Mẫu bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN

1. Báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

Doanh nghiệp sử dụng Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có trách nhiệm báo cáo định kỳ tình hình sử dụng Chứng từ này với cơ quan thuế theo quy định. Theo đó, căn cứ Khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân có các nội dung sau:

– Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);

– Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

– Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;

– Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

– Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

Tóm lại, báo cáo sử dụng Chứng từ khấu trừ thuế TNCN đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý thuế thu nhập cá nhân của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần thực hiện báo cáo đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn theo quy định để đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế.

2. Mẫu bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN:

Đơn vị, cá nhân thu: ……                                                         Mẫu  CTT25/AC

MST: ……                                                                                 Số: ……..

BẢNG KÊ CHỨNG TỪ

Quý … Năm….

 Ghi chú: Cột 4 và 5 cần ghi chi tiết từng số xóa bỏ và số mất, cháy. 

                                    , ngày  tháng  năm 20

                                          Tổ chức, cá nhân sử dụng biên lai

                                  (Ký và ghi rõ họ tên)

Khi sử dụng mẫu CTT25/AC cần ghi đầy đủ các thông tin trong mẫu theo quy định:

– Cột 1: Điền ký hiệu mẫu của chứng từ cần bắt đầu sử dụng

– Cột 2: Điền tên loại biên lai sử dụng để kê khai

– Cột 3: Điền số chứng từ sử dụng để kê khai

– Cột 5: Điền tổng số chứng từ mà kế toán sử dụng để kê khai

– Cột 6: Điền số hoá đơn đã xoá

– Cột 7: Điền số hóa đơn đã bị cháy, bị mất

– Cột 8: Điền tổng số hóa đơn của cả cột  5, 6, 7.

Mục đích: Bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN được sử dụng để theo dõi và quản lý việc sử dụng các chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của tổ chức, cá nhân.

3. Hướng dẫn nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN online:

Doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau để nộp bảng kê khấu trừ thuế TNCN online

Bước 1: Lập bảng kê chứng từ khấu trừ thuế

– Đăng nhập phần mềm HTKK: Sử dụng tài khoản MST Doanh nghiệp, truy cập phần mềm HTKK.

– Chọn mục Bảng kê khấu trừ: Mở mục “Hoá đơn” -> chọn “Bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN”.

– Lập bảng kê: Hoàn thành thông tin bảng kê theo hướng dẫn tại mục 2 trong phần mềm HTKK.

– Kết xuất file: Sau khi hoàn tất, xuất file XML/excel để nộp online.

Bước 2: Nộp bảng kê khấu trừ thuế TNCN online

– Truy cập website: Truy cập website nộp thuế điện tử của Tổng cục Thuế: thuedientu.gdt.gov.vn

– Đăng nhập: Sử dụng tài khoản MST Doanh nghiệp có tích hợp chữ ký số để đăng nhập.

Lưu ý: Doanh nghiệp phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý trước, sau đó mới nộp, cụ thể như sau:

– Sau khi nộp Báo cáo sử dụng hóa đơn, vào “Tra cứu” –> chọn “Tờ khai” –> chọn “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn” đính kèm phụ lục.

– Khi đính kèm xong –> Bấm “Ký điện tử” và gửi.

Quy định về việc nộp bảng kê khấu trừ thuế TNCN cho quý không phát sinh chứng từ có thể khác nhau tùy theo chi cục Thuế. Doanh nghiệp cần chủ động liên hệ với cán bộ Thuế địa phương để được hướng dẫn cụ thể.

Dưới đây là một số trường hợp phổ biến:

– Chi cục Thuế TP. Hồ Chí Minh: Đối với CTKT điện tử theo Thông tư 78, doanh nghiệp không cần đăng ký, truyền nhận và nộp bảng kê tình hình sử dụng.

– Chi cục Thuế Hà Nội:

+ Doanh nghiệp lớn: Miễn nộp bảng kê.

+ Doanh nghiệp vừa và nhỏ: Liên hệ cán bộ Thuế để được hướng dẫn chi tiết.

– Trường hợp khác:

+  Nộp theo Thông tư 37 đối với chứng từ tự in (chỉ hỗ trợ ký hiệu T). Doanh nghiệp cần nhập và xuất file XML trực tiếp trên HTKK, sau đó nộp tại thuedientu.gdt.gov.vn.

+ Nộp theo mẫu CTT25A/C (chứng từ giấy cũ) như với quy trình nộp chứng từ giấy trước đây.

Lưu ý chung:

– Doanh nghiệp cần nộp báo cáo (bảng kê) tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế theo quý chậm nhất là ngày 30 tháng đầu quý sau.

– Nên sử dụng phần mềm HTKK phiên bản mới nhất để đảm bảo tính chính xác và tương thích.

– Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp.

– Lưu trữ biên lai nộp thuế điện tử để đối chiếu khi cần thiết.

4. Mức phạt chậm nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN:

Nếu tổ chức/doanh nghiệp có hành vi sai phạm, chậm nộp, không nộp báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN thì phải chịu mức phạt như làm sai, nộp chậm, không nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP:

Thứ nhất là, phạt cảnh cáo: Áp dụng cho trường hợp nộp thông báo, báo cáo quá hạn từ 01 đến 05 ngày, có thêm tình tiết giảm nhẹ.

Ví dụ: Doanh nghiệp X nộp báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN quý 1 năm 2024 chậm 3 ngày (từ ngày 30/04/2024 đến ngày 03/05/2024) do nhân viên kế toán ốm đột xuất. Doanh nghiệp X có thể được miễn phạt do có tình tiết giảm nhẹ.

Thứ hai là, phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng:

Áp dụng cho một trong các hành vi sau:

+ Nộp thông báo, báo cáo quá hạn từ 01 ngày đến 10 ngày.

+ Lập sai hoặc thiếu nội dung trong thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế.

Ví dụ: Doanh nghiệp Y nộp báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN quý 2 năm 2024 chậm 8 ngày (từ ngày 31/07/2024 đến ngày 08/08/2024). Doanh nghiệp Y sẽ bị phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng.

Thứ ba là, phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng: Áp dụng cho hành vi nộp thông báo, báo cáo quá hạn từ 11 ngày đến 20 ngày.

Ví dụ: Doanh nghiệp Z nộp báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN quý 3 năm 2024 chậm 15 ngày (từ ngày 31/10/2024 đến ngày 15/11/2024). Doanh nghiệp Z sẽ bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng.

Thứ tư là, phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng: Áp dụng cho hành vi nộp thông báo, báo cáo quá hạn từ 21 ngày đến 90 ngày.

Ví dụ: Doanh nghiệp T nộp báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN quý 4 năm 2024 chậm 65 ngày (từ ngày 31/12/2024 đến ngày 05/02/2025). Doanh nghiệp T sẽ bị phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.

Thứ năm là, phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng:

Áp dụng cho một trong các hành vi sau:

+ Nộp thông báo, báo cáo quá hạn từ 91 ngày trở lên.

+ Không nộp thông báo, báo cáo theo quy định.

Ví dụ: Doanh nghiệp A không nộp báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN quý 1 và quý 2 năm 2024. Doanh nghiệp A sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng.

Lưu ý:

– Doanh nghiệp tự phát hiện sai sót và nộp báo cáo thay thế đúng thời hạn trước khi cơ quan thuế thanh tra sẽ không bị phạt.

– Mức phạt cụ thể có thể thay đổi tùy theo từng trường hợp vi phạm.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn;

Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.

THAM KHẢO THÊM:

• Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là gì? Hướng dẫn khấu trừ thuế TNCN?
• Hướng dẫn cá nhân tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân qua mạng
• Hướng dẫn hoàn thuế thu nhập cá nhân trên eTax Mobile