Mẫu bảng mô tả công việc của nhân viên tổ chức sự kiện

1. Nhân viên tổ chức sự kiện là gì?

1.1. Khái niệm:

Trong mỗi bữa tiệc, sự kiện không thể thiếu vai trò của nhân viên sự kiện. Vậy nhân viên tổ chức sự kiện là gì? Họ là những nghệ sĩ sử dụng sự sáng tạo và cẩn thận của mình để tạo ra sự kiện hoàn hảo. Nhân viên tổ chức sự kiện sắp xếp, tổ chức chương trình theo kế hoạch để tạo nên một sự kiện hoàn hảo nhất.

Đối với người tổ chức sự kiện, sự sáng tạo và nhạy bén được ưu tiên hàng đầu. Ngoài ra, kiến thức chuyên môn, khả năng tổ chức, làm việc nhóm, linh hoạt,.. để duy trì sự đồng bộ cho sự kiện. Bên cạnh đó, khả năng chịu áp lực công việc, tâm lý và thái độ chuẩn mực trong công việc cũng rất cần thiết đối với nhân viên sự kiện.

1.2. Mô tả công việc nhân viên tổ chức sự kiện:

– Lập Action Plan và Checklist chi tiết các công việc triển khai dự án sự kiện

– Giám sát các nhà cung cấp để đảm bảo chất lượng thực hiện dự án

– Trực tiếp điều phối chương trình

– Chịu trách nhiệm kiểm soát ngân sách so với kế hoạch

– Giám sát hoạt động của các đại lý để đảm bảo triển khai hiệu quả các hoạt động của nhãn hàng.

– Theo dõi công việc của các bộ phận liên quan trong Công ty để đảm bảo các hạng mục trong checklist công việc của sự kiện được hoàn thành đầy đủ và đúng thời hạn.

– Kiểm tra hiện trường.

– Đề xuất ý tưởng cho các kênh BTL phù hợp với chiến lược thương hiệu.

– Chịu trách nhiệm quản lý và triển khai các hoạt động của BTL (sampling, sự kiện, hội chợ, triển lãm…).

– Thu thập thông tin từ hoạt động của đối thủ cạnh tranh để so sánh.

– Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của quản lý trực tiếp.

1.3. Yêu cầu công việc:

– Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Marketing hoặc Quản trị kinh doanh.

– Độ tuổi: 24 – 30 tuổi.

– Sẵn sàng đi công tác và tăng ca khi công việc phát sinh hoặc khi có yêu cầu.

– Cẩn thận, chăm chỉ, có khả năng quản lý nhiều công việc cùng lúc.

– Có ít nhất 02 năm kinh nghiệm chạy các chương trình Event & Activation. Có kinh nghiệm làm việc trong các công ty dược phẩm là một lợi thế

– Có kinh nghiệm lập Kế hoạch thực hiện, Timeline nội bộ, Kế hoạch hành động và Checklist chi tiết cho các dự án được giao.

– Thành thạo tin học văn phòng.

– Có khả năng phân tích và giải quyết các vấn đề phát sinh trong phạm vi công việc được giao để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

– Kỹ năng giao tiếp và đàm phán tốt.

2. Bảng mô tả công việc của nhân viên tổ chức sự kiện:

3. Một số lưu ý khi ứng tuyển nhân viên tổ chức sự kiện: 

Nhân viên tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong mỗi chương trình, vì vậy khi cá nhân muốn ứng tuyển vào vị trí tổ chức sự kiện cần phải đáp ứng được các yêu cầu sau đây:

3.1. Kĩ năng làm việc nhóm:

Để tổ chức một sự kiện cho hàng trăm, hàng nghìn người, nhân viên sự kiện không thể “đơn thương độc mã” mà cần có đồng nghiệp, đội nhóm phối hợp với nhau. Vì vậy, để trở thành một nhân viên tổ chức sự kiện, bạn cần phải biết cách làm việc nhóm, hợp tác và cùng phát triển với đồng đội để công việc diễn ra suôn sẻ. Để hoàn thiện kỹ năng này, bạn nên tiếp xúc nhiều với môi trường và tổ chức sự kiện ngay từ khi nhen nhóm ý định theo đuổi đam mê.

3.2. Kĩ năng giao tiếp:

Trong quá trình làm việc, nhân viên sự kiện sẽ tiếp xúc, gặp gỡ với rất nhiều đối tác, khách hàng nên chắc chắn cần có kỹ năng giao tiếp khéo léo và chuyên nghiệp. Ngoài ra, kỹ năng này còn giúp điều phối nhân sự, phân chia công việc sao cho sự kiện diễn ra hiệu quả và thành công nhất. Vì vậy, giao tiếp với đồng nghiệp, người tổ chức sự kiện cần tế nhị, khéo léo và dứt khoát đúng thời điểm để phát huy hết khả năng của nhân viên trong đoàn.

3.3. Kĩ năng xây dựng kịch bản:

Nhiều người lầm tưởng tổ chức sự kiện là công việc chân tay, không tốn chất xám. Nhưng trên thực tế, để tạo nên một sự kiện chỉn chu, ấn tượng và thu hút, người tổ chức sự kiện cần phải có một kịch bản và một chuỗi sự kiện chắc chắn. Bởi nếu không có kịch bản, tất yếu các sự kiện sẽ diễn ra một cách ngẫu nhiên, không theo kế hoạch và trình tự mong muốn.

Bạn có thể trau dồi kỹ năng viết kịch bản của mình bằng cách luyện viết mỗi ngày, đọc thêm sách để rèn luyện trí óc và thêm ý tưởng cho kịch bản. Bên cạnh đó, bạn có thể gặp gỡ, trò chuyện với những người có kỹ năng giao tiếp tốt để cải thiện khả năng diễn đạt của mình.

3.4. Kĩ năng sáng tạo:

Đây là yếu tố cốt lõi mà nhân viên tổ chức chuyên nghiệp cần phải sở hữu. Đừng nghĩ rằng tổ chức sự kiện chỉ là làm theo yêu cầu của khách hàng. Trên thực tế, người làm sự kiện hoàn toàn có cơ hội sáng tạo và tổ chức theo suy nghĩ của mình bởi mỗi sự kiện sẽ có quy mô, tính chất, mục tiêu,… khác nhau.

Tất cả các hoạt động mà mọi người nhìn thấy, nghe thấy và cảm nhận trong sự kiện đều bắt nguồn từ ý tưởng của nhân viên sự kiện. Họ chịu trách nhiệm chọn địa điểm, lên kế hoạch thiết kế, trang trí sân khấu, dàn dựng chương trình, dàn dựng các tiết mục văn nghệ, lên ý tưởng truyền thông cho sự kiện,… Sự sáng tạo sẽ giúp sự thành công của sự kiện.

3.5. Kĩ năng dự đoán và quản lý rủi ro:

Trong quá trình tổ chức sự kiện khó tránh khỏi những sai sót, rủi ro không mong muốn. Đặc biệt với những sự kiện lớn, việc nhận diện và dự đoán những rủi ro có thể xảy ra là vô cùng quan trọng. Quản lý rủi ro sẽ giúp bạn đưa ra các phương án xử lý phù hợp, để khi sự cố xảy ra, bạn không bị động và đảm bảo sự kiện vẫn diễn ra suôn sẻ.

3.6. Kĩ năng xử lý tình huống:

Cho dù bạn đã chuẩn bị kỹ lưỡng đến đâu, đôi khi vẫn có những vấn đề không mong muốn phát sinh. Vì vậy, phát hiện, xử lý tình huống và đưa ra giải pháp giải quyết vấn đề là những kỹ năng mà bất kỳ người làm sự kiện nào cũng phải có. Bạn càng bình tĩnh xử lý tình huống và đưa ra giải pháp phù hợp thì khả năng thành công của sự kiện càng cao.

3.7. Kĩ năng đàm phán, lập ngân sách:

Trong một số trường hợp, nhân sự sự kiện còn phải trực tiếp tham gia đàm phán các điều khoản trong hợp đồng như quyền lợi tài trợ, địa điểm tổ chức sự kiện, chi phí, v.v.

4. Ai sẽ phù hợp với vị trí của nhân viên tổ chức sự kiện:

Nhân viên tổ chức sự kiện không nhất thiết phải đáp ứng yêu cầu về trình độ, bằng cấp cao. Nhưng những ứng viên có những tố chất và kỹ năng sau sẽ rất phù hợp với công việc này:

Con người năng động, sáng tạo: Công việc của nhân viên sự kiện sẽ liên quan mật thiết đến việc lên kế hoạch, thực hiện và giám sát các sự kiện lớn nhỏ khác nhau. Người năng động sẽ luôn có năng lượng để xử lý và hoàn thành công việc với một thái độ tốt nhất. Bên cạnh đó, tính sáng tạo cho phép bạn đưa ra những ý tưởng mới, mang lại hiệu ứng tốt cho khách hàng.
Tổ chức: Để chuẩn bị và tạo nên một sự kiện thành công, bạn sẽ luôn trong tình trạng bận rộn với hàng trăm việc phải lo. Nếu không biết sắp xếp thời gian, bố trí công việc hợp lý sẽ ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

Cầu toàn: Những người có những phẩm chất này rất phù hợp với vai trò của nhà tổ chức sự kiện. Vì bạn sẽ có sự tỉ mỉ, chú ý đến từng chi tiết và làm mọi thứ một cách tốt nhất cũng như có cái nhìn bao quát về toàn bộ sự kiện.

Sức khỏe tốt: Sức khỏe tốt giúp bạn luôn có năng lượng tốt để làm việc. Người tổ chức sự kiện liên tục phải gặp gỡ đối tác, nhà cung cấp, khách hàng. Vì vậy, sự nhanh nhẹn là yếu tố để bạn hoàn thành công việc và gắn bó lâu dài với công việc đó.