Bảng mô tả công việc nhân viên hành chính văn phòng là một tài liệu hướng dẫn chi tiết về các nhiệm vụ và trách nhiệm của nhân viên hành chính văn phòng. Dưới đây là những mẫu bảng mô tả công việc nhân viên hành chính văn phòng, mời bạn đọc cùng đón xem.
Mục lục bài viết
1. Bảng mô tả công việc nhân viên hành chính văn phòng là gì
– Bảng mô tả công việc nhân viên hành chính văn phòng là một tài liệu hướng dẫn chi tiết về các nhiệm vụ và trách nhiệm của nhân viên hành chính văn phòng. Tài liệu này giúp cho nhân viên hành chính văn phòng hiểu rõ hơn về công việc của mình, các quy trình và quy định của công ty, cũng như các tiêu chuẩn chất lượng và năng suất được yêu cầu trong công việc hàng ngày.
– Bảng mô tả công việc cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên. Quản lý sử dụng tài liệu này để đánh giá công việc của nhân viên, đưa ra phản hồi và đề xuất cải thiện kết quả làm việc.
– Nếu bạn là một nhân viên hành chính văn phòng, đây là tài liệu rất hữu ích để bạn có thể nắm rõ các nhiệm vụ cần thực hiện hàng ngày, các quy trình, quy định và tiêu chuẩn chất lượng cũng như năng suất được yêu cầu trong công việc của mình. Nếu bạn đang chuẩn bị cho một vị trí nhân viên hành chính văn phòng, tài liệu này cũng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc của một nhân viên hành chính văn phòng.
2. Mẫu bảng mô tả công việc nhân viên hành chính văn phòng theo tiêu chí:
2.1. Trách nhiệm:
Nhân viên hành chính văn phòng chịu trách nhiệm về việc tổ chức, điều phối, giám sát và thực hiện các hoạt động hành chính trong công ty. Cụ thể, nhiệm vụ của nhân viên hành chính văn phòng bao gồm quản lý công tác lễ tân, khánh tiết, đưa đón và tiếp khách cho công ty. Đồng thời, nhân viên cũng phải sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, đảm bảo tốt cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán bộ, mua sắm trang thiết bị và văn phòng phẩm cho công ty, quản lý và thực hiện việc lên kế hoạch.
2.2. Mô tả công việc:
Nhân viên hành chính văn phòng có nhiều công việc quan trọng, bao gồm nhận điện thoại, fax, phụ trách công văn chứng từ đến và đi, quản lý file hồ sơ, công văn và các chứng từ hợp đồng cung cấp hàng hóa dịch vụ. Ngoài ra, nhân viên phải soạn thảo các biểu mẫu, văn bản hành chính theo yêu cầu của cấp trên, quản lý và trang bị văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng cho công ty, lên kế hoạch, theo dõi và bảo trì các thiết bị điện tử như máy tính, máy in, máy photo. Ngoài ra, nhân viên hành chính văn phòng còn phải thực hiện các công việc khác liên quan đến văn phòng theo yêu cầu của cấp trên. Điều này đòi hỏi nhân viên phải có khả năng đa nhiệm và quản lý công việc tốt.
2.3. Yêu cầu:
Để trở thành nhân viên hành chính văn phòng giỏi, bạn cần có tốt nghiệp Cao đẳng chính quy trở lên và ưu tiên có kinh nghiệm tại các vị trí công việc liên quan lĩnh vực Hành chính, Văn phòng. Ngoài ra, nhân viên phải có tác phong làm việc nhanh nhẹn, trung thực, có trách nhiệm, có ý thức tự giác, chủ động trong công việc, giao tiếp tốt và có kỹ năng tin học văn phòng tốt. Nếu bạn muốn được đánh giá cao, bạn nên có khả năng quản lý thời gian tốt, khả năng đưa ra quyết định chính xác và khả năng làm việc độc lập cũng như làm việc nhóm. Đây là những kỹ năng quan trọng để giúp bạn thành công và phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực này.
3. Mẫu bảng mô tả công việc nhân viên hành chính văn phòng theo vị trí công việc:
Mẫu bảng mô tả công việc nhân viên hành chính văn phòng theo vị trí công việc của bạn có thể gồm các nhiệm vụ sau:
3.1. Công tác văn thư:
– Tiếp nhận công văn, giấy tờ gửi đến công ty và chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết. Điều này rất quan trọng để đảm bảo rằng các bên liên quan đều được thông báo và các vấn đề được giải quyết một cách chính xác và kịp thời.
– Đầu mối gửi các công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài Công ty. Điều này cũng rất quan trọng để đảm bảo rằng thông tin được chuyển đến đúng địa chỉ và kịp thời.
– Tổ chức lưu trữ toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan. Việc quản lý thông tin là một công việc quan trọng của bất kỳ công ty nào, đảm bảo rằng thông tin được lưu trữ và sắp xếp một cách hiệu quả.
– Tiếp nhận các báo cáo lao động của cán bộ Công ty (xin đến muộn, về sớm, nghỉ ốm, nghỉ phép…). Điều này giúp cho việc quản lý nhân viên của công ty trở nên dễ dàng hơn và đảm bảo rằng các bên liên quan được cập nhật về tình hình làm việc của nhân viên.
– Theo dõi và chịu trách nhiệm quản lý lịch làm việc của Công ty. Điều này rất quan trọng để đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng hạn và các bên liên quan được thông báo kịp thời.
– Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng các nhân viên của công ty được bảo vệ và đảm bảo an toàn trong khi làm việc.
– Thu xếp in ấn, photocopy tài liệu khi cần thiết. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin được phân phối một cách hiệu quả và các bên liên quan có thể truy cập thông tin một cách dễ dàng.
3.2. Công tác lễ tân:
– Nghe và nhận cuộc gọi khách hàng liên hệ với Công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng các cuộc gọi của khách hàng được trả lời và được giải quyết một cách chính xác và kịp thời.
– Hỗ trợ cho Ban Lãnh đạo tiếp khách tại Công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng các cuộc họp và cuộc gặp của công ty được tổ chức một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
– Hỗ trợ cho các cuộc họp nội bộ của Công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng các cuộc họp được tổ chức một cách suôn sẻ và hiệu quả.
– Tổ chức thực hiện các hội thảo, hội nghị, lớp học của Công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng các sự kiện của công ty được tổ chức một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
3.3. Công tác hỗ trợ dự án:
– Hỗ trợ nhóm in và đóng gói thầu dự án, xin chữ ký của các thành viên trong và ngoài công ty tham gia thầu dự án. Việc hỗ trợ các nhóm dự án là một phần quan trọng của công việc hỗ trợ dự án.
– Hỗ trợ cho các triển khai công tác thực địa tại các tỉnh (đặt phương tiện đi lại, khách sạn, vé máy bay, thủ tục visa khi cần thiết…). Điều này giúp đảm bảo rằng các nhân viên của công ty có thể làm việc hiệu quả khi đi công tác.
– Chuẩn bị thiết bị, văn phòng phẩm cho nhóm đi thực địa (máy ghi âm, máy ảnh, điện thoại, fast connect..). Điều này giúp đảm bảo rằng các nhân viên của công ty được trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết để làm việc.
– Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho công tác tại địa phương (giấy đi đường, các mẫu chứng từ…). Điều này giúp đảm bảo rằng các nhân viên của công ty có đầy đủ các giấy tờ cần thiết để làm việc.
– Thu xếp công tác in ấn, copy tài liệu khi cần thiết. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin được phân phối một cách hiệu quả và các bên liên quan có thể truy cập thông tin một cách dễ dàng.
3.4. Công tác quản lý tài sản, thiết bị:
– Lên kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các tài sản, thiết bị tại văn phòng. Điều này giúp đảm bảo rằng tài sản và thiết bị của công ty được quản lý và sử dụng một cách hiệu quả.
– Mua sắm văn phòng phẩm và các đồ dùng thông thường tại Công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng các nhân viên của công ty có đầy đủ các vật dụng cần thiết để làm việc.
– Quản lý và vận hành hệ thống thư viện, sách báo của Công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin được lưu trữ và quản lý một cách hiệu quả.
3.5. Các công việc hành chính khác:
– Hỗ trợ đặt lịch công tác cho lãnh đạo (taxi, nhà hàng, khách sạn, vé máy bay…). Điều này giúp đảm bảo rằng các cuộc họp và cuộc gặp của công ty được tổ chức một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
– Mua sắm các nhu yếu phẩm (trà, cafe…) cho văn phòng Công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng nhân viên của công ty luôn được cung cấp đầy đủ các nhu yếu phẩm để làm việc.
– Tổ chức sinh nhật cho các thành viên công ty trong tháng. Điều này giúp đảm bảo rằng các thành viên của công ty được tôn vinh và có thể tương tác với nhau.
– Hậu cần cho các sự kiện của Công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng các sự kiện của công ty được tổ chức một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
– Hỗ trợ khách hàng về các dịch vụ của công ty, trả lời các câu hỏi liên quan đến dịch vụ. Điều này giúp đảm bảo rằng khách hàng được phục vụ tốt và có trải nghiệm tốt với công ty.
– Chuẩn bị các báo cáo, tài liệu cần thiết cho các cuộc họp và cuộc gặp của Công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng các cuộc họp và cuộc gặp của công ty được tổ chức một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
– Quản lý và cập nhật danh sách khách hàng, đối tác của công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin về khách hàng và đối tác được lưu trữ và sắp xếp một cách hiệu quả.
– Giải đáp các thắc mắc của nhân viên về chính sách và thủ tục của công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng nhân viên của công ty được cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ về chính sách và thủ tục của công ty.
– Lên kế hoạch và hỗ trợ cho các hoạt động team building của công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng nhân viên của công ty có một môi trường làm việc tích cực và thân thiện.
– Hỗ trợ cho các bộ phận khác trong công ty khi cần thiết. Điều này giúp đảm bảo rằng công ty hoạt động một cách suôn sẻ và hiệu quả.
