Lệ phí thành lập văn phòng đại diện công ty mới nhất

1. Quy định của pháp luật về văn phòng đại diện công ty: 

Việc thành lập các văn phòng đại diện đã trở thành một lựa chọn ngày càng phổ biến. Văn phòng đại diện có các đặc điểm sau:

– Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, đại diện ủy quyền cho doanh nghiệp thực hiện một số hoạt động như đại diện theo ủy quyền hoặc ký kết các giao dịch phục vụ hoạt động hành chính văn phòng, chính vì vậy, văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. 

 – Mọi hoạt động của văn phòng đại diện đều phải phụ thuộc vào doanh nghiệp thông qua ủy quyền, chính vì phụ thuộc như thế nên văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân.

– Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”. 

Về việc mở văn phòng đại diện thì theo quy định của pháp luật dân sự chỉ cho phép pháp nhân được mở văn phòng, nhưng trong lĩnh vực thương mại thì đối tượng được mở văn phòng đại diện không chỉ là pháp nhân mà có cả cá nhân hoạt động thương mại. Luật Thương mại quy định thương nhận được đặt văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài theo quy định của pháp luật và thương nhân theo quy định của Luật Thương mại không chỉ bao gồm các tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp mà còn có thể là cá nhân hoạt động một cách độc lập, thường xuyên, có đăng kí hoạt động thương mại. 

Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính. Ngoài ra, văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài còn thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện,…

Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Như vậy, văn phòng đại diện không bắt buộc phải có con dấu. 

2. Lệ phí thành lập văn phòng đại diện công ty mới nhất: 

– Chi phí xin giấy phép:

+ Lệ phí nhà nước: không mất phí bởi vì thành lập Văn phòng đại diện nộp hồ sơ online không tốn lệ phí nhà nước và cả phí công bố thành lập. 

– Thuế, lệ phí môn bài: Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc, hạch toán chung với trụ sở chính nên không phát sinh thuế, chỉ tốn tiền lệ phí môn bài mỗi năm là 1.000.000 đồng/năm (theo Điều 4 Thông tư 302/2016/TT-BTC, ngày 15/11/2016). 

Đối với các tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài, thương nhân nước ngoài khi được cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam phải nộp lệ phí theo quy định tại Điều 2 Thông tư 143/2016/TT-BTC quy định về đối tượng nộp lệ phí. 

Tại Điều 4 thông tư này quy định về mức thu lệ phí như – Chi phí khác: Ngoài ra VPDD còn có các chi phí khác như: Thuê mặt bằng, lương nhân viên, Bảo hiểm xã hội, Thiết bị, máy móc hoạt động trong văn phòng…Nhưng các chi phí này sẽ được tính là chi phí hoạt động của công ty và quyết toán theo công ty mẹ.sau:

– Mức thu lệ phí cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài, thương nhân nước ngoài tại Việt Nam như sau:

+ Cấp mới: 3.000.000 đồng/giấy phép;

+ Cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn: 1.500.000 đồng/giấy phép.

+ Lệ phí được thu bằng Đồng Việt Nam (VNĐ).

Như vậy, căn cứ vào quy định trên thì đối với trường hợp thương nhân nước ngoài thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam thì khi cấp mới giấy phép thành lập Văn phòng đại diện sẽ là 3.000.000 đồng/giấy phép. Trường hợp cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn: 1.500.000 đồng/giấy phép. Đây là lệ phí nhà nước, ngoài ra, công ty cần bỏ ra thêm các khoản khác như phí khắc con dấu, phí dịch vụ. Phí khắc con dấu là phí trả cho đơn vị cung cấp dịch vụ khắc con dấu, loại phí này phụ thuộc vào số lượng mẫu con dấu, kích thước con dấu, loại con dấu và đơn vị cung cấp dịch vụ khắc con dấu. Còn phí dịch vụ sẽ phụ thuộc và đơn vị đó quy định, có thể bao gồm hoặc không bao gồm lệ phí nhà nước và phí khắc con dấu.

 Điều 5 Thông tư 143/2016/TT-BTC quy định về chế độ thu, nộp lệ phí như sau:

– Tổ chức thu lệ phí thực hiện kê khai, thu, nộp lệ phí thu được theo hướng dẫn tại Nghị định số 120/2016/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Phí và lệ phí. 

3. Đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của công ty: 

Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Nếu thành lập văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm:

– Thông báo thành lập văn phòng đại diện

– Quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp (bản sao) (Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH từ hai thành viên trở lên và công ty hợp danh, Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên). 

– Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện (bản sao) 

– Quyết định về bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.

– Giấy ủy quyền, trong trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật.

– Bản sao công chứng của Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người nộp hồ sơ.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ doanh nghiệp sẽ nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh theo những phương thức sau:

– Nộp trực tiếp 

– Nộp qua đường bưu điện 

– Nộp trực tuyến thông qua Cổng Thông tin Quốc gia về Đăng ký Doanh nghiệp, sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Nếu từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

Để thuận tiện cho việc ký các hồ sơ và giấy tờ phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện, sẽ cần khắc con dấu của văn phòng đại diện, vệc sử dụng con dấu cho Văn phòng Đại diện là tùy chọn và thường sẽ là con dấu chứa thông tin về tên, địa chỉ, và số điện thoại của VPĐD, dùng để hỗ trợ các hoạt động quảng bá cụ thể.

Những văn bản sử dụng trong bài viết: 

Văn bản hợp nhất 07/VBHN-VPQH 2022 hợp nhất Luật Doanh nghiệp

Văn bản hợp nhất 17/VBHN-VPQH 2023 hợp nhất Luật Phí và lệ phí

Thông tư 143/2016/TT-BTC phí cấp phép lập Văn phòng xúc tiến thương mại nước ngoài

Thông tư 47/2019/TT-BTC mức thu, quản lý và sử dụng lệ phí đăng ký doanh nghiệp