Làm gì khi thông tin trên học bạ không giống giấy khai sinh?

  1. Làm gì khi thông tin trên học bạ không giống giấy khai sinh?

Theo quy định tại Khoản 6 Điều 4 Luật Hộ tịch năm 2014 thì giấy khai sinh được hiểu là văn bản được cấp bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Văn bản này sẽ được cấp nếu cá nhân có yêu cầu tại cơ quan hộ tịch, nội dung bao gồm các thông tin cơ bản của cá nhân: Thông tin của người được đăng ký khai sinh như họ, chữ đệm và tên, thông tin về giới tính, ngày tháng năm sinh, nơi sinh quê quán, dân tộc hoặc quốc tịch của cá nhân này;

Về phần thông tin của người có tư cách là cha hoặc mẹ người được đăng ký khai sinh bao gồm họ, chữ đệm và tên năm sinh, dân tộc, quốc tịch và thông tin về nơi cư trú (Thông thường thông tin về nơi thường trú); Sau khi cá nhân đi đăng ký giấy khai sinh sẽ được cấp một số định danh cá nhân riêng để phân biệt với một cá nhân khác.

Giấy khai sinh có giá trị vô cùng quan trọng và trong Điều 6 của Nghị định 123/2015/NĐ-CPA cũng đã quy định rõ về giá trị pháp lý của giấy khai sinh.

– Theo đó, giấy khai sinh được coi là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân;

– Những giấy tờ hồ sơ của cá nhân có nội dung liên quan về họ, chữ đệm, tên ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc quốc tịch hoặc quê quán của người này. Đồng thời, chứng minh mối quan hệ cha, mẹ, con thì các nội dung đều phải phù hợp với giấy khai sinh mà đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền;

– Xét đến trường hợp trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân có nội dung khác với thông tin được ghi nhận trongsửa học giấy khai sinh thì trách nhiệm thuộc về Thủ trưởng cơ quan tổ chức quản lý hồ sơ hoặc cấp giấy tờ có trách nhiệm phải điều chỉnh hồ sơ giấy tờ theo đúng nội dung đã được khai nhận trong giấy khai sinh.

 Như vậy, với các quy định nêu trên trường hợp các thông tin trên học bạ không giống với giấy khai sinh thì cá nhân phải tiến hành thủ tục đính chính sửa đổi thông tin trên học bạ. Giấy khai sinh trở thành văn bản gốc và là tiêu chuẩn để cho những giấy tờ khác điều chỉnh thông tin cho phù hợp.

2. Cơ quan có thẩm quyền điều chỉnh thông tin trên học bạ để giống với giấy khai sinh:

Xét về nguyên tắc thì người được cấp văn bằng chứng chỉ hoàn toàn có quyền yêu cầu chỉnh sửa nội dung nếu sau khi được cấp văn bằng, chứng chỉ mà cá nhân này được cơ quan có thẩm quyền xác nhận việc thay đổi hoặc cải chính hộ tịch xác định lại dân tộc giới tính hoặc có yêu cầu bổ sung điều chỉnh hộ tịch đăng ký khai sinh quá hạn. Theo ghi nhận tại Điều 21 Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT thì thẩm quyền để điều chỉnh thông tin nội dung văn bản chứng chỉ được quy định như sau:

Việc chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ được thực hiện bởi Thủ trưởng cơ quan đã cấp văn bằng, chứng chỉ và cá nhân này đang trực tiếp quản lý sổ gốc các văn bản chứng chỉ. Xét đến trường hợp cơ quan có thẩm quyền cấp văn bản chứng chỉ đã sáp nhập, chia, tách hoặc phát sinh được giải thể thì người có thẩm quyền quyết định chỉnh sửa nội dung văn bản, chứng chỉ là những người Thủ trưởng cơ quan đang quản lý sổ gốc cấp văn bản chứng chỉ. Thông thường những hồ sơ lưu trữ sẽ được bàn giao lại cho một cá nhân hoặc tổ chức có thẩm quyền tránh tình trạng thất lạc thông tin hồ sơ của người dân.

Như vậy, nội dung trong văn bằng chứng chỉ phải phù hợp và trùng khớp với nội dung ghi trong giấy khai sinh của người đó. Phát hiện ra có những sai sót thông tin không giống với giấy khai sinh thì cá nhân tiến hành yêu cầu chỉnh sửa nội dung văn bản chứng chỉ. Cách thức để điều chỉnh nội dung văn bản chứng chỉ thông qua thủ tục hành chính gửi đến Thủ trưởng cơ quan quản lý sổ gốc cấp văn bằng và chứng chỉ đó.

3. Thủ tục chỉnh sửa thông tin trên học bạ:

3.1. Hồ sơ chỉnh sửa thông tin trên học bạ giống với giấy khai sinh:

Kể từ thời điểm Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT ban hành về quy chế quản lý bằng tốt nghiệp Trung học cơ sở, bằng tốt nghiệp Trung học phổ thông, bằng tốt nghiệp trung học cấp sư phạm, bằng tốt nghiệp cao đẳng sư phạm, văn bằng giáo dục đại học và chính trị của hệ thống giáo dục quốc dân thì việc điều chỉnh nội dung ghi trên văn bản chứng chỉ sẽ thực hiện trong các trường hợp sau:

Nếu có cơ sở cho thấy rằng cơ quan có thẩm quyền đưa ra quyết định thay đổi hoặc cải chính hộ tịch; hoặc cá nhân xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính; có hoạt động cụ thể là bổ sung, điều chỉnh hộ tịch; hoặc tiến hành đăng ký khai sinh quá hạn đăng ký lại việc sinh.

Để có thể chấp nhận yêu cầu đề nghị chỉnh sửa nội dung văn bản chứng chỉ thì cá nhân cần chuẩn bị những giấy tờ sau được quy định tại Khoản 1 Điều 23 Thông tư 21/2019/TT-BGDDT:

 – Cá nhân cần chuẩn bị đơn đề nghị chỉnh sửa nội dung văn bản chứng chỉ thể hiện rõ nội dung yêu cầu và lý do chính đáng;

– Mang theo văn bằng, chứng chỉ đề nghị chỉnh sửa;

– Ngoài ra, cần chuẩn bị bản trích lục hoặc quyết định thay đổi hoặc cải chính hộ tịch xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính đúng với trường hợp chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ do cá nhân thay đổi và cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, sai thông tin về giới tính;

– Đối với trường hợp chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ do bổ sung hộ tịch điều chỉnh hộ tịch, đăng ký lại việc sinh và đăng ký khai sinh quá thì cần chuẩn bị giấy khai sinh để hoàn tất thủ tục này;

– Các thông tin liên quan đến giấy tờ tùy thân như căn cước công dân hoặc hộ chiếu có ảnh của người được cấp văn bằng chứng chỉ. Thông tin được lưu trữ trong giấy tờ này cũng phải thống nhất với việc đề nghị chỉnh sửa nội dung văn bản chứng chỉ. Các tài liệu trong hồ sơ đề nghị chỉnh sửa nội dung văn bằng chứng chỉ quy định tại điểm b, c, d, đ, Khoản 1, Điều 23 Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT thì cần là bản sao của bản gốc hoặc bản sao đã được chứng thực từ cơ quan có thẩm quyền.

Như vậy, nếu cá nhân trong quá trình sinh sống nếu phát sinh những trường hợp điều chỉnh các thông tin của giấy khai sinh như về giới tính, họ tên, xác định dân tộc thì đã có sự chênh lệch với các thông tin ghi trong học bạ thì cần chuẩn bị hồ sơ đề nghị chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ với cơ quan đã cấp văn bằng, chứng chỉ đó.

3.2. Trình tự chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ:

Cá nhân có lý do chính đáng để được chấp thuận thực hiện việc chỉnh sửa nội dung văn bằng chứng chỉ theo quy định của pháp luật thì người có văn bằng chứng chỉ cần chỉnh sửa phải làm các thủ tục như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Người đề nghị chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ sau khi chuẩn bị đầy đủ giấy tờ nêu trên thì có thể lựa chọn phương thức nộp hồ sơ: có thể nộp trực tiếp hoặc nếu không thuận tiện cho việc đến nộp trực tiếp thì có thể gửi qua đường bưu điện 01 (một) bộ hồ sơ theo quy định ở trên cho cơ quan có thẩm quyền chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ;

Bước 2: Xem xét đề nghị và ra quyết định chỉnh sửa

Thời gian để cơ quan có thẩm quyền chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ xem xét quyết định việc chỉnh sửa là trong vòng 5 ngày làm việc tính từ thời điểm nhận được đủ hồ sơ; Nếu cơ quan từ chối thực hiện trách nhiệm này thì cần phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do;

Bước 3: Cấp lại chứng chỉ đã sửa đổi

 Sau khi có quyết định chỉnh sửa thì căn cứ quyết định chỉnh sửa, cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ sẽ tiến hành ghi đầy đủ thông tin về văn bằng, chứng chỉ, các nội dung được chỉnh sửa của văn bằng, chứng chỉ vào phụ lục sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ.

4.  Nội dung chính của quyết định chỉnh sửa và áp dụng việc chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ:

Theo pháp luật hiện hành thì Quyết định chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ phải thể hiện các nội dung chính sau:

– Thông tin về Họ, chữ đệm, tên; ngày tháng năm sinh của người có văn bằng, chứng chỉ (ghi theo văn bằng, chứng chỉ đã cấp);

– Những thông tin thể hiện Tên, số hiệu, ngày tháng năm cấp của văn bằng, chứng chỉ;

– Quan trọng nhất là thể hiện đầy đủ những nội dung cần chỉnh sửa;

– Trình bày được lý do chính đáng khi đưa ra yêu cầu chỉnh sửa;

– Ngoài ra, mốc thời gian có hiệu lực và trách nhiệm thi hành quyết định.

Văn bản pháp luật được sử dụng:

– Luật Hộ tịch năm 2014;

– Nghị định 123/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật hộ tịch, biện pháp thu hành Luật hộ tịch, quyền dân sự;

– Thông tư số 21/2019/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục và Đào tạo: Ban hành Quy chế quản lý bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, bằng tốt nghiệp trung cấp sư phạm, bằng tốt nghiệp cao đẳng sư phạm, văn bằng giáo dục đại học và chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân.