòng đại diện gửi tới cơ quan có thẩm quyền (Sở Tư pháp nơi Chi nhánh đăng ký hoạt động) nhằm thể hiện tình hình hoạt động, đánh giá của chi nhánh/văn phòng đại diện về kết quả hoạt động và đưa ra các ý kiến đề xuất.
Báo cáo hàng năm của chi nhánh/văn phòng đại diện của tổ chức trọng tài là văn bản bắt buộc mà chi nhánh, văn phòng đại diện phải thực hiện, đây là cơ sở để cơ quan nhà nước nắm bắt được tình hình tổ chức và hoạt động của chi nhánh/ văn phòng đại diện, hiểu rõ được những khó khăn của chủ thể này trong quá trình hoạt động đề từ đó được ra giải pháp giúp đỡ; hay đánh giá những tác động từ hoạt động của các chi nhánh/ văn phòng đại diện đối với tổ chức trọng tài trong nước; từ đó đưa ra chính sách quản lý phù hợp.
Tìm hiểu một vài quyền và nghĩa vụ của chi nhánh/văn phòng đại diện thì thấy đây là hai hình thức có sự khác biệt nhất định, đối với chi nhánh, chủ thể này có quyền và nghĩa vụ như sau:
– Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Chi nhánh.
– Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Chi nhánh theo quy định của pháp luật Việt Nam.
– Mở tài khoản bằng đồng Việt Nam, bằng ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam để phục vụ cho hoạt động của Chi nhánh.
– Chuyển thu nhập của Chi nhánh ra nước ngoài theo quy định của pháp luật Việt Nam.
– Có con dấu mang tên Chi nhánh theo quy định của pháp luật Việt Nam.
– Chỉ định Trọng tài viên để thành lập Hội đồng trọng tài theo ủy quyền của tổ chức trọng tài nước ngoài.
– Cung cấp dịch vụ trọng tài, hoà giải và các phương thức giải quyết tranh chấp thương mại khác theo quy định của pháp luật.
– Cung cấp các dịch vụ hành chính, văn phòng và các dịch vụ khác cho việc giải quyết tranh chấp của Hội đồng trọng tài nước ngoài.
– Thu phí trọng tài và các khoản thu hợp pháp khác.
– Trả thù lao cho Trọng tài viên.
– Tổ chức bồi dưỡng nâng cao trình độ và kỹ năng giải quyết tranh chấp cho Trọng tài viên.
– Lưu trữ hồ sơ, cung cấp các bản sao quyết định trọng tài theo yêu cầu của các bên tranh chấp hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam.
– Hoạt động theo đúng lĩnh vực ghi trong Giấy phép thành lập, Giấy đăng ký hoạt động.
– Chấp hành quy định của pháp luật Việt Nam có liên quan đến hoạt động của Chi nhánh.
– Báo cáo định kỳ hằng năm về hoạt động của Chi nhánh với Sở Tư pháp nơi Chi nhánh đăng ký hoạt động.
Hoạt động của Văn phòng đại diện ở Việt Nam có quyền và nghĩa vụ ít hơn so với chi nhánh, về cơ bản thì văn phòng đại diện có quyền và nghĩa vụ giống với văn phòng chi nhánh, nhưng điểm khác biệt cơ bản, mấu chốt là văn phòng đại diện “Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến, quảng bá hoạt động trọng tài theo quy định của pháp luật Việt Nam.”
2. Mẫu báo cáo hàng năm của chi nhánh tổ chức trọng tài nước ngoài:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————
Tỉnh (thành phố), ngày ….. tháng ….. năm …(2)
TÊN TỔ CHỨC TRỌNG TÀI
NƯỚC NGOÀI
——-
Số: ……(1)……..
BÁO CÁO HÀNG NĂM
CỦA CHI NHÁNH/ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA TỔ CHỨC TRỌNG TÀI NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG TRỌNG TÀI THƯƠNG MẠI
Kính gửi: Sở Tư pháp……(3)….
Tên Chi nhánh/Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài:………(4)………
Tên viết tắt (nếu có): …………
Tên giao dịch bằng tiếng Anh (nếu có) …………………
Địa chỉ trụ sở:……………
Giấy phép thành lập số:……………
Do Bộ Tư pháp ……………cấp ngày…… tháng……… năm……… tại…………
Điện thoại:…………………. Fax:………………
Email: …………………Website (nếu có):………
Báo cáo về tổ chức và hoạt động của Chi nhánh/ Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài với nội dung như sau:
1. Về tổ chức:
– Họ và tên Trưởng Chi nhánh/ Trưởng Văn phòng đại diện:…………
– Số lượng trọng tài viên: ……………
– Trình độ trọng tài viên:…………
– Số lượng nhân viên khác: ……………
2. Về hoạt động (đối với Chi nhánh).
2.1. Hoạt động giải quyết tranh chấp:
| STT | Số vụ việc đã tiếp nhận | Số vụ việc đã giải quyết | Số phán quyết trọng tài được thi hành (ghi rõ phán quyết tự nguyện thi hành; phán quyết thi hành thông qua cơ quan thi hành án) | Số phán quyết trọng tài bị tòa án hủy | Ghi chú |
2.2. Hoạt động hòa giải:
| STT | Số vụ việc đã tiếp nhận | Số vụ việc đã giải quyết | Số vụ việc hòa giải thành | Ghi chú |
2.3. Hoạt động bồi dưỡng:
……………
2.4. Các hoạt động khác:
………
2.5. Tổng thu, chi của Trung tâm trọng tài và thực hiện nghĩa vụ thuế của trọng tài viên:…………
2.5.1. Nguồn thu từ hoạt động giải quyết tranh chấp trọng tài, hòa giải và các hoạt động khác:……
2.5.2. Tổng số chi của Trung tâm trọng tài:………………
2.5.3. Thực hiện nghĩa vụ thuế của trọng tài viên (nêu rõ tổng số thuế thu nhập cá nhân của trọng tài viên phải nộp trên cơ sở thù lao được hưởng):……………………
3. Tự đánh giá về kết quả hoạt động của Chi nhánh/Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam (nêu rõ thuận lợi và khó khăn, thành công và hạn chế, bài học kinh nghiệm nếu có):
……………
4. Dự kiến Chương trình hoạt động trong năm tiếp theo:
…………
5. Đề xuất, kiến nghị:
……………
Tài liệu gửi kèm bao gồm:
1…………
2………
Nơi nhận:
– Như trên;
– Bộ Tư pháp (để báo cáo);
– Lưu VT
Người đại diện theo pháp luật của Chi nhánh/ Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam
(Ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu)
3. Hướng dẫn mẫu báo cáo hàng năm của chi nhánh tổ chức trọng tài nước ngoài:
(1) Ghi số, ký hiệu văn bản
(2) Ghi địa danh (tỉnh, thành phố), ngày tháng năm lập báo cáo
(3) Sở Tư pháp nơi Chi nhánh đăng ký hoạt động.
(4) Ghi tên Chi nhánh/Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài theo giấy phép thành lập
Các nội dung khác được trình bày phụ thuộc vào hoạt động thực tế và quá trình đánh giá, tổng kết của chi nhánh hoặc văn phòng đại diện trong thời gian tồn tại và hoạt động tại Việt Nam.
Cơ sở pháp lý:
Luật Trọng tài thương mại năm 2010
Thông tư 12/2012/TT-BTP biểu mẫu về tổ chức và hoạt động trọng tài thương mại
