Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin? Ví dụ và khó khăn thường gặp

Như chúng ta đã biết thì thông tin đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động và cuộc sống của con người, để có thể có những thông tin cần thiết chúng ta cần tiến hành thu thập và xử lý thông tin một cách nhanh gọn và hợp lý nhất. Dưới đây chúng tôi xin cung cấp cho bạn đọc về các kỹ năng thu thập và xử lý thông tin? Ví dụ và khó khăn thường gặp. Hãy theo dõi ngay dưới đây để biết thêm chi tiết nhé.

Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài: 1900.6568

1. Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin?

1.1. Xác định nhu cầu bảo đảm thông tin: 

Mỗi tổ chức, cá nhân có nhu cầu khác nhau đối với vấn đề bảo đảm thông tin cho công việc của mình. Trong sự đa dạng của thông tin, việc xác định đúng nhu cầu thông tin sẽ giúp cho việc thu thập thông tin có trọng tâm, bảo đảm thu thập các thông tin cần thiết, khắc phục tình trạng thu thập thông tin dàn trải, thiếu các thông tin cần thiết theo yêu cầu công việc cần giải quyết. Như vậy việc làm sao để xác định đúng nhu cầu bảo đảm thông tin cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, công việc phải giải quyết, đảm nhận hàng ngày. Khi xác định nhu cầu bảo đảm thông tin, cần phải trả lời đầy đủ các câu hỏi:

Vấn đề đang giải quyết cần có những thông tin nào? Thông tin hiện có còn thiếu những nội dung gì? Những thông tin quan trọng nhất để xử lý vấn đề?

Nhu cầu đảm bảo thông tin là nhu cầu chung của tất cả mọi người chứ không của riêng ai, theo đó để xác định nhu cầu thông tin của cá nhân cần được xác định gắn với nhu cầu thông tin của cơ quan, tổ chức, phục vụ việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của tổ chức. Để xác định được các loại thông tin nào là thông tin cần thiết cho công việc có thể đã được thu thập một phần hoặc toàn bộ trong hoạt động thực tiễn của cơ quan, đơn vị.

Như vậy nên chúng ta hiểu rằng việc xác định nhu cầu thông tin gắn với nhu cầu thông tin của tổ chức dựa trên các hoạt động này có thể sẽ tránh việc thu thập lại những thông tin đã có. Bên cạnh đó thì vấn đề xác định nhu cầu thông tin cá nhân trong mối tương quan với nhu cầu thông tin của cơ quan, tổ chức cũng là một nội dung rất quan trọng để đảm bảo nhiều yếu tố.

– Việc xác định nhu cầu bảo đảm thông tin cần dựa trên các nguyên tắc cơ bản:

+ Đầu tiên đó chính là nguyên tắc liên hệ ngược nguyên tắc này được tiến hành để xác định nhu cầu thông tin liên quan đến vấn đề, công việc cần giải quyết cần phải được tiếp cận đa chiều, bảo đảm các chiều cạnh của thông tin liên quan đến vấn đề, không phải là thông tin giản đơn, một chiều.

+ Thứ hai đó là nguyên tắc đa dạng tương xứng nguyên tắc này được tiến hành để xác định nhu cầu thông tin gắn với bản chất của vấn đề đang xử lý và có một vấn đề phức tạp không thể giải quyết bằng các thông tin đơn giản mà cần phải bảo đảm các thông tin phù hợp, cần thiết, tương ứng với mức độ phức tạp của vấn đề.

+ Thứ ba, nguyên tắc về sự phân cấp bảo đảm thông tin cụ thể thì đây là một nguyên tắc liên quan tới nhu cầu thông tin ở mỗi cấp đối với mỗi vấn đề hoặc cùng một vấn đề có sự khác nhau và từ đó việc xác định nhu cầu thông tin cần gắn với vị trí, công việc được phân giao giải quyết. Như vậy theo như trên thì để có thể xác định đúng nhu cầu thông tin đối với cấp độ của chủ thể sử dụng thông tin có ý nghĩa rất lớn đó là giúp định hướng xác định thu thập thông tin cần thiết, tránh việc ôm đồm, thu thập những thông tin ngoài lề, không liên quan trực tiếp đến vị trí, công việc cần giải quyết.

3.2. Xác định các kênh và nguồn thông tin:

Căn cứ dựa trên các kĩ năng thu thập và xử lý thông tin chúng ta có thể hiểu ở đây có các cơ sở xác định nhu cầu thông tin, việc xác đinh kênh và nguồn thu thập thông tin là bước tiếp theo của quá trình thu thập thông tin. Theo nội dung này thì chủ thể tiên hành các hoạt động như thu thập thông tin cần xác định rõ thông tin sẽ thu thập từ nguồn nào.

– Phương pháp thu thập thông tin được kiểm soát và rõ ràng đối với chủ thể thu thập

– Giải đáp được những vấn đề thông tin thứ cấp không làm được

– Việc thu thập không tốn kém, thường có được từ các xuât bản phẩm

– Có thể thu thập nhanh chóng

– Thông tin thứ cấp đa dạng, có thể so sánh thông tin và quan điểm về cùng một vấn đề

Nhược điểm

– Đòi hỏi nhiều thời gian và chi phí lớn

– Có thể có những loại thông tin như thống kê không thu thập được

– Cách tiếp cận có tính chất hạn chế. Có những loại không thể thu thập được loại thông tin sơ cấp này.

– Là thông tin phong phú, đa dạng.

– Đáp ứng kịp thời cho quá trình thu thập và xử lý thông tin.

– Chi phí tương đối rẻ.

– Là thông tin có sẵn nên chỉ đúng một phần hoặc không đúng so với thời điểm hiện tại

3.3. Yêu cầu với thông tin thu thập

+ Thông tin phải phù hợp: Thông tin phù hợp với nhu cầu thông tin, phù hợp với công việc cần giải quyết, có tính hợp pháp, có giá trị sử dụng.

+ Thông tin phải chính xác: Thông tin phải phản ánh đúng bản chất của đối tượng, được cung cấp bởi những chủ thể đáng tin cậy, đã được kiểm chứng hoặc có cơ sở để tiến hành kiểm chứng.

+ Thông tin phải đầy đủ: Thông tin phải phản ánh được các mặt, các phương diện của đối tượng, giúp nhận diện đúng vấn đề.

+ Thông tin phải kịp thời: Thông tin có tính mới, phản ánh đối tượng ở thời điểm hiện tại, không phải là những thông tin cũ, thông tin đã lạc hậu.

+ Thông tin phải có tính hệ thống và tổng hợp: Thông tin phải phản ánh được đúng về đối tượng, sự vật, sự việc liên quan.

+ Thông tin đơn giản dễ hiểu: Thông tin có thể dễ dàng sử dụng, phục vụ cho yêu cầu công việc.

+ Thông tin phải đảm bảo yêu cầu bí mật: Trong một số trường hợp thông tin thu thập được phải bảo đảm tính bí mật, sử dụng trong phạm vi quy định ví dụ như các thông tin về bí quyết công nghệ, các thông tin chưa được phép công bố trên diện rộng, các thông tin theo quy định là bí mật nhà nước

2. Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin tiếng Anh là gì?

Kĩ năng thu thập và xử lý thông tin tiếng Anh là “Skills acquisition and information processing”.

3. Ví dụ và khó khăn thường gặp trong thu thập và xử lý thông tin:

a. Tình trạng quá tải hoặc thiếu thông tin hữu ích

Do thông tin là tiền đề, cơ sở để đưa ra quyết định cho nên số lượng thông tin nhiều hay ít có ảnh hưởng tới việc ra quyết định (tính chính xác, phù hợp, đầy đủ…). Đối với trường hợp số lượng thông tin hữu ích quá ít, cơ sở để đưa ra quyết định của nhà quản lý bị hạn chế đi rất nhiều. Theo đó, nhà quản lý không thể có được cái nhìn toàn diện dẫn đến việc đôi khi quyết định được đưa ra là phiến diện không chính xác, thiếu tính đầy đủ, không khả thi. Và đi kèm theo đó là không có đủ thông tin để thực hiện công tác kiểm tra, giám sát hoạt động đưa ra quyết định của mình.

b. Hạn chế về năng lực và kỹ năng xử lý thông tin

Chính sự hạn chế về kỹ năng xử lý thông tin của một bộ phận cán bộ, công chức hiện nay dẫn đến nhiều ảnh hưởng xấu đến nền hành chính quốc gia. Cụ thể: thông tin chậm, chưa đầy đủ; việc phối hợp trao đổi thông tin giữa các cơ quan hành chính nhà nước còn hình thức; nội dung báo cáo còn sơ sài, chất lượng thấp, thiếu tính tổng hợp; việc gửi báo cáo còn chậm và chưa đúng thẩm quyền; phương thức gửi và nhận báo cáo còn lạc hậu, phụ thuộc nhiều vào giấy tờ hành chính…

c. Những trở ngại trong cơ cấu tổ chức, phong cách quản lý, văn hoá tổ chức

Đề cập tới văn hoá tổ chức là đề cập đến các đặc trưng sau:

– Sự tự quản cá nhân: Là mức độ về trách nhiệm, sự độc lập và cơ hội mà mỗi cá nhân trong tổ chức có được để thực hiện sự khởi xướng của mình.

– Cơ chế: Là mức độ các quy tắc, điều lệ và sự theo dõi trực tiếp được sử dụng để trông coi và kiểm soát hành vi của nhân viên.

– Sự hỗ trợ: Là mức độ nhiệt tình công tác, sự hợp tác giữa các thành viên và sự ủng hộ của nhà quản trị đối với nhân viên.

– Sự đồng nhất hoá với tổ chức: Là mức độ mà nhân viên gắn bó với tổ chức (tính tập thể).

– Phần thưởng thực hiện: Là mức độ khen thưởng được căn cứ trên những tiêu chuẩn nhất định.

– Sự chịu đựng những xung đột: Là chấp nhận sự khác biệt giữa các cá nhân và giữa những bộ phận ở mức độ nhất định.

– Sự chấp nhận những may rủi: Là mức độ khuyến khích nhân viên đổi mới và chấp nhận may rủi trước khi thực hiện các sáng kiến, cải tiến.

Trên đây là nội dung ” Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin? Ví dụ và khó khăn thường gặp” và các thông tin khác có liên quan. Hi vọng các thông tin trên đây sẽ hữu ích đối với bạn đọc.