Bảng kê mua hàng là một loại chứng từ được lập để chứng minh việc doanh nghiệp đã mua các vật tư, dụng cụ, công cụ,... trên thị trường mà những hàng hoá đó không thuộc diện phải lập hoá đơn khi bán hàng. Dưới đây là Mẫu bảng kê mua hàng file Excel theo Thông tư 133, 200.
Mục lục bài viết
1. Mẫu bảng kê mua hàng file Excel theo Thông tư 133, 200:
1.1. Mẫu bảng kê mua hàng File Excel theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC :
Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ có hoạt động mua hàng hoá thì sẽ thực hiện chế độ kế toán Bảng kê mua hàng hoá theo Mẫu 06 -VT được ban hành kèm theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC. Cụ thể như sau:
| Đơn vị:………………. | Mẫu số 06 – VT | |||||
| Bộ phận:……………. | (Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC | |||||
| Ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính) | ||||||
| BẢNG KÊ MUA HÀNG | ||||||
| Ngày …. tháng …. năm …. | ||||||
| Quyển số: ………. | ||||||
| Số: ………. | ||||||
| Nợ: ……… | ||||||
| Có: ………. | ||||||
| – Họ và tên người mua:………. | ||||||
| – Bộ phận (phòng, ban):……… | ||||||
| STT | Tên, quy cách, phẩm chất hàng hoá (vật tư, công cụ) | Địa chỉ mua hàng | ĐVT | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền |
| A | B | C | D | 1 | 2 | 3 |
| Cộng: | x | x | x | |||
| Tổng số tiền (Viết bằng chữ): …………. | ||||||
| * Ghi chú: ………… | ||||||
| Người mua | Kế toán trưởng | Người duyệt mua | ||||
| (Ký, họ tên) | (Ký, họ tên) | (Ký, họ tên) | ||||
1.2. Mẫu bảng kê mua hàng File Excel theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC :
Các doanh nghiệp nói chung có hoạt động mua hàng hoá sẽ thực hiện chế độ kế toán Bảng kê mua hàng hoá theo Mẫu 06 -VT được ban hành kèm theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC. Cụ thể như sau:
| Đơn vị:………………. | Mẫu số 06 – VT | |||||
| Bộ phận:……………. | (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC | |||||
| Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) | ||||||
| BẢNG KÊ MUA HÀNG | ||||||
| Ngày …. tháng …. năm …. | ||||||
| Quyển số: …………… | ||||||
| Số: …………… | ||||||
| Nợ: ………….. | ||||||
| Có: …………… | ||||||
| – Họ và tên người mua:………….. | ||||||
| – Bộ phận (phòng, ban):…………. | ||||||
| STT | Tên, quy cách, phẩm chất hàng hoá (vật tư, công cụ) | Địa chỉ mua hàng | ĐVT | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền |
| A | B | C | D | 1 | 2 | 3 |
| Cộng: | x | x | x | |||
| Tổng số tiền (Viết bằng chữ): …………… | ||||||
| * Ghi chú: ………….. | ||||||
| Người mua | Kế toán trưởng | Người duyệt mua | ||||
| (Ký, họ tên) | (Ký, họ tên) | (Ký, họ tên) | ||||
2. Tại sao phải lập bảng kê mua hàng hoá tại các doanh nghiệp?
Bảng kê mua hàng hoá được xác định là một loại chứng từ nhằm kê khai việc mua các vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hoá cũng như việc doanh nghiệp sử dụng các dịch vụ khác trên thị trường mà những hàng hoá, dịch vụ đó thuộc diện người bán không phải lập hoá đơn bán hàng.
Bảng kê mua hàng hoá được các doanh nghiệp lập để làm căn cứ lập phiếu kho, thanh toán, hạch toán các chi phí mua sắm nhưng chi phí này sẽ không được đưa vào để khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào của doanh nghiệp.
3. Hướng dẫn lập bảng kê mua hàng hoá theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC và Thông tư số 200/2014/TT-BTC:
3.1. Hướng dẫn lập bảng kê mua hàng hoá theo Mẫu 06 -VT được ban hành kèm theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC:
Mẫu 06 – VT được ban hành kèm theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC đang được áp dụng đối với các doanh nghiệp được quy định tại Điều 2 Thông tư này, bao gồm:
– Doanh nghiệp vừa và nhỏ (bao gồm cả doanh nghiệp siêu nhỏ) thuộc tất cả mọi thành phần kinh tế, lĩnh vực kinh doanh (trừ doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp do Nhà nước sở hữu trên 50% vốn điều lệ, các hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã và các công ty đại chúng theo quy định của pháp luật về chứng khoá);
– Doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ thuộc các ngành nghề đặc thù như: dầu khí, bảo điểm, điện lực, chứng khoán,…được Bộ Tài chính quy định hoặc được chấp thuận để áp dụng chế độ kế toán đặc thù.
Hiện nay, việc lập Bảng kê mua hàng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đã trở nên rất dễ dàng bởi Bộ Tài chính đã ban hành mẫu bảng kê theo mẫu 06 -VT được ban hành kèm theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC. Do đó, các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần lưu ý việc ghi bảng kê theo Thông tư 133 như sau:
– Góc bên trái của Bảng kê mua hàng ghi rõ tên đơn vị, bộ phận phát hành Bảng kê mua hàng theo mẫu. Ở góc trên này, nếu đơn vị không điền rõ tên thì cần phải đóng dấu mộc hoặc có thể vừa điền tên vừa đóng dấu mộc riêng của đơn vị;
– Bảng kê mua hàng hoá thường được đóng thành quyển và sử dụng quyển đó trong 01 năm tài chính. Mỗi quyển sẽ được ghi số liên tục từ trang đầu đến trang cuối. Nên tại phần quyển số thì người lập bảng kê sẽ ghi theo số quyển đã được đánh dấu và phần số của bảng kê sẽ ghi theo số được ghi trong quyển bảng kê;
– Ghi rõ họ tên và bộ phận của người trực tiếp mua hàng trong doanh nghiệp;
– Cách điền thông tin trong bảng biểu được lập trong bảng kê:
+ Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, quy cách, phẩm chất, địa chỉ mua hàng và đơn vị tính của từng thứ vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa;
+ Cột 1: Ghi số lượng của mỗi loại vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa đã mua;
+ Cột 2: Ghi đơn giá mua tương ứng với từng thứ tự vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa đã mua;
+ Cột 3: Ghi số tiền của từng thứ vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa đã mua (Số liệu ghi trong cột 3 được tính theo công thức sau: Cột 3 = Cột 1 x Cột 2).
+ Dòng cộng ghi tổng số lượng, số tiền đã mua tương ứng với các cột ở trên.
Lưu ý: Đối với các cột B, C, 1, 2, 3 nếu người lập bảng kê không ghi hết và để thừa thì được gạch 1 đường chéo từ trên xuống.
Thông thường, Bảng kê mua hàng do người mua lập 2 liên. Trong đó, người mua sẽ giữ liên 1 và giao cho kế toán liên 2 để thực hiện thủ tục thanh toán tiền cho người mua và lưu vào sổ kế toán.
3.2. Hướng dẫn lập bảng kê mua hàng hoá theo Mẫu 06 -VT được ban hành kèm theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC:
Tại Thông tư số 200/2014/TT-BTC cũng quy định Bảng kê mua hàng hoá của doanh nghiệp là Mẫu 06 -VT. Tuy nhiên mẫu này không chỉ áp dụng riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ đã nêu tại mục 3.1 mà được áp dụng cho các trường hợp được quy định tại Điều 1 Thông tư này, bao gồm:
– Tất cả các doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam thuộc mọi thành phần kinh tế, kinh doanh mọi ngành nghề, lĩnh vực;
– Các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang thực hiện kế toán theo Chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ được vận dụng quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC để kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của mình.
Việc lập Bảng kê mua hàng hoá hiện nay cũng rất dễ dàng với các doanh nghiệp vì đã có mẫu do Bộ Tài chính quy định. Tuy nhiên, khi điền bảng kê mua hàng hoá theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC thì các doanh nghiệp cũng lưu ý việc điền các thông tin như sau:
– Góc bên trái của Bảng kê mua hàng ghi rõ tên đơn vị, bộ phận phát hành Bảng kê mua hàng theo mẫu. Ở góc trên này, nếu đơn vị không điền rõ tên thì cần phải đóng dấu mộc hoặc có thể vừa điền tên vừa đóng dấu mộc riêng của đơn vị;
– Bảng kê mua hàng hoá thường được đóng thành quyển và sử dụng quyển đó trong 01 năm tài chính. Mỗi quyển sẽ được ghi số liên tục từ trang đầu đến trang cuối. Nên tại phần quyển số thì người lập bảng kê sẽ ghi theo số quyển đã được đánh dấu và phần số của bảng kê sẽ ghi theo số được ghi trong quyển bảng kê;
– Ghi rõ họ tên và bộ phận của người trực tiếp mua hàng trong doanh nghiệp;
– Cách điền thông tin trong bảng biểu được lập trong bảng kê:
+ Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, quy cách, phẩm chất, địa chỉ mua hàng và đơn vị tính của từng thứ vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa;
+ Cột 1: Ghi số lượng của mỗi loại vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa đã mua;
+ Cột 2: Ghi đơn giá mua tương ứng với từng thứ tự vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa đã mua;
+ Cột 3: Ghi số tiền của từng thứ vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa đã mua (Số liệu ghi trong cột 3 được tính theo công thức sau: Cột 3 = Cột 1 x Cột 2).
+ Dòng cộng ghi tổng số lượng, số tiền đã mua tương ứng với các cột ở trên.
Lưu ý: Đối với các cột B, C, 1, 2, 3 nếu người lập bảng kê không ghi hết và để thừa thì được gạch 1 đường chéo từ trên xuống.
Thông thường, Bảng kê mua hàng do người mua lập 2 liên. Trong đó, người mua sẽ giữ liên 1 và giao cho kế toán liên 2 để thực hiện thủ tục thanh toán tiền cho người mua và lưu vào sổ kế toán. Người mua phải chuyển bảng kê cho cả người duỵet mua hoặc người được uỷ quyền làm thủ tục duyệt mua ký để quản lý.
Như vậy, có thể thấy Bảng kê mua hàng hoá được quy định tại Thông tư số 133/2016/TT-BTC và Thông tư số 200/2014/TT-BTC có nội dung như nhau và cách điền mẫu cũng tương tự nhau. Tuy nhiên, tuỳ từng loại hình doanh nghiệp, mô hình kinh doanh thì các doanh nghiệp sẽ lựa chọn được mẫu bảng kê phù hợp.
Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Thông tư số 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 22/12/2014 Hướng dẫn Chế độ kế toán Doanh nghiệp;
– Thông tư số 166/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 26/8/2016 Hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.
