Những thông tin trong báo cáo công tác văn thư lưu trữ trong trường học hay doanh nghiệp thường được biết như là việc thống kê về một loạt các tài liệu, các hồ sơ ghi đầy đủ và thực hiện việc đánh giá kết quả đạt được. Vậy mẫu báo cáo công tác văn thư lưu trữ trường học, doanh nghiệp được soạn thảo như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Mẫu báo cáo công tác văn thư lưu trữ trường học, doanh nghiệp:
| PHÒNG GD&ĐT… TRƯỜNG TIỂU HỌC … Số: … | CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc …, ngày … tháng … năm … |
BÁO CÁO
Tổng kết công tác Văn thư – Lưu trữ năm …
I. TỔNG KẾT CÔNG TÁC NĂM ….:
1. Các nhiệm vụ trọng tâm của công tác văn thư, lưu trữ năm …:
a) Tổ chức tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ
– Sau khi cử cán bộ tham gia tập huấn tại huyện, vào tháng…. năm …, nhà trường đã tổ chức triển khai quán triệt Luật Lưu trữ số ….. của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam cho đội ngũ cán bộ, giáo viên và nhân viên nhà trường.
Qua tập huấn Luật Lưu trữ, cán bộ, giáo viên và nhân viên nhà trường đã nâng cao nhận thức; nắm được ý nghĩa, tầm quan trọng, sự cần thiết phải lập hồ sơ công việc.
– Đã triển khai thực hiện các văn bản hướng dẫn của ngành và Phòng Nội vụ huyện về công tác lưu trữ.
b) Xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống:
Nhà trường không có tài liệu tồn đọng, tích đống phải xử lý theo Chỉ thị số ….. của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
c) Việc tổ chức nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan:
Hàng năm, nhà trường đều lập hồ sơ công việc để đưa vào lưu trữ theo quy định.
Các bộ phận, cán bộ, giáo viên và nhân viên trong nhà trường đã thực hiện nghiêm túc chế độ nộp lưu vào lưu trữ hiện hành của nhà trường.
Tài liệu, hồ sơ công việc năm … của các bộ phận trong nhà trường đã thực hiện và đưa vào lưu trữ.
d) Cơ sở vật chất phục vụ lưu trữ:
Nhà trường có đầy đủ tủ và phòng kho đảm bảo cho việc bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.
đ) Công tác lập hồ sơ công việc:
– Trong năm …, nhà trường đã xây dựng danh mục hồ sơ công việc nộp lưu, thời hạn bảo quản hồ sơ của các bộ phận, cán bộ, viên chức.
– Bộ phận văn thư, lưu trữ đã phổ biến, hướng dẫn các bộ phận và cán bộ, viên chức nhà trường về quy trình lập hồ sơ công việc.
Đến nay, mức độ hoàn thành việc lập hồ sơ công việc năm … đạt trên 50%.
2. Thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên:
a) Việc triển khai, thực hiện các văn bản của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và các cấp:
Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ đã nhận được trong năm …:
– Luật Lưu trữ số ….. của Quốc hội;
–
– Chỉ thị số ….. ngày… của UBND huyện về tăng cường công tác văn thư, lưu trữ.
Nhà trường đã quán triệt cho đội ngũ CBGVCNV, đặc biệt là nhân viên văn thư, lưu trữ đã tiến hành thực hiện theo chỉ đạo của các cấp và đúng quy định.
b) Về tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ của nhà trường:
Có 01 nhân viên biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ. Trình độ chuyên môn: sơ cấp.
Đã bố trí cán bộ đủ và đúng tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo quy định Nhà nước.
Nhân viên văn thư đã tham gia tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ do huyện và Phòng GD&ĐT triệu tập; chưa tham gia lớp đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn do đã lớn tuổi.
c) Ban hành các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ:
Nhà trường đã xây dựng, ban hành Quy chế hoạt động về công tác văn thư, lưu trữ, danh mục hồ sơ tài liệu nộp lưu và bảng thời hạn bảo quản.
d) Kết quả thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ:
– Soạn thảo và ban hành văn bản bảo đảm đúng theo hướng dẫn quy định tại Thông tư số ….. của Bộ Nội vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Chất lượng các văn bản áp dụng Thông tư số ….. đúng theo quy định.
– Việc quản lý văn bản đi và đến:
+ Cập nhật vào sổ; sắp xếp, lưu đầy đủ các văn bản đến.
+ Cập nhật vào sổ và gửi văn bản đi bảo đảm đúng thời gian theo yêu cầu.
+ Sắp xếp bản lưu văn bản đi bảo đảm đúng theo quy định.
– Sử dụng dấu “Đến” đúng mẫu quy định, chưa có ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản.
– Quản lý và sử dụng con dấu đúng theo quy định của pháp luật.
– Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu của nhà trường: cán bộ, viên chức thường tập trung khai thác và sử dụng các tài liệu như: Sổ chủ nhiệm, sổ kế hoạch, sổ kiểm tra, nghị quyết, lịch báo giảng của tổ, hồ sơ hội giảng giáo viên dạy giỏi, hồ sơ tự đánh giá chất lượng giáo dục trường tiểu học…
– Có bố trí phòng kho, phòng đọc, tủ đựng tài liệu sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp và có các trang thiết bị máy tính, máy photocopy, bình chữa cháy phục vụ tốt cho công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
– Tổ chức việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Nhà trường không có tài liệu hết giá trị phải tiêu hủy.
e) Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ:
+ Nhà trường có hộp thư điện tử do Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Khánh Hòa cấp, đã sử dụng hộp thư để chỉ đạo, cập nhật, xử lý thông tin,.. và báo cáo với các cấp bảo đảm được kịp thời, có hiệu quả.
+ Khai thác thông tin, các văn bản quy phạm pháp luật trên mạng internet.
h) Thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ bảo đảm theo đúng quy định.
II. PHƯƠNG HƯỚNG, NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM NĂM….
Trên cơ sở các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của ngành và Phòng Nội vụ huyện, nhà trường thực hiện tốt các nhiệm vụ trọng tâm sau:
– Tiếp tục quán triệt trong đội ngũ CBGVCNV về Luật Lưu trữ số ….. của Quốc hội, Nghị định số ….. của Chính phủ về công tác văn thư, Thông tư số ….. của Bộ Nội vụ quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản…;
– Các bộ phận, cán bộ, viên chức lập hồ sơ công việc năm …và nộp lưu vào nhà trường (Hoàn thành trong tháng…….;
– Lập danh mục hồ sơ công việc; xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu;
– Quản lý văn bản đi, đến theo đúng hướng dẫn tại
– Thực hiện đúng quy định chế độ báo cáo tổng kết, thống kê công tác văn
thư, lưu trữ theo Quyết định số ….. của Bộ Nội vụ.
– Quản lý và sử dụng con dấu của nhà trường chặt chẽ theo đúng quy định của pháp luật.
III. ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ: Không.
Nơi nhận:
– Hiệu trưởng
– Phòng Nội vụ huyện;
– Lưu VT.
2. Hướng dẫn cách viết báo cáo công tác văn thư lưu trữ trường học, doanh nghiệp:
Thông thường, cứ vào đợt cuối năm thì những đơn vị, tổ chức, cơ quan hay trường học phải thực hiện công việc báo cáo công tác văn thư lưu trữ nhằm để tổng kết lại một năm vừa qua và trình bày những nhiệm vụ trọng tâm của công tác văn thư lưu trữ ở trong năm mới. Dựa theo đó, trong bản báo cáo công tác văn thư lưu trữ cần phải đảm bảo đầy đủ các nội dung sau đây:
– Những nhiệm vụ trọng tâm trong công tác văn thư, lưu trữ trong năm tới là gì?
– Việc thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên như thế nào?
– Các phương hướng, nhiệm vụ trọng tâm ở trong năm tiếp theo?
– Các đề xuất kiến nghị nhằm để thực hiện công tác văn thư lưu trữ được hiệu quả hơn?
Giống như bất kỳ ở một mẫu báo cáo nào, mẫu báo cáo công tác văn thư lưu trữ cũng sẽ gồm:
– Quốc hiệu và tiêu ngữ;
– Tên tổ chức cơ quan thực hiện;
– Ngày, tháng năm thực hiện báo cáo
– Tên tiêu đề báo cáo (Báo cáo về kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm…… )
– Trong phần nội dung, người báo cáo cần phải đảm bảo một số nội dung cơ bản sau đây:
+ Tổng kết lại công tác năm………..;
+ Những phương hướng nhiệm vụ trọng tâm cho năm tới
Về phần tổng kết công năm………, bao gồm các nội dung:
+ Công tác về tuyên truyền, phổ biến pháp luật về vấn đề công tác văn thư, lưu trữ, cụ thể như:
– Thực hiện các việc triển khai thực hiện những văn bản của Chính phủ, của Bộ Nội vụ, của cục văn thư nhà nước và các cấp;
– Tổ chức những hội nghị cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan, các đơn vị; phổ biến bằng những hình thức tuyên truyền thông qua các phương tiện thông tin đại chúng;
– Nâng cao về ý thức trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị và những cán bộ công chức, viên chức về vấn đề công tác văn thư, lưu trữ.
+ Công tác về xây dựng, về ban hành các văn bản quản lý và hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ, cụ thể như sau:
– Cơ quan, đơn vị thực hiện xây dựng và thực hiện ban hành những văn bản hướng dẫn về vấn đề công tác văn thư lưu trữ tại những bộ phận, địa bàn.
– Ban hành các quy chế hoạt động về vấn đề công tác văn thư, lưu trữ, các danh mục hồ sơ tài liệu nộp lưu và những bảng thời hạn bảo quản phù hợp với các cơ quan, tổ chức.
+ Công tác tổ chức các cán bộ làm việc trong công tác văn thư, lưu trữ, ví dụ như:
– Phòng nội vụ sẽ bố trí 01 công chức kiêm nhiệm làm vấn đề công tác quản lý về văn thư, lưu trữ theo đúng các chức năng, nhiệm vụ;
– Các cán bộ được bổ nhiệm làm văn thư, lưu trữ đều phải có năng lực và có trình độ chuyên môn phù hợp;
– Nhân viên văn thư phải đã được tham gia tập huấn, tham gia bồi dưỡng nhiệm vụ.
+ Kết quả đã đạt được trong việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn thư, có thể đưa liệt kê các kết quả về:
– Đảm bảo đúng về thể thức, về kỹ thuật soạn thảo văn bản theo đúng quy định của pháp luật;
– Quản lý các văn bản đi, các văn bản đến:;
– Công tác lập hồ sơ, công tác giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của cơ quan đã có nhiều chuyển biến theo hướng tích cực;
– Quản lý, sử dụng về con dấu, về thiết bị lưu khác bí mật theo đúng các quy định của pháp luật;
– Ứng dụng lĩnh vực công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư, …
+ Kết quả đã đạt được trong việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ:
– Bố trí về kho lưu trữ bảo quản tài liệu;
– Trang thiết bị về bảo quản tài liệu lưu trữ;
– Số lượng các hồ sơ tài liệu đã chỉnh lý, các tài liệu tồn đọng chưa chỉnh lý;
+ Có thể đề cập đến vấn đề kinh phí thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.
+ Đưa ra các đánh giá chung về việc thực hiện các hoạt động văn thư, lưu trữ trong một năm qua (đưa ra đánh giá về ưu , nhược điểm và các đề nghị, kiến nghị)
Về phần những phương hướng, nhiệm vụ trọng tâm cho năm tới, có thể bao gồm những nội dung sau đây:
+ Tiếp tục thực hiện quán triệt, thực hiện tổ chức triển khai thực hiện nghiêm túc những quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;
+ Tiếp tục thực hiện khảo sát về tình hình tài liệu còn tồn đọng tại những cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu trữ tài liệu vào kho lưu trữ;
+ Hoàn thiện về hệ thống quản lý các tài liệu điện tử theo quy định;
+ Thực hiện nghiêm về công tác bảo vệ bí mật trong lĩnh vực về văn thư, lưu trữ.
