Mẫu bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy trong công ty mới nhất

1. Mẫu bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy trong công ty:

BẢNG KIỂM KỂ HÓA ĐƠN CẦN TIÊU HỦY

Hôm nay, vào hồi…ngày…tháng…năm…

Tại văn phòng công ty…., chúng tôi gồm có:

Ông/bà:….chức vụ….phòng/ban….

Ông/bà:….chức vụ….phòng/ban….

Cùng nhau kiểm kê số hóa đơn chưa sử dụng hết cần tiêu hủy, có số liệu như sau:

Công tác kiểm kế kết thúc vào hồi …ngày…tháng…năm…

Biên bản được lập và đọc cho mọi người có mặt cùng nghe và thống nhất ký vào biên bản này.

2. Mục đích lập bảng kê hóa đơn cần hủy trong công ty:

Khoản 2 Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ quy định về vấn đề tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế, Điều này quy định rằng việc tiêu hủy hóa đơn của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện như sau:

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sẽ phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn buộc phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Hộ hay cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.

– Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật nêu có sai sót.

– Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn gồm có:

+ Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ hay cá nhân kinh doanh;

+ Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng của những hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);

+ Biên bản của tiêu hủy hóa đơn;

+ Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ đã thực hiện hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.

Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ hay cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn sẽ phải được lập thành số lượng 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cho các cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.

Theo quy định trên, một trong các giấy tờ có trong hồ sơ tiêu hủy hóa đơn đó là bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy. Như vậy, có thể khẳng định được rằng mục đích lập bảng kê hóa đơn cần hủy trong công ty đó là để thực hiện thủ tục tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế.

Khoản 1 Điều Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ quy định Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ hay cá nhân kinh doanh có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn. Thời hạn tiêu hủy hóa đơn trong thời gian chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế mà đã tiến hành thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), những doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ hay cá nhân kinh doanh thì đơn vị phải tiêu hủy hóa đơn, thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là trong thời gian 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

Theo đó, lập bảng kê hóa đơn cần hủy trong công ty để làm thủ tục tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế được thực hiện khi doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ hay cá nhân kinh doanh có hóa đơn không tiếp tục sử dụng. Thời hạn lập bảng kê hóa đơn cần hủy ở trong công ty để hoàn thành thủ tục tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế chậm nhất là trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

3. Quy trình tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế:

Như đã nói ở tục trên, mục đích lập bảng kê hóa đơn cần hủy trong công ty đó là để thực hiện thủ tục tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế. Quy trình tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế được thực hiện như sau:

Bước 1: chuẩn bị hồ sơ để hủy hóa đơn giấy còn tồn khi chuyển sang hóa đơn điện tử

Hồ sơ để hủy hóa đơn giấy còn tồn khi chuyển sang hóa đơn điện tử bao gồm những giấy tờ sau:

– Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn (chỉ trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh)

– Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng của số hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);

– Biên bản về việc tiêu hủy hóa đơn;

– Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ đã thực hiện hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.

Lưu ý rằng, hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ hay cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn sẽ phải được lập thành số lượng 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cho các cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.

Bước 2: Thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn (chỉ trừ Hộ, cá nhân kinh doanh)

Hội đồng hủy hóa đơn sẽ phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức kinh doanh.

Bước 3: Lập bảng kiểm kê hóa đơn mà cần tiêu hủy.

Bước 4: Lập biên bản về việc hủy hóa đơn.

Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

Bước 5: Làm thông báo kết quả về việc hủy hóa đơn

– Số lượng: 2 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp

– Thời hạn gửi thông báo kết quả: chậm nhất là không quá 5 ngày kể từ ngày thực hiện thủ tục tiêu hủy hóa đơn.

Khi doanh nghiệp tiến hành hủy hóa đơn giấy phải tuân thủ theo quy định về thời hạn hủy hóa đơn mà đã được quy định ở tại khoản 1 Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ

– Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày đã thông báo với cơ quan thuế.

– Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (chỉ trừ trường hợp là thông báo do thực hiện về biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp sẽ phải tiến hành việc hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là thời gian mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế đã có thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

Những văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.

– Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn Luật Quản lý thuế 2019 về hóa đơn, chứng từ.

THAM KHẢO THÊM:

• Quy định ngày xuất hoá đơn? Xuất hoá đơn trước hay sau ký biên bản thanh lý?
• Cách ghi hóa đơn đối với dịch vụ ăn uống, hoá đơn tiếp khách
• Hóa đơn đỏ VAT là gì? Điều kiện được phép xuất hóa đơn đỏ?