Khi nào phải đăng ký nội quy lao động? Các lưu ý khi đăng ký nội quy lao động?

Khi đã ban hành nội quy lao động áp dụng cho toàn bộ nhân viên và người lao động tại doanh nghiệp, Bộ luật lao động 2019 có quy định một số trường hợp phải đăng ký nội quy lao động với cơ quan nhà nước có thẩm quyền để công khai, minh bạch. Vậy đó là các trường hợp nào? Các lưu ý khi đăng ký nội quy lao động như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ phân tích rõ các nội dung trên.

Tư vấn luật trực tuyến miễn phí qua tổng đài điện thoại: 1900.6568

1. Đăng ký nội quy lao động là gì?

Tuy pháp luật không định nghĩa cụ thể thế nào là nội quy lao động nhưng theo quy định tại Bộ luật lao động 2019, nội quy lao động được hiểu là văn bản do người sử dụng lao động ban hành, quy định về các quy tắc xử sự mà người lao động có trách nhiệm bắt buộc phải tuân thủ khi tham gia quan hệ lao động nhằm xác lập trật tự lao động, chuẩn mực chung trong một doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc xây dựng nội quy lao động không phải hoàn toàn dựa trên mong muốn của doanh nghiệp, mà đòi hỏi phải tuân theo các quy định pháp luật có liên quan.

Đăng ký nội quy lao động là thủ tục bắt buộc với người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên. Đăng ký nội quy lao động là việc đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc sử dụng nội quy lao động áp dụng cho toàn thể người lao động của doanh nghiệp, về thời điểm có hiệu lực thi hành của nội quy lao động và các nội dung có liên quan.

2. Đăng ký nội quy lao động trong tiếng Anh là gì?

Đăng ký nội quy lao động trong tiếng Anh được hiểu là Register for labor regulations.

Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động gồm những nội dung chủ yếu sau:

– Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hàng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương;

– Trật tự tại nơi làm việc: quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động;

– An toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc: trách nhiệm chấp hành các quy định, nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, các thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc;

Xem thêm: Mẫu nội quy công ty, nội quy lao động công ty mới nhất năm 2022

– Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc: người sử dụng lao động quy định về phòng, chống quấy rối tình dục theo quy định tại Điều 85 Nghị định 145/2020/NĐ-CP;

– Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động: quy định danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ; trách nhiệm, biện pháp được áp dụng để bảo vệ tài sản, bí mật; hành vi xâm phạm tài sản và bí mật;

– Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động: quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động theo quy định tại khoản 1 Điều 29 của Bộ luật Lao động;

– Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động; quy định cụ thể hành vi vi phạm kỷ luật lao động; hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi vi phạm;

– Trách nhiệm vật chất: quy định các trường hợp phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi gây thiệt hại tài sản; do làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức; mức bồi thường thiệt hại tương ứng mức độ thiệt hại; người có thẩm quyền xử lý bồi thường thiệt hại;

– Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động quy định tại khoản 3 Điều 18 của Bộ luật Lao động hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.

3. Thủ tục đăng ký nội quy lao động

Theo Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.

Trường hợp không đăng ký nội quy lao động với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh, doanh nghiệp sẽ bị phạt từ 05 – 10 triệu đồng (theo Điểm b Khoản 2 Điều 18 Nghị định 28/2020/NĐ-CP).

Xem thêm: Đăng ký nội quy lao động và hiệu lực của nội quy lao động

“Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên;

b) Không đăng ký nội quy lao động với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh;

c) Sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực;”

Do đó, để không bị phạt, doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên cần nghiêm túc thực hiện thủ tục đăng ký nội quy lao động.

Thủ tục đăng ký nội quy lao động mới nhất

* Về hồ sơ đăng ký nội quy lao động:

Người sử dụng lao động động phải chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm:

Xem thêm: Quy định về thỏa ước lao động tập thể? Phân biệt với nội quy lao động?

– Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;

– Nội quy lao động;

– Văn bản góp ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;

– Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

* Nơi nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động:

Nộp tại một trong các cơ quan sau:

– Cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân (UBND) cấp tỉnh: Sở Lao động – Thương binh và Xã hội;

– Cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh ủy quyền): Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội.

Xem thêm: Chi nhánh có phải đăng ký nội quy, thỏa ước lao động tập thể, thang bảng lương

* Trình tự, thủ tục đăng ký nội quy lao động:

Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động

– Thời hạn: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động.

– Cách thức nộp: Một trong 03 hình thức sau:

+ Nộp hồ sơ qua cổng thông tin Dịch vụ công trực tuyến cơ quan chuyên môn về lao động;

+ Nộp hồ sơ trực tiếp;

+ Nộp hồ sơ qua đường bưu điện.

Bước 2: Cơ quan chuyên môn về lao động xem xét, tiếp nhận hồ sơ

Xem thêm: Thời hạn của nội quy lao động? Nội quy lao động hết hiệu lực khi nào?

– Thời hạn: 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ.

– Nếu nội dung nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan tiếp nhận hồ sơ thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại nội quy lao động.

Lưu ý: Người sử dụng lao động có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì phải gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.

* Hiệu lực của nội quy lao động:

– Nội quy lao động phải đăng ký: Có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội (được ủy quyền) nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

– Nội quy lao động không phải đăng ký (trường hợp sử dụng dưới 10 người lao động): Hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy lao động.

4. Các lưu ý khi đăng ký nội quy lao động

Bộ luật lao động số 45/2019/QH14 được ban hành ngày  ngày 20 tháng 11 năm 2019 đã chính thức có hiệu lực từ ngày 01/01/2021, đã có những thay đổi về quy định nội quy lao động so với Luật Lao động 2012.

Theo đó Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 quy định. “Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản.” Điều này được hướng dẫn bởi Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP thì sẽ có hai trường hợp như sau:

Xem thêm: Quyền ban hành nội quy, quy chế; Ra mệnh lệnh, quyết định

+ Doanh nghiệp  sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản

+  Doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.

Như vậy, từ ngày 01/01/2021 thì bất kì doanh nghiệp nào cũng cần phải có nội quy lao động. Tuy nhiên không phải nội quy nào cũng cần phải thực hiện thủ tục đăng kí.

– Nội dung của nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan.

Nội dung của nội quy lao động không được trái với quy định của Bộ luật lao động, nghị định 145/2020/NĐ-CP, nghị định 28/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn có liên quan trong lĩnh vực lao động. Nội quy lao động chỉ được mang tính chất là quy định chi tiết, cụ thể hóa các nội dung của quy định pháp luật. Các nội dung của nội quy lao động trái với pháp luật thì không có giá trị thi hành.

– Trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

– Nội quy lao động phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

Kết luận: Đăng ký nội quy lao động chỉ bắt buộc trong một số trường hợp nhất định, và không phải là doanh nghiệp nào cũng nắm bắt được thông tin này để tuân thủ quy định pháp luật, tránh bị xử phạt vi phạm hành chính đáng tiếc. Ngoài quy định về mặt thủ tục, nội dung của nội quy lao động cũng cần tuân thủ quy định của các văn bản có liên quan về lao động để có giá trị thi hành cao.

Xem thêm: Cấm đem điện thoại di động cá nhân vào công ty là đúng hay sai?