Mã QR trên hóa đơn điện tử là gì? Bắt buộc phải có không?

1. Mã QR trên hóa đơn điện tử là gì? 

Hóa đơn điện tử xác thực (hay còn được gọi là hóa đơn điện tử có mã xác thực, tức là có mã QR) là loại hóa đơn được cấp mã xác thực và được cấp số xác thực thông qua hệ thống xác thực của Cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử có mã xác thực đóng vai trò vô cùng quan trọng, trong thời đại công nghệ thông tin phát triển hiện nay thì hóa đơn điện tử có mã xác thực đang ngày càng được Ưu tiên vì tính tiện lợi và đơn giản của nó. Đối với hóa đơn điện tử có mã xác thực, người bán bắt buộc phải ký điện tử trên hóa đơn đó khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và cấp số hóa đơn xác thực. Các doanh nghiệp sẽ không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng loại hóa đơn này cho cơ quan thuế.

Mã QR trên hóa đơn có thể hiểu đơn giản là loại mã vạch hai chiều giúp cho khách hàng nhận hóa đơn có thể đọc và kiểm tra nhanh chóng các thông tin trên hóa đơn trong trường hợp cần thiết. Hóa đơn điện tử có mã xác thực đem lại quyền lợi cho ba bên, bao gồm bên bán hàng, cơ quan nhà nước có thẩm quyền và bên mua hàng, quá trình khai thác thông tin trên hóa đơn điện tử có mã xác thực cũng trở nên vô cùng đơn giản và dễ dàng.

Theo đó, mã QR (hay còn được gọi là mã xác thực và số xác thực) là tổng hợp các chuỗi ký tự được mã hóa, các chuỗi ký tự đó được cung cấp bởi hệ thống xác thực hóa đơn của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đó là Tổng cục thuế dựa trên quá trình phân tích và dựa trên thông tin hóa đơn của các doanh nghiệp.

Đồng thời, số hóa đơn xác thực là tổng hợp tất cả các dãy số có cấu trúc logic theo quy định của Tổng cục thuế và được cấp bởi hệ thống mã xác thực hóa đơn của Tổng cục thuế.

2. Có bắt buộc phải có mã QR trên hóa đơn điện tử không?

Căn cứ theo quy định tại Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ (sửa đổi tại Nghị định 41/2022/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 15/2022/NĐ-CP quy định miễn, giảm thuế), có quy định cụ thể về nội dung cần phải phản ánh trên hóa đơn điện tử. Mã QR trên hóa đơn điện tử là một tiêu thức không bắt buộc. Tức là trên hóa đơn điện tử chỉ cần đảm bảo các nội dung như sau (không bao gồm tiêu chí mã QR):

– Tên hóa đơn, tuy nhiên cần phải lưu ý ghi tên hóa đơn phù hợp với quy định tại Điều 8 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ (sửa đổi tại Nghị định 41/2022/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Nghị định 15/2022/NĐ-CP quy định miễn, giảm thuế);

– Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, tuy nhiên cần phải lưu ý, trong đó bao gồm ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử;

– Số hóa đơn, tuy nhiên quá trình ghi số hóa đơn cần phải tuân thủ theo quy định của pháp luật, số thứ tự trên hóa đơn cần phải bắt đầu từ 01 và kết thúc vào 31/12 hằng năm;

– Cần phải ghi rõ thông tin cơ bản của người bán, trong đó bao gồm tên của người bán, địa chỉ của người bán, mã số thuế của người bán;

– Cần phải ghi rõ thông tin của người mua, trong đó bao gồm tên của người mua, địa chỉ của người mua và mã số thuế của người mua;

– Thông tin về hàng hóa và dịch vụ, trong đó bao gồm tên hàng hóa và dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế, thuế suất giá trị gia tăng và tổng tiền thuế giá trị gia tăng;

– Chữ ký hoặc điểm chỉ của người bán và người mua;

– Thời điểm lập hóa đơn, tức là ngày tháng năm lập hóa đơn;

– Thời điểm ký số, tức là ngày tháng năm ký số trên hóa đơn điện tử;

– Mã của cơ quan thuế đối với trường hợp hóa đơn có sử dụng mã của cơ quan thuế, phí và lệ phí, khuyến mại (%) và chiết khấu;

– Chữ viết, chữ số, đồng tiền được sử dụng trên hóa đơn, trong đó bao gồm chữ viết bằng tiếng Việt và số Ả-rập, và đồng thời đồng tiền thể hiện bằng đồng Việt Nam có thể viết tắt bằng “đ” hoặc ngoại tệ theo quy định của pháp luật.

Tóm lại: Không bắt buộc phải có mã QR trên hóa đơn điện tử. 

3. Lợi ích của hóa đơn điện tử xác thực: 

Hóa đơn điện tử có mã xác thực đóng vai trò vô cùng quan trọng. Hóa đơn điện tử được xem là loại hóa đơn được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Trong thời đại hội nhập ngày càng sâu rộng như hiện nay, công nghệ thông tin ngày càng phát triển, mã xác thực vì thế cũng được ưa chuộng, việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực đem lại những lợi ích như sau:

Thứ nhất, tiết kiệm chi phí. Cũng giống như các loại hóa đơn điện tử không có mã xác thực, hóa đơn điện tử có mã xác thực sẽ giúp cho các doanh nghiệp và người kinh doanh buôn bán tiết kiệm chi phí in ấn và chi phí chuyển phát. Đồng thời, hóa đơn điện tử có mã xác thực được đưa vào sử dụng sẽ giúp cho các doanh nghiệp giảm thiểu tối đa sự phức tạp và rườm ra của thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi hơn nữa cho bộ phận kế toán tiến hành hoạt động hạch toán theo quy định của pháp luật, dễ dàng hơn cho quá trình đối chiếu dữ liệu, rút ngắn thời gian thanh toán của khách hàng cũng như tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp;

Thứ hai, độ chính xác của hóa đơn điện tử có mã xác thực ở mức cao. Hóa đơn điện tử có mã xác thực có độ chính xác cao và an toàn hơn so với các loại hóa đơn điện tử không có mã xác thực, vì vậy việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực có khả năng tránh việc làm giả hóa đơn và làm sai lệch hóa đơn. Ngoài ra, hóa đơn điện tử có mã xác thực có thể giúp cho người tiêu dùng tra cứu thông tin một cách nhanh chóng trên hóa đơn đó;

Thứ ba, hóa đơn điện tử có mã xác thực giúp tiết kiệm thời gian và tiết kiệm nguồn nhân lực cho các doanh nghiệp. Quá trình sử dụng các loại hóa đơn điện tử có mã xác thực có thể giúp cho các doanh nghiệp giảm thiểu tối đa các quy trình phát hành, giải theo các tranh chấp liên quan từ hóa đơn, rút ngắn thời gian thanh toán, rút ngắn thời gian quản lý hóa đơn, tiết kiệm chi phí cho mỗi hóa đơn. Khi sử dụng các loại hóa đơn điện tử có mã xác thực, các doanh nghiệp không cần phải chờ đợi để có thể nhận hóa đơn qua đường bưu điện giống như các phương pháp truyền thống, chỉ cần có internet thì người mua hàng sẽ nhận được hóa đơn điện tử dù họ đang ở bất cứ đâu;

Thứ tư, sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực thì các doanh nghiệp không cần phải thực hiện chế độ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn này đến cơ quan thuế. Từ đó quá trình quản lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với các loại hóa đơn điện tử cũng được giảm thiểu tối đa.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13/6/2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ;

– Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ;

– Nghị định 41/2022/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Nghị định 15/2022/NĐ-CP quy định miễn, giảm thuế.

THAM KHẢO THÊM:

• Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo thông tư 78
• Mẫu công văn hủy/rút lại thông báo phát hành hóa đơn điện tử
• Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới