Mẫu bảng kê chi tiền của doanh nghiệp theo thông tư 200 và 133

2. Hướng dẫn cách ghi bảng kê chi tiền: 

Bảng kê chi tiền với mục đích để liệt kê các khoản tiền đã chi như thế nào trong doanh nghiệp, từ đó làm căn cứ để quyết toán các khoản tiền đã chi và ghi vào sổ kế toán trong đơn vị

– Góc phía bên trên bên trái ghi rõ đầy đủ tên đơn vị doanh nghiệp

– Phần đầu ghi rõ họ tên, bộ phận, địa chỉ của người chi tiền và ghi rõ nội dung chi cho công việc

– Cột A,B,C,D liệt kê đầy đủ, chi tiết số thứ tự, số hiệu, ngày, tháng chứng từ và diễn giải nội dung chi của từng chứng từ

– Cột 1: Ghi số tiền: ghi rõ tổng số tiền bằng chữ và số chứng từ gốc đính kèm

– Lưu ý: bảng kê chi tiền sẽ được lập thành 2 bản, bao gồm 1 bản ở thủ quỹ; 1 bản lưu ở quỹ kế toán

3. Nguyên tắc chi tiền kế toán: 

– Khi chi tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký theo quy định về chứng từ kế toán. Khi hạch toán tiền gửi ngân hàng phải có giấy báo Nợ, giấy báo Có hoặc bảng sao kê của ngân hàng

– Nếu phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất các loại tiền, kế toán phải mở sổ kế toán ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh và  tính ra số tồn tại quỹ và từng tài khoản ở Ngân hàng tại mọi thời điểm để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu

– Kế toán phải theo dõi chi tiết tiền theo nguyên tệ, nếu phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ thì kế toán phải tiến hành quy đổi  ngoại tệ ra đồng tiền ghi sổ kế toán

– Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên

4. Các khoản chi tiền thường thấy ở các doanh nghiệp: 

– Tiền chi trả cho người cung cấp hàng hóa, dịch vụ: 

Chỉ tiêu này không bao gồm các khoản tiền chi để mua sắm, chi phí đầu tư xây dựng TSCĐ, bất động sản đầu tư (kể cả chi mua nguyên vật liệu để sử dụng cho xây dựng cơ bản), tiền chi cho vay, đầu tư góp vốn vào đơn vị khác và các khoản tiền chi khác được phân loại là luồng tiền từ hoạt động đầu tư; Các khoản tiền chi trả nợ gốc vay và nợ thuê tài chính, trả lại vốn góp cho chủ sở hữu, cổ tức và lợi nhuận đã trả cho chủ sở hữu và các khoản tiền chi khác được phân loại là luồng tiền từ hoạt động tài chính

Chỉ tiêu này được lập căn cứ vào tổng số tiền (tổng giá thanh toán) đã trả trong kỳ do mua hàng hóa, dịch vụ, thanh toán các khoản chi phí phục vụ cho sản xuất, kinh doanh, bao gồm cả số tiền chi mua chứng khoán kinh doanh và số tiền đã thanh toán các khoản nợ phải trả hoặc ứng trước cho người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này được lấy từ sổ kế toán các TK 111, 112 (phần chi tiền), sổ kế toán các tài khoản phải thu và đi vay (chi tiết tiền đi vay nhận được hoặc thu nợ phải thu chuyển trả ngay các khoản nợ phải trả), sau khi đối chiếu với sổ kế toán các TK 331, các TK phản ánh hàng tồn kho

– Tiền chi trả cho người lao động:

Bất kể doanh nghiệp nào cũng phải thuê người lao động, đó là nguồn nhân sự cốt cán tạo nên sự phát triển trong kinh doanh của mỗi đơn vị công ty. Do vậy, trong các khoản chi, việc chi cho nhân sự là tiền lương của người lao động chiếm phần lớn

Nguồn chi trả cho người lao động căn cứ vào tổng số tiền đã trả cho người lao động trong kỳ báo cáo về tiền lương, tiền công, phụ cấp, tiền thưởng… mà doanh nghiệp đã thanh toán hoặc tạm ứng

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này được lấy từ sổ kế toán các TK 111, 112 (chi tiết tiền trả cho người lao động), sau khi đối chiếu với sổ kế toán TK 334 (chi tiết số đã trả bằng tiền) trong kỳ báo cáo

– Tiền chi khác cho hoạt động kinh doanh:

Tiền chi khác trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm các khoản như: Tiền chi bồi thường, bị phạt và các khoản chi phí khác; Tiền nộp các loại thuế (không bao gồm thuế TNDN); Tiền nộp các loại phí, lệ phí, tiền thuê đất; Tiền nộp các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ; Tiền chi đưa đi ký cược, ký quỹ; Tiền trả lại các khoản nhận ký cược, ký quỹ, tiền chi trực tiếp bằng nguồn dự phòng phải trả; Tiền chi trực tiếp từ quỹ khen thưởng, phúc lợi; Quỹ phát triển khoa học và công nghệ; Tiền chi trực tiếp từ các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu;…

Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này lấy từ sổ kế toán các TK 111, 112 trong kỳ báo cáo, sau khi đối chiếu với sổ kế toán các TK 811, 138, 333, 338, 352, 353, 356 và các Tài khoản liên quan khác

5. Phương pháp kế toán trong một số giao dịch kinh tế chủ yếu liên quan đến chi tiền:

Theo quy định tại Thông tư số 200/2014/TT-BTC quy định phương pháp kế toán như sau:

– Khi chi tiền ứng trước khoản tiền thuê tài chính hoặc ký quỹ đảm bảo việc thuê tài sản, ghi:

Nợ TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3412) (số tiền thuê trả trước)

Nợ TK 244 – Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược

Có các TK 111, 112,…

– Khi chi tiền từ Quỹ khen thưởng, phúc lợi cho người lao động, ghi:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động

Có các TK 111, 112

Nếu như doanh nghiệp đã chi quá Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tài khoản 353 có số dư Nợ) thì xử lý như sau:

Đối với khoản đã chi trực tiếp cho người lao động có tên trong danh sách thường xuyên tại thời điểm có quyết định cổ phần hoá phải thu hồi trước khi bán cổ phần ưu đãi, ghi:

Nợ TK 138 – Phải thu khác

Có TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531, 3532)

Đối với các khoản bị xuất toán, chi biếu tặng, chi cho người lao động đã nghỉ mất việc, thôi việc trước thời điểm quyết định số cổ phần hoá doanh nghiệp và được cơ quan quyết định giá trị doanh nghiệp xử lý như khoản phải thu không có khả năng thu hồi, ghi:

Nợ các TK 111, 112, 334 ( phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường)

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi

– Khi điều chuyển Quỹ hoặc chi tiền từ Quỹ theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền, ghi:

Nợ TK 417 – Quỹ Hỗ trợ sắp xếp doanh nghiệp

Có các TK 111, 112

– Nhận kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án do Ngân sách Nhà nước cấp bằng lệnh chi tiền hoặc kinh phí sự nghiệp do cấp trên cấp bằng tiền, ghi:

Nợ các TK 111, 112

Có TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp (4612)