Không niêm yết thù lao công chứng tại trụ sở sẽ bị xử phạt?

1. Không niêm yết thù lao công chứng tại trụ sở sẽ bị xử phạt?

1.1. Văn phòng công chứng có bắt buộc phải niêm yết thù lao công chứng tại trụ sở của mình hay không?

Căn cứ theo quy định tại Điều 33 Luật Công chứng 2014 sửa đổi bổ sung 2018 quy định về nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng như sau:

– Tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ phải quản lý công chứng viên đang hành nghề tại tổ chức của mình trong việc tuân thủ pháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.

– Tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ phải chấp hành quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê.

– Tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ phải thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước.

– Tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ phải niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác tại trụ sở của tổ chức mình.

– Tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ phải mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình theo quy định tại Điều 37 của Luật này và bồi thường thiệt hại theo quy định tại Điều 38 của Luật này.

Đồng thời, căn cứ theo quy định tại Điều 67 Luật Công chứng 2014 sửa đổi bổ sung 2018 có quy định về thù lao công chứng cụ thể như sau:

– Người yêu cầu công chứng phải có trách nhiệm trả thù lao khi yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp, dịch giấy tờ, văn bản và các việc khác liên quan đến việc công chứng.

– Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ có trách nhiệm ban hành đối với mức trần thù lao công chứng áp dụng đối với các tổ chức hành nghề công chứng tại địa phương. Tổ chức hành nghề công chứng sẽ xác định mức thù lao đối với từng loại việc không được vượt quá mức trần thù lao công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành và niêm yết công khai các mức thù lao tại trụ sở của mình. Tổ chức hành nghề công chứng thu thù lao cao hơn mức trần thù lao và mức thù lao đã niêm yết thì sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

– Tổ chức hành nghề công chứng sẽ có trách nhiệm phải giải thích rõ cho người yêu cầu công chứng về thù lao công chứng.

Như vậy, căn cứ theo quy định nêu trên thì Văn phòng công chứng có trách nhiệm phải niêm yết công khai các mức thù lao công chứng tại trụ sở của mình.

1.2. Văn phòng công chứng không niêm yết thù lao công chứng tại trụ sở của mình thì sẽ bị xử phạt như thế nào?

Căn cứ theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 16 Nghị định 82/2020/NĐ-CP quy định về việc xử phạt đối với hành vi vi phạm quy định về hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng cụ thể như sau:

– Đối với một trong các hành vi sau thì sẽ bị phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng:

+ Tổ chức công chứng không niêm yết hoặc thực hiện việc niêm yết mà không đầy đủ lịch làm việc; thủ tục công chứng; nội quy tiếp người yêu cầu công chứng; phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác; danh sách cộng tác viên phiên dịch tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng;

+ Tổ chức công chứng đăng báo nội dung đăng ký hoạt động không đúng về thời hạn hoặc không đầy đủ nội dung hoặc không đúng số lần theo quy định;

+ Tổ chức công chứng thực hiện không đúng hoặc không đầy đủ chế độ báo cáo; báo cáo không chính xác về tình hình tổ chức và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng;

+ Tổ chức công chứng lập, quản lý, sử dụng sổ trong hoạt động công chứng hoặc sử dụng biểu mẫu không đúng quy định;

+ Tổ chức công chứng lưu trữ hồ sơ công chứng không đúng quy định;

+ Tổ chức công chứng sử dụng biển hiệu không đúng mẫu hoặc nội dung biển hiệu không đúng giấy đăng ký hoạt động;

+ Tổ chức công chứng phân công công chứng viên hướng dẫn tập sự không đúng quy định;

+ Tổ chức công chứng từ chối tiếp nhận người tập sự hành nghề công chứng do Sở Tư pháp chỉ định mà không có lý do chính đáng;

+ Tổ chức công chứng ừ chối nhận lưu giữ di chúc mà không có lý do chính đáng;

Theo đó, nếu trường hợp Văn phòng công chứng không niêm yết hoặc niêm yết không đầy đủ thù lao công chứng tại trụ sở của mình thì có thể sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng.

2. Thời hạn công chứng tại các Văn phòng công chứng hiện nay là bao nhiêu?

Căn cứ theo quy định tại Điều 43 Luật Công chứng 2014 sửa đổi bổ sung 2018 quy định về thời hạn công chứng như sau:

– Thời hạn để thực hiện việc công chứng được xác định kể từ ngày thụ lý hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết quả công chứng. Thời gian cho việc xác minh, giám định những nội dung liên quan đến hợp đồng, giao dịch, niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, dịch giấy tờ, văn bản không tính vào thời hạn công chứng.

– Thời hạn để thực hiện việc công chứng không quá 02 ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch mà có nội dung phức tạp cần phải xác minh thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc.

Như vậy, căn cứ theo quy định hiện nay thì thời hạn công chứng là không quá 02 ngày làm việc. Nếu trường hợp các hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp cần xác minh thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc.

3. Bản chính văn bản công chứng phải được lưu trữ bao nhiêu năm?

Căn cứ theo quy định tại Điều 64 Luật Công chứng 2014 sửa đổi bổ sung 2018 quy định chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng như sau:

– Tổ chức đang hành nghề công chứng cần phải bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng.

– Bản chính văn bản công chứng và những giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng sẽ phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; nếu trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì cần phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.

– Nếu trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu bằng văn bản đối với việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng sẽ phải có trách nhiệm cung cấp thêm bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng với bản chính sẽ chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ công chứng.

– Việc thực hiện kế hoạch kê biên, khám xét trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng cần phải thực hiện theo quy định của pháp luật và có sự chứng kiến của đại diện Sở Tư pháp hoặc đại diện tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên tại địa phương.

– Trong trường hợp Phòng công chứng được chuyển đổi thành Văn phòng công chứng thì hồ sơ công chứng sẽ do Văn phòng công chứng được chuyển đổi quản lý.

– Trường hợp Phòng công chứng bị giải thể thì hồ sơ công chứng sẽ phải được chuyển cho một Phòng công chứng khác hoặc một Văn phòng công chứng được Sở Tư pháp chỉ định.

– Đối với trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động thì Văn phòng công chứng đó sẽ phải thỏa thuận với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận về hồ sơ công chứng; nếu trường hợp không thỏa thuận được hoặc Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do toàn bộ công chứng viên hợp danh chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì Sở Tư pháp chỉ định một Phòng công chứng hoặc một Văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng.

Như vậy, căn cứ theo quy định nêu trên thì bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm theo quy định trên.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Luật Công chứng 2014 sửa đổi bổ sung 2018;

– Nghị định 82/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã.