Mẫu thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn

1. Thông báo phát hành hoá đơn bị sai phải làm thế nào?

Khi thông báo phát hành hoá đơn bị sai thì các doanh nghiệp phải xử lý sai sót trong thông báo phát hành hóa đơn. Theo pháp luật thuế, xử lý sai sót trong thông báo phát hành hóa đơn thường gặp các trường hợp như số lượng phát hành hóa đơn bị thừa hoặc thiếu so với dự kiến đăng ký ban đầu, sai sót về số hóa đơn… và có thể đứng trước nguy cơ bị phạt nếu như sai số hóa đơn.

Theo Điều 3 Thông tư 26/2015/TT – BTC sửa đổi bổ sung Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định về việc thông báo phát hành hóa đơn:

Nội dung thông báo phát hành hóa đơn gồm:

– Tên đơn vị phát hành hoá đơn, mã số thuế.

– Địa chỉ, điện thoại.

– Các loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…)).

– Tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hoá đơn (đối với hoá đơn đặt in).

– Tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức cung ứng phần mềm tự in hoá đơn (đối với hoá đơn tự in).

– Tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử (đối với hoá đơn điện tử).

– Ngày lập Thông báo phát hành.

– Tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.

Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hoá đơn đã phát hành chưa sử dụng hết thì phải thực hiện như sau:

– Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và đóng dấu địa chỉ mới lên hoá đơn.

– Gửi bảng kê hoá đơn chưa sử dụng theo mẫu mẫu số 3.10 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này.

– Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hoá đơn đến cơ quan thuế nơi chuyển đến trong đó nêu rõ số hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng.

– Nếu tổ chức không có nhu cầu sử dụng số hoá đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết thì thực hiện huỷ các số hoá đơn chưa sử dụng và thông báo kết quả huỷ hoá đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và thực hiện thông báo phát hành hoá đơn mới với cơ quan thuế nơi chuyển đến.

Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức kinh doanh phải thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn Khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC.

‘Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn. Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn, Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.’

Một lưu ý trong các trường hợp khác:

Trường hợp tổ chức kinh doanh khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu.

Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng khai thuế giá trị gia tăng riêng thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng tổ chức thực hiện khai thuế giá trị gia tăng cho đơn vị trực thuộc, chi nhánh thì đơn vị trực thuộc, chi nhánh không phải Thông báo phát hành hóa đơn.

2. Mẫu thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn:

Dưới đây là mẫu thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn theo chuẩn mẫu của Bộ Tài Chính. Mẫu TB04/AC: Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn.

THÔNG BÁO ĐIỀU CHỈNH THÔNG TIN TẠI THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN        (Dành cho tổ chức, cá nhân kinh doanh phát hành hóa đơn đặt in, tự in)

1. Tên đơn vị phát hành hóa đơn………..

2. Mã số thuế:……..

3. Địa chỉ trụ sở chính:….

4. Điện thoại:…………

Ngày……..tháng……..năm…………., (tổ chức, cá nhân)  đã có thông báo phát hành hóa đơn. Nay (tổ chức, cá nhân) đăng ký thông tin thay đổi như sau:

STT	Thông tin thay đổi	Thông tin cũ	Thông tin mới

6. Thông tin đơn vị chủ quản (trường hợp tổ chức, cá nhân dùng hóa đơn của đơn vị chủ quản đặt in, tự in):

– Tên đơn vị:………..

– Mã số thuế:………………

7. Tên cơ quan thuế tiếp nhận thông báo:…..

…….., ngày………tháng………năm………

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT

(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

3. Hướng dẫn cách khai mẫu thông báo điều chỉnh phát hành hoá đơn:

Hướng dẫn cách khai mẫu thông báo điều chỉnh phát hành hoá đơn mẫu TB04/AC: Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn là mẫu bản thông báo được lập ra để thông báo về việc điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn.

Mẫu thông báo điều chỉnh nêu rõ tên đơn vị phát hành hóa đơn, nội dung thay đổi… Mẫu thông báo được ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Mục tên đơn vị phát hành hóa đơn ghi rõ tên tổ chức, doanh nghiệp hoặc hộ gia đình kinh doanh đăng ký điều chỉnh hóa đơn. Ví dụ ghi: CÔNG TY TNHH KINH DOANH THƯƠNG MẠI ABC.

Mục mã số thuế ghi rõ mã số thuế. Ví dụ ghi: 0109080268

Mục địa chỉ trụ sở chính ghi rõ tên địa chỉ ghi trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Ví dụ ghi: Số nhà 42, ngõ 197 đường Hoàng Mai, Phường Hoàng Văn Thụ, Quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội.

Mục điện thoại ghi rõ số điện thoại liên lạc

Sau đó, công ty trình bày nội dung điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn.

Ví dụ: Trường hợp Công ty TNHH Thương Mại Dịch vụ MPB đổi tên thành Công ty Kinh doanh Thương mại ABC. Công ty đã làm thông báo phát hành hóa đơn ngày 22/06/2016 với số lượng 2000 hóa đơn. Đến ngày 02/06/2018 Công ty đã dùng được 145 số hóa đơn, còn lại từ số 0000146 đến số 0002000 chưa sử dụng. Công ty làm điều chỉnh lại thông tin tên công ty theo tên đăng ký mới gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi tiếp tục sử dụng hóa đơn.

Ví dụ trên có thể ghi như sau:

Ngày 22 tháng 06 năm 2016, CÔNG TY TNHH KINH DOANH THƯƠNG MẠI ABC đã có thông báo phát hành hóa đơn. Nay CÔNG TY TNHH KINH DOANH THƯƠNG MẠI ABC đăng ký thông tin thay đổi như sau:

STT	Thông tin thay đổi	Thông tin cũ	Thông tin mới
1	Đơn vị phát hành hóa đơn	Công ty TNHH Thương Mại Dịch vụ MPB, Hóa đơn GTGT, Mẫu số 01GTKT3/001, Ký hiệu VN/13P, từ số 0000001-0002000, ngày 22/06/2016	Công ty Kinh doanh Thương mại ABC, Hóa đơn GTGT, Mẫu số 01GTKT3/001, Ký hiệu VN/13P, từ số 0000146-0002000, ngày 02/06/2018

Mục tên cơ quan thuế tiếp nhận thông báo: Ghi rõ cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Ví dụ ghi: Chi cục thuế quận Đống Đa, Hà Nội.

Đơn vị kế toán có thể lập mẫu này trên phần mềm HTKK phiên bản mới nhất hiện nay. Trên màn hình giao diện HTKK, từ menu chức năng “Kê khai/Hoá đơn” chọn “Mẫu thông báo điều chỉnh thông tin (TB04/AC)” khi đó màn hình kê khai sẽ hiển thị.

4. Xử phạt vi phạm hành chính khi không thông báo điều chỉnh thông tin sai:

Theo quy định tại Thông tư 176/2016/TT-BTC sửa đổi Thông tư 10/2014/TT-BTC (đã hết hiệu lực) xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành.

Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 10/2014/TT-BTC ngày 17 tháng 1 năm 2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn như sau:

‘3. Bổ sung điểm c vào khoản 1 Điều 10 như sau:

“1. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi:

a) Lập Thông báo phát hành không đầy đủ nội dung theo quy định đã được cơ quan thuế phát hiện và có văn bản thông báo cho tổ chức, cá nhân biết để điều chỉnh nhưng tổ chức, cá nhân chưa điều chỉnh mà đã lập hoá đơn giao cho khách hàng.

Trường hợp có tình tiết giảm nhẹ thì phạt tiền ở mức tối thiểu của khung tiền phạt là 2.000.000 đồng.

b) Không niêm yết Thông báo phát hành hóa đơn theo đúng quy định.

Việc niêm yết Thông báo phát hành hoá đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư của Bộ Tài chính về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.

Trường hợp có tình tiết giảm nhẹ thì phạt tiền ở mức tối thiểu của khung tiền phạt là 2.000.000 đồng.

c) Nộp thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp và hành vi nộp bảng kê hóa đơn chưa sử dụng đến cơ quan thuế nơi chuyển đến khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp từ sau 20 ngày kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tại địa chỉ mới.”

Về thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn là 01 năm. Đối với hành vi vi phạm hành chính về hóa đơn dẫn đến trốn thuế, gian lận thuế, nộp chậm tiền thuế, khai thiếu nghĩa vụ thuế thì thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật về thuế là 5 năm.