Lỗi thường gặp khi sử dụng chữ ký số để nộp tờ khai

1. Lỗi thường gặp khi sử dụng chữ ký số để nộp tờ khai:

Pháp luật hiện nay đã có quy định cụ thể về chữ ký số. Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển thì chữ ký số đóng vai trò vô cùng quan trọng. Bởi theo quy định của pháp luật hiện nay thì đã cho phép người dân nộp thuế thông qua hình thức điện tử trực tuyến, vì vậy chữ ký số cũng được quản lý chặt chẽ. Chú ký số là khái niệm để chỉ một dạng chữ ký điện tử được dùng để mã hóa trong dữ liệu bằng một thông điệp hoặc dùng mật mã không đối xứng với nhau. Trước khi số đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận và bảo vệ quyền và nghĩa vụ của những chủ thể tham gia ký kết văn bản hoặc giao dịch dưới hình thức điện tử. Cấu tạo của chữ ký số bao gồm nhiều phần, trong đó bao gồm phần cứng và phần mềm. Phần cứng của chữ ký số được xác định là USB token và được bảo mật bằng mật khẩu theo quy định của pháp luật, còn phần mềm của chữ ký số chính là chứng thư số chưa dữ liệu mã hóa của các chủ thể. Khi sử dụng chữ ký số trong các giao dịch điện tử đặc biệt là khi tiến hành hoạt động nộp tờ khai thuế điện tử theo quy định của pháp luật thì doanh nghiệp sẽ thường gặp phải nhiều khó khăn nhất định khiến cho công việc nộp thuế điện tử trở nên kém hiệu quả và tốn nhiều chi phí, tốn nhiều thời gian. Có thể kể đến một số lỗi thường gặp khi các doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để nộp tờ khai điện tử bao gồm:

Thứ nhất, khi đăng nhập vào các trang web nhận tờ khai thì những đối tượng là doanh nghiệp sẽ không tìm được trước ký số. Đây được xem là một trong những nỗi phổ biến mà doanh nghiệp thường dùng khi sử dụng chữ ký số trong quá trình nộp tờ khai thuế điện tử theo quy định của pháp luật. Lỗi này thường sẽ xuất hiện khi thao tác của các chủ thể tồn tại những nguyên nhân dưới đây:

– Máy tính của các doanh nghiệp chưa cài đặt đúng phần mềm để kê khai thuế điện tử thông qua hình thức trực tuyến;

– Máy tính của các chủ thể chưa cấm hệ thống token hoặc máy tính chưa nhập token;

– Nhập mã pin không đúng, nhập sai từ ngữ hoặc chuyển từ tiếng việt sang tiếng anh khiến cho mật khẩu đã xảy ra sai sót.

Thứ hai, các chủ thể được xác định là doanh nghiệp trong quá trình nộp tờ khai không đọc được tờ khai khi mở trên máy tính. Nếu mắc phải lỗi này thì các chủ thể cần phải ngay lập tức cài đặt ứng dụng iTaxViewer, bởi vì đây được xem là phần mềm hỗ trợ đọc hồ sơ khai thuế điện tử thông qua hình thức trực tuyến hỗ trợ tối đa cho các chủ thể khi không đọc được tờ khai trên máy tính. Phải cài đặt phần mềm này bởi lẽ tờ khai thuế điện tử dưới hình thức trực tuyến sẽ có định dạng XML, vì vậy để có thể đọc được tờ khai này thì bắt buộc máy tính của các doanh nghiệp cần phải cài đặt phần mềm hỗ trợ đọc tờ khai.

Thứ ba, trong quá trình sử dụng chữ ký số để nộp tờ khai thì các doanh nghiệp không thấy xuất hiện nút “chọn tờ khai” trên trình duyệt nộp thuế. Việc nộp tờ khai đòi hỏi các doanh nghiệp cần phải ngay lập tức cài đặt phần mềm hỗ trợ theo yêu cầu và trình duyệt IE Tab hoặc Google Chrome. Trong trường hợp không thấy xuất hiện nút chọn tờ khai trên trình duyệt IE thì bạn hãy kiểm tra lại phần mềm kê khai thuế online đã đúng với phiên bản theo yêu cầu chưa. Nếu chưa hãy tiến hành gỡ phần mềm đó và cài lại phiên bản mới nhất.

2. Hướng dẫn cách khắc phục lỗi thường gặp khi sử dụng chữ ký số để nộp tờ khai: 

Thứ nhất, lỗi không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng. Nguyên nhân có thể do người dùng chưa cài đặt IE Tab – Google Chrome và phần mềm Java (là tên viết tắt của ứng dụng phần mềm khai thuế qua mạng). Vì thế, muốn khắc phục thì các chủ thể  cần phải kiểm tra và cài đặt tab IE trên Chrome hoặc trên ứng dụng Cốc Cốc, cập nhật Java (nếu cần). Bên cạnh đó, lỗi này cũng có thể xuất phát từ nguyên nhân do máy tính của các doanh nghiệp này không nhận USB token, hoặc cắm không đúng USB token. Trong trường hợp này, cần phải khắc phục bằng cách, khởi động lại máy tính của các chủ thể và cắm lại USB vào máy. Sau đó tìm biểu tượng chữ ký số trên thanh tác vụ ở góc bên phải màn hình của người dân. Nếu như các chủ thể không thấy biểu tượng phần mềm chữ ký số, hay nói cách khác tức là phần mềm chưa được cài đặt trên máy tính của các chủ thể  nên không nhận được mã kết nối USB. Người dùng nên cài đặt lại file ổ đĩa chữ ký số. Sau khi cài đặt thành công và hiển thị biểu tượng chữ ký số thì tiến hành khai báo lại hồ sơ như bình thường.

Thứ hai, đối với lỗi không đọc được tờ khai. Nguyên nhân của lỗi này xuất phát là do tờ khai do người dùng tải lên sai định dạng tệp (tức là định dạng không có tệp XML trên thực tế), khi đó các chủ thể cần phải khắc phục bằng cách, khai báo ở định dạng XML. Tức là để máy tính của các chủ thể đọc được chúng, các chủ thể cần cài đặt phần mềm iTaxViewer. Phần mềm đọc file báo cáo định dạng XML.

Thứ ba, đối với lỗi trình duyệt IE không hiển thị và không chọn được nút khai báo. Người dân cần phải cài đặt IE Tab – Google Chrome và phần mềm Java (phần mềm khai thuế qua mạng) để thực hiện khai thuế cuối kỳ và nộp thuế điện tử. Tuy nhiên, người dân cũng cần phải lưu ý cài đặt đúng phần mềm Java theo phiên bản yêu cầu: Gỡ cài đặt mọi phần mềm Java đã cài đặt khỏi bảng điều khiển, và sau đó cài đặt lại Java từ bộ cài mới tải về. 

3. Một số ưu điểm và nhược điểm của chữ ký số: 

Có thể kể đến một số yếu điểm và nhật điểm của chữ ký số như sau:

– Chữ ký số đem lại nhiều tính năng, bảo đảm sự an toàn và tính xác thực cao, môi trường internet là một trong những môi trường mở với nhiều mặt lợi và nhiều mặt hại. Đồng thời thì đây cũng là môi trường dễ bị xâm nhập vào đánh cấp bởi các kẻ phạm tội và các phần tử xấu của các công ty đối thủ. Tuy nhiên nhờ có chữ ký số mà những tình huống xâm phạm trái phép khó có thể diễn ra trên thực tế;

– Chữ ký số mang lại lợi ích tăng cường sức cạnh tranh trên các mạng lưới điện tử. Tức là thông qua mạng lưới truyền thông thì sẽ có nhiều người biết đến các công ty và doanh nghiệp, do đó sẽ quảng bá được hình ảnh và sức cạnh tranh ra bên ngoài của các công ty và đến nhiều đối tượng trong xã hội;

– Chữ ký số còn giúp tiết kiệm thời gian và công sức đi lại của con người, bên cạnh đó chữ ký số còn giúp tăng năng suất làm việc và tăng hình ảnh của công ty trong quá trình quảng bá ra bên ngoài;

– Chữ ký số ngăn chặn việc một bên đối tác hoặc các bên có liên quan từ chối nhận văn bản nào đó, công dụng này của chữ ký số hạn chế được tối đa rủi ro và phòng tránh được những sai sót không đáng có. Trong quá trình xảy ra tranh chấp và những chuyện ngoài ý muốn thì bên nhận sẽ dùng chữ ký số như một chứng cứ để bên thứ ba giải quyết tranh chấp theo quy định của pháp luật. Và đặc biệt là các giao dịch được thực hiện bằng chữ ký số sẽ được bảo mật tuyệt đối và hầu như có tính chính xác cao;

– Tuy nhiên bên cạnh đó, chữ ký số vẫn tồn tại những điểm hạn chế cần được khắc phục, một phần xuất phát từ nguyên nhân do trình độ nhận thức và sử dụng khoa học kĩ thuật của người dân chưa cao. Cũng có thể do một số đơn vị cung cấp chưa làm tròn trách nhiệm của mình gây ra những sai sót không đáng có. Hiện nay theo quy định của pháp luật quá hai hình thức nộp tờ khai thuế thông qua mạng internet đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền chấp nhận bao gồm: Nộp tờ khai thuế trực tiếp tại cổng thông tin của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thông qua hệ thống khai thuế trực tuyến, hoặc nộp tờ khai thông qua các nhà cung cấp dịch vụ.