Phải làm thế nào khi mất bằng tốt nghiệp và học bạ THPT?

1. Quy định về cấp lại Bằng tốt nghiệp THPT:

Chào Luật sư! Trường đại học đã đánh mất hồ sơ học bạ trung học phổ thông và bằng tốt nghiệp khi nhập học của tôi. Tôi ra trường đã 3 năm mà nhà trường vẫn không tìm thấy để hoàn trả. Mong luật sư cho biết, trường đại học này có phải chịu trách nhiệm gì không? Tôi phải làm thế nào trong trường hợp này? Cảm ơn Luật sư!

Luật sư tư vấn:

Trường hợp của bạn, do trường đại học đã làm mất học bạ và giấy chứng nhận tốt nghiệp của bạn. Vì vậy, bạn chỉ có thể liên hệ với phía nhà trường cấp 3 của bạn để có thể xin cấp lại. Phía trường đại học làm mất giấy tờ của bạn vì lí do chủ quan hay khách quan, bạn vẫn phải là người trực tiếp liên hệ với trường trung học phổ thông nơi bạn học để được xin cấp lại các giấy tờ này.

– Điều kiện cấp bản gốc Bằng Tốt nghiệp:

Theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT bằng tốt nghiệp của các cấp nằm trong hệ thống giáo dục quốc dân chỉ được cấp cho người học sau khi tốt nghiệp cấp học đó hoặc sau khi người học hoàn thành xong chương trình đào tạo, đủ điều kiện đạt chuẩn đầu ra của trình độ đào tạo đó theo quy định và sau khi đã hoàn thành các nghĩa vụ, trách nhiệm của người học.

Như vậy ta thấy bản gốc của bằng tốt nghiệp chỉ được cấp 1 lần duy nhất, nếu trong trường hợp bạn bị mất bằng tốt nghiệp thì chỉ có thể cấp lại bản sao. 

– Khái niệm cấp bản sao: được hiểu là việc các cơ quan đang quản lý sổ gốc việc cấp văn bằng, chứng chỉ căn cứ vào sổ gốc lưu trữ để cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ.

– Giá trị pháp lý của bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc:

Đối với bản sao văn bằng, chứng chỉ được cấp từ sổ gốc sẽ có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ một số trường hợp pháp luật có quy định khác về vấn đề này. 

– Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc:

Việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc sẽ được cơ quan đang quản lý sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ cấp và được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc được thực hiện sau thời điểm cấp bản chính.

Trong đó cơ quan đang quản lý sổ gốc chính là cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ, cụ thể được quy định tại Điều 15 của Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT như sau:

+ Trưởng phòng giáo dục và đào tạo huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh cấp bằng tốt nghiệp trung học cơ sở;

+ Giám đốc sở giáo dục và đào tạo tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cấp bằng tốt nghiệp trung học phổ thông;

+ Người đứng đầu cơ sở đào tạo giáo viên hoặc người đứng đầu cơ sở giáo dục đại học có chuyên ngành đào tạo giáo viên cấp bằng tốt nghiệp trung cấp sư phạm và bằng tốt nghiệp cao đẳng sư phạm;

+ Hiệu trưởng trường đại học, giám đốc đại học, giám đốc học viện, viện trưởng viện nghiên cứu khoa học được phép đào tạo và cấp văn bằng giáo dục đại học hoặc trình độ tương ứng;

+ Văn bằng giáo dục đại học cho người học của các đơn vị đào tạo, nghiên cứu trực thuộc sẽ do giám đốc đại học cấp (trừ các trường đại học thành viên).

– Người có quyền yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc:

+ Người đã được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ;

+ Những người thân là cha, mẹ, con; vợ/chồng; anh, chị, em ruột hoặc những người thừa kế khác của người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ trong trường hợp người đó đã chết.

+ Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ.

– Thủ tục cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc:

+ Bước 1, người đề nghị cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ chuẩn bị một bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ như sau:

Đơn đề nghị cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ. Trong đơn đó phải cung cấp được các thông tin về nội dung của văn bằng, chứng chỉ đã được cấp. 

Giấy ủy quyền (đối với người được ủy quyền) hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân với người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ (đối với trường hợp là người thân yêu cầu sau khi người đó chết). 

Bản chính hoặc bản sao có chứng thực của giấy chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân, hộ chiếu hiện vẫn còn giá trị sử dụng của người yêu cầu. 

Nếu gửi yêu cầu qua bưu điện thì hồ sơ yêu cầu phải có bản sao có chứng thực của những giấy tờ nêu trên và 01 phong bì có dán tem trên đó ghi rõ họ và tên, địa chỉ, thông tin liên hệ của người nhận. 

+ Bước 2, tiếp nhận hồ sơ và cấp bản sao văn bằng chứng chỉ từ sổ gốc: 

Việc tiếp nhận hồ sơ và cấp bản sao văn bằng chứng chỉ từ sổ gốc được thực hiện ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ hoặc trong ngày làm việc tiếp theo (nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15h giờ chiều). Nếu gửi hồ sơ qua đường bưu điện thì thời điểm xác định cơ quan tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao đã nhận đủ hồ sơ hợp lệ được tính theo thời gian trên dấu bưu điện đến. 

Thời hạn cấp bản sao sẽ được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc sẽ được kéo dài hơn theo sự thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu cấp bản sao nếu yêu cầu cùng một lúc việc cấp bản sao từ nhiều sổ gốc, số lượng nhiều bản sao hoặc nội dung của văn bằng, chứng chỉ phức tạp khó đối chiếu, kiểm tra dẫn đến việc cơ quan tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao không thể đáp ứng được thời hạn theo quy định nêu trên. 

+ Bước 3, trả kết quả:

Trường hợp còn lưu trữ sổ gốc thì cơ quan có thẩm quyền tiến hành việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ theo thời hạn nêu trên. 

Nếu không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc nếu trong sổ gốc lưu trữ không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao hoặc không cấp bản sao cho người yêu cầu thì cơ quan tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu và trong văn bản phải nêu rõ lý do theo thời hạn quy định của luật. 

2. Quy định về việc cấp lại học bạ THPT:

Cũng tương tự như đối với văn bằng, chứng chỉ, theo quy định các trường cấp 3 đều không thực hiện việc cấp lại học bạ bản gốc sau khi đã cấp, trường hợp này bạn chỉ có thể yêu cầu nhà trường cấp lại cho bạn bản sao học bạ và bản sao này sẽ có giá trị sử dụng thay cho bản chính, do đó trường hợp của bạn được giải quyết như sau:

– Bước 1, làm đơn trình báo cho cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ và cơ quan công an nơi bị mất hoặc nơi bạn đang sinh sống về việc mất học bạ.

– Bước 2, liên hệ trực tiếp với nhà trường nơi bạn đã theo học xin cấp lại bản sao hồ sơ học sinh trong đó bao gồm có học bạ.

– Bước 3, căn cứ yêu cầu của người đề nghị, nhà trường tiến hành cấp bản sao, đóng dấu xác nhận và có giá trị như bản chính, bạn có thể sử dụng bản sao này thay cho học bạ gốc của bạn trong các trường hợp cần thiết.

3. Quyền và nghĩa vụ của người được cấp văn bằng, chứng chỉ:

–  Quyền của người được cấp văn bằng, chứng chỉ:

+ Được quyền yêu cầu các cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ thực hiện việc cấp văn bằng, chứng chỉ theo đúng thời hạn quy định sau khi đã đảm bảo đủ các điều kiện;

+ Quyền yêu cầu được ghi chính xác và đầy đủ các thông tin trên văn bằng, chứng chỉ được cấp;

+ Yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc khi có nhu cầu.

+ Khi bị mất hay bị sai lệch về nội dung của văn bằng, chứng chỉ sẽ được cơ quan có thẩm quyền cấp lại văn bằng, chứng chỉ hoặc chỉnh sửa nội dung ghi trên văn bằng, chứng chỉ theo các quy định tại Quy chế này.

– Nghĩa vụ của người được cấp văn bằng, chứng chỉ:

+ Có nghĩa vụ kiểm tra tính chính xác của các thông tin được ghi trên văn bằng, chứng chỉ trước khi ký nhận văn bằng, chứng chỉ từ cơ quan cấp văn bằng, chứng chỉ;

+ Phải cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết cho cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ để ghi nội dung trên văn bằng, chứng chỉ;

+ Sau khi được chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ thì phải sử dụng quyết định chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ kèm theo văn bằng, chứng chỉ gốc đã được cấp;

+ Người đến nhận thay văn bằng, chứng chỉ phải có giấy ủy quyền của người được cấp theo quy định của pháp luật khi người được cấp không trực tiếp đến nhận;

+ Không được sửa chữa, tẩy xóa các nội dung được ghi trên văn bằng, chứng chỉ; sau khi nhận phải giữ gìn, bảo quản văn bằng, chứng chỉ đồng thời không được cho người khác sử dụng văn bằng, chứng chỉ dưới bất kỳ hình thức nào; 

+ Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được quyết định thu hồi văn bằng, chứng chỉ của cơ quan có thẩm quyền, người được cấp phải nộp lại văn bằng, chứng chỉ đó cho cơ quan có thẩm quyền thu hồi. Đối với trường hợp văn bằng, chứng chỉ đó đã bị mất thì phải tiến hành cam kết bằng văn bản về việc bị mất văn bằng, chứng chỉ và người đó phải tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung mình đã cam kết;

+ Khi bị mất văn bằng, chứng chỉ đã được cấp phải trình báo sự việc cho cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ và trình bá đến cơ quan công an gần nhất nơi bị mất văn bằng, chứng chỉ hoặc nơi cư trú của người được cấp văn bằng, chứng chỉ.