Mẫu bảng kê biên lai thu nợ

1. Mẫu bảng kê biên lai thu nợ là gì?

– Căn cứ theo Khoản 1 Điều 2 Thông tư số 303/2016/TT-BTC hướng dẫn việc in, phát hành, quản lý và sử dụng các loại chứng từ thu tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, biên lai được định nghĩa là chứng từ do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu các khoản tiền phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.

– Biên lai được chi thành 02 loại:

– Biên lai in sẵn mệnh giá là loại biên lai mà mỗi tờ biên lai sẽ được in sẵn số tiền phí, lệ phí cho mỗi lần nộp tiền và được sử dụng để thu các loại phí, lệ phí mà mức thu được cố định cho từng lần (bao gồm cà các hình thức tem, vé).

– Biên lai không in sẵn mệnh giá là loại biên lai mà trên đó số tiền thu được do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu tiền phí, lệ phí và chỉ áp dụng cho các trường hợp: Các loại phí, lệ phí được pháp luật quy định mức thu bằng tỉ lệ phần trăm(%) Các loại phí, lệ phí có nhiều chỉ tiêu thu tùy thuộc vào yêu cầu của tổ chức, cá nhân nộp tiền phí, lệ phí, Các loại phí, lệ phí mang tính đặc thù trong giao dịch quốc tế.

–  Biên lai thu tiền là giấy biên nhận của doanh nghiệp hoặc cá nhân đã thu tiền hoặc thu séc của người nộp làm căn cứ để lập phiếu thu, nộp tiền vào quỹ, đồng thời để người nộp thanh toán với cơ quan hoặc lưu quỹ.

– Mẫu bảng kê biên lai thu nợ là bản kê những nội dung, thông tin về kê biên lai thu nợ

Mẫu số C5-02/NS bảng kê biên lai thu nợ là mẫu bảng kê được lập ra để kê khai về biên lai thu nợ. Mẫu bảng kê nêu rõ thông tin ngày tháng lập, số biên lai, số tiền… Mẫu được ban hành kèm theo Thông tư 77/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính.

2. Mẫu bảng kê biên lai thu nợ:

Không ghi vào khu vực này

Kho bạc Nhà nước: ……………..

Mã kho bạc: …………………………

Điểm giao dịch số: ………

Mẫu số: C5-02/NS

(Theo TT số 77/2017/TT-BTC ngày 28/7/2017 của Bộ Tài chính)

Số:………………

BẢNG KÊ BIÊN LAI THU NỢ

(Kiêm giấy nộp tiền vào tài khoản)

Nguồn vốn: ….

Lập ngày ………tháng………năm………..

Số tiền bằng chữ: ……….

Ngày ghi sổ: ………..

Cán bộ thu nợ

Thủ quỹ

Kế toán

Kế toán trưởng

3. Hướng dẫn làm Mẫu bảng kê biên lai thu nợ:

–  Biên lai thu tiền phải đóng thành quyển, phải ghi rõ tên đơn vị, địa chỉ của đơn vị thu tiền và đóng dấu đơn vị, phải đánh số từng quyển. Trong mỗi quyển phải ghi rõ số hiệu của từng tờ biên lai thu tiền liên tục trong 1 quyển.

–  Ghi rõ họ tên, địa chỉ của người nộp tiền.

– Dòng “Nội dung thu” ghi rõ nội dung thu tiền.

+  Dòng “Số tiền thu” ghi bằng số và bằng chữ số tiền nộp, ghi rõ đơn vị tính là “đồng” hoặc USD…

+  Nếu thu bằng séc phải ghi rõ số, ngày, tháng, năm của tờ séc bắt đầu lưu hành và họ tên người sử dụng séc.

– Biên lai thu tiền được lập thành hai liên (Đặt giấy than viết một lần).

–  Sau khi thu tiền, người thu tiền và người nộp tiền cùng ký và ghi rõ họ tên để xác nhận số tiền đã thu, đã nộp. Ký xong người thu tiền lưu 1 liên, còn liên 2 giao cho người nộp tiền giữ.

–  Cuối ngày, người được đơn vị giao nhiệm vụ thu tiền phải căn cứ vào bản biên lai lưu để lập Bảng kê biên lai thu tiền trong ngày (Nếu thu séc phải lập Bảng kê thu séc riêng) và nộp cho kế toán để kế toán lập phiếu thu làm thủ tục nhập quỹ hoặc làm thủ tục nộp ngân hàng. Tiền mặt thu được ngày nào, người thu tiền phải nộp quỹ ngày đó.

–  Biên lai thu tiền áp dụng trong các trường hợp thu tiền phạt, lệ phí, ngoài pháp luật phí, lệ phí… và các trường hợp khách hàng nộp séc thanh toán với các khoản nợ.

4. Một số quy định của pháp luật về kê biên lai thu nợ:

Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một số quy định khi lập biên lai mà tổ chức thu phí, lệ phí cần lưu ý như sau:

4.1. Nguyên tắc tạo biên lai:

Tại Điều 35. Nguyên tắc tạo biên lai

1. Cục Thuế tạo biên lai theo hình thức đặt in (loại không in sẵn mệnh giá) được bán cho các tổ chức thu phí, lệ phí theo giá đảm bảo bù đắp chi phí in ấn, phát hành.

2. Trường hợp đặt in biên lai, tổ chức thu phí, lệ phí lựa chọn tổ chức đủ điều kiện in theo quy định để ký hợp đồng đặt in biên lai thu phí, lệ phí.

3. Trường hợp tự in biên lai, tổ chức thu phí, lệ phí phải đáp ứng các điều kiện sau:

a) Có hệ thống thiết bị (máy tính, máy in) đảm bảo cho việc in và lập biên lai khi thu tiền phí, lệ phí.

b) Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán và có phần mềm tự in biên lai đảm bảo dữ liệu của biên lai chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán để kê khai theo quy định.

Hệ thống tự in phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

b.1) Việc đánh số thứ tự trên biên lai được thực hiện tự động. Mỗi liên của một số biên lai chỉ được in ra một lần, nếu in ra từ lần thứ 2 trở đi phải thể hiện là bản sao (copy).

b.2) Phần mềm ứng dụng để in biên lai phải đảm bảo yêu cầu về bảo mật bằng việc phân quyền cho người sử dụng, người không được phân quyền sử dụng không được can thiệp làm thay đổi dữ liệu trên ứng dụng.

Trường hợp tổ chức thu phí, lệ phí mua phần mềm của các tổ chức cung ứng phần mềm tự in thì phải lựa chọn tổ chức đủ tiêu chuẩn, đủ điều kiện cung ứng phần mềm theo quy định.

b.3) Biên lai tự in chưa lập phải được lưu trữ trong hệ thống máy tính theo chế độ bảo mật thông tin.

b.4) Biên lai tự in đã lập được lưu trữ trong hệ thống máy tính theo chế độ bảo mật thông tin và nội dung biên lai phải đảm bảo có thể truy cập, kết xuất và in ra giấy khi cần tham chiếu.

Như vậy việc tạo biên lai phải dựa trên các nguyên tắc như Cục Thuế tạo biên lai theo hình thức đặt in, Trường hợp đặt in biên lai, tổ chức thu phí, lệ phí lựa chọn tổ chức đủ điều kiện in theo quy định của pháp luật và Trường hợp tự in biên lai, tổ chức thu phí, lệ phí phải đáp ứng các điều kiện theo quy định, Và lưu ý các quy định khác về hồ sơ và thủ tục kèm theo. 

4.2. Lập Biên lai:

Căn cứ theo quy định tại điều 37 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì :

+ Nội dung trên biên lai phải đúng với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; biên lai phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

+ Nội dung lập trên biên lai phải được thống nhất trên các liên có cùng một số biên lai, nếu ghi sai, hỏng thì người thu tiền không được xé khỏi cuống hoặc nếu đã xé thì phải kèm theo tờ biên lai đã ghi sai, hỏng; tổ chức thu phí, lệ phí khi lập biên lai phải đóng dấu của tổ chức thu phí, lệ phí vào góc trên, bên trái liên 2 của biên lai (liên giao cho người nộp các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước).

+ Biên lai được lập theo đúng hướng dẫn khoản 1 Điều 37 Nghị định 123/2020/NĐ-CP này là chứng từ hợp pháp để thanh toán, hạch toán và quyết toán tài chính. Trường hợp không đáp ứng các hướng dẫn tại khoản 1 Điều 37 Nghị định 123/2020/NĐ-CP này thì không có giá trị thanh toán và không được hạch toán, quyết toán tài chính.

4.3. Lập sai biên lai thì có được hạch toán, quyết toán tài chính hay không: 

Căn cứ Theo Khoản 1, khoản 2 Điều 6 Thông tư 303/2016/TT-BTC quy định về quản lý, sử dụng biên lai:

1. Lập biên lai

Nội dung trên biên lai phải đúng với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa. Biên lai phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn; Nội dung lập trên biên lai phải được thống nhất trên các liên có cùng một số biên lai. Trường hợp ghi sai, hỏng thì người thu tiền không được xé khỏi cuống hoặc nếu đã xé thì phải kèm theo tờ biên lai đã ghi sai, hỏng.

Tổ chức thu phí, lệ phí khi lập biên lai phải đóng dấu của tổ chức thu phí, lệ phí vào góc trên, bên trái liên 2 của biên lai (liên giao cho người nộp phí, lệ phí).

2. Biên lai được lập theo đúng hướng dẫn Khoản 1 Điều này là chứng từ hợp pháp để thanh toán, hạch toán và quyết toán tài chính

Như vậy, Trường hợp không đáp ứng các hướng dẫn tại Khoản 1 Điều này thì không có giá trị thanh toán và không được hạch toán, quyết toán tài chính.”

Căn cứ pháp lý:

– Thông tư số 303/2016/TT-BTC hướng dẫn việc in, phát hành, quản lý và sử dụng các loại chứng từ thu tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước

– Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một số quy định khi lập biên lai mà tổ chức thu phí, lệ phí